Cum să redactezi o scrisoare de răspuns către recenzori

Un editor deschide o resubmisie și citește scrisoarea de răspuns înainte de a reciti o singură pagină a manuscrisului revizuit. Dacă acea scrisoare are trei paragrafe de reasigurare generală, fără nicio referire la un comentariu specific, editorul și-a format deja o opinie despre revizie înainte de a verifica dacă aceasta se susține. Un șablon de scrisoare de răspuns la recenzenți există tocmai pentru a preveni acest lucru, un document structurat astfel încât un editor să poată verifica, comentariu cu comentariu, că fiecare îngrijorare a primit un răspuns real.

Aceasta se referă la scrisoarea în sine, nu la munca mai amplă de a decide cum să răspunzi la o obiecție substanțială a unui recenzent. Acea luare a deciziilor se află în afara acestui material, împreună cu procesul mai larg de trimitere la jurnal căruia îi aparține scrisoarea. Presupune că știi deja ce urmează să modifici. Ceea ce urmează este modul de a pune acea decizie pe hârtie în forma pe care un editor este obișnuit să o citească, structura, formatul tabelar pe care majoritatea jurnalelor îl așteaptă acum și formularea specifică ce păstrează un dezacord profesional, nu defensiv.

Ce trebuie să conțină o scrisoare de răspuns la recenzenți

Trei părți, în aceeași ordine de fiecare dată. Un scurt început care le mulțumește recenzenților și editorului și afirmă, într-o singură propoziție, ce s-a schimbat în ansamblu. O secțiune punct cu punct care parcurge fiecare comentariu de la fiecare recenzent, în ordinea în care recenzentul le-a ridicat. O frază de încheiere care confirmă că nimic nu a rămas fără răspuns. Editorii citesc foarte multe astfel de scrisori, iar o scrisoare care urmează forma așteptată este citită mai repede și cu mai multă bunăvoință decât una care reorganizează comentariile în ordinea preferată de autor.

Paragraful de deschidere nu este locul pentru argumentul tău. Păstrează-l pentru secțiunea punct cu punct, unde un comentariu specific poate primi un răspuns specific. Una sau două propoziții, mulțumind editorului și recenzenților prin rol, nu prin nume, dacă evaluarea a fost oarbă, și o afirmație clară că urmează un răspuns detaliat, sunt suficiente.

Șablonul de scrisoare de răspuns la recenzenți pe care îl așteaptă editorii

Trei coloane acoperă aproape orice caz: comentariul recenzorului, citat sau parafrazat îndeaproape; răspunsul autorului, care precizează ce s-a făcut sau de ce nu s-a schimbat nimic; și locația, o pagină, o secțiune sau un număr de linie din manuscrisul revizuit unde schimbarea este vizibilă. Un tabel impune această disciplină într-un mod în care paragrafele cursive nu o fac, deoarece o celulă goală este evidentă, iar un paragraf care se îndepărtează de comentariul real nu este.

Comentariul recenzorului	Răspunsul autorului	Unde este abordat
Reviewer 2: "The sample size is not justified."	Am adăugat un calcul de putere și am citat ipotezele pe care se bazează.	Metode, paragraful 2
Reviewer 1: "Figure 3 is hard to read."	Am redesenat-o la o rezoluție mai mare, cu o legendă mai mare.	Figure 3
Reviewer 1: "The discussion overstates the finding."	Am atenuat afirmația și am adăugat limitarea menționată de recenzor.	Discuție, ultimul paragraf

Tabelul își justifică existența dacă există zece sau mai multe comentarii de la doi sau trei recenzori. Unele reviste vor accepta o listă numerotată cu aceleași trei informații, transformate într-un scurt paragraf pentru fiecare comentariu, dar varianta tabelară nu este niciodată greșită, așa că este opțiunea implicită sigură atunci când propriile instrucțiuni ale unei reviste nu specifică un format. Când aveți dubii, folosiți tabelul indiferent de numărul comentariilor, un editor care parcurge rapid o resubmisie sub presiunea unui termen limită citește un tabel mai repede decât un paragraf, indiferent de lungimea revizuirii de fond.

Cum să formulați un dezacord cu un recenzor

Dezacordul își are locul în scrisoarea de răspuns la fel de des ca și acordul, o scrisoare care cedează în fața fiecărui comentariu înseamnă de obicei modificări care se contrazic între ele până la a treia pagină. Ceea ce se schimbă nu este dacă ripostați, ci cum o faceți. Începeți cu punctul de vedere al recenzorului formulat corect, în propriile cuvinte, înainte de a explica de ce nu faceți schimbarea. Un recenzor care nu își recunoaște propriul comentariu în rezumatul dumneavoastră nu va citi cu bunăvoință restul răspunsului.

Ghidajul propriu al APA pentru autorii care răspund recenzenților recomandă separarea vizuală a răspunsului de comentariul recenzentului, folosind o etichetă precum "author response" sau o culoare diferită a fontului ori o indentare, și citarea paginii, paragrafului sau liniei exacte unde apare o modificare, în locul descrierii ei în termeni generali. Aceeași sursă este explicită în privința dezacordului: formulați o justificare pentru decizie, nu doar decizia. "We have not made this change because..." urmat de un motiv real este un răspuns complet. "We disagree" de unul singur nu este.

O scrisoare de răspuns care se sprijină pe același mic set de fraze standard pentru fiecare obiecție, "we respectfully disagree" și "we believe the original wording is clearer" repetate de-a lungul documentului, pare șablonată chiar și atunci când fiecare dezacord individual este bine argumentat. Aceeași varietate care împiedică un capitol de teză să pară scris de o mașină se aplică și aici. Ghidul secțiune cu secțiune al TextPulse pentru un humanizer AI pentru scriere academică section-by-section guide to an AI humanizer for academic writing acoperă această varietate în capitolele însele, iar scrisoarea de răspuns are nevoie de aceeași disciplină, propoziție cu propoziție, nu doar secțiune cu secțiune.

Ce să Faceți Când Doi Recenzenți Se Contrazic Între Ei

Recenzentul 1 dorește extinderea cadrului teoretic. Recenzentul 2 dorește reducerea lui pentru a scurta textul. Ambele comentarii sunt rezonabile în sine, iar o scrisoare de răspuns care încearcă să le satisfacă pe amândouă în mod literal, de obicei nu satisface niciuna. Numți contradicția direct în răspunsul dvs. către fiecare recenzent, în loc să alegeți un comentariu și să îl ignorați în tăcere.

Explicați alegerea pe care ați făcut-o și de ce, adresându-vă ambilor recenzenți prin număr, astfel încât fiecare să poată vedea că ați citit și comentariul celuilalt. "Reviewer 2 raised the opposite concern about length; we have kept the framework at its current length as a middle position, expanding only the paragraph Reviewer 1 flagged as unclear rather than the whole section." Acea propoziție recunoaște ambii recenzenți, enunță decizia și oferă un motiv, ceea ce ar trebui să facă fiecare intrare din tabel, indiferent dacă observațiile intră sau nu în conflict.

Dacă contradicția este suficient de gravă încât satisfacerea unui recenzent înseamnă respingerea vizibilă a punctului principal al celuilalt, spuneți-i asta editorului direct în secțiunea de deschidere, nu îngropați observația în tabel. Editorii rezolvă în mod curent conflictele dintre recenzenți, nu pot rezolva unul despre care nu știu că există.

Stabilirea a ceea ce trebuie admis și a ceea ce trebuie apărat

Când să admiteți un punct

Dacă recenzentul are dreptate, admiteți acest lucru, acesta este cazul evident. Dacă recenzentul greșește în privința a ceva în care ar greși și un cititor obișnuit, atunci admiteți acest lucru. Dacă articolul necesită trei propoziții de explicație privată pentru a clarifica punctul în scrisoarea de răspuns, atunci articolul nu îl explica atât de bine pe cât ar fi trebuit. Corectați pasajul, mulțumiți recenzentului pentru că l-a observat și păstrați răspunsul la un paragraf scurt.

Un al doilea caz, mai puțin confortabil, este admiterea unui punct care este corect, dar minor, în care a argumenta împotriva lui ar costa mai multă credibilitate decât costă efortul corectarea. Rescrierea unei propoziții durează zece minute. Contestarea unei modificări care nu trebuia contestată îi spune editorului că autorul ține scorul în loc să îmbunătățească articolul.

Pasajele rescrise pentru a satisface un recenzent sună adesea mai rigid decât restul manuscrisului, deoarece au fost redactate rapid și sub presiunea termenului limită, nu revizuite pe îndelete. Trecerea noului paragraf prin un AI humanizer înainte de a reveni la editor închide acest decalaj, astfel încât admiterea să sune ca restul articolului, nu ca un petic cusut ulterior.

Când să vă mențineți poziția

Mențineți-vă poziția atunci când o sugestie ar schimba ceea ce afirmă efectiv articolul, nu doar modul în care este formulat, iar afirmația inițială este cea susținută de date. O critică metodologică care este, de fapt, o cerere pentru un alt design de studiu nu se acomodează printr-un paragraf de precauții. Primește un răspuns direct, bazat pe dovezi, privind motivul pentru care designul folosit este cel potrivit pentru întrebarea pusă.

Un răspuns ferm și unul defensiv pot spune aproape același lucru și totuși să pară complet diferit pentru un editor. Formulați cu exactitate punctul de vedere al recenzentului înainte de a nu fi de acord cu el, citați linia, tabelul sau analiza specifică ce susține poziția lucrării și opriți-vă aici. Un răspuns care reia același argument timp de trei paragrafe după ce l-a formulat o dată pare că încearcă să câștige, nu să lămurească o întrebare. A trece un paragraf ferm printr-un academic tone converter înainte de trimitere merită cele două minute, deoarece surprinde formulări care par sigure în mintea autorului și combative pe ecranul unui editor.

Când un recenzent a înțeles greșit lucrarea

Fiecare autor primește, în cele din urmă, un comentariu care are sens doar dacă recenzentul a sărit peste o secțiune, a reținut greșit un număr sau a citit din greșeală o versiune anterioară pe care i-a trimis-o un coautor. Impulsul este să spuneți acest lucru pe față. Rezistați versiunii directe a acestui impuls.

Indicați locul exact în care lucrarea răspunde deja comentariului. Citați propoziția relevantă. Adăugați o singură linie de clarificare dacă pasajul ar putea fi mai precis. Faceți aceeași treabă ca formularea „recenzentul a omis acest lucru”, evitând totodată ca o corectare factuală să sune ca o eroare factuală. „Secțiunea 3.2 prezintă direct această comparație, iar acolo a fost adăugată o propoziție pentru a face rezultatul mai explicit.” De obicei, pasajul chiar avea oricum loc să fie mai clar, ceea ce este adesea motivul pentru care a apărut în primul rând înțelegerea greșită.

Un comentariu, răspuns în trei moduri

O singură scrisoare de decizie conține adesea, în miniatură, toate cele trei situații. Luați un comentariu al recenzentului care spune: dimensiunea eșantionului pare mică pentru afirmațiile făcute, iar discuția nu abordează această limitare. Un răspuns care admite doar această limitare adaugă un paragraf despre limitări și elimină în tăcere cea mai puternică afirmație din rezumat, ceea ce este versiunea de capitulare, și slăbește o lucrare care poate că nu avea nevoie să fie slăbită.

Un răspuns de tip defend-only susține că critica a înțeles greșit designul studiului, citează o analiză de putere și se oprește acolo, ceea ce este varianta de tip fight, iar astfel lasă neabordată lacuna reală, nu exista nicăieri în articol un paragraf despre limitări. Răspunsul care le face pe amândouă adaugă paragraful despre limitări pe care recenzorul are dreptate să îl ceară, păstrează afirmația pe care analiza de putere o susține de fapt și spune acest lucru editorului într-o singură propoziție. Același comentariu, trei scrisori diferite, și doar una dintre ele îi apare unui editor ca o îmbunătățire reală a articolului.

Ceea ce cere de fapt scrisoarea de decizie depinde de dacă revizuirile sunt majore sau minore, ceea ce este prezentat separat. Dacă răspunsul a fost nu, retrimitererea unui articol respins în altă parte are propria pagină.

Nimic din toate acestea nu apare în cea mai mare parte a ghidajului despre scrisoarea de răspuns în sine, care tinde să se concentreze pe formatare: o listă numerotată, o structură de tip citat apoi răspuns, o frază de deschidere politicoasă. Aceste alegeri contează mult mai puțin decât deciziile de judecată de mai sus, iar un response to reviewers generator care pornește de la comentariile reale este o cale mai rapidă către formatare decât o pagină goală, odată ce deciziile mai dificile au fost deja luate.

Noțiuni de bază privind formatarea: lungime, numerotare și tipul fișierului

Numerotați fiecare comentariu, inclusiv subpărțile unui singur comentariu al recenzorului care ridică mai mult de o problemă, astfel încât un comentariu să poată fi menționat prin număr în altă parte a scrisorii sau în propriile note ale editorului. Nu lipiți paragraful nou de două ori, ci indicați în schimb unde se află modificarea. Deoarece un recenzor care verifică răspunsul în raport cu un manuscris adnotat compară oricum două documente, păstrați formularea originală a manuscrisului în afara documentului de răspuns propriu-zis.

Lungimea rezultă din numărul de comentarii, nu dintr-un număr țintă de pagini. Un răspuns la douăsprezece comentarii de la doi recenzori ar putea avea patru pagini, un răspuns la patruzeci de comentarii de la trei recenzori ar putea avea douăsprezece, iar acest lucru nu este un semn că ceva a mers prost. Trimiteți-l ca fișier separat, distinct de scrisoarea de intenție și de manuscris, în orice format acceptă sistemul de trimitere al revistei, aproape întotdeauna un document Word sau un PDF. Denumiți fișierul astfel încât un editor să îl poată identifica fără să îl deschidă mai întâi, ceva construit din ID-ul manuscrisului plus "response to reviewers", mai degrabă decât un generic "revision.docx" care arată identic cu încărcarea fiecărui alt autor din acea săptămână.

Este o scrisoare de răspuns la recenzori la fel ca o scrisoare de intenție?

Nu, iar revistele care le cer pe amândouă vor lucruri diferite de la fiecare. O scrisoare de intenție este adresată editorului, este scurtă și argumentează potrivirea și importanța lucrării, în mare parte neschimbată față de versiunea trimisă la prima depunere. O scrisoare de răspuns la recenzori este adresată recenzorilor la fel de mult ca editorului, este exhaustivă, nu scurtă, și există doar în etapa de revizuire, după ce există comentarii la care să se răspundă.

Redactarea ambelor de la o pagină goală este mai lentă decât ar trebui să fie. response to reviewers generator al TextPulse produce un prim draft structurat din comentariile și deciziile dumneavoastră, pe care apoi îl editați pentru formularea specifică menționată mai sus, în loc să scrieți de mână întreaga schelă a documentului. Tratați rezultatul așa cum ați trata un draft de la un coleg, un punct de plecare care încă are nevoie de propria dumneavoastră judecată aplicată fiecărei neînțelegeri.

Revizuirea propriu-zisă este sarcina mai mare. Humanizing a research paper este tratat separat, la fel ca the literature review, pe care recenzorii cer să o vadă rescrisă mai des decât orice altă secțiune.

Aceasta este diferit de rafinarea propriei proze a manuscrisului, pentru care este destinat un instrument AI humanizer. Scrisoarea de răspuns și manuscrisul sunt două documente diferite, care îndeplinesc două sarcini diferite, și merită tratate ca atare chiar și atunci când au termenul de predare în aceeași după-amiază.