Jak napsat dopis s odpovědí recenzentům

Editor otevře opětovné předložení a přečte si dopis s odpověďmi ještě předtím, než znovu pročte jedinou stránku upraveného rukopisu. Pokud jsou v tom dopise tři odstavce obecného ujištění bez odkazu na konkrétní připomínku, editor si už vytvořil názor na revizi dříve, než ověří, zda obstojí. Šablona dopisu s odpověďmi pro recenzenty existuje právě proto, aby tomu zabránila, jde o dokument uspořádaný tak, aby si editor mohl po jednotlivých připomínkách ověřit, že každá námitka dostala skutečnou odpověď.

Týká se to samotného dopisu, nikoli širší práce spočívající v rozhodování, jak reagovat na věcnou námitku recenzenta. Toto rozhodování je mimo rámec tohoto textu, stejně jako širší proces předložení časopisu, do něhož dopis patří. Předpokládejte, že už víte, co budete měnit. Následuje návod, jak toto rozhodnutí zachytit na papíře v podobě, kterou je editor zvyklý číst, tedy struktura, formát tabulky, který dnes očekává většina časopisů, a konkrétní formulace, jež udržují nesouhlas profesionální, nikoli defenzivní.

Co musí dopis s odpověďmi pro recenzenty obsahovat

Tři části, pokaždé ve stejném pořadí. Krátký úvod, který poděkuje recenzentům a editorovi a jednou větou uvede, co se celkově změnilo. Část po jednotlivých bodech, která projde každý komentář od každého recenzenta v pořadí, v jakém je recenzent vznesl. Závěrečná věta potvrzující, že nic nezůstalo bez odpovědi. Editoři jich čtou velmi mnoho a dopis, který sleduje očekávanou podobu, se čte rychleji a shovívavěji než ten, který komentáře přeuspořádá do autorova vlastního preferovaného pořadí.

Úvodní odstavec není místem pro váš argument. Nechte si ho pro část po jednotlivých bodech, kde může konkrétní komentář dostat konkrétní odpověď. Stačí jedna nebo dvě věty, poděkování editorovi a recenzentům podle jejich role, nikoli jménem, pokud bylo posouzení anonymní, a prosté sdělení, že následuje podrobná odpověď.

Šablona dopisu s odpověďmi pro recenzenty, kterou editoři očekávají

Tři sloupce pokrývají téměř každý případ, komentář recenzenta, citovaný nebo jen těsně parafrázovaný, odpověď autora, která uvádí, co bylo provedeno nebo proč se nic nezměnilo, a umístění, tedy číslo stránky, oddílu nebo řádku v upraveném rukopise, kde je změna viditelná. Tabulka tuto disciplínu vynucuje způsobem, jakým souvislé odstavce ne, protože prázdná buňka je zřejmá a odstavec, který se odchyluje od skutečného komentáře, nikoli.

Komentář recenzenta	Odpověď autora	Kde je to řešeno
Recenzent 2: "Velikost vzorku není odůvodněna."	Přidán výpočet síly testu a citovány předpoklady, na nichž je založen.	Metody, odstavec 2
Recenzent 1: "Obrázek 3 se obtížně čte."	Přepracován ve vyšším rozlišení s větší legendou.	Obrázek 3
Recenzent 1: "Diskuse přeceňuje zjištění."	Zjemněno tvrzení a doplněno omezení, které recenzent uvedl.	Diskuse, závěrečný odstavec

Tabulka se vyplatí, pokud je tam deset nebo více komentářů od dvou nebo tří recenzentů. Některé časopisy přijmou očíslovaný seznam se stejnými třemi informacemi, které jsou pod tím shrnuty do krátkého odstavce pro každý komentář, ale verze s tabulkou není nikdy chybná, takže je bezpečnou výchozí volbou, když vlastní pokyny časopisu neurčují formát. V případě pochybností použijte tabulku bez ohledu na počet komentářů, redaktor, který při rychlém posouzení opětovného předložení pracuje pod časovým tlakem, přečte tabulku rychleji než odstavec, bez ohledu na délku samotné revize.

Jak formulovat nesouhlas s recenzentem

Nesouhlas patří do dopisní odpovědi stejně často jako souhlas, dopis, který se poddá každému komentáři, obvykle znamená změny, které si ve třetí stránce navzájem odporují. Nemění se to, zda se bráníte, ale jak to děláte. Začněte tím, že recenzentův bod uvedete spravedlivě, vlastními slovy, než vysvětlíte, proč změnu neprovádíte. Recenzent, který ve vašem shrnutí svého komentáře svůj vlastní komentář nepozná, nebude zbytek odpovědi číst shovívavě.

Vlastní pokyny APA pro autory reagující na recenzenty doporučují vizuálně oddělit vaši odpověď od komentáře recenzenta, použít označení jako „odpověď autora“ nebo jinou barvu písma či odsazení a citovat přesnou stránku, odstavec nebo řádek, kde se změna objevuje, místo obecného popisu. Tentýž zdroj je konkrétní i v otázce nesouhlasu, uveďte zdůvodnění rozhodnutí, nikoli jen samotné rozhodnutí. „Tuto změnu jsme neprovedli, protože...“ následované skutečným důvodem je úplná odpověď. „Nesouhlasíme“ samo o sobě nestačí.

Odpovědní dopis, který se při každém odporu opírá o stejnou hrst ustálených frází, „s úctou nesouhlasíme“ a „domníváme se, že původní formulace je jasnější“ opakovaně napříč dokumentem, působí jako šablona, i když je každý jednotlivý nesouhlas dobře odůvodněn. Stejná rozmanitost, která brání tomu, aby kapitola diplomové práce působila jako strojově napsaná, platí i zde. Průvodce TextPulse po sekcích k AI humanizeru pro akademické psaní tuto rozmanitost rozebírá v samotných kapitolách, odpovědní dopis potřebuje stejnou disciplínu, větu po větě, nejen sekci po sekci.

Co dělat, když si dva recenzenti odporují

Recenzent 1 chce rozšířit teoretický rámec. Recenzent 2 chce jeho zkrácení kvůli délce. Oba komentáře jsou samy o sobě rozumné a odpovědní dopis, který se pokusí vyhovět oběma doslova, obvykle nevyhoví ani jednomu. Pojmenujte rozpor přímo ve své odpovědi každému recenzentovi, místo abyste jeden komentář tiše ignorovali.

Vysvětlete volbu, kterou jste učinili, a proč, adresovaně oběma recenzentům podle čísla, aby každý viděl, že jste četli i komentář toho druhého. „Recenzent 2 vznesl opačnou námitku ohledně délky, rámec jsme ponechali v jeho současné délce jako střední řešení, a rozšířili jsme pouze odstavec, který Recenzent 1 označil za nejasný, nikoli celou sekci.“ Tato věta uznává oba recenzenty, uvádí rozhodnutí a dává důvod, což je to, co by měl dělat každý záznam v tabulce bez ohledu na to, zda si komentáře odporují.

Pokud je rozpor natolik závažný, že vyhovění jednomu recenzentovi znamená zjevné odmítnutí hlavního bodu druhého, uveďte to přímo editorovi v úvodní části, nikoli to skrývejte v tabulce. Redaktoři běžně řeší konflikty mezi recenzenty, nemohou však vyřešit takový, o němž nevědí, že existuje.

Rozhodování, co uznat a co obhájit

Kdy uznat bod

Pokud má recenzent pravdu, uznejte to, to je zřejmý případ. Pokud se recenzent v něčem mýlí tak, jak by se mýlil i běžný čtenář, pak to uznejte. Pokud článek vyžaduje tři věty soukromého vysvětlení, aby bylo možné bod vysvětlit v dopise s odpovědí, pak jej článek nevysvětloval tak dobře, jak měl. Upravte pasáž, poděkujte recenzentovi za to, že na to upozornil, a odpověď ponechte v krátkém odstavci.

Druhý, méně pohodlný případ je uznání bodu, který je správný, ale nepodstatný, kdy by jeho obhajoba stála více důvěryhodnosti, než kolik by úprava stála úsilí. Přepsání věty zabere deset minut. Zpochybňování změny, kterou nebylo třeba zpochybňovat, sděluje editorovi, že si autor vede skóre místo toho, aby článek zlepšoval.

Pasáže přepsané tak, aby vyhověly recenzentovi, často znějí strnuleji než zbytek rukopisu, protože byly sepsány rychle a pod tlakem termínu, nikoli upravovány v klidu. Provedení nového odstavce přes an AI humanizer před jeho vrácením editorovi tuto mezeru uzavírá, takže uznání bodu zní jako zbytek článku, nikoli jako záplata přišitá dodatečně.

Kdy si stát za svým

Trvejte na svém, když by návrh změnil to, co článek skutečně tvrdí, nikoli jen to, jak je formulován, a původní tvrzení je to, které data podporují. Kritika metod, která je ve skutečnosti požadavkem na jiný návrh studie, se neřeší odstavcem opatrných formulací. Vyžaduje přímou, doloženou odpověď, proč je použitý návrh pro položenou otázku ten správný.

Jasná odpověď i obranná odpověď mohou říkat téměř totéž a přesto působit na editora zcela odlišně. Nejdříve přesně uveďte bod recenzenta, teprve potom s ním nesouhlaste, citujte konkrétní řádek, tabulku nebo analýzu, která podporuje stanovisko článku, a tam skončete. Odpověď, která po jednom vyslovení téhož argumentu pokračuje dalšími třemi odstavci, působí dojmem, že se snaží vyhrát, nikoli vyřešit otázku. Před odesláním se vyplatí projít pevně formulovaný odstavec přes academic tone converter, zabere to dvě minuty, a zachytí formulace, které v autorově hlavě znějí sebejistě, ale na obrazovce editora působí bojovně.

Když recenzent špatně pochopil článek

Každý autor nakonec dostane připomínku, která dává smysl jen tehdy, pokud recenzent přeskočil část textu, špatně si zapamatoval číslo nebo četl dřívější verzi, kterou mu omylem poslal spoluautor. Instinkt velí říci to na rovinu. Tomuto přímému projevu tohoto instinktu odolejte.

Ukažte přesné místo, kde článek už na připomínku odpovídá. Citujte příslušnou větu. Přidejte jednu upřesňující větu, pokud může být daný úsek jasnější. Udělejte stejnou práci jako sdělení, že recenzent toto přehlédl, a zároveň se vyhněte tomu, aby faktická oprava zněla jako faktická chyba. 'Oddíl 3.2 tuto srovnávací analýzu uvádí přímo, byla tam doplněna věta, aby byl výsledek explicitnější.' Obvykle měl daný úsek skutečně prostor být jasnější, což je často i důvod, proč k chybnému pochopení vůbec došlo.

Jeden komentář, zodpovězený třemi způsoby

Jeden rozhodovací dopis často obsahuje všechny tři situace v malém. Vezměte komentář recenzenta, který zní: velikost vzorku se zdá být malá vzhledem k tvrzením, která jsou předložena, a diskuse se tomuto omezení nevěnuje. Odpověď založená pouze na přiznání přidá odstavec o omezeních a tiše vypustí nejsilnější tvrzení z abstraktu, což je verze kapitulace, a oslabí článek, který možná oslabení vůbec nepotřeboval.

Obrana zaměřená pouze na odmítnutí tvrdí, že kritika nepochopila návrh studie, cituje analýzu síly a tím končí, což je varianta boje, a ponechává skutečnou mezeru, nikde v článku neexistoval odstavec o omezeních, neřešenou. Odpověď, která dělá obojí, přidá odstavec o omezeních, který recenzent právem požaduje, zachová tvrzení, které analýza síly skutečně podporuje, a sdělí to editorovi v jedné větě. Stejný komentář, tři různé dopisy, a jen jeden z nich působí editorovi tak, že se článek skutečně zlepšuje.

Co přesně rozhodovací dopis požaduje, závisí na tom, zda jsou revize zásadní nebo drobné, což je uvedeno samostatně. Pokud byla odpověď ne, opětovné předložení odmítnutého článku jinam má vlastní stránku.

Nic z toho se v samotném většinovém vedení k dopisu s odpovědí neobjevuje, protože se obvykle soustředí na formátování: číslovaný seznam, strukturu citace a odpovědi, zdvořilý úvodní řádek. Tyto volby mají mnohem menší význam než výše uvedená rozhodnutí a generátor odpovědi recenzentům, který vychází ze skutečných komentářů, je rychlejší cesta k formátování než prázdná stránka, jakmile jsou obtížnější rozhodnutí už učiněna.

Základy formátování: délka, číslování a typ souboru

Očíslujte každý komentář, včetně dílčích částí jediného komentáře recenzenta, který nastoluje více než jednu otázku, aby bylo možné na komentář odkazovat číslem jinde v dopise nebo v poznámkách samotného editora. Nevkládejte nový odstavec dvakrát, ale místo toho odkažte na to, kde se změna nachází. Protože recenzent, který porovnává odpověď s rukopisem s vyznačenými změnami, stejně porovnává dva dokumenty, ponechte původní znění rukopisu mimo samotný dokument s odpovědí.

Délka vyplývá z počtu komentářů, nikoli z cílového počtu stran. Odpověď na dvanáct komentářů od dvou recenzentů může mít čtyři strany, odpověď na čtyřicet komentářů od tří recenzentů může mít dvanáct stran, a to není známka toho, že se něco pokazilo. Odevzdejte ji jako samostatný soubor, odděleně od průvodního dopisu a rukopisu, v jakémkoli formátu, který přijímá systém pro odevzdávání časopisu, téměř vždy jako dokument Word nebo PDF. Pojmenujte soubor tak, aby jej editor mohl identifikovat, aniž by jej musel nejprve otevřít, tedy způsobem vytvořeným z ID rukopisu a výrazu "response to reviewers", nikoli obecným "revision.docx", který vypadá stejně jako nahrávka každého jiného autora v daném týdnu.

Je dopis s odpovědí na recenzenty totéž co průvodní dopis?

Ne, a časopisy, které požadují oba, od každého chtějí něco jiného. Průvodní dopis je adresován editorovi, je krátký a argumentuje vhodností a významem článku, přičemž zůstává z velké části nezměněn oproti verzi předložené při prvním podání. Dopis s odpovědí na recenzenty je adresován recenzentům stejně jako editorovi, je vyčerpávající, nikoli krátký, a existuje pouze ve fázi revize, tedy až poté, co existují komentáře, na které je třeba reagovat.

Sepsat oba dokumenty od prázdné stránky je pomalejší, než je nutné. response to reviewers generator od TextPulse vytváří strukturovaný první návrh z vašich komentářů a rozhodnutí, který pak upravíte pro konkrétní formulace uvedené výše, místo abyste celou kostru dokumentu psali ručně. S výstupem zacházejte stejně, jako byste zacházeli s návrhem od kolegy, tedy jako s výchozím bodem, který stále vyžaduje, abyste ke každému sporu uplatnili vlastní úsudek.

Samotná revize je větší úkol. Humanizing a research paper je pojednáno samostatně, stejně jako the literature review, kterou recenzenti žádají přepracovat častěji než kteroukoli jinou část.

To je odlišné od úpravy vlastního stylu rukopisu, k čemuž slouží nástroj AI humanizer. Odpovědní dopis a rukopis jsou dva různé dokumenty, které plní dvě různé funkce, a je vhodné k nim takto přistupovat, i když mají stejný termín odevzdání odpoledne.