Kontrolní seznam pro odeslání časopisu před kliknutím na Odeslat

Rukopis je hotový už týden a formulář pro odeslání stále ne. Většina zbývajícího času padne na dokumenty, které při psaní článku nikdo nesepisuje: prohlášení o dostupnosti dat, prohlášení o financování, prohlášení o střetu zájmů a seznam toho, kdo co udělal.

Kontrolní seznam pro odeslání do časopisu je nejužitečnější tehdy, když sleduje pořadí, v jakém si o věci žádá systém pro odeslání, protože právě v tomto pořadí vás chybějící položka zastaví. Následuje toto pořadí, od souboru rukopisu až po potvrzovací obrazovku, spolu s tím, co je v každém kroku nejpravděpodobnější příčinou problému.

Chyba ve formátování je zde nákladná: vlastní pokyny pro autory od Elsevier uvádějí nedodržení formátu a "sloppy copy" mezi důvody, proč je rukopis zamítnut ještě před recenzním řízením, a Springer Nature ve svém vlastním materiálu uvádí špatnou strukturu a špatnou prezentaci. Co se s odesláním děje poté, co projde touto obrazovkou je samostatné téma.

Kontrolní seznam pro odeslání do časopisu, v pořadí, v jakém jej portál vyžaduje

Systém pro odeslání shromažďuje položky v pevném pořadí, soubor rukopisu, poté prohlášení, poté nahrané soubory, a nakonec průvodní dopis. Tajemství spočívá v tom, mít každou odpověď připravenou ve chvíli, kdy se objeví příslušné pole. Cokoli se vymyslí přímo do formuláře, se píše pod časovým tlakem a jen zřídka se k tomu vrací.

Položka	Co formulář očekává	Nejčastější chyba
Soubor rukopisu	Uvedený typ souboru, s čísly řádků a stran, pokud jsou vyžadována	Jména autorů ponechaná v souboru u časopisu s dvojitě anonymním recenzním řízením
Název a krátký název	Oba, v rámci vlastních limitů znaků časopisu	Krátký název napsaný tak, aby vyhověl limitu jiného časopisu
Abstrakt	Slovní limit časopisu a nadpisy pouze tehdy, pokud je vyžaduje	Strukturovaný abstrakt vložený do časopisu, který chce jeden odstavec
Klíčová slova	Počet, který časopis požaduje, ve vlastním poli	Slova opakovaná z názvu, která nepřidávají žádnou novou cestu k článku
Autoři a afiliace	Plná jména, pořadí, afiliace, jeden korespondující autor	Pořadí autorů dohodnuté při rozhovoru a nikdy písemně nepotvrzené
ORCID	Registrované iD pro korespondujícího autora, často pro všechny autory	Spoluautor, který se registruje poprvé, zatímco je formulář otevřený
Financování	Každý poskytovatel financování, s čísly grantů přesně tak, jak byla udělena	Číslo grantu přepsané z paměti
Střet zájmů	Prohlášení i tehdy, když žádné nejsou, v jazyce časopisu	Prázdné pole místo prohlášení, že žádné neexistují
Dostupnost dat	Kde data jsou, nebo uvedený důvod, proč nejsou dostupná	Data na vyžádání, bez uvedeného kontaktu a bez repozitáře
Příspěvky autorů	Kdo co udělal, často podle pevné taxonomie rolí	Role přidělené při odeslání, přičemž jeden spoluautor je nedosažitelný
Etika a souhlas	Schvalující orgán, referenční číslo a znění souhlasu, kde je to relevantní	Schvalovací číslo uložené ve spisech vedoucího práce
Obrázky a tabulky	Samostatné soubory obrázků v uvedeném rozlišení, očíslované a s popisky	Obrázky vložené do rukopisu, když je časopis chce odděleně
Doplňkové soubory	Označené a v textu rukopisu uvedené pod svým názvem	Doplňkový soubor, který článek nikdy nezmiňuje
Doporučení recenzenti	Jména, afiliace a institucionální e-mailové adresy, bez střetu zájmů	Nedávný spoluautor, který je pak vyřazen
Průvodní dopis	Adresovaný jmenovanému editorovi a uvádějící tento časopis	Název předchozího časopisu stále v souboru

Rukopis, obrázky, tabulky a doplňkové soubory

To je jediná věc, kterou systém s větší pravděpodobností odmítne než člověk. Formát souboru: časopisy uvádějí, jaký typ souboru přijímají. Mnohé vyžadují průběžné číslování řádků a stránek, aby mohl recenzent odkázat na konkrétní řádek. Časopisy s dvojitě anonymním recenzním řízením chtějí, aby byly z souboru i z vlastností dokumentu odstraněny identifikační údaje, kde jsou uložena jména autorů.

Dvě věci uvnitř rukopisu stojí za ověření na vlastní stránce cílového časopisu, nikoli na stránce posledního časopisu, kam jste rukopis odeslali: limit slov pro abstrakt a to, zda abstrakt používá nadpisy. Časopisy IEEE vyžadují jeden odstavec o 150 až 250 slovech bez číslovaných rovnic, citačních odkazů na literaturu nebo poznámek pod čarou, PLOS ONE umožňuje 300 slov a nepožaduje nadpisy. Napsat abstrakt pro výzkumnou práci, který už odpovídá pravidlům cílového časopisu, je rychlejší než předělávat takový, který jim neodpovídá.

Obrázky se obvykle nahrávají jako samostatné soubory v uvedeném minimálním rozlišení, nikoli jako obrázky vložené do rukopisu, a text pak obsahuje popisek a odkaz na každý z nich. Tabulky patří do rukopisu v editovatelné podobě, nikoli jako snímky obrazovky. Doplňkové soubory potřebují názvy, které odpovídají tomu, jak se na ně článek odkazuje, protože soubor nazvaný appendix_final čtenáři nic neřekne.

Limity slov se vztahují na více než jen rukopis, na abstrakt, krátký název a v některých časopisech také na prohlášení o významu nebo shrnutí v běžném jazyce, přičemž každý z nich má vlastní limit. Ověřit každý z nich podle uvedeného počtu v časopise je lepší než zjistit překročení až v poli portálu, které potichu zkracuje text. Sada bezplatných nástrojů pro psaní pokrývající počty slov, psaní názvů s velkými písmeny a formátování odkazů na literaturu promění tuto kontrolu v několik minut.

Prohlášení, která nikdo nepíše, dokud si je formulář nevyžádá

Čtyři prohlášení jsou standardem napříč hlavními časopisy a žádné z nich se nepíše v době, kdy se píše samotný článek: střet zájmů, financování, dostupnost dat a příspěvky autorů. Každé z nich zabere minuty na sepsání a hodiny na dohledávání, protože informace jsou u jiných lidí.

Prohlášení o střetu zájmů je vyžadováno bez ohledu na to, zda nějaké existují, a prázdné pole působí spíše jako opomenutí než jako prohlášení, že žádné nejsou. Prohlášení o financování chce uvést každého poskytovatele financí se čísly grantů přesně tak, jak byly přiděleny, a vyplatí se je opsat z rozhodnutí o přidělení, nikoli z paměti spoluautora. Obojí se obvykle objevuje jak v rukopisu, tak ve formuláři, takže soubor a pole musí být v souladu.

Prohlášení o dostupnosti dat říká, kde data jsou a jak se k nim čtenář dostane: název repozitáře s přístupovým číslem, uvedené omezení s jeho důvodem, nebo jasné prohlášení, že žádná nová data nebyla vytvořena. Některé časopisy přijímají, že data jsou k dispozici na vyžádání od odpovídajícího autora, a jiné vyžadují uložení do repozitáře, proto si před napsáním této věty ověřte, co požaduje cílový časopis.

Příspěvky autorů se v mnoha časopisech zaznamenávají podle pevné taxonomie, přičemž každý uvedený autor je přiřazen k rolím, jako jsou konceptualizace, metodologie, analýza nebo psaní. Pod tím leží obtížnější otázka, kdo se vůbec kvalifikuje jako autor. Pokyny COPE k autorství vycházejí ze dvou minimálních požadavků, podstatného příspěvku k práci a odpovědnosti za ni, a jsou v souladu se čtyřdílným testem ICMJE: podstatný příspěvek ke koncepci, návrhu, získání, analýze nebo interpretaci, sepsání nebo kritické revizi práce, schválení konečné verze a souhlas převzít odpovědnost za vše. Přispěvatelé, kteří nesplňují všechny čtyři podmínky, jsou místo toho uvedeni v poděkování a samotné získání financování, obecný dohled nebo jazyková úprava nikoho nekvalifikuje.

ORCID, recenzenti a položky, které závisí na jiných lidech

Mnoho časopisů nyní vyžaduje ORCID iD alespoň pro odpovídajícího autora a některé jej vyžadují pro každého autora článku. Než otevřete formulář pro odeslání, zaregistrujte se a propojte jej. Pole se objevuje brzy a spoluautor, který se nikdy neregistroval, se v nejhorší chvíli stává překážkou.

Navrhovaní recenzenti jsou v některých časopisech volitelní a v jiných povinní a užitečný seznam tvoří badatelé, kteří publikovali na stejnou otázku a nemají s vámi žádnou vazbu. Nedávní spoluautoři, kolegové z vaší vlastní instituce a kdokoli, kdo už rukopis četl, jsou obvykle vyloučeni. Jména se uvádějí do vlastního pole formuláře, pokyny Elsevier jsou výslovné v tom, že průvodní dopis nemá obsahovat „informace o financování, prohlášení autorů ani navrhované či odmítané recenzenty“.

Průvodní dopis je jedna položka na seznamu

Je to poslední pole na většině formulářů pro odeslání a zároveň jediné, které vyžaduje psaní, na rozdíl od zadávání údajů. Průvodní dopis představuje článek určenému editorovi, vysvětluje, co je na něm nové, a vysvětluje, proč právě tento časopis. Zde jsou dvě možná selhání, obě mechanická.

První je, že v souboru zůstane název předchozího časopisu. Pokyny Springer Nature k průvodnímu dopisu požadují potvrzovací větu, která přímo uvádí cílový časopis: „Potvrzujeme, že tento rukopis nebyl publikován jinde a není posuzován jiným časopisem. Všichni autoři rukopis schválili a souhlasí s jeho odesláním do [vložte název cílového časopisu].“ Zástupný text existuje proto, že se věta znovu používá, a nese název posledního časopisu, dokud jej někdo nezmění.

Druhým je vycpávání dopisu tím, co už formulář shromáždil. To, co tam naopak patří, se blíží vlastnímu seznamu Elsevier: kategorie rukopisu, krátké vyjádření jeho ústředního tématu a jeho novost a širší důsledky pro obor. Generátor průvodního dopisu pro časopis, který vychází z názvu článku, abstraktu a cílového časopisu, odstraňuje část s prázdnou stránkou, tedy tu část, která se odkládá až na konec.

Vyhnout se desk rejection je účel kontrolního seznamu a reagovat na připomínky recenzentů je krok, který následuje, pokud jím článek projde.

Projděte celý seznam jednou s otevřeným portálem a bez vyplněných údajů, abyste zjistili, co chybí, dokud je ještě čas si o to někoho požádat. Položka, která zastaví odeslání, téměř nikdy není rukopis. Je to číslo schválení etické komise v šanonu vedoucího a vedoucí je na dovolené.