Контрольний список подання до журналу перед натисканням Submit

Рукопис завершено вже тиждень тому, а форма подання досі ні. Більшість решти часу йде на документи, які ніхто не складає під час написання статті: заяву про доступність даних, заяву про фінансування, декларацію про конфлікт інтересів і перелік того, хто що зробив.

Контрольний список для подання до журналу найкорисніший тоді, коли він іде в тому самому порядку, в якому система подання запитує матеріали, бо саме в такому порядку відсутній елемент зупиняє вас. Далі подано цей порядок, від файла рукопису до екрана підтвердження, разом із тим, що найімовірніше піде не так на кожному кроці.

Помилка у форматуванні тут коштує дорого: власні настанови для авторів Elsevier називають невідповідність формату та "sloppy copy" серед причин, через які рукопис відхиляють до рецензування, а Springer Nature у своїх матеріалах окремо вказує на погану структуру і погане подання. Що відбувається з поданням після того, як воно проходить цей етап, це окрема тема.

Контрольний список для подання до журналу, у порядку, в якому його запитує портал

Система подання збирає матеріали у фіксованому порядку: файл рукопису, потім декларації, потім завантаження файлів, потім супровідний лист. Секрет тут у тому, щоб мати готову кожну відповідь, коли з'являється відповідне поле. Усе, що вигадано на місці, записується під часовим тиском і рідко переглядається знову.

Item	Що очікує форма	Типова помилка
Manuscript file	Зазначений тип файлу, з номерами рядків і сторінок, якщо це потрібно	Імена авторів залишені у файлі для журналу з подвійним анонімізуванням
Title and short title	Обидва, у межах власних лімітів журналу на кількість символів	Короткий заголовок, написаний так, щоб відповідати ліміту іншого журналу
Abstract	Ліміт журналу на кількість слів, і заголовки лише якщо журнал їх вимагає	Структурована анотація, вставлена в журнал, який хоче один абзац
Keywords	Кількість, яку вимагає журнал, у власному полі	Слова, повторені з назви, що не додає нового шляху до статті
Authors and affiliations	Повні імена, порядок, афіліації, один автор для листування	Порядок авторів, узгоджений у розмові й ніколи не підтверджений письмово
ORCID	Зареєстрований iD для автора для листування, часто для всіх авторів	Співавтор, який уперше реєструється, поки форма відкрита
Funding	Кожен фонд, з номерами грантів точно так, як їх було надано	Номер гранту, переписаний з пам'яті
Competing interests	Заява навіть тоді, коли їх немає, у формулюванні журналу	Порожнє поле замість декларації про те, що таких немає
Data availability	Де містяться дані, або зазначена причина, чому вони недоступні	Дані на запит, без названого контакту і без репозиторію
Author contributions	Хто що зробив, часто відповідно до фіксованої таксономії ролей	Ролі, призначені під час подання, коли одного співавтора неможливо знайти
Ethics and consent	Орган схвалення, номер посилання і формулювання згоди, де це доречно	Номер схвалення, що лежить у файлах керівника
Figures and tables	Окремі файли рисунків із зазначеною роздільною здатністю, пронумеровані й з підписами	Рисунки, вбудовані в рукопис, коли журнал хоче їх окремо
Supplementary files	Позначені й згадані за назвою в тексті рукопису	Додатковий файл, який стаття ніколи не згадує
Suggested reviewers	Імена, афіліації та інституційні електронні адреси, без конфліктів	Недавній співавтор, якого потім відхиляють
Cover letter	Адресований названому редактору, із зазначенням цього журналу	Назва попереднього журналу все ще у файлі

Рукопис, рисунки, таблиці та додаткові файли

Це єдина річ, яку система з більшою ймовірністю відхилить, ніж людина. Формат файлу, журнали вказують, який тип файлу вони приймають. Багатьом потрібні неперервна нумерація рядків і сторінок, щоб рецензент міг указати на конкретний рядок. Журнали з подвійним анонімізуванням вимагають, щоб ідентифікаційні відомості були вилучені з файлу та властивостей документа, де зберігаються імена авторів.

Дві речі в рукописі варто перевірити за власною сторінкою цільового журналу, а не за сторінкою останнього журналу, до якого ви подавалися: ліміт слів для анотації та чи має анотація заголовки. Журнали IEEE вимагають один абзац обсягом від 150 до 250 слів без нумерованих рівнянь, посилань на джерела або виносок; PLOS ONE дозволяє 300 слів і не вимагає заголовків. Написання анотації до наукової статті, яка вже відповідає правилам цільового журналу, швидше, ніж перероблення тієї, що не відповідає.

Рисунки зазвичай завантажують як окремі файли із зазначеною мінімальною роздільною здатністю, а не як зображення всередині рукопису, і текст тоді містить підпис та посилання на кожен із них. Таблиці мають бути в рукописі в редагованому форматі, а не як знімки екрана. Додаткові файли потребують назв, що відповідають тому, як на них посилається стаття, оскільки файл із назвою appendix_final нічого не говорить читачеві.

Ліміти слів стосуються не лише рукопису: анотації, короткого заголовка, а в деяких журналах також заяви про значущість або стислого викладу простою мовою, кожен із власною межею. Перевірка кожного з них за вказаним журналом числом краща, ніж виявлення перевищення в полі порталу, яке мовчки обрізає текст. Набір безкоштовних інструментів для письма, що охоплює підрахунок слів, оформлення заголовків і форматування посилань, перетворює цю перевірку на кілька хвилин.

Заяви, які ніхто не готує, доки форма не попросить про них

Чотири заяви є стандартними для провідних журналів, і жодну з них не пишуть під час написання статті: конфлікти інтересів, фінансування, доступність даних і внесок авторів. На підготовку кожної йдуть хвилини, а на збирання потрібної інформації, години, тому що вона перебуває в інших людей.

Заява про конфлікти інтересів потрібна незалежно від того, чи існують вони, і порожнє поле виглядає як пропуск, а не як твердження про їхню відсутність. У заявах про фінансування потрібно назвати кожного спонсора з номерами грантів точно так, як їх було надано, і це варто переписувати з листа про присудження, а не з пам'яті співавтора. Обидві зазвичай подаються і в рукописі, і у формі, тож файл і поля мають збігатися.

Заява про доступність даних вказує, де саме є дані і як читач може до них дістатися: назва репозиторію з номером доступу, зазначене обмеження з поясненням причини, або чітке твердження, що нові дані не були створені. Деякі журнали приймають дані, доступні на запит до відповідального автора, а інші вимагають внесення до сховища, тож перед тим, як писати це речення, перевірте, який варіант вимагає цільовий журнал.

Внесок авторів у багатьох журналах фіксують за сталою таксономією, де кожного названого автора співвідносять із ролями, такими як концептуалізація, методологія, аналіз або написання. Під цим лежить складніше питання, хто взагалі може вважатися автором. Настанова COPE щодо авторства спирається на дві мінімальні вимоги, істотний внесок у роботу і відповідальність за неї, та узгоджується з чотиричастинним тестом ICMJE: істотний внесок у задум, дизайн, збирання, аналіз або інтерпретацію; написання або критичне доопрацювання роботи; схвалення остаточної версії; і згода нести відповідальність за все це. Тих, хто відповідає менш ніж усім чотирьом вимогам, натомість зазначають у подяках, а отримання фінансування, загальний нагляд або лише мовне редагування не дає права на авторство нікому.

ORCID, рецензенти та елементи, що залежать від інших людей

Багато журналів тепер потребують ORCID iD щонайменше для автора, який відповідає за листування, а деякі потребують його для кожного автора статті. Перш ніж відкривати форму подання, зареєструйтеся та прив’яжіть його. Поле з’являється на ранньому етапі, і співавтор, який ніколи не реєструвався, стає перешкодою в найгірший момент.

Запропоновані рецензенти є необов’язковими в деяких журналах і обов’язковими в інших, а корисний список становлять дослідники, які публікувалися з того самого питання і не мають з вами жодного зв’язку. Нещодавні співавтори, колеги з вашої власної установи та будь-хто, хто вже читав рукопис, зазвичай виключаються. Імена вносять у власне поле форми: у настановах Elsevier прямо зазначено, що супровідний лист не повинен містити "funding information, author declarations, or suggested or opposed reviewers".

Супровідний лист є одним із пунктів у списку

Це останнє поле в більшості форм подання, а також єдине, що передбачає написання тексту, на відміну від внесення даних. Супровідний лист представляє статтю визначеному редактору, пояснює, що в ній нового, і пояснює, чому саме цей журнал. Тут можливі дві помилки, обидві механічні.

Перша полягає в тому, що в файлі зберігається назва попереднього журналу. У настановах Springer Nature щодо супровідного листа просять подати речення-підтвердження, яке прямо називає цільовий журнал: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." Заповнювач існує тому, що це речення використовують повторно, і воно зберігає назву останнього журналу, доки хтось її не змінить.

Другий момент полягає в тому, щоб заповнювати лист тим, що форма вже зібрала. Натомість там має бути те, що близьке до власного списку Elsevier: категорія рукопису, коротке формулювання його центральної теми, а також його новизна і ширші наслідки для галузі. A journal cover letter generator, який починає з назви статті, анотації та цільового журналу, усуває частину з порожньою сторінкою, ту частину, яку залишають наостанок.

Уникнення desk rejection саме для цього і призначений контрольний список, а відповідь на коментарі рецензентів є наступним кроком, якщо стаття його проходить.

Пройдіть увесь список один раз, коли портал відкритий і нічого не заповнено, щоб з'ясувати, чого бракує, поки ще є час попросити це в когось. Пункт, який зупиняє подання, майже ніколи не є рукописом. Це номер схвалення етики у папці керівника, а керівник у відпустці.