Контрольный список для подачи в журнал перед отправкой

Рукопись уже завершена неделю назад, а форма подачи все еще нет. Большая часть оставшегося времени уходит на документы, которые никто не составляет во время написания статьи: заявление о доступности данных, заявление о финансировании, декларацию о конфликте интересов и список того, кто что сделал.

Контрольный список для подачи в журнал наиболее полезен, когда он следует порядку, в котором система подачи запрашивает сведения, потому что именно в этом порядке отсутствующий элемент останавливает вас. Ниже приведен этот порядок, от файла рукописи до экрана подтверждения, вместе с тем, что с наибольшей вероятностью может пойти не так на каждом этапе.

Ошибка в форматировании здесь обходится дорого: собственное руководство Elsevier для авторов называет несоответствие формату и "sloppy copy" среди причин, по которым рукопись отклоняют до рецензирования, а Springer Nature отдельно указывает плохую структуру и плохое представление материала. Что происходит с подачей после того, как она проходит этот экран, это отдельная тема.

Контрольный список для подачи в журнал, в порядке, в котором портал запрашивает сведения

Система подачи собирает сведения в фиксированном порядке: файл рукописи, затем декларации, затем загрузка файлов, затем сопроводительное письмо. Секрет здесь в том, чтобы иметь готовый ответ, когда появляется соответствующее поле. Все, что придумывается на месте, записывается под давлением времени и редко пересматривается.

Item	What the form expects	The common miss
Manuscript file	Указанный тип файла, с номерами строк и страниц, если это требуется	Имена авторов, оставленные в файле для журнала с двойным анонимным рецензированием
Title and short title	Оба, в пределах собственных ограничений журнала по числу знаков	Краткий заголовок, написанный так, чтобы соответствовать лимиту другого журнала
Abstract	Лимит журнала по числу слов, и заголовки только если он их требует	Структурированная аннотация, вставленная в журнал, который требует один абзац
Keywords	Количество, которое требует журнал, в его собственном поле	Слова, повторённые из заголовка, что не добавляет статье нового пути
Authors and affiliations	Полные имена, порядок, аффилиации, один автор для переписки	Порядок авторов, согласованный в разговоре и никогда не подтверждённый письменно
ORCID	Зарегистрированный iD для автора для переписки, часто для всех авторов	Соавтор, регистрирующийся впервые, пока форма открыта
Funding	Каждый спонсор, с номерами грантов точно в том виде, в каком они были присуждены	Номер гранта, переписанный по памяти
Competing interests	Заявление даже при их отсутствии, в формулировке журнала	Пустое поле вместо заявления об их отсутствии
Data availability	Где находятся данные, или указанная причина, по которой они недоступны	Данные по запросу, без указанного контакта и без репозитория
Author contributions	Кто что сделал, часто в соответствии с фиксированной таксономией ролей	Роли, назначенные при подаче, при этом один соавтор недоступен
Ethics and consent	Одобряющий орган, номер ссылки и формулировка согласия, где это уместно	Номер одобрения, лежащий в папках научного руководителя
Figures and tables	Отдельные файлы рисунков с указанным разрешением, пронумерованные и с подписями	Рисунки, встроенные в рукопись, когда журнал хочет их отдельно
Supplementary files	Помеченные и упомянутые по названию в тексте рукописи	Дополнительный файл, который статья никогда не упоминает
Suggested reviewers	Имена, аффилиации и институциональные адреса электронной почты, без конфликтов	Недавний соавтор, который затем отводится
Cover letter	Адресованное по имени редактору, с указанием этого журнала	Название предыдущего журнала всё ещё в файле

Рукопись, рисунки, таблицы и дополнительные файлы

Это как раз тот случай, когда система с большей вероятностью отклонит материал, чем человек. Формат файла: журналы указывают, какой тип файла они принимают. Многие предпочитают непрерывную нумерацию строк и страниц, чтобы рецензент мог указать на конкретную строку. Журналы с двойной анонимизацией требуют удалить из файла и свойств документа, где хранятся имена авторов, все идентифицирующие сведения.

Два элемента внутри рукописи стоит сверять не с последним журналом, куда вы отправляли материал, а со страницей целевого журнала: это ограничение по числу слов в аннотации и то, допускает ли аннотация заголовки. Журналы IEEE требуют один абзац объемом от 150 до 250 слов без нумерованных уравнений, ссылок на литературу или сносок; PLOS ONE допускает 300 слов и не требует заголовков. Написание аннотации к научной статье, которая уже соответствует правилам целевого журнала, быстрее, чем переделывать ту, которая не соответствует.

Рисунки обычно загружаются как отдельные файлы с указанным минимальным разрешением, а не как изображения внутри рукописи, и текст затем содержит подпись и ссылку на каждый из них. Таблицы должны быть в рукописи в редактируемом виде, а не в виде снимков экрана. Дополнительные файлы должны иметь названия, которые соответствуют тому, как на них ссылается статья, поскольку файл с названием appendix_final ничего не говорит читателю.

Ограничения по числу слов распространяются не только на рукопись: на аннотацию, краткий заголовок, а в некоторых журналах и на statement of significance или краткое изложение простым языком, каждое со своим пределом. Проверить каждый элемент по указанному журналом числу лучше, чем обнаружить превышение в поле портала, которое молча обрезает текст. Набор бесплатных инструментов для письма, охватывающий подсчет слов, оформление заголовков и форматирование ссылок, превращает такую проверку в несколько минут.

Заявления, которые никто не составляет, пока форма не попросит

Четыре заявления являются стандартными для крупных журналов, и ни одно из них не пишется в процессе написания статьи: конфликт интересов, финансирование, доступность данных и вклад авторов. На подготовку каждого уходит несколько минут, а на сбор сведений, как правило, часы, потому что информация находится у других людей.

Заявление о конфликте интересов требуется независимо от того, есть ли он на самом деле, и пустое поле выглядит как упущение, а не как указание на его отсутствие. В заявлениях о финансировании нужно назвать каждого спонсора и указать номера грантов точно в том виде, в каком они были присвоены, поэтому их следует переписывать из письма о присуждении, а не из памяти соавтора. Обычно оба заявления приводятся и в рукописи, и в форме, поэтому файл и поля должны совпадать.

Заявление о доступности данных указывает, где находятся данные и как читатель может к ним получить доступ: название репозитория с номером доступа, указанное ограничение с его причиной или ясное указание на то, что новые данные не создавались. Некоторые журналы принимают формулировку о том, что данные доступны по запросу у соответствующего автора, а другие требуют депонирования, поэтому перед написанием этого предложения следует проверить, какой вариант требуется целевым журналом.

Вклад авторов во многих журналах фиксируется по установленной таксономии, при которой каждому названному автору сопоставляются роли, такие как концептуализация, методология, анализ или написание. Ниже лежит более трудный вопрос о том, кто вообще может считаться автором. Руководство COPE по авторству опирается на два минимальных требования, существенный вклад в работу и ответственность за нее, и согласуется с четырехчастным тестом ICMJE: существенный вклад в замысел, дизайн, получение, анализ или интерпретацию, написание или критическое переработку работы, утверждение окончательной версии и согласие нести ответственность за всю работу. Участники, которые соответствуют менее чем всем четырем критериям, вместо этого указываются в разделе благодарностей, а получение финансирования, общее руководство или только языковое редактирование не дают права считаться автором.

ORCID, рецензенты и элементы, зависящие от других людей

Многие журналы теперь требуют ORCID iD как минимум для соответствующего автора, а некоторые требуют его для каждого автора статьи. До открытия формы подачи зарегистрируйтесь и привяжите его. Это поле появляется рано, и соавтор, который никогда не регистрировался, становится препятствием в самый неподходящий момент.

Предлагаемые рецензенты в одних журналах являются необязательными, а в других обязательными, и полезный список, это исследователи, которые публиковались по тому же вопросу и не связаны с вами. Недавние соавторы, коллеги из вашего собственного учреждения и любой, кто уже читал рукопись, обычно исключаются. Имена вносятся в собственное поле формы: в рекомендациях Elsevier прямо сказано, что сопроводительное письмо не должно включать "funding information, author declarations, or suggested or opposed reviewers".

Сопроводительное письмо, это один из пунктов списка

Это последнее поле в большинстве форм подачи и одновременно единственное, которое связано с написанием текста, а не с вводом данных. Сопроводительное письмо представляет статью указанному редактору, объясняет, что в ней нового, и объясняет, почему выбран именно этот журнал. Здесь возможны два сбоя, оба механические.

Первый, это сохранение в файле названия предыдущего журнала. В рекомендациях Springer Nature по сопроводительному письму требуется подтверждающее предложение, которое прямо называет целевой журнал: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." Заполнитель существует потому, что это предложение используется повторно, и в нем остается название последнего журнала, пока кто-нибудь его не изменит.

Второй момент, это заполнение письма тем, что форма уже собрала. Вместо этого там должно быть то, что близко к собственному списку Elsevier: категория рукописи, краткое изложение её центральной темы, а также её новизна и более широкие последствия для области. Генератор сопроводительного письма для журнала, который начинает с названия статьи, аннотации и целевого журнала, убирает часть с пустой страницей, ту часть, которую оставляют напоследок.

Как избежать отклонения без рецензирования это то, для чего предназначен контрольный список, а ответ на комментарии рецензентов это следующий шаг, если статья его проходит.

Пройдите весь список один раз, когда портал открыт и ничего не заполнено, чтобы вы узнали, чего не хватает, пока ещё есть время попросить это у кого-то. Пункт, который останавливает подачу, почти никогда не бывает самой рукописью. Это номер одобрения этического комитета в папке руководителя, а руководитель в отпуске.