Lista de verificação para submissão de artigo antes de enviar

O manuscrito foi concluído há uma semana e o formulário de submissão ainda não. A maior parte do tempo restante é gasta com documentos que ninguém redige enquanto escreve um artigo: uma declaração de disponibilidade de dados, uma declaração de financiamento, uma declaração de interesses concorrentes e uma lista de quem fez o quê.

Uma lista de verificação de submissão de periódico é mais útil quando segue a ordem em que o sistema de submissão solicita as informações, porque essa é a ordem em que um item ausente impede o avanço. O que segue é essa ordem, do arquivo do manuscrito à tela de confirmação, com o ponto mais provável de falha em cada etapa.

Uma falha de formatação é custosa aqui: a própria orientação aos autores da Elsevier menciona a não conformidade de formato e o "sloppy copy" entre os motivos pelos quais um manuscrito é recusado antes da revisão, e a Springer Nature lista estrutura deficiente e apresentação deficiente em sua própria orientação. O que acontece com uma submissão depois que ela supera esta etapa é um assunto separado.

A Lista de Verificação de Submissão de Periódico, na Ordem em que o Portal Solicita

O sistema de submissão reúne os itens em uma ordem fixa, o arquivo do manuscrito, depois as declarações, depois os envios de arquivos, depois a carta de apresentação. O segredo aqui é ter cada resposta pronta quando o campo correspondente aparecer. Qualquer coisa inventada dentro da caixa é escrita sob pressão de tempo e raramente é revisitada.

Item	O que o formulário espera	O erro comum
Manuscript file	O tipo de arquivo declarado, com números de linha e de página, se exigido	Nomes dos autores deixados no arquivo para um periódico com dupla anonimização
Title and short title	Ambos, dentro dos próprios limites de caracteres do periódico	Um short title escrito para caber no limite de outro periódico
Abstract	O limite de palavras do periódico, e subtítulos apenas se ele os solicitar	Um resumo estruturado colado em um periódico que quer um único parágrafo
Keywords	O número solicitado pelo periódico, em seu próprio campo	Palavras repetidas do título, o que não acrescenta nenhuma nova via para o artigo
Authors and affiliations	Nomes completos, ordem, afiliações, um autor correspondente	Uma ordem de autores acordada em conversa e nunca confirmada por escrito
ORCID	Um iD registrado para o autor correspondente, muitas vezes para todos os autores	Um coautor se registrando pela primeira vez enquanto o formulário está aberto
Funding	Cada financiador, com números de concessão exatamente como atribuídos	Um número de concessão transcrito de memória
Competing interests	Uma declaração mesmo quando não houver nenhuma, na formulação do periódico	Um campo vazio em vez de uma declaração de que não existem
Data availability	Onde os dados estão, ou uma razão declarada para não estarem disponíveis	Dados mediante solicitação, sem contato nomeado e sem repositório
Author contributions	Quem fez o quê, muitas vezes de acordo com uma taxonomia fixa de funções	Funções atribuídas na submissão, com um coautor inacessível
Ethics and consent	Órgão de aprovação, número de referência e redação do consentimento, quando pertinente	O número de aprovação guardado nos arquivos de um orientador
Figures and tables	Arquivos de figuras separados, na resolução declarada, numerados e com legendas	Figuras incorporadas no manuscrito quando o periódico as quer separadas
Supplementary files	Rotulados, e mencionados pelo nome no texto do manuscrito	Um arquivo suplementar que o artigo nunca menciona
Suggested reviewers	Nomes, afiliações e e-mails institucionais, sem conflitos	Um coautor recente, que então é desqualificado
Cover letter	Endereçada a um editor nomeado, mencionando este periódico	O nome do periódico anterior ainda no arquivo

Manuscrito, figuras, tabelas e arquivos suplementares

Esta é a única coisa que o sistema tem mais probabilidade de rejeitar do que uma pessoa rejeitaria. Formato do arquivo: os periódicos dizem qual tipo de arquivo aceitam. Muitos preferem numeração contínua de linhas e páginas, para que um revisor possa apontar uma linha específica. Periódicos com anonimização dupla querem que os detalhes de identificação sejam removidos do arquivo e das propriedades do documento, onde os nomes dos autores são armazenados.

Duas coisas dentro do manuscrito valem ser verificadas na própria página do periódico-alvo, e não no último periódico para o qual você submeteu: o limite de palavras do resumo e se o resumo usa títulos. Periódicos IEEE exigem um único parágrafo de 150 a 250 palavras, sem equações numeradas, citações de referência ou notas de rodapé; PLOS ONE permite 300 palavras e pede que não haja títulos. Escrever um resumo para um artigo de pesquisa que já se ajuste às regras do alvo é mais rápido do que reconstruir um que não se ajusta.

As figuras geralmente são enviadas como arquivos separados, em uma resolução mínima especificada, e não como imagens dentro do manuscrito, e o texto então traz uma legenda e uma chamada para cada uma. As tabelas pertencem ao manuscrito em formato editável, não como capturas de tela. Os arquivos suplementares precisam de nomes que correspondam à forma como o artigo se refere a eles, já que um arquivo chamado appendix_final não diz nada ao leitor.

Limites de palavras se aplicam a mais do que o manuscrito: o resumo, o título curto e, em alguns periódicos, uma declaração de relevância ou um resumo em linguagem simples, cada um com seu próprio limite. Verificar cada um em relação ao número declarado pelo periódico é melhor do que descobrir o excesso dentro de um campo do portal que o trunca silenciosamente. Um conjunto de ferramentas gratuitas de escrita que cobre contagem de palavras, capitalização de títulos e formatação de referências transforma essa etapa em alguns minutos.

As declarações que ninguém redige até o formulário pedir

Quatro declarações são padrão nos principais periódicos e nenhuma delas é redigida enquanto o artigo está sendo escrito: conflitos de interesse, financiamento, disponibilidade de dados e contribuições dos autores. Cada uma leva minutos para ser redigida e horas para ser confirmada, porque a informação está com outras pessoas.

Uma declaração de conflitos de interesse é exigida exista ou não algum conflito, e um campo em branco soa como uma omissão, e não como uma declaração de que não há nenhum. As declarações de financiamento exigem que cada financiador seja nomeado com os números de concessão exatamente como foram atribuídos, algo que vale a pena copiar da carta de concessão em vez da memória de um coautor. Ambas geralmente aparecem no manuscrito e também no formulário, de modo que o arquivo e os campos precisam concordar.

Uma declaração de disponibilidade de dados informa onde os dados estão e como o leitor pode acessá-los: o nome de um repositório com um número de acesso, uma restrição declarada com o motivo para ela, ou uma declaração clara de que nenhum dado novo foi gerado. Alguns periódicos aceitam dados disponíveis mediante solicitação ao autor correspondente, e outros exigem um depósito, então verifique qual é a exigência do periódico-alvo antes de escrever essa frase.

As contribuições dos autores são registradas segundo uma taxonomia fixa em muitos periódicos, com cada autor nomeado mapeado para funções como conceitualização, metodologia, análise ou redação. Por trás disso está a questão mais difícil de quem, de fato, se qualifica como autor. A orientação de autoria da COPE se baseia em dois requisitos mínimos, uma contribuição substancial para o trabalho e responsabilidade por ele, e se alinha ao teste em quatro partes da ICMJE: contribuição substancial para a concepção, o desenho, a aquisição, a análise ou a interpretação; redação ou revisão crítica do trabalho; aprovação da versão final; e concordância em ser responsável por todo o conteúdo. Colaboradores que atendem a menos do que as quatro condições são, em vez disso, mencionados nos agradecimentos, e a obtenção de financiamento, a supervisão geral ou a edição de idioma, isoladamente, não qualificam ninguém.

ORCID, revisores e os itens que dependem de outras pessoas

Muitos periódicos agora exigem um ORCID iD para pelo menos o autor correspondente, e alguns exigem um para cada autor do artigo. Antes de abrir o formulário de submissão, registre-o e vincule-o. O campo aparece cedo, e um coautor que nunca se registrou torna-se um obstáculo no pior momento.

Os revisores sugeridos são opcionais em alguns periódicos e obrigatórios em outros, e a lista útil é a de pesquisadores que publicaram sobre a mesma questão sem vínculo com você. Coautores recentes, colegas da sua própria instituição e qualquer pessoa que já tenha lido o manuscrito normalmente são excluídos. Os nomes vão no campo próprio do formulário: a orientação da Elsevier é explícita ao afirmar que uma carta de apresentação não deve incluir "informações de financiamento, declarações dos autores, ou revisores sugeridos ou opostos".

A Carta de Apresentação É Um Item Na Lista

É o último campo na maioria dos formulários de submissão e também o único que envolve redação, em vez de inserção de dados. A carta de apresentação introduz o artigo a um editor identificado, explica o que há de novo nele e explica por que este periódico. Há duas falhas possíveis aqui, ambas mecânicas.

A primeira é o nome do periódico anterior permanecer no arquivo. A orientação de carta de apresentação da Springer Nature pede uma frase de confirmação que nomeie diretamente o destino: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." O espaço reservado existe porque a frase é reutilizada, e ela carrega o nome do último periódico até que alguém o altere.

A segunda é preencher a carta com o que o formulário já coletou. O que deve estar ali, em vez disso, é próximo da própria lista da Elsevier: a categoria do manuscrito, uma breve declaração de seu tema central, e sua novidade e implicações mais amplas para a área. Um gerador de carta de apresentação para periódico que parte do título do artigo, do resumo e do periódico-alvo elimina a parte da página em branco, o trecho que fica para o final.

Evitar a rejeição na triagem editorial é para isso que serve a lista de verificação, e responder aos comentários dos revisores é a etapa que segue se o artigo a superar.

Percorra toda a lista uma vez com o portal aberto e nada preenchido, para descobrir o que está faltando enquanto ainda há tempo de pedir isso a alguém. O item que impede uma submissão quase nunca é o manuscrito. É o número da aprovação ética no arquivo de um orientador, e o orientador está de licença.