Πώς να γράψετε επιστολή απάντησης προς τους κριτές

Ένας επιμελητής ανοίγει μια εκ νέου υποβολή και διαβάζει την επιστολή απάντησης πριν ξαναδιαβάσει μία μόνο σελίδα του αναθεωρημένου χειρογράφου. Αν αυτή η επιστολή αποτελείται από τρεις παραγράφους γενικής διαβεβαίωσης χωρίς αναφορά σε συγκεκριμένο σχόλιο, ο επιμελητής έχει ήδη σχηματίσει άποψη για την αναθεώρηση πριν ελέγξει αν αυτή αντέχει. Ένα πρότυπο επιστολής απάντησης προς τους αξιολογητές υπάρχει ακριβώς για να αποτρέψει αυτό, ένα έγγραφο δομημένο έτσι ώστε ο επιμελητής να μπορεί να επαληθεύσει, σχόλιο προς σχόλιο, ότι κάθε ανησυχία έλαβε μια πραγματική απάντηση.

Αυτό αφορά την ίδια την επιστολή, όχι το ευρύτερο έργο της απόφασης για το πώς να απαντήσει κανείς σε μια ουσιαστική ένσταση του αξιολογητή. Αυτή η διαδικασία λήψης αποφάσεων βρίσκεται εκτός του παρόντος κειμένου, μαζί με την ευρύτερη διαδικασία υποβολής σε περιοδικό στην οποία ανήκει η επιστολή. Ας υποθέσουμε ότι ήδη γνωρίζετε τι πρόκειται να αλλάξετε. Αυτό που ακολουθεί είναι πώς να αποτυπώσετε αυτή την απόφαση στο χαρτί με τη μορφή που ένας επιμελητής έχει συνηθίσει να διαβάζει, τη δομή, τη μορφή πίνακα που πλέον αναμένουν τα περισσότερα περιοδικά, και τη συγκεκριμένη διατύπωση που διατηρεί μια διαφωνία επαγγελματική και όχι αμυντική.

Τι πρέπει να περιέχει μια επιστολή απάντησης προς τους αξιολογητές

Τρία μέρη, με την ίδια σειρά κάθε φορά. Μια σύντομη εισαγωγή που ευχαριστεί τους αξιολογητές και τον επιμελητή και δηλώνει, σε μία πρόταση, τι άλλαξε συνολικά. Μια ενότητα σημείο προς σημείο που εξετάζει κάθε σχόλιο από κάθε αξιολογητή, με τη σειρά που τα έθεσε ο αξιολογητής. Μια καταληκτική φράση που επιβεβαιώνει ότι τίποτα δεν έμεινε αναπάντητο. Οι επιμελητές διαβάζουν πάρα πολλές τέτοιες επιστολές, και μια επιστολή που ακολουθεί την αναμενόμενη μορφή διαβάζεται ταχύτερα και με μεγαλύτερη επιείκεια από μια που αναδιοργανώνει τα σχόλια σύμφωνα με τη δική της προτιμώμενη σειρά.

Η εισαγωγική παράγραφος δεν είναι ο κατάλληλος χώρος για το επιχείρημά σας. Κρατήστε το για την ενότητα σημείο προς σημείο, όπου ένα συγκεκριμένο σχόλιο μπορεί να λάβει μια συγκεκριμένη απάντηση. Μία ή δύο προτάσεις, με ευχαριστίες προς τον επιμελητή και τους αξιολογητές ως προς τον ρόλο τους και όχι ως προς το όνομα, αν η αξιολόγηση ήταν τυφλή, και μια απλή δήλωση ότι ακολουθεί λεπτομερής απάντηση, αρκούν.

Το πρότυπο επιστολής απάντησης προς τους αξιολογητές που αναμένουν οι επιμελητές

Τρεις στήλες καλύπτουν σχεδόν κάθε περίπτωση: το σχόλιο του κριτή, παρατεθειμένο αυτούσιο ή με στενή παράφραση, την απάντηση του συγγραφέα, όπου δηλώνεται τι έγινε ή γιατί δεν άλλαξε τίποτα, και τη θέση, δηλαδή έναν αριθμό σελίδας, ενότητας ή γραμμής στο αναθεωρημένο χειρόγραφο όπου είναι ορατή η αλλαγή. Ένας πίνακας επιβάλλει αυτή την πειθαρχία με τρόπο που οι συνεχόμενες παράγραφοι δεν το κάνουν, επειδή ένα κενό κελί είναι προφανές και μια παράγραφος που απομακρύνεται από το πραγματικό σχόλιο δεν είναι.

Σχόλιο κριτή	Απάντηση συγγραφέα	Πού αντιμετωπίζεται
Reviewer 2: "The sample size is not justified."	Προστέθηκε υπολογισμός ισχύος και παρατέθηκαν οι υποθέσεις στις οποίες βασίζεται.	Methods, paragraph 2
Reviewer 1: "Figure 3 is hard to read."	Ανασχεδιάστηκε σε υψηλότερη ανάλυση με μεγαλύτερο υπόμνημα.	Figure 3
Reviewer 1: "The discussion overstates the finding."	Μετριάστηκε ο ισχυρισμός και προστέθηκε ο περιορισμός που ανέφερε ο κριτής.	Discussion, final paragraph

Ο πίνακας δικαιολογεί την ύπαρξή του αν υπάρχουν δέκα ή περισσότερα σχόλια από δύο ή τρεις κριτές. Ορισμένα περιοδικά θα δεχθούν μια αριθμημένη λίστα με τα ίδια τρία στοιχεία, διατυπωμένα σε μια σύντομη παράγραφο για κάθε σχόλιο από κάτω, αλλά η εκδοχή με πίνακα δεν είναι ποτέ λανθασμένη, άρα αποτελεί την ασφαλή προεπιλογή όταν οι ίδιες οι οδηγίες ενός περιοδικού δεν ορίζουν μορφότυπο. Σε περίπτωση αμφιβολίας, χρησιμοποιήστε τον πίνακα ανεξάρτητα από τον αριθμό των σχολίων, ένας συντάκτης που διατρέχει γρήγορα μια επανυποβολή με στενή προθεσμία διαβάζει έναν πίνακα πιο γρήγορα από μια παράγραφο, ανεξάρτητα από το μήκος της υποκείμενης αναθεώρησης.

Πώς να Διατυπώσετε μια Διαφωνία με έναν Κριτή

Η διαφωνία ανήκει στην επιστολή απάντησης εξίσου συχνά όσο και η συμφωνία, μια επιστολή που υποχωρεί σε κάθε σχόλιο συνήθως σημαίνει αλλαγές που αλληλοαναιρούνται μέχρι την τρίτη σελίδα. Αυτό που αλλάζει δεν είναι αν θα αντιταχθείτε, αλλά ο τρόπος με τον οποίο το κάνετε. Αρχίστε με το σημείο του κριτή διατυπωμένο δίκαια, με δικά σας λόγια, πριν εξηγήσετε γιατί δεν κάνετε την αλλαγή. Ένας κριτής που δεν αναγνωρίζει το δικό του σχόλιο στη σύνοψή σας δεν θα διαβάσει το υπόλοιπο της απάντησης με επιείκεια.

Η ίδια η καθοδήγηση της APA για συγγραφείς που απαντούν σε κριτές συνιστά να διαχωρίζετε οπτικά την απάντησή σας από το σχόλιο του κριτή, χρησιμοποιώντας μια ετικέτα όπως "author response" ή διαφορετικό χρώμα γραμματοσειράς ή εσοχή, και να παραπέμπετε στην ακριβή σελίδα, παράγραφο ή γραμμή όπου εμφανίζεται μια αλλαγή, αντί να την περιγράφετε με γενικούς όρους. Η ίδια πηγή είναι σαφής ως προς τη διαφωνία, να δηλώνετε το σκεπτικό της απόφασης, όχι μόνο την απόφαση. "We have not made this change because..." ακολουθούμενο από έναν πραγματικό λόγο είναι πλήρης απάντηση. Το "We disagree" από μόνο του δεν είναι.

Μια επιστολή απάντησης που στηρίζεται στα ίδια λίγα στερεότυπα για κάθε ένσταση, το "we respectfully disagree" και το "we believe the original wording is clearer" να επαναλαμβάνονται σε όλο το έγγραφο, διαβάζεται ως προσχηματική ακόμη και όταν κάθε επιμέρους διαφωνία είναι καλά τεκμηριωμένη. Η ίδια ποικιλία που εμποδίζει ένα κεφάλαιο διατριβής να διαβάζεται ως γραμμένο από μηχανή ισχύει και εδώ. Ο οδηγός του TextPulse ανά ενότητα για ένα AI humanizer για ακαδημαϊκή γραφή καλύπτει αυτή την ποικιλία μέσα στα ίδια τα κεφάλαια, η επιστολή απάντησης χρειάζεται την ίδια πειθαρχία, πρόταση προς πρόταση, όχι μόνο ενότητα προς ενότητα.

Τι να Κάνετε Όταν Δύο Κριτές Αντιφάσκουν Μεταξύ Τους

Ο Κριτής 1 θέλει το θεωρητικό πλαίσιο να επεκταθεί. Ο Κριτής 2 θέλει να περικοπεί για λόγους έκτασης. Και τα δύο σχόλια είναι εύλογα από μόνα τους, και μια επιστολή απάντησης που προσπαθεί να ικανοποιήσει και τα δύο κατά γράμμα συνήθως δεν ικανοποιεί κανένα. Ονομάστε την αντίφαση άμεσα στην απάντησή σας προς κάθε κριτή, αντί να επιλέξετε ένα σχόλιο και να το αγνοήσετε σιωπηρά.

Εξηγήστε την επιλογή που κάνατε και γιατί, απευθυνόμενοι και στους δύο κριτές με τον αριθμό τους, ώστε ο καθένας να μπορεί να δει ότι διαβάσατε και το σχόλιο του άλλου. "Ο Κριτής 2 έθεσε την αντίθετη ανησυχία σχετικά με την έκταση, έχουμε διατηρήσει το πλαίσιο στο τρέχον μήκος του ως ενδιάμεση λύση, επεκτείνοντας μόνο την παράγραφο που ο Κριτής 1 επισήμανε ως ασαφή, και όχι ολόκληρη την ενότητα." Αυτή η πρόταση αναγνωρίζει και τους δύο κριτές, δηλώνει την απόφαση και δίνει έναν λόγο, κάτι που είναι αυτό που θα έπρεπε να κάνει κάθε καταχώριση στον πίνακα, ανεξάρτητα από το αν τα σχόλια συγκρούονται.

Αν η αντίφαση είναι αρκετά σοβαρή ώστε η ικανοποίηση του ενός αξιολογητή να σημαίνει εμφανή απόρριψη του βασικού σημείου του άλλου, πείτε το απευθείας στον συντάκτη στην εισαγωγική ενότητα, αντί να το θάψετε στον πίνακα. Οι συντάκτες επιλύουν συγκρούσεις μεταξύ αξιολογητών συστηματικά, δεν μπορούν όμως να επιλύσουν μια σύγκρουση που δεν γνωρίζουν ότι υπάρχει.

Αποφασίζοντας Τι να Παραχωρήσετε και Τι να Υπερασπιστείτε

Πότε να Παραχωρήσετε ένα Σημείο

Αν ο αξιολογητής έχει δίκιο, παραχωρήστε το, αυτή είναι η προφανής περίπτωση. Αν ο αξιολογητής κάνει λάθος σε κάτι για το οποίο θα έκανε λάθος και ένας συνηθισμένος αναγνώστης, τότε παραχωρήστε το. Αν το άρθρο απαιτεί τρεις προτάσεις ιδιωτικής εξήγησης για να εξηγήσει το σημείο στην επιστολή απάντησης, τότε το άρθρο δεν το εξηγούσε τόσο καλά όσο θα έπρεπε. Διορθώστε το απόσπασμα, ευχαριστήστε τον αξιολογητή που το εντόπισε και κρατήστε την απάντηση σε μια σύντομη παράγραφο.

Μια δεύτερη, λιγότερο άνετη περίπτωση είναι να παραχωρήσετε ένα σημείο που είναι σωστό αλλά δευτερεύον, όπου η αντιπαράθεση θα κόστιζε περισσότερη αξιοπιστία από όση προσπάθεια κοστίζει η διόρθωση. Η αναδιατύπωση μιας πρότασης παίρνει δέκα λεπτά. Η αμφισβήτηση μιας αλλαγής που δεν χρειαζόταν αμφισβήτηση λέει στον συντάκτη ότι ο συγγραφέας μετράει πόντους αντί να βελτιώνει το άρθρο.

Τα αποσπάσματα που αναδιατυπώνονται για να ικανοποιήσουν έναν αξιολογητή συχνά διαβάζονται πιο άκαμπτα από το υπόλοιπο χειρόγραφο, επειδή συντάχθηκαν γρήγορα και υπό πίεση προθεσμίας, αντί να αναθεωρηθούν με ηρεμία. Η εκτέλεση της νέας παραγράφου μέσω ενός AI humanizer πριν επιστρέψει στον συντάκτη κλείνει αυτό το κενό, ώστε η παραχώρηση να διαβάζεται όπως το υπόλοιπο άρθρο και όχι σαν ένα μπάλωμα ραμμένο εκ των υστέρων.

Πότε να Διατηρήσετε τη Θέση σας

Διατηρήστε τη θέση σας όταν μια πρόταση θα άλλαζε αυτό που το άρθρο πράγματι ισχυρίζεται, όχι μόνο τον τρόπο με τον οποίο διατυπώνεται, και όταν ο αρχικός ισχυρισμός είναι εκείνος που υποστηρίζουν τα δεδομένα. Μια κριτική στη μεθοδολογία που στην πραγματικότητα είναι αίτημα για διαφορετικό σχεδιασμό μελέτης δεν αντιμετωπίζεται με μια παράγραφο επιφύλαξης. Αντιμετωπίζεται με μια άμεση, τεκμηριωμένη απάντηση για το γιατί ο χρησιμοποιούμενος σχεδιασμός είναι ο σωστός για το ερώτημα που τέθηκε.

Μια σταθερή απάντηση και μια αμυντική μπορούν να λένε σχεδόν το ίδιο πράγμα και παρ' όλα αυτά να διαβάζονται εντελώς διαφορετικά από έναν επιμελητή. Διατυπώστε με ακρίβεια το σημείο του κριτή πριν διαφωνήσετε μαζί του, παραθέστε τη συγκεκριμένη γραμμή, τον πίνακα ή την ανάλυση που στηρίζει τη θέση της εργασίας και σταματήστε εκεί. Μια απάντηση που επαναλαμβάνει το ίδιο επιχείρημα για τρεις παραγράφους αφού το διατυπώσει μία φορά μοιάζει να προσπαθεί να κερδίσει και όχι να επιλύσει ένα ζήτημα. Το να περάσετε μια σταθερή παράγραφο από έναν academic tone converter πριν την αποστείλετε αξίζει τα δύο λεπτά, καθώς εντοπίζει διατυπώσεις που ακούγονται βέβαιες στο μυαλό του συγγραφέα και επιθετικές στην οθόνη ενός επιμελητή.

Όταν ένας κριτής έχει παρερμηνεύσει την εργασία

Κάθε συγγραφέας τελικά λαμβάνει ένα σχόλιο που βγάζει νόημα μόνο αν ο κριτής παρέλειψε μια ενότητα, θυμήθηκε λάθος έναν αριθμό ή διάβασε ένα προγενέστερο προσχέδιο που του έστειλε κατά λάθος ένας συνσυγγραφέας. Το ένστικτο είναι να το πει κανείς αυτό ξεκάθαρα. Αντισταθείτε στην άμεση εκδοχή αυτού του ενστίκτου.

Δείξτε την ακριβή θέση όπου η εργασία ήδη απαντά στο σχόλιο. Παραθέστε την κατάλληλη πρόταση. Προσθέστε μία διευκρινιστική γραμμή αν το απόσπασμα θα μπορούσε να είναι σαφέστερο. Κάντε την ίδια δουλειά όπως το 'ο κριτής το παρέλειψε αυτό', αποφεύγοντας ταυτόχρονα να ακούγεται μια πραγματολογική διόρθωση σαν πραγματολογικό σφάλμα. 'Η Ενότητα 3.2 παρουσιάζει αυτή τη σύγκριση άμεσα, έχει προστεθεί εκεί μια πρόταση για να γίνει το αποτέλεσμα πιο σαφές.' Συνήθως το απόσπασμα όντως θα μπορούσε να είναι πιο σαφές, κάτι που συχνά εξηγεί γιατί συνέβη εξαρχής η παρερμηνεία.

Ένα σχόλιο, απαντημένο με τρεις τρόπους

Μια μεμονωμένη επιστολή απόφασης συχνά περιέχει και τις τρεις καταστάσεις σε μικρογραφία. Πάρτε ένα σχόλιο κριτή που λέει: το μέγεθος του δείγματος φαίνεται μικρό για τους ισχυρισμούς που διατυπώνονται, και η συζήτηση δεν αντιμετωπίζει αυτόν τον περιορισμό. Μια απάντηση μόνο με παραδοχή προσθέτει μια παράγραφο περιορισμών και παραλείπει σιωπηρά τον ισχυρότερο ισχυρισμό από την περίληψη, που είναι η εκδοχή της παράδοσης, και αποδυναμώνει μια εργασία που ίσως δεν χρειαζόταν αποδυνάμωση.

Μια απάντηση που περιορίζεται στην άμυνα υποστηρίζει ότι η κριτική παρερμηνεύει τον σχεδιασμό της μελέτης, παραθέτει μια ανάλυση ισχύος και σταματά εκεί, που είναι η εκδοχή της αντιπαράθεσης, και αφήνει το πραγματικό κενό, ότι δεν υπήρχε πουθενά στο άρθρο παράγραφος περιορισμών, χωρίς αντιμετώπιση. Η απάντηση που κάνει και τα δύο προσθέτει την παράγραφο περιορισμών που δικαίως θέλει ο κριτής, διατηρεί τον ισχυρισμό που πράγματι υποστηρίζει η ανάλυση ισχύος, και το λέει αυτό στον συντάκτη σε μία πρόταση. Η ίδια παρατήρηση, τρεις διαφορετικές επιστολές, και μόνο μία από αυτές διαβάζεται από έναν συντάκτη ως πραγματική βελτίωση του άρθρου.

Το τι ακριβώς ζητά η επιστολή απόφασης εξαρτάται από το αν οι αναθεωρήσεις είναι σημαντικές ή δευτερεύουσες, κάτι που ορίζεται ξεχωριστά. Αν η απάντηση ήταν όχι, η επανυποβολή ενός απορριφθέντος άρθρου αλλού έχει τη δική της σελίδα.

Τίποτε από αυτά δεν εμφανίζεται στις περισσότερες οδηγίες για την ίδια την επιστολή απάντησης, οι οποίες τείνουν να εστιάζουν στη μορφοποίηση, μια αριθμημένη λίστα, μια δομή παράθεσης και απάντησης, μια ευγενική εναρκτήρια φράση. Αυτές οι επιλογές έχουν πολύ μικρότερη σημασία από τις κρίσεις που αναφέρθηκαν παραπάνω, και ένα response to reviewers generator που ξεκινά από τα πραγματικά σχόλια είναι ταχύτερος τρόπος για να φτάσει κανείς στη μορφοποίηση από μια κενή σελίδα, αφού οι δυσκολότερες αποφάσεις έχουν ήδη ληφθεί.

Βασικά στοιχεία μορφοποίησης: μήκος, αρίθμηση και τύπος αρχείου

Αριθμήστε κάθε σχόλιο, συμπεριλαμβανομένων των υποτμημάτων ενός μεμονωμένου σχολίου κριτή που εγείρει περισσότερα από ένα ζητήματα, ώστε ένα σχόλιο να μπορεί να παραπέμπεται με τον αριθμό του αλλού στην επιστολή ή στις ίδιες τις σημειώσεις του συντάκτη. Μην επικολλήσετε τη νέα παράγραφο δύο φορές, αλλά αντί γι' αυτό παραπέμψτε στο σημείο όπου βρίσκεται η αλλαγή. Εφόσον ένας κριτής που ελέγχει την απάντηση σε σύγκριση με ένα χειρόγραφο με σημειώσεις συγκρίνει ούτως ή άλλως δύο έγγραφα, κρατήστε την αρχική διατύπωση του χειρόγραφου έξω από το ίδιο το έγγραφο της απάντησης.

Το μήκος προκύπτει από τον αριθμό των σχολίων, όχι από έναν στοχευμένο αριθμό σελίδων. Μια απάντηση σε δώδεκα σχόλια από δύο κριτές μπορεί να εκτείνεται σε τέσσερις σελίδες, μια απάντηση σε σαράντα σχόλια από τρεις κριτές μπορεί να εκτείνεται σε δώδεκα, και αυτό δεν αποτελεί ένδειξη ότι κάτι πήγε στραβά. Υποβάλτε το ως ξεχωριστό αρχείο, χωριστά από την επιστολή συνοδείας και το χειρόγραφο, σε όποια μορφή δέχεται το σύστημα υποβολής του περιοδικού, σχεδόν πάντα ένα έγγραφο Word ή ένα PDF. Ονομάστε το αρχείο έτσι ώστε ένας συντάκτης να μπορεί να το αναγνωρίσει χωρίς να το ανοίξει πρώτα, κάτι που να βασίζεται στο αναγνωριστικό του χειρογράφου μαζί με το "response to reviewers", αντί για ένα γενικό "revision.docx" που μοιάζει ίδιο με κάθε άλλη μεταφόρτωση συγγραφέα εκείνη την εβδομάδα.

Είναι η επιστολή απάντησης προς τους κριτές το ίδιο με την επιστολή συνοδείας;

Όχι, και τα περιοδικά που ζητούν και τα δύο θέλουν διαφορετικά πράγματα από το καθένα. Η επιστολή συνοδείας απευθύνεται στον συντάκτη, είναι σύντομη και επιχειρηματολογεί υπέρ της καταλληλότητας και της σημασίας του άρθρου, σε μεγάλο βαθμό αμετάβλητη από την εκδοχή που υποβλήθηκε στην αρχική υποβολή. Η επιστολή απάντησης προς τους κριτές απευθύνεται στους κριτές όσο και στον συντάκτη, είναι εξαντλητική και όχι σύντομη, και υπάρχει μόνο στο στάδιο της αναθεώρησης, αφού υπάρχουν σχόλια στα οποία πρέπει να απαντηθεί.

Η σύνταξη και των δύο από λευκή σελίδα είναι πιο αργή από όσο χρειάζεται. Το response to reviewers generator του TextPulse παράγει ένα δομημένο πρώτο προσχέδιο από τα σχόλια και τις αποφάσεις σας, το οποίο στη συνέχεια επεξεργάζεστε για τη συγκεκριμένη διατύπωση που καλύπτεται παραπάνω, αντί να γράφετε με το χέρι ολόκληρο το σκελετό του εγγράφου. Αντιμετωπίστε το αποτέλεσμα όπως θα αντιμετωπίζατε ένα προσχέδιο από συνάδελφο, ένα σημείο εκκίνησης που εξακολουθεί να χρειάζεται τη δική σας κρίση σε κάθε διαφωνία.

Η ίδια η αναθεώρηση είναι το μεγαλύτερο έργο. Η ανθρωποποίηση ενός ερευνητικού άρθρου καλύπτεται ξεχωριστά, όπως και η βιβλιογραφική ανασκόπηση, την οποία οι κριτές ζητούν να δουν ξαναγραμμένη συχνότερα από οποιαδήποτε άλλη ενότητα.

Αυτό είναι διαφορετικό από το να βελτιώνετε το ίδιο το ύφος του χειρογράφου, για το οποίο προορίζεται ένα AI humanizer tool. Η επιστολή απάντησης και το χειρόγραφο είναι δύο διαφορετικά έγγραφα που επιτελούν δύο διαφορετικές λειτουργίες, και αξίζει να τα αντιμετωπίζετε έτσι, ακόμη και όταν παραδίδονται το ίδιο απόγευμα.