Lista de verificación para la presentación a una revista antes de enviar
Un sistema de envío recopila los elementos en un orden fijo, y el elemento que le detiene casi nunca es el manuscrito. Esta lista de verificación sigue la secuencia propia del portal, desde el archivo del manuscrito hasta las figuras, los conflictos de interés, la financiación, la disponibilidad de datos, las contribuciones de los autores, ORCID y los revisores sugeridos, hasta la carta de presentación como último elemento de la lista.
El manuscrito ha estado terminado durante una semana y el formulario de envío todavía no. La mayor parte del tiempo restante se dedica a documentos que nadie redacta mientras escribe un artículo: una declaración de disponibilidad de datos, una declaración de financiación, una declaración de intereses en conflicto y una lista de quién hizo qué.
Una lista de verificación para el envío a una revista es más útil cuando sigue el orden en que el sistema de envío pide las cosas, porque ese es el orden en que un elemento que falta le detiene. Lo que sigue es ese orden, desde el archivo del manuscrito hasta la pantalla de confirmación, con la cosa más probable que salga mal en cada paso.
Un fallo de formato es costoso aquí: la propia guía para autores de Elsevier menciona el incumplimiento del formato y el "sloppy copy" entre las razones por las que un manuscrito se rechaza antes de la revisión, y Springer Nature enumera la mala estructura y la mala presentación por su propia cuenta. Lo que ocurre con un envío una vez que supera esta pantalla es un tema aparte.
La lista de verificación para el envío a una revista, en el orden en que lo pide el portal
El sistema de envío reúne las cosas en un orden fijo: el archivo del manuscrito, luego las declaraciones, luego las cargas de archivos, y después la carta de presentación. El secreto aquí es tener cada respuesta lista cuando aparece su campo. Cualquier cosa inventada dentro del recuadro se escribe bajo presión de tiempo y rara vez se revisa de nuevo.
| Item | Lo que el formulario espera | El error habitual |
|---|---|---|
| Manuscript file | El tipo de archivo indicado, con números de línea y de página si se requieren | Nombres de autor dejados en el archivo para una revista con doble anonimización |
| Title and short title | Ambos, dentro de los límites de caracteres propios de la revista | Un short title redactado para ajustarse al límite de otra revista |
| Abstract | El límite de palabras de la revista, y encabezados solo si los solicita | Un abstract estructurado pegado en una revista que quiere un solo párrafo |
| Keywords | El número que solicita la revista, en su propio campo | Palabras repetidas del título, que no añaden ninguna vía nueva al artículo |
| Authors and affiliations | Nombres completos, orden, afiliaciones, un autor de correspondencia | Un orden de autores acordado en conversación y nunca confirmado por escrito |
| ORCID | Un iD registrado para el autor de correspondencia, a menudo para todos los autores | Un coautor que se registra por primera vez mientras el formulario está abierto |
| Funding | Todos los financiadores, con los números de subvención exactamente como fueron concedidos | Un número de subvención transcrito de memoria |
| Competing interests | Una declaración incluso cuando no existen, en la redacción de la revista | Un campo vacío en lugar de una declaración de que no existen |
| Data availability | Dónde están los datos, o una razón declarada por la que no están disponibles | Datos bajo solicitud, sin contacto nombrado y sin repositorio |
| Author contributions | Quién hizo qué, a menudo según una taxonomía fija de funciones | Funciones asignadas en el momento del envío, con un coautor inlocalizable |
| Ethics and consent | Organismo de aprobación, número de referencia y redacción del consentimiento cuando sea pertinente | El número de aprobación guardado en los archivos de un supervisor |
| Figures and tables | Archivos de figuras separados con la resolución indicada, numerados y con pie de figura | Figuras incrustadas en el manuscrito cuando la revista las quiere aparte |
| Supplementary files | Etiquetados, y mencionados por nombre en el texto del manuscrito | Un archivo suplementario que el artículo nunca menciona |
| Suggested reviewers | Nombres, afiliaciones y correos electrónicos institucionales, excluyendo conflictos | Un coautor reciente, que luego queda descalificado |
| Cover letter | Dirigida a un editor nombrado, mencionando esta revista | El nombre de la revista anterior sigue en el archivo |
Manuscrito, figuras, tablas y archivos suplementarios
Esta es la única cosa que el sistema tiene más probabilidades de rechazar que una persona. Formato de archivo: las revistas indican qué tipo de archivo aceptan. Muchas prefieren números de línea y de página continuos para que un revisor pueda señalar una línea concreta. Las revistas con doble anonimización quieren que se eliminen del archivo y de las propiedades del documento, donde se almacenan los nombres de los autores, los datos identificativos.
Dos cosas dentro del manuscrito conviene comprobarlas frente a la propia página de la revista objetivo, y no frente a la última revista a la que lo envió: el límite de palabras del resumen, y si el resumen lleva encabezados. Las revistas de IEEE exigen un solo párrafo de 150 a 250 palabras, sin ecuaciones numeradas, citas bibliográficas ni notas al pie; PLOS ONE permite 300 palabras y pide que no haya encabezados. Escribir un resumen para un artículo de investigación que ya se ajuste a las normas del destino es más rápido que rehacer uno que no lo hace.
Por lo general, las figuras se cargan como archivos separados con una resolución mínima indicada, en lugar de como imágenes dentro del manuscrito, y luego el texto incluye un pie de figura y una llamada para cada una. Las tablas deben ir en el manuscrito en formato editable, no como capturas de pantalla. Los archivos suplementarios necesitan nombres que coincidan con la forma en que el artículo se refiere a ellos, ya que un archivo llamado appendix_final no dice nada al lector.
Los límites de palabras se aplican a más que al manuscrito: el resumen, el título breve y, en algunas revistas, una declaración de importancia o un resumen en lenguaje claro, cada uno con su propio tope. Comprobar cada uno frente al número indicado por la revista es mejor que descubrir el exceso dentro de un campo del portal que lo trunca en silencio. Un conjunto de herramientas gratuitas de escritura que cubre el recuento de palabras, el uso de mayúsculas en títulos y el formato de referencias convierte ese paso en unos pocos minutos.
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Las declaraciones que nadie redacta hasta que el formulario las pide
Cuatro declaraciones son estándar en las principales revistas y ninguna de ellas se redacta mientras se está escribiendo el artículo: intereses en competencia, financiación, disponibilidad de datos y contribuciones de los autores. Cada una requiere minutos para redactarse y horas para obtener la información, porque esta está en manos de otras personas.
Se exige una declaración de intereses en competencia exista o no exista alguno, y un campo vacío se lee como una omisión más que como una declaración de que no los hay. Las declaraciones de financiación quieren que se nombre a cada financiador con los números de subvención exactamente como fueron concedidos, algo que conviene copiar de la carta de concesión y no de la memoria de un coautor. Ambas suelen aparecer tanto en el manuscrito como en el formulario, de modo que el archivo y los campos tienen que coincidir.
Una declaración de disponibilidad de datos indica dónde están los datos y cómo puede acceder a ellos un lector: el nombre de un repositorio con un número de acceso, una restricción declarada con su motivo, o una afirmación clara de que no se generaron datos nuevos. Algunas revistas aceptan que los datos estén disponibles previa solicitud al autor de correspondencia y otras exigen un depósito, así que compruebe cuál de las dos opciones exige la revista objetivo antes de escribir esa frase.
Las contribuciones de los autores se registran según una taxonomía fija en muchas revistas, y cada autor nombrado se asigna a funciones como conceptualización, metodología, análisis o redacción. Debajo de esto está la cuestión más difícil de quién califica en absoluto como autor. La orientación de COPE sobre la autoría se basa en dos requisitos mínimos, una contribución sustancial al trabajo y la responsabilidad sobre él, y se alinea con la prueba de cuatro partes de ICMJE: contribución sustancial a la concepción, el diseño, la adquisición, el análisis o la interpretación; redacción o revisión crítica del trabajo; aprobación de la versión final; y acuerdo para ser responsable de todo ello. Los colaboradores que cumplen menos de las cuatro condiciones se reconocen en los agradecimientos, y la obtención de financiación, la supervisión general o la edición lingüística por sí solas no califican a nadie.
ORCID, revisores y los elementos que dependen de otras personas
Muchas revistas ahora requieren un ORCID iD para al menos el autor de correspondencia, y algunas lo requieren para cada autor del artículo. Antes de abrir el formulario de envío, regístrelo y vincúlelo. El campo aparece al principio, y un coautor que nunca se ha registrado se convierte en un obstáculo en el peor momento.
Los revisores sugeridos son opcionales en algunas revistas y obligatorios en otras, y la lista útil está formada por investigadores que han publicado sobre la misma cuestión sin tener vínculo con usted. Los coautores recientes, los colegas de su propia institución y cualquiera que ya haya leído el manuscrito suelen excluirse. Los nombres se introducen en el propio campo del formulario: la orientación de Elsevier es explícita en que una carta de presentación no debe incluir "funding information, author declarations, or suggested or opposed reviewers".
La carta de presentación es un elemento más de la lista
Es el último campo en la mayoría de los formularios de envío, y también el único que implica redacción, frente a la introducción de datos. La carta de presentación presenta el artículo a un editor identificado, explica qué tiene de nuevo y explica por qué esta revista. Aquí hay dos posibles fallos, ambos mecánicos.
El primero es que el nombre de la revista anterior permanezca en el archivo. La orientación de Springer Nature sobre la carta de presentación pide una frase de confirmación que nombre directamente el destino: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." El marcador de posición existe porque la frase se reutiliza, y conserva el nombre de la última revista hasta que alguien lo cambia.
La segunda consiste en rellenar la carta con lo que el formulario ya ha recopilado. Lo que debería figurar allí se aproxima a la propia lista de Elsevier: la categoría del manuscrito, una breve declaración de su tema central, y su novedad y sus implicaciones más amplias para el campo. Un generador de carta de presentación para revista que parte del título del artículo, el resumen y la revista objetivo elimina la parte de la página en blanco, el tramo que se deja para el final.
Evitar el desk rejection es para lo que sirve la lista de verificación, y responder a los comentarios de los revisores es el paso que sigue si el artículo la supera.
Recorra toda la lista una vez con el portal abierto y sin nada rellenado, de modo que descubra qué falta mientras aún hay tiempo de pedírselo a alguien. El elemento que detiene una presentación casi nunca es el manuscrito. Es el número de aprobación ética en el archivador de un supervisor, y el supervisor está de permiso.
Preguntas frecuentes
Una lista de verificación para la presentación a una revista cubre el archivo del manuscrito, el título y el resumen dentro de los límites de la revista, las palabras clave, los autores y las afiliaciones, los ORCID iDs, la financiación, los conflictos de interés, la disponibilidad de datos, las contribuciones de los autores, la aprobación ética, las figuras y tablas como archivos separados, los archivos suplementarios, los revisores sugeridos y la carta de presentación. Recorrerla en el orden en que el portal lo pide significa que cada respuesta está lista cuando aparece su campo.
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