Cara Menulis Surat Tanggapan kepada Reviewer

Seorang editor membuka pengajuan ulang dan membaca surat tanggapan sebelum membaca ulang satu halaman pun dari naskah yang telah direvisi. Jika surat itu terdiri atas tiga paragraf berisi penegasan umum tanpa rujukan pada komentar tertentu, editor sudah membentuk opini tentang revisi tersebut sebelum memeriksa apakah revisi itu benar-benar memadai. Template surat tanggapan kepada reviewer ada untuk mencegah tepat hal itu, sebuah dokumen yang disusun agar editor dapat memverifikasi, komentar demi komentar, bahwa setiap keberatan telah mendapat jawaban yang nyata.

Ini berkaitan dengan surat itu sendiri, bukan dengan pekerjaan yang lebih luas dalam memutuskan bagaimana menanggapi keberatan substantif seorang reviewer. Pengambilan keputusan itu berada di luar bagian ini, bersama dengan proses pengajuan jurnal yang lebih luas tempat surat itu menjadi bagiannya. Anggaplah Anda sudah mengetahui apa yang akan Anda ubah. Yang berikut ini adalah cara menuangkan keputusan itu ke dalam bentuk yang biasa dibaca editor, strukturnya, format tabel yang kini diharapkan oleh sebagian besar jurnal, dan perumusan khusus yang menjaga agar ketidaksepakatan tetap profesional, bukan defensif.

Apa yang Harus Dimuat dalam Surat Tanggapan kepada Reviewer

Tiga bagian, dengan urutan yang sama setiap kali. Pembuka singkat yang berterima kasih kepada reviewer dan editor serta menyatakan, dalam satu kalimat, apa yang berubah secara keseluruhan. Bagian poin demi poin yang menelusuri setiap komentar dari setiap reviewer, sesuai urutan saat reviewer mengemukakannya. Kalimat penutup yang menegaskan bahwa tidak ada yang dibiarkan tanpa tanggapan. Editor membaca banyak sekali surat seperti ini, dan surat yang mengikuti bentuk yang diharapkan akan dibaca lebih cepat dan dengan penilaian yang lebih lunak daripada surat yang menyusun ulang komentar menurut urutan pilihan penulis sendiri.

Paragraf pembuka bukan tempat untuk argumentasi Anda. Simpan itu untuk bagian poin demi poin, tempat komentar tertentu dapat memperoleh jawaban tertentu. Satu atau dua kalimat, berterima kasih kepada editor dan reviewer berdasarkan peran mereka, bukan nama mereka jika penelaahan bersifat blind, dan pernyataan sederhana bahwa tanggapan rinci menyusul, sudah cukup.

Template Surat Tanggapan kepada Reviewer yang Diharapkan Editor

Tiga kolom mencakup hampir setiap kasus: komentar penelaah, dikutip atau diparafrasekan secara dekat; tanggapan penulis, yang menyatakan apa yang telah dilakukan atau mengapa tidak ada yang diubah; dan lokasi, halaman, bagian, atau nomor baris dalam naskah revisi tempat perubahan itu terlihat. Tabel memaksakan disiplin ini dengan cara yang tidak dilakukan oleh paragraf yang mengalir, karena sel kosong tampak jelas dan paragraf yang menyimpang dari komentar sebenarnya juga tampak jelas.

Komentar penelaah	Tanggapan penulis	Di mana hal itu dibahas
Reviewer 2: "Ukuran sampel tidak dijustifikasi."	Menambahkan perhitungan daya dan mengutip asumsi yang mendasarinya.	Metode, paragraf 2
Reviewer 1: "Gambar 3 sulit dibaca."	Digambar ulang dengan resolusi lebih tinggi dan legenda yang lebih besar.	Gambar 3
Reviewer 1: "Pembahasan melebih-lebihkan temuan."	Memperlunak klaim dan menambahkan keterbatasan yang disebutkan penelaah.	Pembahasan, paragraf akhir

Tabel ini layak digunakan jika ada sepuluh komentar atau lebih dari dua atau tiga penelaah. Beberapa jurnal akan menerima daftar bernomor dengan tiga informasi yang sama, yang dirangkai menjadi paragraf pendek untuk setiap komentar di bawahnya, tetapi versi tabel tidak pernah salah, sehingga menjadi pilihan aman ketika pedoman jurnal itu sendiri tidak menentukan format. Jika ragu, gunakan tabel terlepas dari jumlah komentar: editor yang meninjau pengajuan ulang dengan tenggat yang ketat membaca tabel lebih cepat daripada paragraf, berapa pun panjang revisi yang mendasarinya.

Cara Merumuskan Ketidaksetujuan dengan Penelaah

Ketidaksetujuan sama seringnya tempatnya di surat tanggapan seperti halnya persetujuan; surat yang menyerah pada setiap komentar biasanya berarti perubahan yang saling bertentangan pada halaman ketiga. Yang berubah bukan apakah Anda menolak, melainkan bagaimana Anda melakukannya. Bukalah dengan menyatakan poin penelaah secara adil, dengan kata-kata Anda sendiri, sebelum Anda menjelaskan mengapa Anda tidak melakukan perubahan itu. Penelaah yang tidak mengenali komentarnya sendiri dalam ringkasan Anda tidak akan membaca sisa tanggapan dengan baik.

Pedoman APA sendiri bagi penulis yang menanggapi penelaah merekomendasikan pemisahan respons Anda secara visual dari komentar penelaah, dengan menggunakan label seperti "author response" atau warna font yang berbeda atau inden, dan mengutip halaman, paragraf, atau baris yang tepat tempat suatu perubahan muncul, bukan mendeskripsikannya dalam istilah umum. Sumber yang sama juga spesifik tentang ketidaksetujuan, nyatakan alasan untuk keputusan itu, bukan hanya keputusannya. "We have not made this change because..." diikuti alasan yang nyata adalah respons yang lengkap. "We disagree" saja tidak.

Surat respons yang bertumpu pada beberapa frasa klise yang sama untuk setiap keberatan, "we respectfully disagree" dan "we believe the original wording is clearer" yang diulang terus sepanjang dokumen, terbaca sebagai templat meskipun setiap ketidaksetujuan individual beralasan baik. Keragaman yang sama yang mencegah sebuah bab tesis terbaca seperti ditulis mesin juga berlaku di sini. Panduan bagian demi bagian TextPulse untuk AI humanizer untuk penulisan akademik membahas keragaman itu dalam bab-babnya sendiri, surat respons memerlukan disiplin yang sama, kalimat demi kalimat, bukan hanya bagian demi bagian.

Apa yang Harus Dilakukan Ketika Dua Penelaah Saling Bertentangan

Penelaah 1 menginginkan kerangka teoretis diperluas. Penelaah 2 menginginkannya dipangkas karena panjang. Kedua komentar itu masuk akal jika dilihat sendiri-sendiri, dan surat respons yang mencoba memenuhi keduanya secara harfiah biasanya tidak memenuhi keduanya. Sebutkan kontradiksi itu secara langsung dalam respons Anda kepada masing-masing penelaah, alih-alih memilih satu komentar untuk diam-diam diabaikan.

Jelaskan pilihan yang Anda buat dan alasannya, ditujukan kepada kedua penelaah dengan nomor sehingga masing-masing dapat melihat bahwa Anda juga membaca komentar yang lain. "Reviewer 2 raised the opposite concern about length; we have kept the framework at its current length as a middle position, expanding only the paragraph Reviewer 1 flagged as unclear rather than the whole section." Kalimat itu mengakui kedua penelaah, menyatakan keputusan, dan memberikan alasan, yang memang seharusnya dilakukan oleh setiap entri dalam tabel, terlepas dari apakah komentarnya saling bertentangan.

Jika kontradiksinya cukup serius sehingga memenuhi satu penelaah berarti secara nyata menolak pokok argumen penelaah yang lain, sampaikan hal itu langsung kepada editor pada bagian pembuka, bukan menyembunyikannya di dalam tabel. Editor secara rutin menyelesaikan konflik antarpeneelaah, mereka tidak dapat menyelesaikan konflik yang tidak mereka ketahui ada.

Menentukan Apa yang Perlu Diakui dan Apa yang Perlu Dipertahankan

Kapan Mengakui Sebuah Poin

Jika penelaah benar, akui saja, ini adalah kasus yang jelas. Jika penelaah keliru tentang sesuatu yang juga akan keliru dipahami oleh pembaca biasa, maka akui saja. Jika makalah memerlukan tiga kalimat penjelasan pribadi untuk menerangkan poin itu dalam surat tanggapan, maka makalah tersebut memang tidak menjelaskannya sebaik yang seharusnya. Perbaiki bagian itu, ucapkan terima kasih kepada penelaah karena telah menemukannya, dan pertahankan tanggapan dalam satu paragraf singkat.

Kasus kedua, yang kurang nyaman, adalah mengakui poin yang benar tetapi kecil, ketika berdebat tentangnya akan menghabiskan lebih banyak kredibilitas daripada upaya yang diperlukan untuk memperbaikinya. Menulis ulang satu kalimat hanya memerlukan sepuluh menit. Memperdebatkan perubahan yang sebenarnya tidak perlu diperdebatkan memberi tahu editor bahwa penulis sedang menghitung poin, bukan memperbaiki makalah.

Bagian yang ditulis ulang untuk memenuhi permintaan penelaah sering kali terdengar lebih kaku daripada bagian lain naskah, karena bagian itu disusun dengan cepat dan di bawah tekanan tenggat, bukan direvisi dengan tenang. Menjalankan paragraf baru itu melalui an AI humanizer sebelum dikirim kembali kepada editor menutup kesenjangan itu, sehingga pengakuan tersebut terdengar selaras dengan bagian lain makalah, bukan seperti tambalan yang dijahit belakangan.

Kapan Mempertahankan Posisi Anda

Pertahankan posisi ketika suatu saran akan mengubah apa yang sebenarnya diklaim makalah, bukan hanya cara perumusannya, dan klaim asli itulah yang didukung oleh data. Kritik terhadap metode yang sebenarnya merupakan permintaan untuk desain studi yang berbeda tidak diselesaikan dengan satu paragraf penghalusan. Kritik itu dijawab secara langsung, dengan bukti, mengenai mengapa desain yang digunakan adalah yang tepat untuk pertanyaan yang diajukan.

Sebuah jawaban yang tegas dan jawaban yang defensif dapat mengatakan hampir hal yang sama dan tetap terbaca sangat berbeda oleh editor. Nyatakan poin penelaah secara akurat sebelum tidak setuju dengannya, kutip baris, tabel, atau analisis spesifik yang mendukung posisi makalah, lalu berhenti di situ. Tanggapan yang mengulang argumen yang sama selama tiga paragraf setelah menyampaikannya sekali tampak seperti berusaha menang, bukan menyelesaikan pertanyaan. Menjalankan paragraf yang tegas melalui academic tone converter sebelum mengirimnya layak untuk dua menit, karena alat itu menangkap perumusan yang terdengar yakin di kepala penulis dan konfrontatif di layar editor.

Ketika Seorang Penelaah Salah Membaca Makalah

Setiap penulis pada akhirnya menerima komentar yang hanya masuk akal jika penelaah melewatkan suatu bagian, salah mengingat sebuah angka, atau membaca draf sebelumnya yang dikirimkan seorang rekan penulis kepada mereka secara keliru. Dorongan awalnya adalah mengatakan hal itu secara langsung. Tahan versi langsung dari dorongan itu.

Tunjukkan lokasi tepat tempat makalah sudah menjawab komentar tersebut. Kutip kalimat yang relevan. Tambahkan satu baris penjelas jika bagian itu dapat dibuat lebih jelas. Lakukan pekerjaan yang sama seperti 'penelaah melewatkan ini' sambil juga menghindari agar koreksi faktual terdengar seperti kesalahan faktual. 'Bagian 3.2 melaporkan perbandingan ini secara langsung, sebuah kalimat telah ditambahkan di sana untuk membuat hasilnya lebih eksplisit.' Biasanya bagian itu memang masih bisa dibuat lebih jelas, dan itulah sering kali alasan salah baca itu terjadi sejak awal.

Satu Komentar, Dijawab dengan Tiga Cara

Sebuah surat keputusan tunggal sering kali memuat ketiga situasi itu dalam bentuk miniatur. Ambil komentar penelaah yang berbunyi: ukuran sampel tampak kecil untuk klaim yang dibuat, dan pembahasan tidak menanggapi keterbatasan ini. Tanggapan yang hanya berisi pengakuan menambahkan paragraf keterbatasan dan diam-diam menghapus klaim terkuat dari abstrak, yang merupakan versi menyerah, dan itu melemahkan makalah yang mungkin tidak perlu dilemahkan.

Respons yang hanya membela diri berargumen bahwa kritik tersebut salah memahami desain studi, mengutip analisis daya, lalu berhenti di situ, yang merupakan versi bertarung, dan hal itu membiarkan kesenjangan yang sebenarnya, tidak ada paragraf keterbatasan di mana pun dalam makalah, tidak ditangani. Respons yang melakukan keduanya menambahkan paragraf keterbatasan yang memang berhak diinginkan oleh penelaah, mempertahankan klaim yang benar-benar didukung oleh analisis daya, dan menyatakannya kepada editor dalam satu kalimat. Komentar yang sama, tiga surat yang berbeda, dan hanya satu di antaranya yang terbaca oleh editor sebagai makalah yang sungguh-sungguh membaik.

Apa yang sebenarnya diminta oleh surat keputusan bergantung pada apakah revisinya besar atau kecil, yang dijelaskan secara terpisah. Jika jawabannya tidak, mengirim ulang makalah yang ditolak ke jurnal lain memiliki halamannya sendiri.

Tidak satu pun dari ini muncul dalam sebagian besar panduan tentang surat tanggapan itu sendiri, yang cenderung berfokus pada format: daftar bernomor, struktur kutipan lalu balasan, kalimat pembuka yang sopan. Pilihan-pilihan itu jauh lebih kurang penting daripada penilaian di atas, dan sebuah response to reviewers generator yang dimulai dari komentar yang sebenarnya adalah cara yang lebih cepat untuk masuk ke format daripada halaman kosong, setelah keputusan yang lebih sulit sudah dibuat.

Dasar-Dasar Format: Panjang, Penomoran, dan Jenis Berkas

Nomori setiap komentar, termasuk subbagian dari satu komentar penelaah yang menimbulkan lebih dari satu isu, sehingga sebuah komentar dapat dirujuk dengan nomor di tempat lain dalam surat atau dalam catatan editor sendiri. Jangan menempelkan paragraf baru itu dua kali, tetapi tunjukkan saja di mana perubahan itu berada. Karena seorang penelaah yang memeriksa tanggapan terhadap naskah yang diberi tanda memang membandingkan dua dokumen, pertahankan kata-kata asli naskah di luar dokumen tanggapan itu sendiri.

Panjang mengikuti jumlah komentar, bukan mengikuti target jumlah halaman. Sebuah tanggapan terhadap dua belas komentar dari dua penelaah mungkin sepanjang empat halaman, sebuah tanggapan terhadap empat puluh komentar dari tiga penelaah mungkin sepanjang dua belas halaman, dan itu bukan tanda bahwa ada sesuatu yang salah. Kirimkan sebagai berkas tersendiri, terpisah dari surat pengantar dan manuskrip, dalam format apa pun yang diterima oleh sistem pengiriman jurnal, hampir selalu dokumen Word atau PDF. Beri nama berkas itu agar editor dapat mengidentifikasinya tanpa membukanya terlebih dahulu, sesuatu yang dibangun dari ID manuskrip ditambah "response to reviewers", bukan "revision.docx" yang generik dan tampak sama dengan unggahan penulis lain pada minggu itu.

Apakah Surat Tanggapan kepada Penelaah Sama dengan Surat Pengantar?

Tidak, dan jurnal yang meminta keduanya menginginkan hal yang berbeda dari masing-masing. Surat pengantar ditujukan kepada editor, singkat, dan berargumen tentang kesesuaian serta signifikansi makalah, sebagian besar tidak berubah dari versi yang dikirim pada pengajuan awal. Surat tanggapan kepada penelaah ditujukan kepada penelaah sekaligus editor, bersifat menyeluruh, bukan singkat, dan hanya ada pada tahap revisi, setelah ada komentar yang harus ditanggapi.

Menyusun keduanya dari halaman kosong lebih lambat daripada yang diperlukan. response to reviewers generator milik TextPulse menghasilkan draf awal yang terstruktur dari komentar dan keputusan Anda, yang kemudian Anda sunting untuk perumusan spesifik yang dibahas di atas, alih-alih menulis seluruh kerangka dokumen dengan tangan. Perlakukan keluaran itu seperti Anda memperlakukan draf dari seorang kolega, yaitu titik awal yang masih memerlukan penilaian Anda sendiri pada setiap perbedaan pendapat.

Revisi itu sendiri merupakan pekerjaan yang lebih besar. Memanusiakan makalah penelitian dibahas secara terpisah, demikian pula tinjauan pustaka, yang lebih sering diminta oleh penelaah untuk ditulis ulang daripada bagian mana pun yang lain.

Itu berbeda dari memoles prosa naskah itu sendiri, yang merupakan fungsi dari alat AI humanizer. Surat tanggapan dan naskah adalah dua dokumen yang berbeda yang menjalankan dua tugas yang berbeda, dan layak diperlakukan demikian bahkan ketika keduanya harus diserahkan pada sore yang sama.