Checklist per la sottomissione a una rivista prima di inviare

Il manoscritto è stato terminato da una settimana e il modulo di invio ancora no. Gran parte del tempo rimanente viene assorbita da documenti che nessuno redige mentre scrive un articolo: una dichiarazione di disponibilità dei dati, una dichiarazione di finanziamento, una dichiarazione di interessi concorrenti e un elenco di chi ha fatto cosa.

Una checklist per l'invio a una rivista è più utile quando segue l'ordine in cui il sistema di invio richiede gli elementi, perché è quell'ordine a determinare quale elemento mancante blocca il processo. Ciò che segue è proprio quell'ordine, dal file del manoscritto alla schermata di conferma, con l'elemento più probabile che possa andare storto in ciascuna fase.

Un errore di formattazione qui è costoso: la stessa guida per gli autori di Elsevier indica la non conformità al formato e il "sloppy copy" tra le ragioni per cui un manoscritto viene respinto prima della revisione, e Springer Nature elenca, nel proprio resoconto, la struttura scadente e la presentazione scadente. Ciò che accade a un invio una volta superata questa schermata è un argomento separato.

La checklist per l'invio a una rivista, nell'ordine in cui lo richiede il portale

Il sistema di invio raccoglie gli elementi in un ordine fisso: il file del manoscritto, poi le dichiarazioni, poi i caricamenti dei file, quindi la lettera di presentazione. Il segreto qui è avere pronta ogni risposta quando compare il relativo campo. Qualsiasi cosa inventata dentro la casella viene scritta sotto pressione di tempo e raramente viene rivista.

Item	Cosa si aspetta il modulo	L’errore più comune
Manuscript file	Il tipo di file indicato, con numeri di riga e di pagina se richiesti	Nomi degli autori lasciati nel file per una rivista a doppio anonimato
Title and short title	Entrambi, entro i limiti di caratteri propri della rivista	Un short title scritto per rientrare nel limite di un’altra rivista
Abstract	Il limite di parole della rivista, e le intestazioni solo se le richiede	Un abstract strutturato incollato in una rivista che ne vuole uno in un solo paragrafo
Keywords	Il numero richiesto dalla rivista, nel campo previsto	Parole ripetute dal titolo, che non aggiungono alcun nuovo accesso all’articolo
Authors and affiliations	Nomi completi, ordine, affiliazioni, un autore corrispondente	Un ordine degli autori concordato a voce e mai confermato per iscritto
ORCID	Un iD registrato per l’autore corrispondente, spesso per tutti gli autori	Un coautore che si registra per la prima volta mentre il modulo è aperto
Funding	Tutti i finanziatori, con i numeri di grant esattamente come assegnati	Un numero di grant trascritto a memoria
Competing interests	Una dichiarazione anche quando non ce ne sono, secondo la formulazione della rivista	Un campo vuoto invece di una dichiarazione che non ne esistono
Data availability	Dove si trovano i dati, oppure una ragione dichiarata per cui non sono disponibili	Dati su richiesta, senza un contatto nominato e senza repository
Author contributions	Chi ha fatto cosa, spesso secondo una tassonomia fissa di ruoli	Ruoli assegnati al momento della sottomissione, con un coautore irraggiungibile
Ethics and consent	Ente di approvazione, numero di riferimento e formulazione del consenso, se pertinente	Il numero di approvazione che si trova nei fascicoli di un supervisore
Figures and tables	File separati per le figure, alla risoluzione indicata, numerati e con didascalia	Figure incorporate nel manoscritto quando la rivista le vuole separate
Supplementary files	Etichettati e richiamati per nome nel testo del manoscritto	Un file supplementare che l’articolo non menziona mai
Suggested reviewers	Nomi, affiliazioni ed email istituzionali, con i conflitti esclusi	Un coautore recente, che viene poi escluso
Cover letter	Indirizzata a un editor nominato, con il nome di questa rivista	Il nome della rivista precedente è ancora nel file

Manoscritto, figure, tabelle e file supplementari

Questa è la sola cosa che il sistema ha più probabilità di rifiutare rispetto a una persona. Formato del file: le riviste indicano quale tipo di file accettano. Molte preferiscono numerazione continua delle righe e delle pagine, così che un revisore possa indicare una riga specifica. Le riviste a doppio anonimato vogliono che i dettagli identificativi siano rimossi dal file e dalle proprietà del documento, dove sono memorizzati i nomi degli autori.

Due elementi all'interno del manoscritto meritano di essere verificati sulla pagina della rivista di destinazione, e non sull'ultima rivista a cui è stato inviato: il limite di parole dell'abstract e se l'abstract prevede intestazioni. Le riviste IEEE richiedono un solo paragrafo di 150 to 250 parole, senza equazioni numerate, citazioni bibliografiche o note a piè di pagina; PLOS ONE consente 300 parole e richiede l'assenza di intestazioni. Scrivere un abstract per un research paper che rispetti già le regole della destinazione è più rapido che ricostruirne uno che non le rispetta.

Le figure di solito vengono caricate come file separati a una risoluzione minima indicata, piuttosto che come immagini all'interno del manoscritto, e il testo contiene poi una didascalia e un richiamo per ciascuna. Le tabelle devono essere nel manoscritto in forma modificabile, non come screenshot. I file supplementari necessitano di nomi che corrispondano al modo in cui l'articolo vi fa riferimento, poiché un file chiamato appendix_final non dice nulla al lettore.

I limiti di parole si applicano a più elementi del manoscritto: l'abstract, il titolo breve e, in alcune riviste, una dichiarazione di rilevanza o un riassunto in linguaggio semplice, ciascuno con un proprio limite. Verificare ciascuno rispetto al numero indicato dalla rivista è meglio che scoprire l'eccesso dentro un campo del portale che tronca in silenzio. Un insieme di strumenti gratuiti per la scrittura che copre il conteggio delle parole, il title case e la formattazione delle referenze trasforma quel controllo in pochi minuti.

Le dichiarazioni che nessuno redige finché il modulo non le richiede

Quattro dichiarazioni sono standard nelle principali riviste e nessuna di esse viene scritta mentre si sta scrivendo l'articolo: conflitti di interesse, finanziamento, disponibilità dei dati e contributi degli autori. Ognuna richiede minuti per essere redatta e ore per essere verificata, perché le informazioni si trovano presso altre persone.

Una dichiarazione sui conflitti di interesse è richiesta sia che ne esistano sia che non ne esistano, e un campo vuoto appare come un'omissione piuttosto che come una dichiarazione che non ce ne sono. Le dichiarazioni di finanziamento vogliono che ogni finanziatore sia nominato con i numeri di grant esattamente come assegnati, e vale la pena copiarli dalla lettera di assegnazione piuttosto che dalla memoria di un coautore. Entrambe compaiono di solito sia nel manoscritto sia nel modulo, quindi il file e i campi devono coincidere.

Una dichiarazione di disponibilità dei dati indica dove si trovano i dati e come un lettore può accedervi: il nome di un repository con un numero di accession, una restrizione dichiarata con la relativa motivazione, oppure una chiara affermazione che non sono stati generati nuovi dati. Alcune riviste accettano che i dati siano disponibili su richiesta dell'autore corrispondente e altre richiedono un deposito, quindi prima di scrivere quella frase bisogna verificare quale sia il requisito della rivista di destinazione.

I contributi degli autori sono registrati secondo una tassonomia fissa in molte riviste, con ciascun autore nominato associato a ruoli come concettualizzazione, metodologia, analisi o scrittura. Sotto questo aspetto si colloca la questione più difficile di chi qualifichi in assoluto come autore. La guida di COPE sulla paternità si fonda su due requisiti minimi, un contributo sostanziale al lavoro e la responsabilità per esso, e si allinea al test in quattro parti dell'ICMJE: contributo sostanziale alla concezione, progettazione, acquisizione, analisi o interpretazione; stesura o revisione critica del lavoro; approvazione della versione finale; e accordo ad assumersi la responsabilità di tutto il contenuto. I collaboratori che soddisfano meno di tutti e quattro questi criteri vengono invece menzionati nei ringraziamenti, e l'acquisizione di finanziamenti, la supervisione generale o la sola revisione linguistica non qualificano nessuno.

ORCID, revisori e gli elementi che dipendono da altre persone

Molte riviste ora richiedono un ORCID iD per almeno l'autore corrispondente, e alcune lo richiedono per ogni autore del lavoro. Prima di aprire il modulo di invio, registralo e collegalo. Il campo compare all'inizio, e un coautore che non si è mai registrato diventa un ostacolo nel momento peggiore.

I revisori suggeriti sono facoltativi in alcune riviste e obbligatori in altre, e l'elenco utile è quello di ricercatori che hanno pubblicato sulla stessa questione senza alcun legame con te. I coautori recenti, i colleghi della tua stessa istituzione e chiunque abbia già letto il manoscritto sono normalmente esclusi. I nomi vanno inseriti nel campo apposito del modulo: le indicazioni di Elsevier sono esplicite nel dire che una lettera di presentazione non dovrebbe includere "funding information, author declarations, or suggested or opposed reviewers".

La lettera di presentazione è una voce dell'elenco

È l'ultimo campo nella maggior parte dei moduli di invio, e anche l'unico che comporta scrittura, anziché inserimento di dati. La lettera di presentazione introduce l'articolo a un editor identificato, spiega che cosa c'è di nuovo, e spiega perché questa rivista. Qui ci sono due possibili errori, entrambi meccanici.

Il primo è il nome della rivista precedente che rimane nel file. Le indicazioni di Springer Nature sulla lettera di presentazione chiedono una frase di conferma che nomini direttamente la destinazione: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." Il segnaposto esiste perché la frase viene riutilizzata, e conserva il nome dell'ultima rivista finché qualcuno non lo cambia.

Il secondo consiste nel riempire la lettera con ciò che il modulo ha già raccolto. Ciò che dovrebbe comparire lì, invece, è vicino all'elenco di Elsevier: la categoria del manoscritto, una breve dichiarazione del suo tema centrale, e la sua novità e le implicazioni più ampie per il settore. Un generatore di lettera di presentazione per rivista che parte dal titolo dell'articolo, dall'abstract e dalla rivista target elimina la parte della pagina bianca, quella che viene lasciata per ultima.

Evitare il desk rejection è a ciò che serve la checklist, e rispondere ai commenti dei revisori è il passaggio che segue se l'articolo la supera.

Scorri l'intero elenco una volta con il portale aperto e senza aver compilato nulla, così scopri che cosa manca mentre c'è ancora tempo per chiederlo a qualcuno. L'elemento che blocca una sottomissione quasi mai è il manoscritto. È il numero di approvazione etica in un cassetto dell'ufficio di un relatore, e il relatore è in congedo.