Cara Menulis Cover Letter untuk Pengajuan Jurnal

Seorang editor yang menelusuri tumpukan naskah baru jarang memulai dari manuskrip itu sendiri. Sebagian besar sistem editorial menampilkan surat pengantar terlebih dahulu, dan seorang editor dengan empat puluh makalah lain yang menunggu memutuskan dalam waktu beberapa menit apakah naskah ini layak sama sekali untuk dikirim ke penelaahan. Surat pengantar untuk pengajuan jurnal adalah dokumen yang membuat argumen dua menit itu, apa yang diklaim makalah, mengapa hal itu penting khususnya bagi pembaca jurnal ini, dan bahwa karya tersebut benar-benar siap untuk dinilai.

Uji dua menit itu berada dalam proses yang lebih panjang yang hanya ditemui sebagian besar penulis ketika manuskrip akhirnya siap. Panduan TextPulse tentang proses pengajuan jurnal membahas penyaringan, penelaahan sejawat, dan keputusan yang dapat dikembalikan oleh editor, bagian ini tetap berfokus pada satu dokumen yang Anda tulis sebelum semua itu dimulai.

Untuk Apa Sebenarnya Surat Pengantar untuk Pengajuan Jurnal

Jurnal menolak sebagian besar pengajuan sebelum satu penelaah pun melihatnya. Halaman dukungan penulis milik Elsevier sendiri menyatakan bahwa editor "menolak antara 30 dan 50 persen artikel yang diajukan ke jurnal Elsevier bahkan sebelum artikel tersebut mencapai tahap penelaahan sejawat." Halaman Elsevier yang terpisah menyebutkan bahwa proporsi yang ditolak sepanjang keseluruhan proses, penolakan meja ditambah setelah penelaahan, mencapai hingga 70 persen. Editor in chief PLOS ONE saat itu lebih spesifik mengenai jurnalnya sendiri: "kami menolak sekitar 20% pengajuan tanpa penelaahan." Berapa pun angka yang berlaku untuk jurnal tertentu, polanya tetap sama: bagian yang bermakna dari keputusan terjadi sebelum sains dievaluasi, berdasarkan apa yang dapat dilihat editor dalam beberapa menit pertama.

Sebagian besar jurnal mewajibkan surat pengantar dan memperlakukannya lebih dari sekadar urusan administratif. Seorang editor yang membaca puluhan surat semacam itu setiap minggu mengembangkan penyaring cepat untuk menentukan pengajuan mana yang layak mendapat perhatian lebih dekat, dan surat yang menjalankan fungsinya secara efisien adalah cara tercepat melewati penyaring itu. Manuskrip tetap harus pantas diterima. Surat itu hanya perlu membuat manuskrip tersebut dibaca secara adil.

Apa yang Diklaim Makalah, dan Mengapa Pembaca Jurnal Ini Membutuhkannya

Surat ini pertama-tama berfungsi untuk menyatakan, dengan istilah yang jelas, apa yang ditemukan makalah ini dan mengapa hal itu penting. Yang dibutuhkan editor adalah satu kalimat yang dapat mereka ulangi kepada rekan sejawat: makalah ini menunjukkan X, dan hal itu penting karena Y. Menyatakan ulang metode dan hasil abstrak dengan kata-kata berbeda tidak memberi manfaat untuk itu, karena editor sudah memiliki abstrak. Pembingkaian yang samar di sini adalah kelemahan yang paling umum, karena hal itu terbaca seolah-olah paragraf yang sama dapat dikirim ke jurnal mana pun di bidang tersebut.

Spesifisitas terhadap jurnal sama pentingnya dengan spesifisitas terhadap klaim. Saran Elsevier sendiri kepada penulis mengatakan, "Be sure to emphasize the research's novelty and broader implications to demonstrate its potential impact on the field." Ini berarti bidang yang dilayani oleh jurnal tersebut, bukan disiplin secara umum. Jika sebuah surat dapat dikirim tanpa perubahan ke lima jurnal yang berbeda, berarti bagian pekerjaan ini belum selesai, apa pun jurnal yang menerimanya.

Menyesuaikan klaim dengan pembaca jurnal ini mengandaikan bahwa jurnalnya sudah dipilih. Jika belum, sebuah journal finder tool mempersempit daftar berdasarkan bidang, cakupan, dan audiens sebelum surat ditulis.

Pernyataan Orisinalitas dan Deklarasi yang Diharapkan Jurnal

Setiap jurnal menginginkan konfirmasi yang tegas bahwa karya tersebut orisinal dan belum dipublikasikan atau sedang ditinjau di tempat lain. Panduan pengajuan Springer Nature sendiri memberikan kalimat yang tepat kepada penulis untuk digunakan: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." Menyesuaikan kalimat yang sejelas ini lebih aman daripada menulis versi sendiri dan berharap isinya mencakup apa yang sebenarnya perlu didengar oleh jurnal.

Apa yang dihitung sebagai pernyataan wajib tidak sama di semua tempat. Panduan Elsevier sendiri secara eksplisit menyatakan bahwa surat pengantar tidak boleh memuat informasi pendanaan, pernyataan penulis, atau reviewer yang disarankan maupun yang ditolak, karena sistem pengirimannya mengumpulkan ketiganya secara terpisah. Springer Nature, sebaliknya, memasukkan item kepatuhan ke dalam surat itu sendiri, lalu menutupnya dengan menyebut penulis korespondensi dan menangani setiap persyaratan khusus jurnal yang tercantum dalam panduan bagi penulis. Semakin sering, salah satu persyaratan itu adalah kalimat tentang apakah alat AI generatif digunakan di bagian mana pun dalam penulisan, dan menjalankan draf melalui AI humanizer terlebih dahulu tidak menghapus kewajiban itu jika jurnal memintanya.

	Elsevier	Springer Nature	Wiley
Klaim dan kesesuaian naskah	Kebaruan dan dampak bidang, pengakuan undangan jika diundang	Judul, jenis artikel, latar belakang, temuan, kesesuaian dengan cakupan jurnal	Motivasi, kebaruan, kemajuan atas pekerjaan sebelumnya
Pernyataan orisinalitas	Rincian pengajuan sebelumnya atau yang berlangsung bersamaan	Kalimat konfirmasi yang tepat yang disediakan oleh Springer Nature sendiri	Tidak ditemukan satu halaman universal yang tunggal
Reviewer yang disarankan atau dikecualikan	Tidak dicantumkan, dikumpulkan di bidang sistem terpisah	Dicantumkan, dengan alasan yang dinyatakan untuk setiap pengecualian	Dicantumkan menurut jurnal, dengan alasan
Pendanaan dan pernyataan lainnya	Tidak dicantumkan, dikumpulkan secara terpisah	Dimasukkan ke dalam paragraf penutup	Tidak ditemukan satu halaman universal yang tunggal

Wiley tidak menerbitkan satu kebijakan surat pengantar universal seperti yang dilakukan Elsevier dan Springer Nature. Panduannya terdapat pada halaman Notice to Authors masing-masing jurnal, dan pola yang berulang di halaman-halaman itu adalah surat yang menyatakan motivasi dan kebaruan karya, menjelaskan hasil utama serta bagaimana hasil tersebut melampaui karya sebelumnya, dan menyebutkan reviewer yang disarankan dan yang dikecualikan beserta alasan untuk masing-masing. Perlakukan itu sebagai bentuk umum, bukan templat tetap, dan periksa halaman jurnal yang bersangkutan sebelum mengirimkan naskah.

Reviewer yang Disarankan dan Dikecualikan, Jika Jurnal Memintanya

Jika suatu jurnal memang meminta reviewer yang disarankan atau dikecualikan, surat adalah tempat untuk menyebutkan mereka, secara singkat dan dengan alasan. Reviewer yang disarankan seharusnya tidak memiliki koautorship, supervisi, atau ikatan institusional baru-baru ini dengan penulis mana pun, karena editor yang kemudian menemukan konflik tersebut juga memiliki alasan untuk meragukan bagian surat yang lain. Reviewer yang dikecualikan memerlukan alasan yang dinyatakan, seperti proyek yang bersaing atau perselisihan yang belum terselesaikan di bidang tersebut, bukan sekadar nama yang ingin dihindari oleh penulis.

Instruksi Elsevier sendiri adalah pengecualian yang patut diingat, jangan cantumkan reviewer sama sekali dalam surat dan gunakan bidang khusus pada sistem pengiriman naskah sebagai gantinya. Mengirimkan paragraf saran reviewer kepada Elsevier di dalam surat itu sendiri tidak akan menghentikan proses pengiriman naskah. Yang terjadi justru menunjukkan kepada editor bahwa penulis menyalin templat yang dibuat untuk penerbit lain.

Contoh Surat Pengantar untuk Pengajuan Jurnal yang Dapat Anda Sesuaikan

Berikut adalah surat lengkap yang disusun dari unsur-unsur di atas, ditujukan kepada editor yang disebutkan namanya dan siap disesuaikan untuk makalah dan jurnal tertentu. Gantilah setiap bagian dalam tanda kurung siku dengan rincian makalah itu sendiri.

Dear Dr. [Editor's Surname], Saya mengajukan naskah terlampir, [Manuscript Title], untuk dipertimbangkan sebagai [research article / review / case study] di [Journal Name].

Studi ini menunjukkan [the core finding, stated as a single sentence], yang penting bagi pembaca [Journal Name] karena [the specific relevance to this journal's scope and audience, not the field in general].

Kami menegaskan bahwa manuskrip ini belum pernah diterbitkan di tempat lain dan tidak sedang dipertimbangkan oleh jurnal lain. Semua penulis telah menyetujui manuskrip ini dan setuju dengan pengajuannya ke [Journal Name]. [Tambahkan pernyataan khusus jurnal lainnya yang diwajibkan oleh panduan bagi penulis: referensi persetujuan etik, sumber pendanaan, pernyataan konflik kepentingan, pernyataan ketersediaan data, atau catatan tentang penggunaan AI generatif.]

[Manuscript Title] sesuai dengan ruang lingkup [Journal Name] karena [satu atau dua kalimat yang menghubungkan metode atau subjek makalah dengan tujuan yang dinyatakan jurnal, idealnya menyebutkan artikel terbaru yang diterbitkan jurnal tersebut tentang pertanyaan yang terkait].

[Hanya jika jurnal mengundang usulan reviewer:] Kami menyarankan Dr. [Name], [Institution], sebagai reviewer dengan keahlian yang relevan dalam [subfield], tanpa kepenulisan bersama baru-baru ini atau hubungan institusional dengan penulis mana pun. Kami meminta agar Dr. [Name], [Institution], tidak diundang untuk meninjau, karena [alasan spesifik yang dinyatakan].

Terima kasih telah mempertimbangkan manuskrip ini. Penulis korespondensi adalah [Name, email address], dan semua penulis telah menyetujui pengajuan ini. Kami menantikan tanggapan Anda. Hormat kami, [Corresponding Author's Name].

Apa yang Tidak Pantas Dicantumkan dalam Cover Letter

Paragraf yang mengulang metode dan hasil abstrak dengan kata-kata yang sedikit berbeda membuang-buang satu bagian pengajuan yang dijamin akan dibaca dengan saksama oleh editor. Fungsi surat ini adalah menjelaskan mengapa makalah itu penting dan mengapa jurnal ini secara khusus, bukan mengulangi apa yang sudah dicakup abstrak.

Pujian terhadap reputasi atau impact factor jurnal terdengar seperti pengisi, bukan substansi. Editor cukup sering melihat tiga atau empat kalimat sanjungan yang sama ini sehingga mereka langsung mengenalinya. Jika kesesuaian antara makalah dan jurnal memang nyata, satu kalimat yang spesifik tentang ruang lingkup akan menunjukkan hal itu jauh lebih baik daripada pujian.

Surat yang meminta pertimbangan khusus, keputusan yang cepat, atau keringanan karena tenggat waktu menempatkan editor dalam posisi yang canggung dan jarang mengubah hasilnya. Satu-satunya tugas surat itu adalah mengajukan argumen untuk naskah berdasarkan keunggulannya sendiri, permintaan untuk mendapat perlakuan khusus justru melemahkan argumen itu, bukan memperkuatnya.

Daftar periksa pengajuan jurnal yang lengkap mencakup semua hal yang akan diminta portal bersamanya, dan menghindari penolakan di tahap awal adalah hasil yang menjadi tujuan seluruh upaya ini.

Semua ini tidak harus dimulai dari halaman kosong. Sebuah generator surat pengantar jurnal dapat menghasilkan draf awal yang dibangun di sekitar unsur-unsur yang sama, tetapi tetap memerlukan klaim yang spesifik, kecocokan yang spesifik dengan jurnal tersebut, dan pembacaan yang cermat terhadap panduan penulis jurnal tujuan sebelum naskah itu mendekati sistem pengajuan apa pun.