Πώς να γράψετε συνοδευτική επιστολή για υποβολή σε περιοδικό

Ένας συντάκτης που επεξεργάζεται μια στοίβα από νέες υποβολές σπάνια ξεκινά από το ίδιο το χειρόγραφο. Τα περισσότερα συντακτικά συστήματα εμφανίζουν πρώτα την επιστολή συνοδείας, και ένας συντάκτης με σαράντα άλλα άρθρα σε αναμονή αποφασίζει μέσα σε λίγα λεπτά αν αυτό αξίζει καθόλου να σταλεί για κρίση. Μια επιστολή συνοδείας για υποβολή σε περιοδικό είναι το έγγραφο που διατυπώνει αυτό το επιχείρημα των δύο λεπτών, τι ισχυρίζεται η εργασία, γιατί έχει σημασία ειδικά για τους αναγνώστες αυτού του περιοδικού, και ότι η εργασία είναι πράγματι έτοιμη να κριθεί.

Αυτό το τεστ των δύο λεπτών εντάσσεται σε μια ευρύτερη διαδικασία που οι περισσότεροι συγγραφείς συναντούν μόνο όταν ένα χειρόγραφο είναι επιτέλους έτοιμο. Ο οδηγός του TextPulse για τη διαδικασία υποβολής σε περιοδικό καλύπτει τον αρχικό έλεγχο, την κρίση από ομοτίμους και τις αποφάσεις που μπορεί να επιστρέψει ένας συντάκτης, αυτό το κείμενο παραμένει στο ένα έγγραφο που γράφετε πριν ξεκινήσει οτιδήποτε από αυτά.

Σε τι χρησιμεύει στην πραγματικότητα μια επιστολή συνοδείας για υποβολή σε περιοδικό

Τα περιοδικά απορρίπτουν μεγάλο μέρος των υποβολών πριν τις δει έστω και ένας κριτής. Η ίδια η σελίδα υποστήριξης συγγραφέων του Elsevier αναφέρει ότι οι συντάκτες "reject between 30 and 50 percent of the articles submitted to Elsevier journals before they even reach the peer-review stage." Μια ξεχωριστή σελίδα του Elsevier τοποθετεί το ποσοστό που απορρίπτεται σε όλη τη διαδικασία, desk rejection συν απόρριψη μετά την κρίση, έως και 70 percent. Η τότε αρχισυντάκτρια του PLOS ONE ήταν πιο ακριβής για το δικό της περιοδικό, "we reject around 20% of submissions without review." Όποιος αριθμός κι αν ισχύει για ένα δεδομένο περιοδικό, το μοτίβο παραμένει, ένα σημαντικό ποσοστό αποφάσεων λαμβάνεται πριν αξιολογηθεί η επιστήμη, με βάση όσα μπορεί να δει ο συντάκτης στα πρώτα λίγα λεπτά.

Τα περισσότερα περιοδικά απαιτούν επιστολή συνοδείας και τη θεωρούν κάτι περισσότερο από τυπική γραφειοκρατία. Ένας συντάκτης που διαβάζει δεκάδες τέτοιες επιστολές την εβδομάδα αναπτύσσει ένα γρήγορο φίλτρο για το ποιες υποβολές αξίζουν πιο προσεκτική εξέταση, και μια επιστολή που επιτελεί αποτελεσματικά τον σκοπό της είναι ο ταχύτερος δρόμος μέσα από αυτό το φίλτρο. Το χειρόγραφο εξακολουθεί να πρέπει να κερδίσει την αποδοχή του. Η επιστολή χρειάζεται μόνο να κερδίσει στο χειρόγραφο μια δίκαιη ανάγνωση.

Τι ισχυρίζεται η εργασία, και γιατί το χρειάζονται οι αναγνώστες αυτού του περιοδικού

Το πρώτο καθήκον της επιστολής είναι να δηλώσει, με απλούς όρους, τι βρήκε η εργασία και γιατί αυτό έχει σημασία. Αυτό που χρειάζεται ένας συντάκτης είναι η μία πρόταση που θα μπορούσε να επαναλάβει σε έναν συνάδελφο, αυτή η εργασία δείχνει X, και αυτό έχει σημασία επειδή Y. Η επαναδιατύπωση των μεθόδων και των αποτελεσμάτων της περίληψης με διαφορετικά λόγια δεν προσφέρει τίποτα σε αυτό, επειδή ο συντάκτης έχει ήδη την περίληψη. Η ασαφής πλαισίωση εδώ είναι η πιο συνηθισμένη αδυναμία, επειδή διαβάζεται σαν η ίδια παράγραφος να μπορούσε να σταλεί σε οποιοδήποτε περιοδικό του πεδίου.

Η εξειδίκευση στο περιοδικό είναι εξίσου σημαντική με την εξειδίκευση στον ισχυρισμό. Η ίδια η συμβουλή της Elsevier προς τους συγγραφείς λέει, "Be sure to emphasize the research's novelty and broader implications to demonstrate its potential impact on the field." Αυτό σημαίνει το πεδίο που εξυπηρετεί το περιοδικό, όχι την επιστημονική περιοχή γενικά. Αν μια επιστολή μπορεί να σταλεί αμετάβλητη σε πέντε διαφορετικά περιοδικά, τότε αυτό το μέρος της εργασίας δεν έχει ολοκληρωθεί, ανεξάρτητα από το σε ποιο περιοδικό φτάνει.

Η αντιστοίχιση του ισχυρισμού με τους αναγνώστες αυτού του περιοδικού προϋποθέτει ότι το περιοδικό έχει ήδη επιλεγεί. Αν δεν έχει επιλεγεί, ένα journal finder tool περιορίζει τη λίστα ανά πεδίο, εύρος και κοινό πριν γραφτεί η επιστολή.

Η Δήλωση Πρωτοτυπίας και οι Δηλώσεις που Αναμένει ένα Περιοδικό

Κάθε περιοδικό θέλει σαφή επιβεβαίωση ότι η εργασία είναι πρωτότυπη και δεν έχει ήδη δημοσιευθεί ούτε τελεί υπό κρίση αλλού. Η ίδια η καθοδήγηση υποβολής της Springer Nature δίνει στους συγγραφείς την ακριβή πρόταση που πρέπει να χρησιμοποιήσουν: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." Η προσαρμογή μιας τόσο άμεσης πρότασης είναι ασφαλέστερη από το να γράψει κανείς τη δική του εκδοχή και να ελπίζει ότι καλύπτει όσα το περιοδικό χρειάζεται πραγματικά να ακούσει.

Το τι μετρά ως υποχρεωτική δήλωση δεν είναι το ίδιο παντού. Η ίδια η καθοδήγηση του Elsevier είναι σαφής ότι μια συνοδευτική επιστολή δεν πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες χρηματοδότησης, δηλώσεις συγγραφέων ή προτεινόμενους και αποκλειόμενους κριτές, καθώς το σύστημα υποβολής της συλλέγει και τα τρία ξεχωριστά. Το Springer Nature, αντίθετα, ενσωματώνει τα στοιχεία συμμόρφωσης μέσα στην ίδια την επιστολή, κλείνοντας με την αναφορά του αντίστοιχου συγγραφέα και με την αντιμετώπιση κάθε ειδικής απαίτησης του περιοδικού που απαριθμεί ο οδηγός για συγγραφείς. Όλο και συχνότερα, μία από αυτές τις απαιτήσεις είναι μια φράση σχετικά με το αν χρησιμοποιήθηκαν εργαλεία γενετικής AI οπουδήποτε στη συγγραφή, και η επεξεργασία ενός προσχεδίου μέσω ενός AI humanizer εκ των προτέρων δεν αίρει αυτή την υποχρέωση αν το ζητά το περιοδικό.

	Elsevier	Springer Nature	Wiley
Paper's claim and fit	Νεότητα και επίδραση στο πεδίο, επιβεβαίωση πρόσκλησης αν υπάρχει πρόσκληση	Τίτλος, τύπος άρθρου, υπόβαθρο, ευρήματα, συνάφεια με το πεδίο του περιοδικού	Κίνητρο, νεότητα, πρόοδος σε σχέση με προηγούμενη εργασία
Originality statement	Λεπτομέρειες προηγούμενων ή ταυτόχρονων υποβολών	Ακριβής πρόταση επιβεβαίωσης που παρέχεται από το ίδιο το Springer Nature	Δεν βρέθηκε μία ενιαία καθολική σελίδα
Suggested or excluded reviewers	Παραλείπονται, συλλέγονται σε ξεχωριστό πεδίο του συστήματος	Περιλαμβάνονται, με δηλωμένο λόγο για κάθε αποκλεισμό	Περιλαμβάνονται ανά περιοδικό, με αιτιολογήσεις
Funding and other declarations	Παραλείπονται, συλλέγονται ξεχωριστά	Ενσωματώνονται στην καταληκτική παράγραφο	Δεν βρέθηκε μία ενιαία καθολική σελίδα

Το Wiley δεν δημοσιεύει μία ενιαία πολιτική για συνοδευτικές επιστολές, όπως κάνουν το Elsevier και το Springer Nature. Οι οδηγίες του βρίσκονται αντίθετα στη σελίδα Notice to Authors κάθε επιμέρους περιοδικού, και το μοτίβο που επανέρχεται σε αυτές τις σελίδες είναι μια επιστολή που δηλώνει το κίνητρο και τη νεότητα της εργασίας, περιγράφει τα βασικά αποτελέσματα και τον τρόπο με τον οποίο προχωρούν πέρα από προηγούμενη εργασία, και κατονομάζει προτεινόμενους και αποκλειόμενους κριτές με λόγους για τον καθένα. Αντιμετωπίστε αυτό ως τη γενική μορφή και όχι ως σταθερό πρότυπο, και ελέγξτε τη δική του σελίδα του συγκεκριμένου περιοδικού πριν από την υποβολή.

Προτεινόμενοι και αποκλειόμενοι κριτές, όπου το περιοδικό τους ζητά

Όπου ένα περιοδικό ζητά πράγματι προτεινόμενους ή αποκλειόμενους κριτές, η επιστολή είναι το κατάλληλο σημείο για να τους κατονομάσετε, σύντομα και με αιτιολόγηση. Ένας προτεινόμενος κριτής δεν πρέπει να έχει πρόσφατη συνδημοσίευση, επίβλεψη ή θεσμικό δεσμό με οποιονδήποτε συγγραφέα, επειδή ένας συντάκτης που εντοπίζει αργότερα τη σύγκρουση έχει λόγο να δυσπιστεί και για το υπόλοιπο της επιστολής. Ένας αποκλειόμενος κριτής χρειάζεται δηλωμένο λόγο, όπως ένα ανταγωνιστικό έργο ή μια ανεπίλυτη διαφωνία στον κλάδο, όχι απλώς ένα όνομα που ο συγγραφέας θα προτιμούσε να αποφύγει.

Η δική του οδηγία του Elsevier είναι η εξαίρεση που αξίζει να θυμάστε, αφήστε τους κριτές εντελώς εκτός της επιστολής και χρησιμοποιήστε αντί αυτού το ειδικό πεδίο του συστήματος υποβολής. Η αποστολή στο Elsevier μιας παραγράφου με προτάσεις κριτών μέσα στην ίδια την επιστολή δεν θα εμποδίσει να προχωρήσει η υποβολή. Αυτό που κάνει είναι να δείχνει στον συντάκτη ότι ο συγγραφέας αντέγραψε ένα πρότυπο φτιαγμένο για διαφορετικό εκδότη.

Παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής για υποβολή σε περιοδικό που μπορείτε να προσαρμόσετε

Ακολουθεί μια πλήρης επιστολή, δομημένη από τα παραπάνω στοιχεία, απευθυνόμενη σε ονομασμένο συντάκτη και έτοιμη να προσαρμοστεί για συγκεκριμένο άρθρο και περιοδικό. Αντικαταστήστε κάθε τμήμα σε αγκύλες με τα στοιχεία του ίδιου του άρθρου.

Αγαπητέ Dr. [Editor's Surname], υποβάλλω το συνημμένο χειρόγραφο, [Manuscript Title], για αξιολόγηση ως [research article / review / case study] στο [Journal Name].

Η μελέτη αυτή δείχνει [το βασικό εύρημα, διατυπωμένο σε μία μόνο πρόταση], το οποίο έχει σημασία για τους αναγνώστες του [Journal Name] επειδή [η συγκεκριμένη συνάφεια με το πεδίο και το κοινό αυτού του περιοδικού, όχι με το πεδίο γενικά].

Επιβεβαιώνουμε ότι αυτό το χειρόγραφο δεν έχει δημοσιευθεί αλλού και δεν εξετάζεται από άλλο περιοδικό. Όλοι οι συγγραφείς έχουν εγκρίνει το χειρόγραφο και συμφωνούν με την υποβολή του στο [Journal Name]. [Προσθέστε οποιαδήποτε περαιτέρω δήλωση ειδική για το περιοδικό απαιτεί ο οδηγός για τους συγγραφείς: αναφορά έγκρισης δεοντολογίας, πηγή χρηματοδότησης, δήλωση σύγκρουσης συμφερόντων, δήλωση διαθεσιμότητας δεδομένων ή σημείωση σχετικά με τη χρήση γενετικής AI.]

[Manuscript Title] εμπίπτει στο πεδίο του [Journal Name] επειδή [μία ή δύο προτάσεις που συνδέουν τη μέθοδο ή το αντικείμενο της εργασίας με τους διατυπωμένους στόχους του περιοδικού, ιδανικά αναφέροντας ένα πρόσφατο άρθρο που δημοσίευσε το περιοδικό για σχετικό ζήτημα].

[Μόνο αν το περιοδικό ζητά προτάσεις κριτών:] Προτείνουμε τον Dr. [Name], [Institution], ως κριτή με σχετική εξειδίκευση στο [subfield], χωρίς πρόσφατη συν-συγγραφή ή θεσμική σύνδεση με οποιονδήποτε συγγραφέα. Ζητούμε να μην προσκληθεί ο Dr. [Name], [Institution], να αξιολογήσει το άρθρο, λόγω [a stated, specific reason].

Σας ευχαριστούμε που εξετάζετε αυτό το χειρόγραφο. Ο αντίστοιχος συγγραφέας είναι [Name, email address], και όλοι οι συγγραφείς έχουν εγκρίνει αυτή την υποβολή. Αναμένουμε την απάντησή σας. Με εκτίμηση, [Corresponding Author's Name].

Τι Δεν Πρέπει να Περιλαμβάνει μια Συνοδευτική Επιστολή

Μια παράγραφος που επαναδιατυπώνει τις μεθόδους και τα αποτελέσματα της περίληψης με ελαφρώς διαφορετικά λόγια σπαταλά το ένα μέρος της υποβολής που είναι βέβαιο ότι ο συντάκτης θα διαβάσει προσεκτικά. Ο ρόλος της επιστολής είναι να εξηγήσει γιατί η εργασία έχει σημασία και γιατί ειδικά αυτό το περιοδικό, όχι να επαναλάβει όσα ήδη καλύπτει η περίληψη.

Ο έπαινος για τη φήμη ή τον δείκτη απήχησης του περιοδικού διαβάζεται περισσότερο ως γέμισμα παρά ως ουσία. Οι συντάκτες βλέπουν αυτές τις ίδιες τρεις ή τέσσερις προτάσεις κολακείας αρκετά συχνά ώστε να τις αναγνωρίζουν αμέσως. Αν η αντιστοίχιση ανάμεσα στην εργασία και το περιοδικό είναι πραγματική, μια συγκεκριμένη πρόταση για το πεδίο το δείχνει πολύ καλύτερα από έναν έπαινο.

Μια επιστολή που ζητά ειδική μεταχείριση, γρήγορη απόφαση ή επιείκεια λόγω προθεσμίας φέρνει τον συντάκτη σε δύσκολη θέση και σπάνια αλλάζει το αποτέλεσμα. Η μόνη αποστολή της επιστολής είναι να υποστηρίξει την εργασία με βάση την αξία της, ένα αίτημα για χάρη υπονομεύει αυτή την επιχειρηματολογία αντί να την ενισχύει.

Η πλήρης λίστα ελέγχου υποβολής σε περιοδικό καλύπτει όλα όσα θα ζητήσει η πύλη μαζί με αυτήν, και η αποφυγή απόρριψης στο αρχικό στάδιο είναι το αποτέλεσμα στο οποίο στοχεύει όλη η διαδικασία.

Τίποτε από αυτά δεν χρειάζεται να ξεκινήσει από λευκή σελίδα. Ένας γεννήτρια συνοδευτικής επιστολής για περιοδικό μπορεί να παράγει ένα πρώτο προσχέδιο βασισμένο στα ίδια αυτά στοιχεία, το οποίο εξακολουθεί να χρειάζεται τη συγκεκριμένη διεκδίκηση, τη συγκεκριμένη καταλληλότητα για το περιοδικό και μια προσεκτική αντιπαραβολή με τον δικό του οδηγό για συγγραφείς του στοχευμένου περιοδικού πριν πλησιάσει οποιοδήποτε σύστημα υποβολής.