Wie man ein Anschreiben für die Einreichung bei einer Fachzeitschrift verfasst

Ein Editor, der sich durch einen Stapel neuer Einreichungen arbeitet, beginnt selten mit dem Manuskript selbst. Die meisten Redaktionssysteme zeigen zuerst das Anschreiben, und ein Editor mit vierzig anderen wartenden Arbeiten entscheidet innerhalb weniger Minuten, ob diese überhaupt zur Begutachtung weitergeleitet werden soll. Ein Anschreiben für die Einreichung bei einer Zeitschrift ist das Dokument, das diesen Zwei-Minuten-Fall macht: was die Arbeit behauptet, warum sie für die Leser dieser Zeitschrift im Besonderen wichtig ist, und dass die Arbeit tatsächlich bereit ist, beurteilt zu werden.

Dieser Zwei-Minuten-Test ist Teil eines längeren Prozesses, dem die meisten Autoren erst begegnen, wenn ein Manuskript schließlich bereit ist. TextPulse's Leitfaden zum Einreichungsprozess bei Zeitschriften behandelt Screening, Peer Review und die Entscheidungen, die ein Editor zurückgeben kann, dieser Beitrag bleibt bei dem einen Dokument, das Sie schreiben, bevor all das beginnt.

Wozu ein Anschreiben für die Einreichung bei einer Zeitschrift tatsächlich dient

Zeitschriften lehnen einen großen Teil der Einreichungen ab, bevor auch nur ein Gutachter sie sieht. Auf Elseviers eigener Seite zur Autorenunterstützung heißt es, dass Editoren "zwischen 30 und 50 Prozent der bei Elsevier-Zeitschriften eingereichten Artikel ablehnen, bevor sie überhaupt die Peer-Review-Phase erreichen." Eine separate Elsevier-Seite beziffert den Anteil, der über den gesamten Prozess hinweg abgelehnt wird, also Desk Rejection plus Ablehnung nach der Begutachtung, auf bis zu 70 Prozent. Die damalige Chefredakteurin von PLOS ONE war für ihre eigene Zeitschrift genauer: "wir lehnen etwa 20% der Einreichungen ohne Begutachtung ab." Welche Zahl auch immer für eine bestimmte Zeitschrift gilt, das Muster bleibt gleich: Ein erheblicher Teil der Entscheidungen fällt, bevor die Wissenschaft bewertet wird, auf Grundlage dessen, was der Editor in den ersten paar Minuten sehen kann.

Die meisten Zeitschriften verlangen ein Anschreiben und behandeln es als mehr als bloße Formalität. Ein Editor, der jede Woche Dutzende davon liest, entwickelt einen schnellen Filter dafür, welche Einreichungen eine genauere Prüfung verdienen, und ein Anschreiben, das seine Aufgabe effizient erfüllt, ist der schnellste Weg durch diesen Filter. Das Manuskript muss seine Annahme weiterhin verdienen. Das Anschreiben muss dem Manuskript nur eine faire Lektüre verschaffen.

Was die Arbeit behauptet und warum die Leser dieser Zeitschrift es brauchen

Die erste Aufgabe des Anschreibens besteht darin, in klaren Worten darzulegen, was die Arbeit herausgefunden hat und warum das wichtig ist. Was eine Herausgeberin oder ein Herausgeber braucht, ist der eine Satz, den sie oder er einer Kollegin oder einem Kollegen wiedergeben könnte: Diese Arbeit zeigt X, und das ist wichtig, weil Y. Die Methoden und Ergebnisse des Abstracts in anderen Worten zu wiederholen, nützt dafür nichts, weil die Herausgeberin oder der Herausgeber den Abstract bereits hat. Eine vage Einordnung ist hier die mit Abstand häufigste Schwäche, da sie so wirkt, als könnte derselbe Absatz an jede Zeitschrift des Fachgebiets geschickt werden.

Die Spezifität gegenüber der Zeitschrift ist ebenso wichtig wie die Spezifität gegenüber der Behauptung. Der eigene Rat von Elsevier an Autorinnen und Autoren lautet: "Be sure to emphasize the research's novelty and broader implications to demonstrate its potential impact on the field." Damit ist das Fachgebiet gemeint, dem die Zeitschrift dient, nicht die Disziplin im Allgemeinen. Wenn ein Anschreiben unverändert an fünf verschiedene Zeitschriften geschickt werden kann, dann ist dieser Teil der Aufgabe nicht erledigt, ganz gleich, welche Zeitschrift es erreicht.

Die Behauptung an die Leserschaft dieser Zeitschrift anzupassen setzt voraus, dass die Zeitschrift bereits ausgewählt ist. Ist das nicht der Fall, grenzt ein journal finder tool die Liste nach Fachgebiet, Umfang und Zielgruppe ein, bevor das Anschreiben verfasst wird.

Die Originalitätserklärung und die Erklärungen, die eine Zeitschrift erwartet

Jede Zeitschrift möchte eine eindeutige Bestätigung, dass die Arbeit originell ist und nirgendwo sonst bereits veröffentlicht wurde oder sich in Begutachtung befindet. Die eigenen Einreichungshinweise von Springer Nature geben Autorinnen und Autoren den genauen Satz vor, der zu verwenden ist: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." Einen so direkten Satz anzupassen ist sicherer, als eine eigene Version zu schreiben und zu hoffen, dass sie das abdeckt, was die Zeitschrift tatsächlich hören muss.

Was als erforderliche Erklärung gilt, ist nicht überall gleich. Die eigene Anleitung von Elsevier stellt ausdrücklich klar, dass ein Anschreiben keine Angaben zur Finanzierung, keine Erklärungen der Autorinnen und Autoren sowie keine vorgeschlagenen oder abgelehnten Gutachter enthalten sollte, da das Einreichungssystem alle drei getrennt erfasst. Springer Nature hingegen integriert Compliance-Punkte in das Schreiben selbst und schließt mit der Nennung der korrespondierenden Autorin oder des korrespondierenden Autors sowie mit der Adressierung aller journalspezifischen Anforderungen, die der Leitfaden für Autorinnen und Autoren aufführt. Zunehmend gehört zu diesen Anforderungen auch eine Angabe dazu, ob generative AI tools irgendwo beim Schreiben verwendet wurden, und das vorherige Durchlaufen eines Entwurfs durch einen AI humanizer hebt diese Verpflichtung nicht auf, wenn das Journal dies verlangt.

	Elsevier	Springer Nature	Wiley
Behauptung und Passung des Beitrags	Neuheit und Bedeutung für das Fachgebiet, Bestätigung der Einladung, falls eingeladen	Titel, Artikeltyp, Hintergrund, Ergebnisse, Passung zum Umfang des Journals	Motivation, Neuheit, Fortschritt gegenüber früherer Arbeit
Originalitätserklärung	Angaben zu früheren oder gleichzeitigen Einreichungen	Exakter Bestätigungssatz, der von Springer Nature selbst bereitgestellt wird	Keine einzelne universelle Seite gefunden
Vorgeschlagene oder ausgeschlossene Gutachter	Weggelassen, in einem separaten Systemfeld erfasst	Einbezogen, mit einem angegebenen Grund für jeden Ausschluss	Je nach Journal einbezogen, mit Begründungen
Finanzierung und andere Erklärungen	Weggelassen, separat erfasst	In den Schlussabsatz integriert	Keine einzelne universelle Seite gefunden

Wiley veröffentlicht keine einheitliche Richtlinie für Anschreiben, so wie Elsevier und Springer Nature es tun. Die Hinweise stehen stattdessen auf der eigenen Notice to Authors-Seite jedes Journals, und das Muster, das sich auf diesen Seiten wiederholt, ist ein Schreiben, das die Motivation und Neuheit der Arbeit darlegt, die zentralen Ergebnisse und ihren Fortschritt gegenüber früheren Arbeiten beschreibt und vorgeschlagene sowie ausgeschlossene Gutachter mit den jeweiligen Gründen nennt. Betrachten Sie dies als allgemeine Form und nicht als feste Vorlage, und prüfen Sie vor der Einreichung die eigene Seite des jeweiligen Journals.

Vorgeschlagene und ausgeschlossene Gutachter, wenn das Journal sie anfragt

Wenn ein Journal vorgeschlagene oder ausgeschlossene Gutachter anfragt, ist das Anschreiben der Ort, an dem sie knapp und mit Begründung genannt werden. Ein vorgeschlagener Gutachter sollte keine jüngste Mitautorenschaft, Betreuung oder institutionelle Verbindung zu irgendeinem Autor haben, da ein Herausgeber, der den Interessenkonflikt erst später erkennt, auch Grund hat, dem Rest des Anschreibens zu misstrauen. Für einen ausgeschlossenen Gutachter braucht es einen angegebenen Grund, etwa ein konkurrierendes Projekt oder eine ungelöste Meinungsverschiedenheit im Fachgebiet, nicht bloß einen Namen, den der Autor lieber vermeiden würde.

Die eigene Anweisung von Elsevier ist die Ausnahme, die man sich merken sollte: Lassen Sie Gutachter vollständig aus dem Anschreiben weg und verwenden Sie stattdessen das dafür vorgesehene Feld im Einreichungssystem. Wenn Sie Elsevier im Anschreiben selbst einen Absatz mit Gutachtervorschlägen senden, verhindert das nicht, dass die Einreichung weiterläuft. Es zeigt dem Herausgeber lediglich, dass der Autor eine Vorlage kopiert hat, die für einen anderen Verlag erstellt wurde.

Beispiel für ein Anschreiben zur Einreichung bei einem Journal, das Sie anpassen können

Hier ist ein vollständiges Anschreiben, das auf den obigen Elementen beruht, an einen namentlich genannten Herausgeber adressiert ist und sich für ein bestimmtes Manuskript und Journal anpassen lässt. Ersetzen Sie jeden Abschnitt in Klammern durch die Angaben des Manuskripts.

Sehr geehrter Dr. [Editor's Surname], ich reiche das beigefügte Manuskript, [Manuscript Title], zur Begutachtung als [research article / review / case study] in [Journal Name] ein.

Diese Studie zeigt [the core finding, stated as a single sentence], was für die Leserinnen und Leser von [Journal Name] von Bedeutung ist, weil [the specific relevance to this journal's scope and audience, not the field in general].

Wir bestätigen, dass dieses Manuskript nirgendwo anders veröffentlicht wurde und sich nicht bei einer anderen Zeitschrift in Begutachtung befindet. Alle Autorinnen und Autoren haben das Manuskript genehmigt und stimmen seiner Einreichung bei [Journal Name] zu. [Fügen Sie hier jede weitere journalspezifische Erklärung ein, die der Leitfaden für Autorinnen und Autoren verlangt: Ethikgenehmigungsreferenz, Finanzierungsquelle, Erklärung zu Interessenkonflikten, Erklärung zur Datenverfügbarkeit oder einen Hinweis zur Nutzung generativer KI.]

[Manuscript Title] passt in den thematischen Umfang von [Journal Name], weil [ein oder zwei Sätze, die die Methode oder das Thema der Arbeit mit den angegebenen Zielen der Zeitschrift verbinden, idealerweise unter Nennung eines aktuellen Artikels, den die Zeitschrift zu einer verwandten Fragestellung veröffentlicht hat].

[Nur wenn die Zeitschrift Vorschläge für Gutachterinnen und Gutachter einlädt:] Wir schlagen Dr. [Name], [Institution], als Gutachterin oder Gutachter mit einschlägiger Expertise in [subfield] vor, ohne jüngste Koautorenschaft oder institutionelle Verbindung zu einer der Autorinnen oder einem der Autoren. Wir bitten darum, Dr. [Name], [Institution], nicht zur Begutachtung einzuladen, aufgrund von [einem angegebenen, spezifischen Grund].

Vielen Dank für die Prüfung dieses Manuskripts. Die korrespondierende Autorin oder der korrespondierende Autor ist [Name, email address], und alle Autorinnen und Autoren haben diese Einreichung genehmigt. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung. Mit freundlichen Grüßen, [Corresponding Author's Name].

Was nicht in ein Anschreiben gehört

Ein Absatz, der die Methoden und Ergebnisse des Abstracts in leicht anderen Worten wiederholt, verschwendet den einen Teil der Einreichung, den eine Herausgeberin oder ein Herausgeber mit Sicherheit genau lesen wird. Die Aufgabe des Anschreibens besteht darin, zu sagen, warum die Arbeit wichtig ist und warum gerade diese Zeitschrift, nicht darin, zu wiederholen, was das Abstract bereits abdeckt.

Lob für den Ruf oder den Impact Factor der Zeitschrift wirkt eher wie Füllmaterial als wie Substanz. Herausgeberinnen und Herausgeber sehen diese gleichen drei oder vier Sätze der Schmeichelei oft genug, um sie sofort zu erkennen. Wenn die Passung zwischen der Arbeit und der Zeitschrift tatsächlich gegeben ist, zeigt ein konkreter Satz zum thematischen Umfang dies weit besser als ein Kompliment.

Ein Schreiben, das um besondere Berücksichtigung, eine schnelle Entscheidung oder Nachsicht wegen einer Frist bittet, bringt die Redaktion in eine unangenehme Lage und ändert das Ergebnis nur selten. Die einzige Aufgabe des Schreibens besteht darin, den Fall für das Manuskript nach seinen eigenen Vorzügen darzulegen, eine Bitte um einen Gefallen untergräbt diesen Fall, statt ihn zu stärken.

Die vollständige Checkliste für die Einreichung bei einer Fachzeitschrift deckt alles ab, wonach das Portal zusätzlich fragen wird, und die Vermeidung einer Ablehnung am Schreibtisch ist das Ergebnis, auf das die gesamte Übung abzielt.

All dies muss nicht mit einer leeren Seite beginnen. Ein Generator für Begleitschreiben für Fachzeitschriften kann einen ersten Entwurf erstellen, der auf diesen gleichen Elementen beruht, doch er braucht weiterhin die konkrete Behauptung, die konkrete Passung zur Fachzeitschrift und eine sorgfältige Prüfung anhand der eigenen Autorenrichtlinien der Zielzeitschrift, bevor er auch nur in die Nähe eines Einreichungssystems gelangt.