Come scrivere una lettera di risposta ai revisori

Un editor apre una nuova sottomissione e legge la lettera di risposta prima di rileggere una sola pagina del manoscritto revisionato. Se quella lettera consiste in tre paragrafi di rassicurazioni generiche senza alcun riferimento a un commento specifico, l'editor si è già formato un'opinione sulla revisione prima di verificare se regge. Un modello di lettera di risposta ai revisori esiste proprio per evitare questo: un documento strutturato in modo che l'editor possa verificare, commento per commento, che ogni preoccupazione abbia ricevuto una risposta reale.

Questo riguarda la lettera in sé, non il lavoro più ampio di decidere come rispondere a un'obiezione sostanziale di un revisore. Quel processo decisionale resta fuori da questo testo, insieme al più ampio processo di sottomissione a una rivista a cui la lettera appartiene. Si supponga di sapere già che cosa si intende cambiare. Ciò che segue spiega come mettere quella decisione per iscritto nella forma che un editor è abituato a leggere: la struttura, il formato tabellare che ormai la maggior parte delle riviste si aspetta, e la formulazione specifica che mantiene un dissenso professionale invece che difensivo.

Che cosa deve contenere una lettera di risposta ai revisori

Tre parti, sempre nello stesso ordine. Un breve incipit che ringrazia i revisori e l'editor e afferma, in una sola frase, che cosa è cambiato nel complesso. Una sezione punto per punto che affronta ogni commento di ogni revisore, nell'ordine in cui il revisore li ha sollevati. Una frase conclusiva che conferma che nulla è rimasto senza risposta. Gli editor leggono moltissime lettere di questo tipo, e una lettera che segue la forma attesa viene letta più rapidamente e con maggiore benevolenza rispetto a una che riorganizza i commenti secondo l'ordine preferito dall'autore.

Il paragrafo iniziale non è il luogo per il proprio argomento. Lo si riservi alla sezione punto per punto, dove un commento specifico può ricevere una risposta specifica. Bastano una o due frasi, che ringrazino l'editor e i revisori per il loro ruolo, anziché per nome se la revisione era cieca, e una semplice affermazione che segue una risposta dettagliata.

Il modello di lettera di risposta ai revisori che gli editor si aspettano

Tre colonne coprono quasi ogni caso: il commento del revisore, citato o parafrasato da vicino; la risposta dell'autore, che indica che cosa è stato fatto o perché non è stato cambiato nulla; e la collocazione, una pagina, una sezione o un numero di riga nel manoscritto revisionato in cui il cambiamento è visibile. Una tabella impone questa disciplina in un modo che i paragrafi discorsivi non fanno, perché una cella vuota è evidente e un paragrafo che si allontana dal commento effettivo non lo è.

Commento del revisore	Risposta dell'autore	Dove è affrontato
Reviewer 2: "The sample size is not justified."	Aggiunto un calcolo di potenza e citate le assunzioni su cui si basa.	Metodi, paragrafo 2
Reviewer 1: "Figure 3 is hard to read."	Ridisegnata a risoluzione più alta con una legenda più grande.	Figure 3
Reviewer 1: "The discussion overstates the finding."	Attenuata l'affermazione e aggiunta la limitazione indicata dal revisore.	Discussione, paragrafo finale

La tabella vale il suo costo se ci sono dieci o più commenti da due o tre revisori. Alcune riviste accetteranno un elenco numerato con le stesse tre informazioni trasformate in un breve paragrafo per ciascun commento, ma la versione in tabella non è mai sbagliata, quindi è l'impostazione predefinita sicura quando le linee guida della rivista non specificano un formato. In caso di dubbio, usare la tabella indipendentemente dal numero di commenti: un editor che esamina una nuova sottomissione con una scadenza stretta legge una tabella più rapidamente di un paragrafo, qualunque sia la lunghezza della revisione sottostante.

Come formulare un disaccordo con un revisore

Il disaccordo appartiene alla lettera di risposta tanto quanto l'accordo, una lettera che si arrende a ogni commento di solito significa cambiamenti che si contraddicono a vicenda entro la terza pagina. Ciò che cambia non è se si oppone resistenza, ma come lo si fa. Aprire con il punto del revisore espresso in modo corretto, con parole proprie, prima di spiegare perché non si sta apportando il cambiamento. Un revisore che non riconosce il proprio commento nel vostro riassunto non leggerà con benevolenza il resto della risposta.

La stessa guida dell'APA per gli autori che rispondono ai revisori raccomanda di separare visivamente la propria risposta dal commento del revisore, usando un'etichetta come "author response" oppure un colore di carattere diverso o un rientro, e di citare la pagina, il paragrafo o la riga esatta in cui compare una modifica invece di descriverla in termini generali. La stessa fonte è specifica sul disaccordo: occorre indicare una motivazione per la decisione, non solo la decisione. "We have not made this change because..." seguito da una ragione concreta è una risposta completa. "We disagree" da solo non lo è.

Una lettera di risposta che si appoggia sempre sulle stesse poche formule per ogni obiezione, "we respectfully disagree" e "we believe the original wording is clearer" ripetute per tutto il documento, appare come un testo preimpostato anche quando ogni singolo disaccordo è ben argomentato. La stessa varietà che impedisce a un capitolo di tesi di sembrare scritto da una macchina vale anche qui. La guida sezione per sezione di TextPulse a un AI humanizer for academic writing copre tale varietà nei capitoli stessi, la lettera di risposta richiede la stessa disciplina, frase per frase, non solo sezione per sezione.

Cosa fare quando due revisori si contraddicono a vicenda

Il Revisore 1 vuole che il quadro teorico sia ampliato. Il Revisore 2 vuole che sia ridotto per ragioni di lunghezza. Entrambi i commenti sono ragionevoli presi singolarmente, e una lettera di risposta che cerca di soddisfarli entrambi alla lettera di solito non soddisfa nessuno dei due. Nomina direttamente la contraddizione nella tua risposta a ciascun revisore, invece di scegliere un commento da ignorare in silenzio.

Spiega la scelta che hai fatto e perché, rivolgendoti a entrambi i revisori per numero, così che ciascuno possa vedere che hai letto anche il commento dell'altro. "Il Revisore 2 ha sollevato la preoccupazione opposta sulla lunghezza, abbiamo mantenuto il quadro teorico alla sua lunghezza attuale come posizione intermedia, ampliando solo il paragrafo che il Revisore 1 ha segnalato come poco chiaro invece dell'intera sezione." Questa frase riconosce entrambi i revisori, indica la decisione e fornisce una ragione, che è ciò che ogni voce della tabella dovrebbe fare indipendentemente dal fatto che i commenti siano in conflitto.

Se la contraddizione è abbastanza grave che soddisfare un revisore significhi respingere in modo evidente il punto principale dell'altro, lo si dica direttamente all'editor nella sezione iniziale invece di seppellirlo nella tabella. Gli editor risolvono abitualmente i conflitti tra revisori, non possono risolvere uno di cui non sanno l'esistenza.

Decidere che cosa concedere e che cosa difendere

Quando concedere un punto

Se il revisore ha ragione, lo si conceda, questo è il caso ovvio. Se il revisore sbaglia su qualcosa su cui sbaglierebbe anche un lettore ordinario, allora lo si conceda. Se l'articolo richiede tre frasi di spiegazione privata per chiarire il punto nella lettera di risposta, allora l'articolo non lo stava spiegando così bene come avrebbe dovuto. Si corregga il passaggio, si ringrazi il revisore per averlo individuato e si mantenga la risposta a un breve paragrafo.

Un secondo caso, meno confortevole, è concedere un punto che è corretto ma marginale, quando contestarlo costerebbe più credibilità di quanta ne costi in termini di sforzo la correzione. Riscrivere una frase richiede dieci minuti. Contestare una modifica che non aveva bisogno di essere contestata dice all'editor che l'autore sta tenendo il conto invece di migliorare l'articolo.

I passaggi riscritti per soddisfare un revisore spesso risultano più rigidi del resto del manoscritto, poiché sono stati redatti in fretta e sotto pressione di scadenza invece di essere revisionati con calma. Far passare il nuovo paragrafo attraverso an AI humanizer prima che torni all'editor colma questo divario, così la concessione suona come il resto dell'articolo invece che come una toppa cucita dopo.

Quando mantenere la propria posizione

Si mantenga la propria posizione quando un suggerimento cambierebbe ciò che l'articolo afferma realmente, non solo il modo in cui è formulato, e l'affermazione originale è quella che i dati supportano. Una critica metodologica che in realtà è una richiesta di un diverso disegno di studio non si soddisfa con un paragrafo di cautela. Richiede una risposta diretta e fondata, che spieghi perché il disegno usato è quello giusto per la domanda posta.

Una risposta ferma e una difensiva possono dire quasi la stessa cosa e tuttavia risultare completamente diverse per un editor. Esponga con precisione il punto del reviewer prima di dissentire, citi la riga, la tabella o l'analisi specifica che sostiene la posizione del paper, e si fermi lì. Una risposta che ripete lo stesso argomento per tre paragrafi dopo averlo già formulato una volta sembra voler vincere piuttosto che risolvere una questione. Far passare un paragrafo fermo attraverso un academic tone converter prima dell'invio vale i due minuti necessari: intercetta formulazioni che nella mente dell'autore suonano sicure e sullo schermo di un editor appaiono combattive.

Quando un reviewer ha frainteso il paper

Prima o poi ogni autore riceve un commento che ha senso solo se il reviewer ha saltato una sezione, ricordato male un numero, o letto una bozza precedente che un coautore gli aveva inviato per errore. L'istinto è dirlo apertamente. Resista alla versione diretta di questo istinto.

Indichi il punto esatto in cui il paper risponde già al commento. Citi la frase pertinente. Aggiunga una sola riga di chiarimento se il passaggio potrebbe essere più preciso. Svolga lo stesso compito di 'the reviewer missed this' evitando al tempo stesso che una correzione fattuale sembri un errore fattuale. 'La Sezione 3.2 riporta direttamente questo confronto, è stata aggiunta una frase lì per rendere il risultato più esplicito.' Di solito il passaggio lasciava comunque margine per essere più chiaro, ed è spesso per questo che il fraintendimento si è verificato in primo luogo.

Un commento, risposto in tre modi

Una singola lettera di decisione spesso contiene in miniatura tutte e tre le situazioni. Si prenda un commento del reviewer che recita: la dimensione del campione sembra piccola rispetto alle affermazioni fatte, e la discussione non affronta questa limitazione. Una risposta di sola concessione aggiunge un paragrafo sulle limitazioni e rimuove silenziosamente l'affermazione più forte dall'abstract, che è la versione della resa, e indebolisce un paper che forse non aveva bisogno di essere indebolito.

Una risposta che si limita a difendere sostiene che la critica fraintende il disegno dello studio, cita un'analisi di potenza e si ferma lì, che è la versione da confronto, e lascia irrisolta la lacuna reale, il fatto che nel manoscritto non comparisse alcun paragrafo sui limiti. La risposta che fa entrambe le cose aggiunge il paragrafo sui limiti che il revisore ha ragione di volere, mantiene l'affermazione che l'analisi di potenza sostiene davvero, e lo dice all'editor in una sola frase. Stesso commento, tre lettere diverse, e solo una di esse appare a un editor come un reale miglioramento del manoscritto.

Ciò che la lettera di decisione chiede davvero dipende da whether the revisions are major or minor, che è indicato separatamente. Se la risposta era no, resubmitting a rejected paper elsewhere ha una propria pagina.

Nulla di tutto questo compare nella maggior parte delle indicazioni sulla lettera di risposta in sé, che tende a concentrarsi sulla formattazione: un elenco numerato, una struttura citazione e poi risposta, una frase iniziale cortese. Queste scelte contano molto meno dei giudizi sopra, e un response to reviewers generator che parte dai commenti effettivi è un modo più rapido per arrivare alla formattazione rispetto a una pagina vuota, una volta che le decisioni più difficili sono già state prese.

Elementi di base della formattazione: lunghezza, numerazione e tipo di file

Numera ogni commento, comprese le sotto-parti di un singolo commento del revisore che solleva più di una questione, così che un commento possa essere richiamato per numero altrove nella lettera o nelle note dello stesso editor. Non incollare il nuovo paragrafo due volte, ma indica invece dove si trova la modifica. Poiché un revisore che controlla la risposta rispetto a un manoscritto annotato sta comunque confrontando due documenti, tieni il testo originale del manoscritto fuori dal documento di risposta stesso.

La lunghezza dipende dal numero di commenti, non da un numero di pagine prefissato. Una risposta a dodici commenti distribuiti tra due revisori potrebbe occupare quattro pagine, una risposta a quaranta commenti distribuiti tra tre revisori potrebbe occupare dodici pagine, e questo non è un segno che qualcosa sia andato storto. Inviatelo come file a sé stante, separato dalla lettera di presentazione e dal manoscritto, nel formato accettato dal sistema di invio della rivista, quasi sempre un documento Word o un PDF. Nominate il file in modo che un editor possa identificarlo senza aprirlo prima, con qualcosa costruito a partire dall'ID del manoscritto più "response to reviewers", invece di un generico "revision.docx" che appare identico al caricamento di ogni altro autore in quella settimana.

Una lettera di risposta ai revisori è la stessa cosa di una lettera di presentazione?

No, e le riviste che chiedono entrambe vogliono cose diverse da ciascuna. Una lettera di presentazione è indirizzata all'editor, è breve e argomenta l'adeguatezza e la rilevanza del paper, in larga misura senza modifiche rispetto alla versione inviata alla prima sottomissione. Una lettera di risposta ai revisori è indirizzata ai revisori tanto quanto all'editor, è esaustiva piuttosto che breve, ed esiste solo nella fase di revisione, dopo che ci sono commenti a cui rispondere.

Redigere entrambe da una pagina bianca è più lento del necessario. Il response to reviewers generator di TextPulse produce una prima bozza strutturata a partire dai vostri commenti e dalle vostre decisioni, che poi modificate per la formulazione specifica trattata sopra invece di scrivere a mano l'intera impalcatura del documento. Considerate l'output come considerereste una bozza di un collega, un punto di partenza che richiede ancora il vostro giudizio su ogni disaccordo.

La revisione in sé è il lavoro più ampio. Umanizzare un paper di ricerca è trattato separatamente, così come la revisione della letteratura, che i revisori chiedono di vedere riscritta più spesso di qualsiasi altra sezione.

Questo è diverso dal rifinire la prosa del manoscritto, che è ciò per cui serve un AI humanizer tool. La lettera di risposta e il manoscritto sono due documenti diversi che svolgono due funzioni diverse, e vale la pena trattarli in questo modo anche quando devono essere consegnati nello stesso pomeriggio.