Как написать письмо-ответ рецензентам

Редактор открывает повторную подачу и читает письмо с ответом до того, как перечитать хотя бы одну страницу переработанной рукописи. Если это письмо состоит из трех абзацев общих заверений без ссылки на конкретный комментарий, у редактора уже складывается мнение о правке еще до проверки того, выдерживает ли она проверку. Шаблон письма с ответом рецензентам существует именно для того, чтобы предотвратить это: документ, построенный так, чтобы редактор мог проверить, комментарий за комментарием, что на каждое замечание дан реальный ответ.

Речь идет именно о самом письме, а не о более широкой задаче решения, как отвечать на существенное возражение рецензента. Это принятие решений выходит за рамки данного материала, как и более широкий процесс подачи в журнал, к которому относится письмо. Предположим, вы уже знаете, что собираетесь изменить. Далее описано, как изложить это решение на бумаге в форме, привычной для редактора: структура, табличный формат, которого теперь ожидает большинство журналов, и конкретные формулировки, которые сохраняют профессиональный тон несогласия, а не оборонительную позицию.

Что должно содержать письмо с ответом рецензентам

Три части, в одном и том же порядке каждый раз. Краткое вступление, которое благодарит рецензентов и редактора и в одном предложении указывает, что в целом было изменено. Раздел с поэтапным ответом, который последовательно разбирает каждый комментарий каждого рецензента в том порядке, в котором они были высказаны. Заключительная строка, подтверждающая, что ничего не осталось без ответа. Редакторы читают таких писем очень много, и письмо, которое следует ожидаемой форме, читается быстрее и вызывает более благожелательное отношение, чем письмо, которое перестраивает комментарии в порядке, удобном автору.

Вступительный абзац не место для ваших аргументов. Оставьте их для раздела с поэтапным ответом, где конкретный комментарий может получить конкретный ответ. Достаточно одного или двух предложений, в которых редактору и рецензентам выражается благодарность по их роли, а не по имени, если рецензирование было анонимным, и дается прямое указание на то, что далее следует подробный ответ.

Шаблон письма с ответом рецензентам, которого ожидают редакторы

Три столбца покрывают почти любой случай: комментарий рецензента, приведённый в цитате или близком пересказе; ответ автора, в котором указано, что было сделано или почему ничего не было изменено; и место, то есть номер страницы, раздела или строки в переработанной рукописи, где видно изменение. Таблица дисциплинирует именно так, как не делают связные абзацы, потому что пустая ячейка сразу заметна, а абзац, который уходит от самого комментария, не заметен.

Комментарий рецензента	Ответ автора	Где это отражено
Рецензент 2: "Обоснование размера выборки отсутствует."	Добавлен расчёт мощности и приведены допущения, на которых он основан.	Методы, абзац 2
Рецензент 1: "Рисунок 3 трудно читать."	Перерисован в более высоком разрешении с более крупной легендой.	Рисунок 3
Рецензент 1: "В обсуждении вывод сформулирован слишком категорично."	Формулировка смягчена, и добавлено ограничение, указанное рецензентом.	Обсуждение, заключительный абзац

Таблица оправдывает себя, если есть десять или более комментариев от двух или трёх рецензентов. Некоторые журналы принимают нумерованный список с теми же тремя элементами информации, сведёнными в короткий абзац под каждым комментарием, но вариант с таблицей никогда не бывает ошибочным, поэтому это безопасный выбор по умолчанию, когда собственные рекомендации журнала не задают формат. Если есть сомнения, используйте таблицу независимо от числа комментариев: редактор, просматривающий повторную подачу в условиях жёсткого срока, читает таблицу быстрее, чем абзац, независимо от объёма самой переработки.

Как сформулировать несогласие с рецензентом

Несогласие так же уместно в письме-ответе, как и согласие; письмо, которое уступает каждому замечанию, обычно означает изменения, которые к третьей странице начинают противоречить друг другу. Меняется не то, будете ли вы возражать, а то, как именно вы это делаете. Начните с справедливого изложения позиции рецензента своими словами, прежде чем объяснять, почему вы не вносите это изменение. Рецензент, который не узнает собственный комментарий в вашем пересказе, не станет благожелательно читать остальную часть ответа.

Собственные рекомендации APA для авторов, отвечающих рецензентам, советуют визуально отделять ваш ответ от комментария рецензента, используя метку вроде "author response" или другой цвет шрифта либо отступ, а также указывать точную страницу, абзац или строку, где появляется изменение, а не описывать его в общих выражениях. Тот же источник прямо говорит о несогласии: следует указать обоснование решения, а не только само решение. "We have not made this change because..." с последующей действительной причиной является полным ответом. "We disagree" само по себе не является таким ответом.

Письмо с ответом, которое опирается на один и тот же набор шаблонных фраз для каждого возражения, "we respectfully disagree" и "we believe the original wording is clearer" повторяются по всему документу, выглядит шаблонным, даже когда каждое отдельное несогласие хорошо обосновано. То же разнообразие, которое не позволяет главе диссертации выглядеть написанной машиной, применимо и здесь. Пошаговое руководство TextPulse по AI humanizer для академического письма охватывает это разнообразие в самих главах, письмо с ответом требует той же дисциплины, предложение за предложением, а не только раздел за разделом.

Что делать, когда два рецензента противоречат друг другу

Рецензент 1 хочет, чтобы теоретическая рамка была расширена. Рецензент 2 хочет, чтобы ее сократили ради объема. Оба комментария сами по себе разумны, и письмо с ответом, которое пытается буквально удовлетворить оба, обычно не удовлетворяет ни один из них. Назовите противоречие прямо в вашем ответе каждому рецензенту, а не выбирайте один комментарий, чтобы молча его проигнорировать.

Объясните сделанный вами выбор и почему, обращаясь к обоим рецензентам по номеру, чтобы каждый мог увидеть, что вы прочитали и комментарий другого. "Рецензент 2 поднял противоположную проблему объема, мы сохранили рамку в ее нынешнем объеме как промежуточное решение, расширив только абзац, который Рецензент 1 отметил как неясный, а не весь раздел." Это предложение признает обоих рецензентов, формулирует решение и дает причину, а именно это и должен делать каждый пункт в таблице, независимо от того, конфликтуют ли комментарии.

Если противоречие настолько серьёзно, что удовлетворение одного рецензента означает явное отклонение основного тезиса другого, прямо скажите об этом редактору в начальном разделе, а не прячьте это в таблице. Редакторы регулярно разрешают конфликты между рецензентами, они не могут разрешить тот, о котором не знают.

Решение, что признать, а что защищать

Когда следует признать замечание

Если рецензент прав, признайте это, это очевидный случай. Если рецензент ошибается в том, в чём ошибся бы и обычный читатель, тогда тоже признайте это. Если для объяснения этого пункта в ответном письме требуются три предложения частного разъяснения, значит, статья объясняла его не так хорошо, как следовало бы. Исправьте фрагмент, поблагодарите рецензента за то, что он это заметил, и ограничьте ответ коротким абзацем.

Второй, менее удобный случай, это признание пункта, который верен, но несущественен, когда спор о нём обойдётся дороже по репутационным потерям, чем исправление по трудозатратам. Переписать предложение занимает десять минут. Оспаривание изменения, которое не требовало оспаривания, показывает редактору, что автор ведёт счёт, а не улучшает статью.

Фрагменты, переписанные, чтобы удовлетворить рецензента, часто звучат более жёстко, чем остальная рукопись, поскольку их составляли быстро и под давлением сроков, а не редактировали спокойно. Прогон нового абзаца через an AI humanizer перед возвратом редактору устраняет этот разрыв, так что признание замечания звучит как остальная статья, а не как вставленная позже заплатка.

Когда следует отстаивать свою позицию

Отстаивайте её, когда предложение изменило бы то, что статья фактически утверждает, а не только формулировку, и исходное утверждение именно то, которое подтверждают данные. Критика метода, которая на самом деле является просьбой о другом дизайне исследования, не должна удовлетворяться абзацем оговорок. На неё нужен прямой, подкреплённый доказательствами ответ, почему использованный дизайн является правильным для поставленного вопроса.

Чёткий ответ и оборонительный ответ могут говорить почти одно и то же, но для редактора выглядеть совершенно по-разному. Точно изложите замечание рецензента, прежде чем с ним не согласиться, укажите конкретную строку, таблицу или анализ, которые подтверждают позицию статьи, и на этом остановитесь. Ответ, который после одного и того же аргумента ещё три абзаца повторяет его, выглядит так, будто он пытается победить, а не решить вопрос. Прогнать такой твёрдый абзац через academic tone converter перед отправкой стоит тех двух минут, которые на это уйдут: это помогает отловить формулировки, которые в голове автора звучат уверенно, а на экране редактора выглядят воинственно.

Когда рецензент неверно прочитал статью

Каждый автор рано или поздно получает замечание, которое имеет смысл только в том случае, если рецензент пропустил раздел, неверно запомнил число или прочитал более ранний черновик, который соавтор по ошибке отправил ему. Естественное желание, сказать это прямо. Не поддавайтесь прямой версии этого желания.

Укажите точное место, где статья уже отвечает на это замечание. Приведите соответствующее предложение. Добавьте одну поясняющую строку, если фрагмент можно сформулировать яснее. Выполните ту же задачу, что и фраза 'рецензент это пропустил', но при этом не заставляйте фактическую поправку звучать как фактическая ошибка. 'В разделе 3.2 это сравнение изложено напрямую, туда добавлено предложение, чтобы сделать результат более явным.' Обычно в этом фрагменте и правда оставалось пространство для большей ясности, и именно поэтому неверное прочтение нередко возникало с самого начала.

Один комментарий, отвеченный тремя способами

Одно письмо с решением часто в миниатюре содержит все три ситуации. Возьмём комментарий рецензента, который звучит так: размер выборки кажется небольшим для заявленных утверждений, а обсуждение не затрагивает это ограничение. Ответ только с признанием добавляет абзац об ограничениях и тихо убирает самое сильное утверждение из аннотации, это вариант капитуляции, и он ослабляет статью, которую, возможно, не нужно было ослаблять.

Ответ, который только защищает, утверждает, что критика неверно понимает дизайн исследования, ссылается на анализ мощности и на этом останавливается, то есть это вариант борьбы, и он оставляет без ответа реальный пробел, отсутствие абзаца о ограничениях нигде в статье. Ответ, который делает и то и другое, добавляет абзац о ограничениях, который рецензент справедливо хочет видеть, сохраняет то утверждение, которое анализ мощности действительно поддерживает, и сообщает об этом редактору в одном предложении. Один и тот же комментарий, три разных письма, и только одно из них выглядит для редактора как подлинное улучшение статьи.

То, о чём на самом деле просит письмо с решением, зависит от того, являются ли правки существенными или несущественными, что изложено отдельно. Если ответ был отрицательным, у повторной подачи отклонённой статьи в другой журнал есть собственная страница.

В большинстве рекомендаций по самому письму с ответом этого нет, поскольку они обычно сосредоточены на оформлении: нумерованный список, структура «цитата, затем ответ», вежливая вводная фраза. Эти решения имеют гораздо меньшее значение, чем указанные выше оценочные суждения, и генератор ответа рецензентам, который начинает с реальных замечаний, позволяет быстрее перейти к оформлению, чем пустая страница, если более трудные решения уже приняты.

Основы оформления: длина, нумерация и тип файла

Нумеруйте каждый комментарий, включая подпункты одного комментария рецензента, который поднимает более одной проблемы, чтобы на комментарий можно было ссылаться по номеру в другом месте письма или в собственных заметках редактора. Не вставляйте новый абзац дважды, а вместо этого укажите, где именно находится изменение. Поскольку рецензент, сопоставляющий ответ с рукописью с пометками, всё равно сравнивает два документа, не включайте исходную формулировку рукописи в сам документ с ответом.

Длина определяется числом комментариев, а не целевым объёмом в страницах. Ответ на двенадцать комментариев от двух рецензентов может занимать четыре страницы, ответ на сорок комментариев от трёх рецензентов может занимать двенадцать, и это не признак того, что что-то пошло не так. Подайте его как отдельный файл, отдельно от сопроводительного письма и рукописи, в любом формате, который принимает система подачи журнала, почти всегда это документ Word или PDF. Назовите файл так, чтобы редактор мог понять его, не открывая, например, на основе идентификатора рукописи плюс "response to reviewers", а не как общее "revision.docx", которое выглядит так же, как загрузки всех остальных авторов на той неделе.

Является ли письмо-ответ рецензентам тем же самым, что и сопроводительное письмо?

Нет, и журналы, которые просят оба документа, ожидают от каждого разного. Сопроводительное письмо адресовано редактору, оно короткое и обосновывает соответствие статьи тематике и её значимость, в основном без изменений по сравнению с версией, поданной при первой отправке. Письмо-ответ рецензентам адресовано рецензентам не меньше, чем редактору, оно исчерпывающее, а не короткое, и существует только на этапе доработки, после появления комментариев, на которые нужно ответить.

Подготовка обоих документов с чистого листа занимает больше времени, чем нужно. response to reviewers generator от TextPulse создаёт структурированный первый черновик на основе ваших комментариев и решений, который затем можно отредактировать с учётом конкретных формулировок, о которых сказано выше, вместо того чтобы вручную выстраивать весь каркас документа. Относитесь к результату так же, как к черновику от коллеги: это отправная точка, к которой всё ещё нужно применить собственное суждение в каждом спорном месте.

Сама доработка представляет собой более крупную задачу. Очеловечивание исследовательской статьи рассматривается отдельно, как и обзор литературы, который рецензенты просят переписывать чаще, чем любой другой раздел.

Это отличается от шлифовки собственного текста рукописи, для чего и предназначен инструмент AI humanizer. Письмо с ответом и рукопись, это два разных документа, выполняющие две разные задачи, и к ним стоит относиться именно так, даже если срок сдачи у них один и тот же день.