Cara Menulis Surat Iringan untuk Penyerahan Jurnal

Seorang editor yang meneliti timbunan penyerahan baharu jarang memulakan dengan manuskrip itu sendiri. Kebanyakan sistem editorial memaparkan surat iringan terlebih dahulu, dan seorang editor yang mempunyai empat puluh kertas lain yang menunggu akan memutuskan dalam masa beberapa minit sama ada kertas ini wajar dihantar untuk semakan atau tidak. Surat iringan untuk penyerahan jurnal ialah dokumen yang membuat hujah dua minit itu: apa yang didakwa oleh kertas tersebut, mengapa ia penting khususnya kepada pembaca jurnal ini, dan bahawa kerja itu benar-benar sedia untuk dinilai.

Ujian dua minit itu terletak dalam proses yang lebih panjang yang kebanyakan penulis hanya temui apabila manuskrip akhirnya sedia. Panduan TextPulse tentang proses penyerahan jurnal merangkumi saringan, semakan rakan sebaya dan keputusan yang boleh dikembalikan oleh editor, bahagian ini kekal pada satu dokumen yang anda tulis sebelum semua itu bermula.

Untuk Apa Sebenarnya Surat Iringan bagi Penyerahan Jurnal

Jurnal menolak sebahagian besar penyerahan sebelum seorang penilai pun melihatnya. Halaman sokongan penulis Elsevier sendiri menyatakan bahawa editor "menolak antara 30 dan 50 peratus artikel yang dihantar ke jurnal Elsevier sebelum ia pun sampai ke peringkat semakan rakan sebaya." Halaman Elsevier yang berasingan meletakkan bahagian yang ditolak sepanjang keseluruhan proses, penolakan meja ditambah selepas semakan, sehingga 70 peratus. Ketua editor PLOS ONE ketika itu lebih tepat tentang jurnalnya sendiri: "kami menolak sekitar 20% penyerahan tanpa semakan." Apa pun angka yang terpakai bagi jurnal tertentu, polanya kekal: sebahagian keputusan yang bermakna berlaku sebelum sains dinilai, berdasarkan apa yang boleh dilihat oleh editor dalam beberapa minit pertama.

Kebanyakan jurnal mewajibkan surat iringan dan menganggapnya lebih daripada sekadar kerja pentadbiran. Seorang editor yang membaca berdozen-dozen surat setiap minggu membangunkan penapis pantas untuk menentukan penyerahan mana yang wajar diberi perhatian lebih dekat, dan surat yang menjalankan tugasnya dengan cekap ialah cara paling cepat melalui penapis itu. Manuskrip itu masih perlu memperoleh penerimaannya. Surat itu hanya perlu memperoleh pembacaan yang adil untuk manuskrip tersebut.

Apa yang Didakwa oleh Kertas Itu, dan Mengapa Pembaca Jurnal Ini Memerlukannya

Peranan pertama surat ini ialah menyatakan, dalam istilah yang jelas, apa yang ditemui oleh kertas tersebut dan mengapa hal itu penting. Apa yang diperlukan oleh editor ialah satu ayat yang boleh mereka ulang kepada rakan sekerja: kertas ini menunjukkan X, dan hal itu penting kerana Y. Menyatakan semula kaedah dan hasil abstrak dengan perkataan yang berbeza tidak membantu dalam hal ini, kerana editor sudah mempunyai abstrak. Pembingkaian yang kabur di sini ialah kelemahan yang paling lazim, kerana ia dibaca seolah-olah perenggan yang sama boleh dihantar kepada mana-mana jurnal dalam bidang tersebut.

Ketepatan khusus terhadap jurnal sama pentingnya dengan ketepatan khusus terhadap dakwaan. Nasihat Elsevier sendiri kepada penulis menyatakan, "Be sure to emphasize the research's novelty and broader implications to demonstrate its potential impact on the field." Ini bermaksud bidang yang dilayan oleh jurnal itu, bukan disiplin secara umum. Jika sesuatu surat boleh dihantar tanpa perubahan kepada lima jurnal yang berbeza, maka bahagian tugas ini belum diselesaikan, tidak kira jurnal mana pun yang menerimanya.

Memadankan dakwaan dengan pembaca jurnal ini mengandaikan bahawa jurnal itu sudah dipilih. Jika belum, sebuah alat pencari jurnal mengecilkan senarai mengikut bidang, skop dan audiens sebelum surat itu ditulis.

Pernyataan Keaslian dan Deklarasi yang Dijangkakan oleh Jurnal

Setiap jurnal mahukan pengesahan yang tidak berbelah bahagi bahawa karya itu asli dan belum diterbitkan atau sedang dalam semakan di tempat lain. Panduan penghantaran Springer Nature sendiri memberikan ayat tepat yang perlu digunakan oleh penulis: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." Menyesuaikan ayat yang sejelas ini adalah lebih selamat daripada menulis versi sendiri dan berharap ia merangkumi apa yang sebenarnya perlu didengar oleh jurnal itu.

Apa yang dikira sebagai pernyataan wajib tidak sama di semua tempat. Panduan Elsevier sendiri menyatakan dengan jelas bahawa surat iringan tidak sepatutnya menyertakan maklumat pembiayaan, pernyataan pengarang, atau penyemak yang dicadangkan dan yang ditolak, kerana sistem penyerahannya mengumpulkan ketiga-tiganya secara berasingan. Springer Nature sebaliknya memasukkan item pematuhan ke dalam surat itu sendiri, dan menutupnya dengan menamakan pengarang koresponden serta menangani apa-apa keperluan khusus jurnal yang disenaraikan dalam panduan untuk pengarang. Semakin kerap, salah satu keperluan itu ialah satu baris tentang sama ada alat AI generatif digunakan di mana-mana dalam penulisan, dan menjalankan draf melalui AI humanizer terlebih dahulu tidak menghapuskan kewajipan itu jika jurnal memintanya.

	Elsevier	Springer Nature	Wiley
Tuntutan dan kesesuaian makalah	Kebaharuan dan impak bidang, pengakuan jemputan jika dijemput	Tajuk, jenis artikel, latar belakang, dapatan, kesesuaian dengan skop jurnal	Motivasi, kebaharuan, kemajuan berbanding kerja terdahulu
Pernyataan keaslian	Butiran tentang penyerahan terdahulu atau serentak	Ayat pengesahan tepat yang disediakan oleh Springer Nature sendiri	Tiada satu halaman universal yang ditemui
Penyemak yang dicadangkan atau dikecualikan	Ditinggalkan, dikumpulkan dalam medan sistem yang berasingan	Disertakan, dengan sebab yang dinyatakan bagi mana-mana pengecualian	Disertakan mengikut jurnal, dengan sebab
Pembiayaan dan pernyataan lain	Ditinggalkan, dikumpulkan secara berasingan	Dimasukkan ke dalam perenggan penutup	Tiada satu halaman universal yang ditemui

Wiley tidak menerbitkan satu dasar surat iringan yang universal seperti yang dilakukan oleh Elsevier dan Springer Nature. Panduannya sebaliknya terdapat pada halaman Notice to Authors bagi setiap jurnal, dan pola yang berulang merentasi halaman-halaman itu ialah surat yang menyatakan motivasi dan kebaharuan karya, menghuraikan hasil utama serta bagaimana hasil itu memajukan kerja terdahulu, dan menamakan penyemak yang dicadangkan dan dikecualikan beserta sebab bagi setiap satu. Anggaplah itu sebagai bentuk umum, bukan templat tetap, dan semak halaman khusus jurnal tersebut sebelum menghantar.

Penyemak yang Dicadangkan dan Dikecualikan, Apabila Jurnal Menjemputnya

Apabila sesuatu jurnal menjemput penyemak yang dicadangkan atau dikecualikan, surat itu ialah tempat untuk menamakan mereka, secara ringkas dan dengan sebab. Penyemak yang dicadangkan tidak sepatutnya mempunyai pengarang bersama, penyeliaan atau hubungan institusi yang terkini dengan mana-mana pengarang, kerana editor yang kemudian mengesan konflik itu mempunyai sebab untuk meragui seluruh surat itu juga. Penyemak yang dikecualikan memerlukan sebab yang dinyatakan, seperti projek yang bersaing atau perselisihan yang belum diselesaikan dalam bidang tersebut, bukan sekadar nama yang ingin dielakkan oleh pengarang.

Arahan Elsevier sendiri ialah pengecualian yang wajar diingati, tinggalkan penyemak sepenuhnya daripada surat dan gunakan medan khusus dalam sistem penyerahan sebaliknya. Menghantar Elsevier satu perenggan cadangan penyemak di dalam surat itu sendiri tidak akan menghalang penyerahan daripada diteruskan. Apa yang dilakukannya ialah menunjukkan kepada editor bahawa pengarang menyalin templat yang dibina untuk penerbit lain.

Contoh Surat Iringan untuk Penyerahan Jurnal yang Boleh Anda Sesuaikan

Berikut ialah surat lengkap yang dibina daripada unsur di atas, dialamatkan kepada editor yang dinamakan dan sedia disesuaikan untuk makalah dan jurnal tertentu. Gantikan setiap bahagian dalam kurungan dengan butiran makalah itu sendiri.

Dear Dr. [Editor's Surname], Saya menyerahkan manuskrip yang dilampirkan, [Manuscript Title], untuk dipertimbangkan sebagai [research article / review / case study] dalam [Journal Name].

Kajian ini menunjukkan [penemuan teras, dinyatakan sebagai satu ayat], yang penting kepada pembaca [Journal Name] kerana [kerelevanan khusus kepada skop dan audiens jurnal ini, bukan bidang secara umum].

Kami mengesahkan bahawa manuskrip ini belum pernah diterbitkan di tempat lain dan tidak sedang dipertimbangkan oleh jurnal lain. Semua pengarang telah meluluskan manuskrip ini dan bersetuju dengan penyerahannya kepada [Journal Name]. [Tambahkan sebarang pengisytiharan khusus jurnal yang diperlukan oleh panduan untuk pengarang: rujukan kelulusan etika, sumber pembiayaan, kenyataan konflik kepentingan, kenyataan ketersediaan data, atau nota tentang penggunaan AI generatif.]

[Manuscript Title] sesuai dengan skop [Journal Name] kerana [satu atau dua ayat yang menghubungkan kaedah atau subjek kertas ini dengan matlamat yang dinyatakan oleh jurnal, sebaiknya menamakan artikel terkini yang diterbitkan oleh jurnal itu tentang persoalan yang berkaitan].

[Hanya jika jurnal menjemput cadangan penilai:] Kami mencadangkan Dr. [Name], [Institution], sebagai penilai dengan kepakaran yang relevan dalam [subfield], tanpa pengarang bersama baru-baru ini atau hubungan institusi dengan mana-mana pengarang. Kami memohon agar Dr. [Name], [Institution], tidak dijemput untuk menilai, kerana [sebab khusus yang dinyatakan].

Terima kasih kerana mempertimbangkan manuskrip ini. Pengarang yang bertanggungjawab ialah [Name, email address], dan semua pengarang telah meluluskan penyerahan ini. Kami menantikan maklum balas anda. Yang benar, [Corresponding Author's Name].

Apa yang Tidak Patut Disertakan dalam Surat Iringan

Perenggan yang mengulang semula kaedah dan hasil abstrak dengan kata-kata yang sedikit berbeza membazirkan satu bahagian penyerahan yang pasti dibaca dengan teliti oleh editor. Tugas surat itu ialah menjelaskan mengapa kertas ini penting dan mengapa jurnal ini secara khusus, bukan mengulangi apa yang sudah diliputi oleh abstrak.

Pujian terhadap reputasi atau faktor impak jurnal lebih menyerupai pengisi daripada isi. Editor sering melihat tiga atau empat ayat pujian yang sama ini sehingga mereka dapat mengenal pastinya serta-merta. Jika kesesuaian antara kertas dan jurnal itu benar, satu ayat khusus tentang skop menunjukkan hal itu dengan jauh lebih baik daripada pujian.

Surat yang meminta pertimbangan khas, keputusan pantas, atau kelonggaran kerana tarikh akhir meletakkan editor dalam kedudukan yang janggal dan jarang mengubah hasilnya. Satu-satunya tugas surat itu ialah mengemukakan hujah bagi kertas tersebut berdasarkan meritnya; permintaan untuk mendapatkan layanan istimewa melemahkan hujah itu, bukannya menguatkannya.

Senarai semak penyerahan jurnal yang lengkap merangkumi segala yang akan diminta oleh portal bersama-sama dengannya, dan mengelakkan penolakan meja ialah hasil yang menjadi sasaran keseluruhan usaha ini.

Semua ini tidak perlu bermula dari halaman kosong. Sebuah penjana surat iringan jurnal boleh menghasilkan draf pertama yang dibina berasaskan elemen yang sama, tetapi masih memerlukan tuntutan khusus, kesesuaian khusus dengan jurnal, dan bacaan teliti terhadap panduan penulis jurnal sasaran itu sendiri sebelum ia dihantar ke sistem penyerahan.