Λίστα ελέγχου υποβολής άρθρου πριν πατήσετε Υποβολή

Το χειρόγραφο έχει ολοκληρωθεί εδώ και μία εβδομάδα και η φόρμα υποβολής ακόμη όχι. Το μεγαλύτερο μέρος του υπολειπόμενου χρόνου αφιερώνεται σε έγγραφα που κανείς δεν συντάσσει ενώ γράφει μια εργασία: δήλωση διαθεσιμότητας δεδομένων, δήλωση χρηματοδότησης, δήλωση ανταγωνιστικών συμφερόντων και κατάλογο με το ποιος έκανε τι.

Μια λίστα ελέγχου υποβολής σε περιοδικό είναι πιο χρήσιμη όταν ακολουθεί τη σειρά με την οποία το σύστημα υποβολής ζητά τα στοιχεία, επειδή αυτή είναι η σειρά στην οποία ένα ελλείπον στοιχείο σας σταματά. Αυτό που ακολουθεί είναι αυτή η σειρά, από το αρχείο του χειρογράφου έως την οθόνη επιβεβαίωσης, μαζί με το στοιχείο που είναι πιο πιθανό να πάει στραβά σε κάθε βήμα.

Ένα σφάλμα μορφοποίησης είναι εδώ δαπανηρό: η δική του καθοδήγηση προς τους συγγραφείς του Elsevier κατονομάζει τη μη συμμόρφωση με τη μορφή και το "sloppy copy" μεταξύ των λόγων για τους οποίους ένα χειρόγραφο απορρίπτεται πριν από την κρίση, και το Springer Nature απαριθμεί την κακή δομή και την κακή παρουσίαση στη δική του ενημέρωση. Το τι συμβαίνει σε μια υποβολή αφού περάσει αυτή την οθόνη είναι ξεχωριστό θέμα.

Η Λίστα Ελέγχου Υποβολής σε Περιοδικό, με τη Σειρά που τη Ζητά η Πύλη

Το σύστημα υποβολής συγκεντρώνει τα στοιχεία σε σταθερή σειρά, το αρχείο του χειρογράφου, έπειτα τις δηλώσεις, έπειτα τις μεταφορτώσεις αρχείων, και έπειτα τη συνοδευτική επιστολή. Το μυστικό εδώ είναι να έχετε έτοιμη κάθε απάντηση όταν εμφανίζεται το αντίστοιχο πεδίο. Οτιδήποτε επινοείται μέσα στο πλαίσιο γράφεται υπό χρονική πίεση και σπάνια επανεξετάζεται.

Στοιχείο	Τι αναμένει η φόρμα	Το συνηθισμένο λάθος
Manuscript file	Ο δηλωμένος τύπος αρχείου, με αριθμούς γραμμών και σελίδων αν απαιτείται	Ονόματα συγγραφέων που παραμένουν στο αρχείο για περιοδικό με διπλή ανωνυμοποιημένη κρίση
Title and short title	Και τα δύο, εντός των ορίων χαρακτήρων του ίδιου του περιοδικού	Ένας σύντομος τίτλος γραμμένος ώστε να χωρά σε όριο άλλου περιοδικού
Abstract	Το όριο λέξεων του περιοδικού, και επικεφαλίδες μόνο αν τις ζητά	Ένα δομημένο abstract επικολλημένο σε περιοδικό που θέλει μία παράγραφο
Keywords	Ο αριθμός που ζητά το περιοδικό, στο δικό του πεδίο	Λέξεις επαναλαμβανόμενες από τον τίτλο, που δεν προσθέτουν νέα διαδρομή προς το άρθρο
Authors and affiliations	Πλήρη ονόματα, σειρά, ιδρύματα, ένας corresponding author	Μια σειρά συγγραφέων συμφωνημένη σε συζήτηση και ποτέ επιβεβαιωμένη γραπτώς
ORCID	Ένα καταχωρισμένο iD για τον corresponding author, συχνά για όλους τους συγγραφείς	Ένας coauthor που εγγράφεται για πρώτη φορά ενώ η φόρμα είναι ανοιχτή
Funding	Κάθε φορέας χρηματοδότησης, με αριθμούς επιχορήγησης ακριβώς όπως απονεμήθηκαν	Ένας αριθμός επιχορήγησης μεταγραμμένος από μνήμης
Competing interests	Μια δήλωση ακόμη και όταν δεν υπάρχουν, με τη διατύπωση του περιοδικού	Ένα κενό πεδίο αντί για δήλωση ότι δεν υπάρχουν
Data availability	Πού βρίσκονται τα δεδομένα, ή ένας δηλωμένος λόγος για τον οποίο δεν είναι διαθέσιμα	Δεδομένα κατόπιν αιτήματος, χωρίς κατονομαζόμενη επαφή και χωρίς αποθετήριο
Author contributions	Ποιος έκανε τι, συχνά σύμφωνα με μια καθορισμένη ταξινομία ρόλων	Ρόλοι που αποδίδονται κατά την υποβολή, με έναν coauthor μη προσβάσιμο
Ethics and consent	Φορέας έγκρισης, αριθμός αναφοράς, και διατύπωση συγκατάθεσης όπου σχετίζεται	Ο αριθμός έγκρισης που βρίσκεται στα αρχεία ενός επιβλέποντα
Figures and tables	Ξεχωριστά αρχεία figure στην δηλωμένη ανάλυση, αριθμημένα και με λεζάντες	Figures ενσωματωμένα στο manuscript όταν το περιοδικό τα θέλει χωριστά
Supplementary files	Με ετικέτα, και με αναφορά με το όνομά τους στο κείμενο του manuscript	Ένα supplementary file που το άρθρο δεν αναφέρει ποτέ
Suggested reviewers	Ονόματα, ιδρύματα και θεσμικά emails, με αποκλεισμένες συγκρούσεις	Ένας πρόσφατος coauthor, ο οποίος στη συνέχεια αποκλείεται
Cover letter	Απευθυνόμενη σε κατονομαζόμενο editor, με αναφορά σε αυτό το περιοδικό	Το όνομα του προηγούμενου περιοδικού παραμένει ακόμη στο αρχείο

Χειρόγραφο, Σχήματα, Πίνακες και Συμπληρωματικά Αρχεία

Αυτό είναι το ένα πράγμα που το σύστημα είναι πιο πιθανό να απορρίψει από ό,τι θα έκανε ένας άνθρωπος. Μορφή αρχείου, τα περιοδικά λένε ποιον τύπο αρχείου δέχονται. Πολλά προτιμούν συνεχείς αριθμούς γραμμών και σελίδων, ώστε ένας αξιολογητής να μπορεί να δείξει μια συγκεκριμένη γραμμή. Τα περιοδικά με διπλή ανωνυμοποίηση θέλουν να έχουν αφαιρεθεί από το αρχείο και τις ιδιότητες του εγγράφου, όπου αποθηκεύονται τα ονόματα των συγγραφέων, όλα τα στοιχεία ταυτοποίησης.

Δύο πράγματα μέσα στο χειρόγραφο αξίζει να ελεγχθούν σε σχέση με τη δική του σελίδα του περιοδικού στόχου και όχι με το τελευταίο περιοδικό στο οποίο υποβάλατε, το όριο λέξεων της περίληψης και αν η περίληψη δέχεται επικεφαλίδες. Τα περιοδικά IEEE απαιτούν μία παράγραφο 150 έως 250 λέξεων χωρίς αριθμημένες εξισώσεις, παραπομπές σε αναφορές ή υποσημειώσεις, ενώ το PLOS ONE επιτρέπει 300 λέξεις και ζητά να μην υπάρχουν επικεφαλίδες. Η συγγραφή περίληψης για ερευνητική εργασία που ήδη συμμορφώνεται με τους κανόνες του στόχου είναι ταχύτερη από την ανακατασκευή μιας που δεν συμμορφώνεται.

Τα σχήματα συνήθως μεταφορτώνονται ως ξεχωριστά αρχεία με δηλωμένη ελάχιστη ανάλυση και όχι ως εικόνες μέσα στο χειρόγραφο, και το κείμενο στη συνέχεια περιλαμβάνει λεζάντα και παραπομπή σε κάθε ένα. Οι πίνακες ανήκουν στο χειρόγραφο σε επεξεργάσιμη μορφή, όχι ως στιγμιότυπα οθόνης. Τα συμπληρωματικά αρχεία χρειάζονται ονόματα που να αντιστοιχούν στον τρόπο με τον οποίο το άρθρο αναφέρεται σε αυτά, αφού ένα αρχείο με όνομα appendix_final δεν λέει τίποτα στον αναγνώστη.

Τα όρια λέξεων ισχύουν για περισσότερα από το χειρόγραφο, την περίληψη, τον σύντομο τίτλο και, σε ορισμένα περιοδικά, μια δήλωση σημασίας ή μια σύνοψη σε απλή γλώσσα, καθεμία με το δικό της ανώτατο όριο. Ο έλεγχος κάθε στοιχείου σε σχέση με τον δηλωμένο αριθμό του περιοδικού υπερτερεί της ανακάλυψης της υπέρβασης μέσα σε ένα πεδίο πύλης που περικόπτει σιωπηρά. Ένα σύνολο δωρεάν εργαλείων γραφής που καλύπτει μετρήσεις λέξεων, κεφαλαιοποίηση τίτλων και μορφοποίηση αναφορών μετατρέπει αυτό το πέρασμα σε λίγα λεπτά.

Οι δηλώσεις που κανείς δεν συντάσσει μέχρι να τις ζητήσει η φόρμα

Τέσσερις δηλώσεις είναι καθιερωμένες στα μεγάλα περιοδικά και καμία από αυτές δεν συντάσσεται ενώ γράφεται η εργασία: συγκρουόμενα συμφέροντα, χρηματοδότηση, διαθεσιμότητα δεδομένων και συνεισφορές των συγγραφέων. Καθεμία απαιτεί λίγα λεπτά για να διατυπωθεί και ώρες για να συγκεντρωθούν τα στοιχεία, επειδή οι πληροφορίες βρίσκονται σε άλλους ανθρώπους.

Μια δήλωση συγκρουόμενων συμφερόντων απαιτείται είτε υπάρχουν είτε όχι, και ένα κενό πεδίο διαβάζεται ως παράλειψη και όχι ως δήλωση ότι δεν υπάρχουν. Οι δηλώσεις χρηματοδότησης θέλουν να κατονομάζεται κάθε φορέας χρηματοδότησης με τους αριθμούς επιχορήγησης ακριβώς όπως απονεμήθηκαν, κάτι που αξίζει να αντιγραφεί από την επιστολή απονομής και όχι από τη μνήμη ενός συνσυγγραφέα. Και οι δύο συνήθως εμφανίζονται τόσο στο χειρόγραφο όσο και στη φόρμα, επομένως το αρχείο και τα πεδία πρέπει να συμφωνούν.

Μια δήλωση διαθεσιμότητας δεδομένων λέει πού βρίσκονται τα δεδομένα και πώς τα προσεγγίζει ο αναγνώστης, ένα όνομα αποθετηρίου με αριθμό πρόσβασης, έναν δηλωμένο περιορισμό με τον λόγο του, ή μια σαφή δήλωση ότι δεν δημιουργήθηκαν νέα δεδομένα. Ορισμένα περιοδικά δέχονται δεδομένα διαθέσιμα κατόπιν αιτήματος από τον αντίστοιχο συγγραφέα και άλλα απαιτούν κατάθεση, επομένως ελέγξτε ποιο ισχύει για τον στόχο πριν γράψετε εκείνη την πρόταση.

Οι συνεισφορές των συγγραφέων καταγράφονται με βάση μια σταθερή ταξινομία σε πολλά περιοδικά, με κάθε κατονομαζόμενο συγγραφέα να αντιστοιχίζεται σε ρόλους όπως η σύλληψη της ιδέας, η μεθοδολογία, η ανάλυση ή η συγγραφή. Από κάτω βρίσκεται το δυσκολότερο ερώτημα, ποιος πληροί τις προϋποθέσεις για να θεωρηθεί καθόλου συγγραφέας. Η καθοδήγηση του COPE για τη συγγραφική ιδιότητα στηρίζεται σε δύο ελάχιστες απαιτήσεις, μια ουσιαστική συνεισφορά στο έργο και λογοδοσία για αυτό, και ευθυγραμμίζεται με το τετραμερές τεστ του ICMJE: ουσιαστική συνεισφορά στη σύλληψη, τον σχεδιασμό, την απόκτηση, την ανάλυση ή την ερμηνεία, σύνταξη ή κριτική αναθεώρηση του έργου, έγκριση της τελικής εκδοχής και συμφωνία να είναι κανείς υπεύθυνος για όλο αυτό. Οι συνεισφέροντες που πληρούν λιγότερες από και τις τέσσερις προϋποθέσεις αναγνωρίζονται αντί γι' αυτό, και η απόκτηση χρηματοδότησης, η γενική εποπτεία ή η γλωσσική επιμέλεια από μόνη της δεν καθιστά κανέναν συγγραφέα.

ORCID, Αξιολογητές και τα Στοιχεία που Εξαρτώνται από Άλλους Ανθρώπους

Πολλά περιοδικά πλέον απαιτούν ένα ORCID iD για τουλάχιστον τον αντίστοιχο συγγραφέα, και ορισμένα απαιτούν ένα για κάθε συγγραφέα του άρθρου. Πριν ανοίξετε τη φόρμα υποβολής, εγγραφείτε και συνδέστε το. Το πεδίο εμφανίζεται νωρίς, και ένας συνσυγγραφέας που δεν έχει εγγραφεί ποτέ γίνεται εμπόδιο στην πιο ακατάλληλη στιγμή.

Οι προτεινόμενοι κριτές είναι προαιρετικοί σε ορισμένα περιοδικά και υποχρεωτικοί σε άλλα, και ο χρήσιμος κατάλογος είναι ερευνητές που έχουν δημοσιεύσει πάνω στο ίδιο ερώτημα χωρίς καμία σχέση μαζί σας. Πρόσφατοι συνσυγγραφείς, συνάδελφοι στο δικό σας ίδρυμα και οποιοσδήποτε έχει ήδη διαβάσει το χειρόγραφο συνήθως εξαιρούνται. Τα ονόματα μπαίνουν στο ίδιο το πεδίο της φόρμας, η καθοδήγηση της Elsevier είναι σαφής ότι μια συνοδευτική επιστολή δεν πρέπει να περιλαμβάνει "funding information, author declarations, or suggested or opposed reviewers".

Η συνοδευτική επιστολή είναι ένα στοιχείο στη λίστα

Είναι το τελευταίο πεδίο στις περισσότερες φόρμες υποβολής, και επίσης το μόνο, το οποίο περιλαμβάνει γραφή, σε αντίθεση με την εισαγωγή δεδομένων. Η συνοδευτική επιστολή παρουσιάζει το άρθρο σε έναν συγκεκριμένο συντάκτη, εξηγεί τι νέο υπάρχει σε αυτό, και εξηγεί γιατί αυτό το περιοδικό. Υπάρχουν δύο πιθανές αποτυχίες εδώ, και οι δύο μηχανικές.

Η πρώτη είναι ότι το όνομα του προηγούμενου περιοδικού παραμένει στο αρχείο. Η καθοδήγηση της Springer Nature για τη συνοδευτική επιστολή ζητά μια πρόταση επιβεβαίωσης που κατονομάζει άμεσα τον στόχο: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." Το σύμβολο κράτησης θέσης υπάρχει επειδή η πρόταση επαναχρησιμοποιείται, και διατηρεί το όνομα του τελευταίου περιοδικού μέχρι κάποιος να το αλλάξει.

Το δεύτερο είναι να γεμίζετε την επιστολή με ό,τι έχει ήδη συλλέξει η φόρμα. Αυτό που πρέπει να υπάρχει εκεί, αντί γι’ αυτό, είναι κοντά στη δική του λίστα του Elsevier, η κατηγορία του χειρογράφου, μια σύντομη δήλωση του κεντρικού του θέματος, καθώς και η πρωτοτυπία του και οι ευρύτερες επιπτώσεις του για το πεδίο. Ένας γεννήτρια συνοδευτικής επιστολής για περιοδικό που ξεκινά από τον τίτλο του άρθρου, την περίληψη και το στοχευόμενο περιοδικό αφαιρεί το μέρος της κενής σελίδας, το κομμάτι που μένει για το τέλος.

Η αποφυγή desk rejection είναι ο λόγος για τον οποίο υπάρχει ο κατάλογος ελέγχου, και η απάντηση στα σχόλια των αξιολογητών είναι το επόμενο βήμα, αν το άρθρο τον περάσει.

Εκτελέστε ολόκληρη τη λίστα μία φορά με την πύλη ανοιχτή και χωρίς να έχει συμπληρωθεί τίποτα, ώστε να διαπιστώσετε τι λείπει όσο υπάρχει ακόμη χρόνος να το ζητήσετε από κάποιον. Το στοιχείο που σταματά μια υποβολή είναι σχεδόν ποτέ το χειρόγραφο. Είναι ο αριθμός έγκρισης δεοντολογίας σε έναν φάκελο του επιβλέποντα, και ο επιβλέπων βρίσκεται σε άδεια.