Liste de vérification pour la soumission d'un article avant l'envoi

Le manuscrit est terminé depuis une semaine et le formulaire de soumission ne l’est toujours pas. La majeure partie du temps restant est consacrée à des documents que personne ne rédige pendant la rédaction d’un article, une déclaration de disponibilité des données, une déclaration de financement, une déclaration d’intérêts concurrents et une liste indiquant qui a fait quoi.

Une liste de contrôle pour la soumission à une revue est surtout utile lorsqu’elle suit l’ordre dans lequel le système de soumission demande les éléments, car c’est cet ordre qui fait qu’un élément manquant vous bloque. Ce qui suit reprend cet ordre, du fichier du manuscrit à l’écran de confirmation, avec, à chaque étape, l’élément le plus susceptible de poser problème.

Une erreur de mise en forme est coûteuse ici, le propre guide aux auteurs d’Elsevier cite la non-conformité au format et le "sloppy copy" parmi les raisons pour lesquelles un manuscrit est rejeté avant l’évaluation, et Springer Nature mentionne de son côté une structure médiocre et une présentation médiocre. Ce qui arrive à une soumission une fois qu’elle franchit cet écran est un sujet distinct.

La liste de contrôle pour la soumission à une revue, dans l’ordre demandé par le portail

Le système de soumission rassemble les éléments dans un ordre fixe, le fichier du manuscrit, puis les déclarations, puis les téléversements de fichiers, puis la lettre d’accompagnement. Le secret consiste ici à avoir chaque réponse prête au moment où son champ apparaît. Tout ce qui est inventé dans la boîte est rédigé sous la pression du temps et rarement repris ensuite.

Item	Ce que le formulaire attend	L’erreur la plus fréquente
Manuscript file	Le type de fichier indiqué, avec les numéros de ligne et de page si cela est requis	Des noms d’auteur laissés dans le fichier pour une revue à double anonymisation
Title and short title	Les deux, dans les limites de caractères propres à la revue	Un short title rédigé pour tenir dans la limite d’une autre revue
Abstract	La limite de mots de la revue, et des sous-titres seulement si elle les demande	Un abstract structuré collé dans une revue qui en veut un seul paragraphe
Keywords	Le nombre demandé par la revue, dans son propre champ	Des mots répétés du titre, qui n’ajoutent aucune nouvelle voie d’accès à l’article
Authors and affiliations	Noms complets, ordre, affiliations, un auteur correspondant	Un ordre des auteurs convenu oralement et jamais confirmé par écrit
ORCID	Un iD enregistré pour l’auteur correspondant, souvent pour tous les auteurs	Un coauteur qui s’inscrit pour la première fois pendant que le formulaire est ouvert
Funding	Chaque financeur, avec les numéros de subvention exactement tels qu’attribués	Un numéro de subvention transcrit de mémoire
Competing interests	Une déclaration même en l’absence de conflit, dans la formulation de la revue	Un champ vide au lieu d’une déclaration indiquant qu’il n’en existe aucun
Data availability	Où se trouvent les données, ou une raison indiquée pour laquelle elles ne sont pas disponibles	Des données sur demande, sans contact nommé et sans dépôt
Author contributions	Qui a fait quoi, souvent selon une taxonomie fixe des rôles	Des rôles attribués au moment de la soumission, avec un coauteur injoignable
Ethics and consent	Organisme d’approbation, numéro de référence et formulation du consentement, le cas échéant	Le numéro d’approbation rangé dans les dossiers d’un directeur de thèse
Figures and tables	Fichiers de figures séparés à la résolution indiquée, numérotés et légendés	Des figures intégrées dans le manuscrit alors que la revue les veut séparées
Supplementary files	Étiquetés, et mentionnés par leur nom dans le texte du manuscrit	Un fichier supplémentaire que l’article ne mentionne jamais
Suggested reviewers	Noms, affiliations et courriels institutionnels, conflits exclus	Un coauteur récent, qui est alors disqualifié
Cover letter	Adressée à un éditeur nommé, en nommant cette revue	Le nom de la revue précédente figure encore dans le fichier

Manuscrit, figures, tableaux et fichiers supplémentaires

C’est la chose que le système est plus susceptible de rejeter qu’une personne ne le ferait. Format de fichier, les revues indiquent le type de fichier qu’elles acceptent. Beaucoup apprécient une numérotation continue des lignes et des pages afin qu’un évaluateur puisse renvoyer à une ligne précise. Les revues à double anonymisation veulent que les éléments d’identification soient retirés du fichier et des propriétés du document, où sont stockés les noms des auteurs.

Deux éléments du manuscrit méritent d’être vérifiés sur la page propre à la revue cible plutôt que sur celle de la dernière revue à laquelle vous avez soumis votre texte, la limite de mots du résumé, et le fait que le résumé comporte ou non des sous-titres. Les revues IEEE exigent un seul paragraphe de 150 à 250 mots, sans équations numérotées, citations bibliographiques ni notes de bas de page, PLOS ONE autorise 300 mots et demande l’absence de sous-titres. Rédiger un résumé pour un article de recherche qui respecte déjà les règles de la revue cible est plus rapide que d’en reconstruire un qui ne les respecte pas.

Les figures sont généralement téléversées sous forme de fichiers séparés, à une résolution minimale indiquée, plutôt que comme images intégrées au manuscrit, et le texte comporte alors une légende et un renvoi pour chacune. Les tableaux doivent figurer dans le manuscrit sous une forme modifiable, et non sous forme de captures d’écran. Les fichiers supplémentaires doivent porter des noms qui correspondent à la manière dont l’article s’y réfère, car un fichier nommé appendix_final n’apprend rien au lecteur.

Les limites de mots s’appliquent à plus que le manuscrit, le résumé, le court titre, et dans certaines revues une déclaration d’importance ou un résumé en langage clair, chacun avec sa propre limite. Vérifier chacun d’eux par rapport au nombre indiqué par la revue vaut mieux que découvrir le dépassement dans un champ du portail qui tronque silencieusement. Un ensemble d’outils d’écriture gratuits couvrant le comptage des mots, la capitalisation des titres et la mise en forme des références transforme cette vérification en quelques minutes.

Les déclarations que personne ne rédige avant que le formulaire ne les demande

Quatre déclarations sont standard dans les grandes revues et aucune d’entre elles n’est rédigée pendant la rédaction de l’article, les conflits d’intérêts, le financement, la disponibilité des données et les contributions des auteurs. Chacune prend quelques minutes à rédiger et des heures à vérifier, parce que l’information se trouve chez d’autres personnes.

Une déclaration de conflits d’intérêts est exigée qu’il en existe ou non, et un champ vide ressemble à une omission plutôt qu’à une déclaration qu’il n’y en a pas. Les déclarations de financement exigent que chaque organisme financeur soit nommé avec les numéros de subvention exactement tels qu’ils ont été attribués, ce qui vaut la peine d’être recopié à partir de la lettre d’attribution plutôt que de la mémoire d’un co-auteur. Les deux figurent généralement dans le manuscrit ainsi que dans le formulaire, de sorte que le fichier et les champs doivent correspondre.

Une déclaration de disponibilité des données indique où se trouvent les données et comment un lecteur y accède, un nom de dépôt avec un numéro d’accession, une restriction indiquée avec sa raison, ou une déclaration claire selon laquelle aucune nouvelle donnée n’a été produite. Certaines revues acceptent que les données soient disponibles sur demande auprès de l’auteur correspondant et d’autres exigent un dépôt, donc vérifiez laquelle s’applique à la revue visée avant d’écrire cette phrase.

Les contributions des auteurs sont consignées selon une taxonomie fixe dans de nombreuses revues, chaque auteur nommé étant associé à des rôles tels que la conceptualisation, la méthodologie, l’analyse ou la rédaction. En dessous se pose la question plus difficile de savoir qui peut être considéré comme auteur. Les recommandations de COPE sur l’auteur reposent sur deux exigences minimales, une contribution substantielle au travail et la responsabilité de celui-ci, et s’alignent sur le test en quatre points de l’ICMJE, contribution substantielle à la conception, à la planification, à l’acquisition, à l’analyse ou à l’interprétation, rédaction ou révision critique du travail, approbation de la version finale, et accord pour en assumer la responsabilité dans son ensemble. Les contributeurs qui satisfont à moins de quatre de ces critères sont plutôt mentionnés dans les remerciements, et l’obtention de financements, la supervision générale ou la seule révision linguistique ne qualifient personne.

ORCID, les évaluateurs et les éléments qui dépendent d’autres personnes

De nombreuses revues exigent désormais un ORCID iD pour au moins l’auteur correspondant, et certaines en exigent un pour chaque auteur de l’article. Avant d’ouvrir le formulaire de soumission, enregistrez-vous et liez-le. Le champ apparaît tôt, et un coauteur qui ne s’est jamais inscrit devient un obstacle au pire moment.

Les évaluateurs suggérés sont facultatifs dans certaines revues et obligatoires dans d’autres, et la liste utile est celle de chercheurs qui ont publié sur la même question sans lien avec vous. Les coauteurs récents, les collègues de votre propre institution et toute personne ayant déjà lu le manuscrit sont normalement exclus. Les noms sont saisis dans le champ prévu à cet effet dans le formulaire, les consignes d’Elsevier sont explicites, une lettre d’accompagnement ne doit pas inclure « funding information, author declarations, or suggested or opposed reviewers ».

La lettre d’accompagnement n’est qu’un élément de la liste

C’est le dernier champ de la plupart des formulaires de soumission, et aussi le seul qui implique une rédaction, par opposition à la saisie de données. La lettre d’accompagnement présente l’article à un éditeur identifié, explique ce qu’il apporte de nouveau, et explique pourquoi cette revue. Il y a ici deux échecs possibles, tous deux mécaniques.

Le premier est que le nom de la revue précédente subsiste dans le fichier. Les consignes de Springer Nature sur la lettre d’accompagnement demandent une phrase de confirmation qui nomme directement la revue cible : "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." L’espace réservé existe parce que la phrase est réutilisée, et il conserve le nom de la dernière revue jusqu’à ce que quelqu’un le modifie.

Le deuxième consiste à garnir la lettre avec ce que le formulaire a déjà recueilli. Ce qui devrait s’y trouver ressemble plutôt à la propre liste d’Elsevier, la catégorie du manuscrit, un bref énoncé de son thème central, ainsi que son caractère novateur et ses implications plus larges pour le domaine. Un générateur de lettre d’accompagnement pour revue qui part du titre de l’article, du résumé et de la revue cible supprime la partie de la page blanche, celle qu’on laisse jusqu’au dernier moment.

Éviter le rejet au bureau est l’objet de la liste de contrôle, et répondre aux commentaires des évaluateurs est l’étape qui suit si l’article la franchit.

Passez toute la liste une fois avec le portail ouvert et rien de rempli, afin de découvrir ce qui manque tant qu’il est encore temps de le demander à quelqu’un. L’élément qui bloque une soumission n’est presque jamais le manuscrit. C’est le numéro d’approbation éthique dans le dossier d’un directeur de recherche, et le directeur de recherche est en congé.