Cum să redactezi o scrisoare de intenție pentru trimiterea la jurnal

Un editor care parcurge un teanc de noi trimiteri rareori începe cu manuscrisul în sine. Majoritatea sistemelor editoriale afișează mai întâi scrisoarea de intenție, iar un editor cu alte patruzeci de lucrări în așteptare decide în câteva minute dacă aceasta merită sau nu să fie trimisă la evaluare. O scrisoare de intenție pentru trimiterea la jurnal este documentul care formulează acest argument în două minute: ce susține lucrarea, de ce contează pentru cititorii acestui jurnal în mod specific și că lucrarea este într-adevăr pregătită să fie evaluată.

Acest test de două minute se înscrie într-un proces mai lung pe care cei mai mulți autori îl întâlnesc abia atunci când un manuscris este în sfârșit pregătit. Ghidul TextPulse privind procesul de trimitere la jurnal acoperă trierea, evaluarea de către colegi și deciziile pe care le poate returna un editor, acest text rămâne concentrat pe singurul document pe care îl scrieți înainte ca oricare dintre acestea să înceapă.

La ce servește de fapt o scrisoare de intenție pentru trimiterea la jurnal

Jurnalele resping o mare parte dintre trimiteri înainte ca măcar un singur evaluator să le vadă. Pagina de asistență pentru autori a Elsevier afirmă că editorii „respinge între 30 și 50 percent dintre articolele trimise la jurnalele Elsevier înainte ca acestea să ajungă chiar la etapa de peer review.” O pagină separată Elsevier plasează ponderea respinsă pe întregul proces, respingere la birou plus după evaluare, la până la 70 percent. Fostul redactor-șef al PLOS ONE a fost mai precisă în privința propriului jurnal: „respingem în jur de 20% dintre trimiteri fără evaluare.” Indiferent ce număr se aplică unui anumit jurnal, tiparul rămâne același: o parte semnificativă a deciziilor are loc înainte ca știința să fie evaluată, pe baza a ceea ce poate vedea editorul în primele câteva minute.

Majoritatea jurnalelor solicită o scrisoare de intenție și o tratează ca pe mai mult decât o formalitate. Un editor care citește zeci de astfel de scrisori pe săptămână își formează rapid un filtru pentru a stabili care trimiteri merită o examinare mai atentă, iar o scrisoare care își îndeplinește eficient rolul este cea mai rapidă cale prin acest filtru. Manuscrisul trebuie în continuare să își câștige acceptarea. Scrisoarea trebuie doar să îi câștige manuscrisului o lectură corectă.

Ce susține lucrarea și de ce au nevoie cititorii acestui jurnal de ea

Prima sarcină a scrisorii este să enunțe, în termeni simpli, ce a constatat articolul și de ce contează. Ceea ce are nevoie un editor este propoziția unică pe care ar putea să o repete unui coleg: acest articol arată X, iar acest lucru contează deoarece Y. Reformularea metodelor și rezultatelor din rezumat cu alte cuvinte nu ajută cu nimic în această privință, deoarece editorul are deja rezumatul. O formulare vagă aici este cea mai frecventă slăbiciune, deoarece se citește ca și cum același paragraf ar putea fi trimis oricărei reviste din domeniu.

Specificitatea față de revistă este la fel de importantă ca specificitatea față de afirmație. Propriile recomandări ale Elsevier pentru autori spun: "Be sure to emphasize the research's novelty and broader implications to demonstrate its potential impact on the field." Aceasta înseamnă domeniul pe care îl deservește revista, nu disciplina în general. Dacă o scrisoare poate fi trimisă neschimbată la cinci reviste diferite, atunci această parte a sarcinii nu a fost îndeplinită, indiferent de revista la care ajunge.

Ajustarea afirmației la cititorii acestei reviste presupune că revista a fost deja aleasă. Dacă nu a fost, un journal finder tool restrânge lista după domeniu, arie de acoperire și public înainte ca scrisoarea să fie redactată.

Declarația de originalitate și declarațiile pe care le așteaptă o revistă

Fiecare revistă dorește o confirmare neechivocă a faptului că lucrarea este originală și nu a fost deja publicată sau nu se află în evaluare în altă parte. Ghidul propriu de trimitere al Springer Nature le oferă autorilor propoziția exactă de folosit: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." Adaptarea unei propoziții atât de directe este mai sigură decât redactarea propriei versiuni și speranța că aceasta acoperă ceea ce revista trebuie, de fapt, să audă.

Ceea ce contează ca declarație obligatorie nu este același lucru peste tot. Ghidul propriu al Elsevier precizează în mod explicit că o scrisoare de intenție nu ar trebui să includă informații despre finanțare, declarații ale autorilor sau recenzori sugerați și recenzori excluși, deoarece sistemul său de trimitere colectează separat toate cele trei elemente. Springer Nature, în schimb, integrează elementele de conformitate în chiar scrisoarea respectivă, încheind prin numirea autorului corespondent și prin abordarea oricărei cerințe specifice revistei pe care o enumeră ghidul pentru autori. Tot mai des, una dintre aceste cerințe este o mențiune privind dacă instrumente de inteligență artificială generativă au fost folosite în vreun punct al redactării, iar trecerea mai întâi a unui draft printr-un AI humanizer nu înlătură această obligație dacă revista o solicită.

	Elsevier	Springer Nature	Wiley
Afirmarea și adecvarea lucrării	Noutatea și impactul în domeniu, confirmarea invitației dacă a existat o invitație	Titlul, tipul articolului, contextul, rezultatele, adecvarea la domeniul revistei	Motivația, noutatea, avansul față de lucrările anterioare
Declarație de originalitate	Detalii despre trimiteri anterioare sau concomitente	Fraza exactă de confirmare furnizată chiar de Springer Nature	Nu a fost găsită o singură pagină universală
Recenzori sugerați sau excluși	Omisă, colectată într-un câmp separat al sistemului	Inclusă, cu un motiv declarat pentru orice excludere	Inclusă în funcție de revistă, cu motive
Finanțare și alte declarații	Omisă, colectată separat	Integrate în paragraful de încheiere	Nu a fost găsită o singură pagină universală

Wiley nu publică o politică universală privind scrisoarea de intenție, așa cum fac Elsevier și Springer Nature. Îndrumările sale se află, în schimb, pe pagina Notice to Authors a fiecărui jurnal, iar tiparul care reapare pe aceste pagini este o scrisoare care afirmă motivația și noutatea lucrării, descrie rezultatele principale și modul în care acestea avansează față de lucrările anterioare, și numește recenzenți sugerați și excluși, cu motive pentru fiecare. Tratați acest lucru ca formă generală, nu ca șablon fix, și verificați pagina proprie a jurnalului înainte de trimitere.

Recenzenți sugerați și excluși, acolo unde jurnalul îi solicită

Acolo unde un jurnal solicită recenzenți sugerați sau excluși, scrisoarea este locul în care să îi numiți, pe scurt și cu motive. Un recenzent sugerat nu ar trebui să aibă nicio coautorat recent, relație de supervizare sau legătură instituțională cu vreun autor, deoarece un editor care observă conflictul mai târziu are motive să se îndoiască și de restul scrisorii. Un recenzent exclus are nevoie de un motiv declarat, cum ar fi un proiect concurent sau un dezacord nerezolvat în domeniu, nu pur și simplu de un nume pe care autorul ar prefera să îl evite.

Instrucțiunea proprie a Elsevier este excepția care merită reținută, lăsați recenzenții complet în afara scrisorii și folosiți în schimb câmpul dedicat din sistemul de trimitere. Trimiterea către Elsevier a unui paragraf cu sugestii de recenzenți în interiorul scrisorii nu va împiedica procesarea trimiterii. Ceea ce face este să arate editorului că autorul a copiat un șablon construit pentru un alt editor.

Exemplu de scrisoare de intenție pentru trimiterea la jurnal pe care îl puteți adapta

Iată o scrisoare completă construită din elementele de mai sus, adresată unui editor numit și gata de adaptare pentru un anumit articol și jurnal. Înlocuiți fiecare secțiune dintre paranteze cu detaliile proprii ale articolului.

Stimate Dr. [Editor's Surname], vă trimit manuscrisul anexat, [Manuscript Title], pentru evaluare ca [research article / review / case study] în [Journal Name].

Acest studiu arată [the core finding, stated as a single sentence], ceea ce este important pentru cititorii [Journal Name] deoarece [the specific relevance to this journal's scope and audience, not the field in general].

Confirmăm că acest manuscris nu a fost publicat în altă parte și nu se află în evaluare la o altă revistă. Toți autorii au aprobat manuscrisul și sunt de acord cu trimiterea lui către [Journal Name]. [Adăugați orice altă declarație specifică revistei cerută de ghidul pentru autori: referința aprobării etice, sursa finanțării, declarația privind conflictul de interese, declarația privind disponibilitatea datelor sau o mențiune privind utilizarea IA generative.]

[Manuscript Title] se încadrează în domeniul [Journal Name] deoarece [una sau două propoziții care leagă metoda sau subiectul lucrării de obiectivele declarate ale revistei, ideal menționând un articol recent publicat de revistă pe o întrebare înrudită].

[Numai dacă revista solicită sugestii de recenzori:] Îl sugerăm pe Dr. [Name], [Institution], ca recenzor cu expertiză relevantă în [subfield], fără coautorat recent sau legătură instituțională cu vreun autor. Solicităm ca Dr. [Name], [Institution], să nu fie invitat să revizuiască, din cauza [un motiv specific, declarat].

Vă mulțumim pentru luarea în considerare a acestui manuscris. Autorul corespondent este [Name, email address], iar toți autorii au aprobat această trimitere. Așteptăm cu interes răspunsul dumneavoastră. Cu stimă, [Corresponding Author's Name].

Ce nu trebuie inclus într-o scrisoare de însoțire

Un paragraf care reformulează metodele și rezultatele din rezumat în cuvinte ușor diferite irosește singura parte a trimiterii pe care un editor este garantat să o citească atent. Rolul scrisorii este să explice de ce contează articolul și de ce tocmai această revistă, nu să repete ceea ce acoperă deja rezumatul.

Laudele aduse reputației revistei sau factorului de impact sună ca umplutură, nu ca substanță. Editorii văd suficient de des aceleași trei sau patru propoziții de elogiu pentru a le recunoaște imediat. Dacă potrivirea dintre articol și revistă este reală, o propoziție specifică despre domeniu o arată mult mai bine decât un compliment.

O scrisoare care solicită o considerație specială, o decizie rapidă sau îngăduință din cauza unui termen limită îl pune pe editor într-o poziție stânjenitoare și rareori schimbă rezultatul. Singura sarcină a scrisorii este să susțină cazul pentru articol pe baza meritelor sale, o cerere de favoare subminează acest caz, în loc să îl întărească.

Lista completă de verificare pentru trimiterea la jurnal acoperă tot ceea ce portalul va solicita împreună cu aceasta, iar evitarea respingerii din birou este rezultatul spre care este orientat întregul demers.

Nimic din toate acestea nu trebuie să pornească de la o pagină albă. Un generator de scrisoare de intenție pentru jurnal poate produce o primă versiune construită în jurul acestor aceleași elemente, care încă are nevoie de afirmația specifică, de potrivirea specifică cu jurnalul și de o lectură atentă în raport cu propriul ghid pentru autori al jurnalului țintă înainte de a ajunge în apropierea unui sistem de trimitere.