Daftar Periksa Pengajuan Jurnal Sebelum Anda Menekan Kirim

Naskah telah selesai selama seminggu dan formulir pengajuan masih belum selesai. Sebagian besar waktu yang tersisa dihabiskan untuk dokumen yang tidak pernah disusun siapa pun saat menulis artikel: pernyataan ketersediaan data, pernyataan pendanaan, deklarasi kepentingan yang bersaing, dan daftar siapa melakukan apa.

Daftar periksa pengajuan jurnal paling berguna ketika mengikuti urutan yang diminta sistem pengajuan, karena itulah urutan ketika satu item yang hilang menghentikan Anda. Berikut ini adalah urutan tersebut, dari berkas naskah sampai layar konfirmasi, beserta hal yang paling mungkin bermasalah pada setiap langkah.

Satu kekeliruan format di sini mahal: panduan penulis Elsevier sendiri menyebut ketidakpatuhan format dan "sloppy copy" sebagai alasan naskah ditolak sebelum penelaahan, dan Springer Nature mencantumkan struktur yang buruk dan penyajian yang buruk dalam ketentuannya sendiri. Apa yang terjadi pada suatu pengajuan setelah lolos dari layar ini adalah pokok bahasan yang terpisah.

Daftar Periksa Pengajuan Jurnal, dalam Urutan yang Diminta Portal

Sistem pengajuan mengumpulkan hal-hal dalam urutan tetap, berkas naskah, lalu pernyataan, lalu unggahan berkas, lalu surat pengantar. Rahasianya di sini adalah menyiapkan setiap jawaban ketika kolomnya muncul. Apa pun yang dibuat-buat di dalam kotak itu ditulis di bawah tekanan waktu dan jarang ditinjau kembali.

Item	Apa yang diharapkan formulir	Kesalahan yang umum
Manuscript file	Jenis berkas yang dinyatakan, dengan nomor baris dan halaman jika diperlukan	Nama penulis dibiarkan di dalam berkas untuk jurnal dengan anonimisasi ganda
Title and short title	Keduanya, di dalam batas karakter jurnal itu sendiri	Judul singkat ditulis agar sesuai dengan batas jurnal lain
Abstract	Batas kata jurnal, dan subjudul hanya jika jurnal memintanya	Abstrak terstruktur ditempelkan ke jurnal yang menginginkan satu paragraf
Keywords	Jumlah yang diminta jurnal, pada kolomnya sendiri	Kata yang diulang dari judul, yang tidak menambah jalur baru ke artikel
Authors and affiliations	Nama lengkap, urutan, afiliasi, satu corresponding author	Urutan penulis disepakati dalam percakapan dan tidak pernah dikonfirmasi secara tertulis
ORCID	iD terdaftar untuk corresponding author, sering kali untuk semua penulis	Seorang rekan penulis mendaftar untuk pertama kalinya saat formulir masih terbuka
Funding	Setiap pemberi dana, dengan nomor hibah persis seperti yang diberikan	Nomor hibah yang ditranskripsikan dari ingatan
Competing interests	Pernyataan bahkan ketika tidak ada, dengan redaksi jurnal itu sendiri	Kolom kosong alih-alih pernyataan bahwa tidak ada
Data availability	Di mana data berada, atau alasan yang dinyatakan mengapa data tidak tersedia	Data tersedia atas permintaan, tanpa kontak yang disebutkan dan tanpa repositori
Author contributions	Siapa melakukan apa, sering kali mengikuti taksonomi peran yang tetap	Peran ditetapkan saat pengajuan, dengan satu rekan penulis tidak dapat dihubungi
Ethics and consent	Badan persetujuan, nomor referensi, dan redaksi persetujuan jika relevan	Nomor persetujuan tersimpan di berkas seorang pembimbing
Figures and tables	Berkas gambar terpisah pada resolusi yang dinyatakan, diberi nomor dan keterangan	Gambar disematkan dalam manuskrip ketika jurnal menginginkannya terpisah
Supplementary files	Diberi label, dan dirujuk dengan nama di teks manuskrip	Berkas suplementer yang tidak pernah disebutkan dalam artikel
Suggested reviewers	Nama, afiliasi, dan email institusional, tanpa konflik	Seorang rekan penulis baru-baru ini, yang kemudian didiskualifikasi
Cover letter	Ditujukan kepada editor yang disebutkan namanya, dengan menyebut jurnal ini	Nama jurnal sebelumnya masih ada di dalam berkas

Naskah, Gambar, Tabel, dan Berkas Tambahan

Ini adalah satu hal yang lebih mungkin ditolak oleh sistem daripada oleh manusia. Format berkas: jurnal menyatakan jenis berkas yang mereka terima. Banyak yang menyukai nomor baris dan halaman yang berkelanjutan agar penelaah dapat menunjuk ke baris tertentu. Jurnal dengan anonimisasi ganda menginginkan rincian identitas dihapus dari berkas dan properti dokumen, tempat nama penulis disimpan.

Dua hal di dalam naskah yang patut diperiksa terhadap halaman jurnal tujuan sendiri, bukan jurnal terakhir yang Anda kirimkan, adalah batas jumlah kata abstrak, dan apakah abstrak memakai subjudul. Jurnal IEEE mensyaratkan satu paragraf berisi 150 hingga 250 kata tanpa persamaan bernomor, sitasi referensi, atau catatan kaki; PLOS ONE memperbolehkan 300 kata dan meminta tanpa subjudul. Menulis abstrak untuk makalah penelitian yang sudah sesuai dengan aturan tujuan lebih cepat daripada menyusun ulang abstrak yang tidak sesuai.

Gambar biasanya diunggah sebagai berkas terpisah dengan resolusi minimum yang ditetapkan, bukan sebagai gambar di dalam naskah, dan teks kemudian memuat keterangan gambar serta penunjuk untuk masing-masing gambar. Tabel harus berada di dalam naskah dalam bentuk yang dapat diedit, bukan sebagai tangkapan layar. Berkas tambahan perlu diberi nama yang sesuai dengan cara makalah merujuknya, karena berkas bernama appendix_final tidak memberi tahu pembaca apa pun.

Batas jumlah kata berlaku untuk lebih dari sekadar naskah: abstrak, judul singkat, dan pada beberapa jurnal pernyataan signifikansi atau ringkasan bahasa awam, masing-masing dengan batasnya sendiri. Memeriksa masing-masing terhadap angka yang dinyatakan jurnal lebih baik daripada menemukan kelebihan itu di dalam bidang portal yang memotongnya tanpa pemberitahuan. Serangkaian alat penulisan gratis yang mencakup penghitungan kata, kapitalisasi judul, dan pemformatan referensi membuat pemeriksaan itu hanya memerlukan beberapa menit.

Pernyataan yang Tidak Disusun Siapa Pun Sampai Formulir Memintanya

Empat pernyataan bersifat standar di seluruh jurnal utama dan tidak satu pun ditulis ketika naskah sedang ditulis: kepentingan yang bersaing, pendanaan, ketersediaan data, dan kontribusi penulis. Masing-masing memerlukan beberapa menit untuk disusun dan berjam-jam untuk dilacak, karena informasinya berada pada orang lain.

Pernyataan kepentingan yang bersaing diwajibkan ada, baik ada kepentingan tersebut maupun tidak, dan kolom yang kosong terbaca sebagai kelalaian, bukan sebagai pernyataan bahwa tidak ada. Pernyataan pendanaan menghendaki setiap pemberi dana disebutkan dengan nomor hibah persis seperti yang diberikan, sehingga layak disalin dari surat pemberian hibah, bukan dari ingatan rekan penulis. Keduanya biasanya muncul dalam naskah maupun formulir, sehingga berkas dan kolom-kolomnya harus sesuai.

Pernyataan ketersediaan data menyatakan di mana data berada dan bagaimana pembaca mengaksesnya: nama repositori beserta nomor aksesinya, pembatasan yang dinyatakan beserta alasannya, atau pernyataan yang jelas bahwa tidak ada data baru yang dihasilkan. Beberapa jurnal menerima data tersedia atas permintaan dari penulis korespondensi dan yang lain mensyaratkan penyetoran, jadi periksa mana yang menjadi tujuan sebelum menulis kalimat itu.

Kontribusi penulis dicatat menurut taksonomi yang tetap di banyak jurnal, dengan setiap penulis yang disebutkan dipetakan ke peran seperti konseptualisasi, metodologi, analisis, atau penulisan. Di bawahnya terletak pertanyaan yang lebih sulit, yaitu siapa yang sama sekali memenuhi syarat sebagai penulis. Pedoman kepenulisan COPE bertumpu pada dua persyaratan minimum, kontribusi substansial terhadap karya dan akuntabilitas atasnya, dan selaras dengan uji empat bagian ICMJE: kontribusi substansial terhadap konsepsi, desain, perolehan, analisis, atau interpretasi; penyusunan draf atau peninjauan kritis terhadap karya; persetujuan atas versi final; dan persetujuan untuk bertanggung jawab atas semuanya. Kontributor yang memenuhi kurang dari keempatnya dicantumkan dalam ucapan terima kasih, dan perolehan pendanaan, pengawasan umum, atau penyuntingan bahasa saja tidak memenuhi syarat siapa pun.

ORCID, Penelaah, dan Butir yang Bergantung pada Orang Lain

Banyak jurnal kini memerlukan ORCID iD untuk setidaknya penulis korespondensi, dan beberapa memerlukannya untuk setiap penulis dalam naskah. Sebelum membuka formulir pengajuan, daftarkan dan tautkan akun tersebut. Kolom ini muncul lebih awal, dan rekan penulis yang belum pernah mendaftar menjadi penghambat pada saat yang paling buruk.

Reviewer yang disarankan bersifat opsional di beberapa jurnal dan wajib di jurnal lain, dan daftar yang berguna adalah peneliti yang telah menerbitkan tentang pertanyaan yang sama tanpa hubungan dengan Anda. Rekan penulis terbaru, kolega di institusi Anda sendiri, dan siapa pun yang sudah membaca naskah biasanya dikecualikan. Nama-nama itu dimasukkan ke kolom khusus dalam formulir: panduan Elsevier menyatakan secara eksplisit bahwa surat pengantar tidak boleh memuat "informasi pendanaan, pernyataan penulis, atau reviewer yang disarankan atau ditentang".

Surat Pengantar Adalah Satu Item dalam Daftar

Ini adalah kolom terakhir pada sebagian besar formulir pengajuan, dan juga satu-satunya yang melibatkan penulisan, bukan entri data. Surat pengantar memperkenalkan naskah kepada editor yang dituju, menjelaskan apa yang baru darinya, dan menjelaskan mengapa jurnal ini. Ada dua kemungkinan kegagalan di sini, keduanya bersifat mekanis.

Yang pertama adalah nama jurnal sebelumnya tetap bertahan dalam berkas. Panduan surat pengantar Springer Nature meminta kalimat konfirmasi yang menyebutkan target secara langsung: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." Placeholder itu ada karena kalimat tersebut digunakan kembali, dan placeholder itu membawa nama jurnal terakhir sampai seseorang mengubahnya.

Yang kedua adalah mengisi surat dengan apa yang sudah dikumpulkan oleh formulir. Yang seharusnya ada di sana justru mendekati daftar milik Elsevier sendiri: kategori manuskrip, pernyataan singkat tentang tema sentralnya, serta kebaruan dan implikasi yang lebih luas bagi bidang tersebut. Generator surat pengantar jurnal yang dimulai dari judul, abstrak, dan jurnal target makalah menghilangkan bagian halaman kosong, bagian yang dibiarkan sampai terakhir.

Menghindari penolakan meja adalah tujuan daftar periksa, dan menanggapi komentar penelaah adalah langkah berikutnya jika makalah lolos.

Jalankan seluruh daftar sekali dengan portal terbuka dan tidak ada yang diisi, sehingga Anda mengetahui apa yang masih kurang ketika masih ada waktu untuk memintanya kepada seseorang. Item yang menghentikan pengajuan hampir tidak pernah manuskripnya. Itu adalah nomor persetujuan etik di lemari arsip seorang pembimbing, dan pembimbing itu sedang cuti.