Checkliste für die Einreichung bei einer Zeitschrift vor dem Absenden

Das Manuskript ist seit einer Woche fertig, das Einreichungsformular jedoch immer noch nicht. Die verbleibende Zeit geht größtenteils für Dokumente drauf, die niemand beim Schreiben eines Artikels entwirft: eine Erklärung zur Datenverfügbarkeit, eine Erklärung zur Finanzierung, eine Erklärung zu konkurrierenden Interessen und eine Liste, wer was getan hat.

Eine Checkliste für die Einreichung bei einer Zeitschrift ist am nützlichsten, wenn sie der Reihenfolge folgt, in der das Einreichungssystem die Dinge abfragt, denn das ist die Reihenfolge, in der ein fehlender Punkt Sie stoppt. Im Folgenden steht diese Reihenfolge, von der Manuskriptdatei bis zum Bestätigungsbildschirm, mit dem Punkt, an dem am ehesten etwas schiefgeht.

Ein Fehler bei der Formatierung ist hier kostspielig: Elsevier's eigene Autorenhinweise nennen die Nichteinhaltung des Formats und "sloppy copy" als Gründe, warum ein Manuskript vor der Begutachtung abgelehnt wird, und Springer Nature führt schlechte Struktur und schlechte Präsentation in den eigenen Angaben auf. Was mit einer Einreichung geschieht, sobald sie diesen Bildschirm passiert ist ein eigenes Thema.

Die Checkliste für die Einreichung bei einer Zeitschrift, in der Reihenfolge, in der das Portal fragt

Das Einreichungssystem sammelt die Dinge in einer festen Reihenfolge: die Manuskriptdatei, dann die Erklärungen, dann die Dateiuploads, dann das Anschreiben. Das Geheimnis besteht hier darin, jede Antwort bereit zu haben, wenn das entsprechende Feld erscheint. Alles, was in der Box erfunden wird, wird unter Zeitdruck niedergeschrieben und selten noch einmal überprüft.

Item	Was das Formular erwartet	Der häufige Fehler
Manuscript file	Der angegebene Dateityp, mit Zeilen- und Seitenzahlen, falls erforderlich	Autorennamen, die in der Datei verbleiben, obwohl es sich um eine doppelt anonymisierte Zeitschrift handelt
Title and short title	Beide, innerhalb der eigenen Zeichenbegrenzungen der Zeitschrift	Ein kurzer Titel, der auf die Obergrenze einer anderen Zeitschrift zugeschnitten ist
Abstract	Die Wortgrenze der Zeitschrift, und Überschriften nur dann, wenn sie verlangt werden	Ein strukturierter Abstract, der in eine Zeitschrift eingefügt wird, die einen Absatz verlangt
Keywords	Die von der Zeitschrift geforderte Anzahl, im eigenen Feld	Wörter, die aus dem Titel wiederholt werden, was dem Beitrag keinen neuen Zugang verschafft
Authors and affiliations	Vollständige Namen, Reihenfolge, Zugehörigkeiten, ein korrespondierender Autor	Eine in Gesprächen vereinbarte Autorenreihenfolge, die nie schriftlich bestätigt wurde
ORCID	Eine registrierte iD für den korrespondierenden Autor, oft für alle Autoren	Ein Mitautor, der sich zum ersten Mal registriert, während das Formular geöffnet ist
Funding	Jeder Geldgeber, mit Fördernummern genau wie bewilligt	Eine Fördernummer, aus dem Gedächtnis übertragen
Competing interests	Eine Erklärung auch dann, wenn keine vorliegen, in der Formulierung der Zeitschrift	Ein leeres Feld statt einer Erklärung, dass keine vorliegen
Data availability	Wo die Daten sind, oder ein angegebener Grund, warum sie nicht verfügbar sind	Daten auf Anfrage, ohne benannten Kontakt und ohne Repository
Author contributions	Wer was getan hat, oft nach einer festen Taxonomie von Rollen	Bei der Einreichung zugewiesene Rollen, wobei ein Mitautor nicht erreichbar ist
Ethics and consent	Genehmigungsstelle, Referenznummer und Einwilligungsformulierung, wo relevant	Die Genehmigungsnummer, die in den Unterlagen eines Betreuers liegt
Figures and tables	Separate Bilddateien in der angegebenen Auflösung, nummeriert und mit Bildunterschriften versehen	In das Manuskript eingebettete Abbildungen, obwohl die Zeitschrift sie getrennt haben will
Supplementary files	Beschriftet und im Manuskripttext namentlich erwähnt	Eine ergänzende Datei, die im Beitrag nie erwähnt wird
Suggested reviewers	Namen, Zugehörigkeiten und institutionelle E-Mail-Adressen, ohne Interessenkonflikte	Ein kürzlicher Mitautor, der dann ausgeschlossen wird
Cover letter	An einen namentlich genannten Herausgeber adressiert, mit Nennung dieser Zeitschrift	Der Name der vorherigen Zeitschrift steht noch in der Datei

Manuskript, Abbildungen, Tabellen und ergänzende Dateien

Dies ist der eine Punkt, bei dem das System eher ablehnt als ein Mensch es tun würde. Dateiformat: Zeitschriften geben an, welchen Dateityp sie akzeptieren. Viele verlangen fortlaufende Zeilen- und Seitenzahlen, damit eine Gutachterin oder ein Gutachter auf eine bestimmte Zeile verweisen kann. Zeitschriften mit doppelter Anonymisierung wollen identifizierende Angaben aus der Datei und den Dokumenteigenschaften entfernt haben, dort werden die Namen der Autorinnen und Autoren gespeichert.

Zwei Dinge im Manuskript sollten mit der eigenen Seite der Zielzeitschrift und nicht mit der letzten Zeitschrift, bei der Sie eingereicht haben, abgeglichen werden: die Wortgrenze des Abstracts und die Frage, ob das Abstract Überschriften enthält. IEEE-Zeitschriften verlangen einen Absatz mit 150 bis 250 Wörtern ohne nummerierte Gleichungen, Literaturverweise oder Fußnoten, PLOS ONE erlaubt 300 Wörter und verlangt keine Überschriften. Ein Abstract für eine Forschungsarbeit zu verfassen, das die Regeln des Ziels bereits erfüllt, geht schneller als eines neu aufzubauen, das dies nicht tut.

Abbildungen werden in der Regel als separate Dateien mit einer angegebenen Mindestauflösung hochgeladen und nicht als Bilder innerhalb des Manuskripts, der Text enthält dann für jede Abbildung eine Bildunterschrift und einen Verweis im Text. Tabellen gehören in bearbeitbarer Form in das Manuskript, nicht als Screenshots. Ergänzende Dateien brauchen Namen, die dazu passen, wie der Artikel auf sie verweist, denn eine Datei mit dem Namen appendix_final sagt einer lesenden Person nichts.

Wortgrenzen gelten für mehr als das Manuskript, nämlich für das Abstract, den Kurztitel und in manchen Zeitschriften für eine Bedeutungserklärung oder eine Zusammenfassung in einfacher Sprache, jeweils mit eigener Obergrenze. Jeden dieser Texte mit der vom Journal angegebenen Zahl abzugleichen ist besser, als den Überschuss in einem Portalfeld zu entdecken, das stillschweigend abschneidet. Eine Reihe kostenloser Schreibwerkzeuge, die Wortzählung, Titelgroßschreibung und Literaturverzeichnisformatierung abdeckt, macht aus diesem Abgleich nur wenige Minuten.

Die Erklärungen, die niemand entwirft, bis das Formular danach fragt

Vier Erklärungen sind in den großen Fachzeitschriften Standard, und keine von ihnen wird geschrieben, während das Manuskript geschrieben wird: Interessenkonflikte, Finanzierung, Datenverfügbarkeit und Autorenbeiträge. Jede lässt sich in Minuten entwerfen und kostet Stunden, um die nötigen Angaben zusammenzutragen, weil die Informationen bei anderen Personen liegen.

Eine Erklärung zu Interessenkonflikten ist erforderlich, unabhängig davon, ob solche bestehen oder nicht, und ein leeres Feld wirkt eher wie ein Versäumnis als wie eine Erklärung, dass keine vorliegen. Finanzierungsangaben verlangen, dass jede fördernde Stelle mit den genau vergebenen Fördernummern genannt wird, was man besser aus dem Bewilligungsschreiben übernimmt als aus dem Gedächtnis eines Mitautors. Beides erscheint gewöhnlich sowohl im Manuskript als auch im Formular, daher müssen Datei und Felder übereinstimmen.

Eine Erklärung zur Datenverfügbarkeit sagt, wo die Daten sind und wie eine Leserin oder ein Leser darauf zugreift: ein Name des Repositoriums mit einer Zugangsnummer, eine angegebene Einschränkung mit dem Grund dafür oder eine klare Erklärung, dass keine neuen Daten erzeugt wurden. Einige Zeitschriften akzeptieren Daten, die auf Anfrage bei der korrespondierenden Autorin oder dem korrespondierenden Autor verfügbar sind, andere verlangen eine Hinterlegung, daher sollte vor dem Schreiben dieses Satzes geprüft werden, welche Vorgabe das Zieljournal hat.

Autorenbeiträge werden in vielen Zeitschriften anhand einer festen Taxonomie erfasst, wobei jede namentlich genannte Autorin und jeder namentlich genannte Autor Rollen wie Konzeption, Methodik, Analyse oder Schreiben zugeordnet wird. Darunter liegt die schwierigere Frage, wer überhaupt als Autorin oder Autor gilt. COPEs Leitlinien zur Autorenschaft beruhen auf zwei Mindestanforderungen, einem wesentlichen Beitrag zur Arbeit und der Verantwortung dafür, und stimmen mit dem vierteiligen Test von ICMJE überein: wesentlicher Beitrag zu Konzeption, Design, Erhebung, Analyse oder Interpretation, Verfassen oder kritische Überarbeitung der Arbeit, Genehmigung der endgültigen Fassung und Zustimmung, für das gesamte Werk verantwortlich zu sein. Mitwirkende, die weniger als alle vier Kriterien erfüllen, werden stattdessen im Danksagungsabschnitt genannt, und die Einwerbung von Fördermitteln, allgemeine Aufsicht oder alleinige Sprachbearbeitung qualifiziert niemanden.

ORCID, Gutachter und die Punkte, die von anderen Personen abhängen

Viele Zeitschriften verlangen inzwischen eine ORCID iD für mindestens den korrespondierenden Autor, und einige verlangen eine für jede Autorin und jeden Autor des Beitrags. Bevor Sie das Einreichungsformular öffnen, registrieren Sie sich und verknüpfen Sie sie. Das Feld erscheint früh, und eine Mitautorin oder ein Mitautor, die oder der sich nie registriert hat, wird im ungünstigsten Moment zum Hindernis.

Vorgeschlagene Gutachterinnen und Gutachter sind bei einigen Zeitschriften optional und bei anderen verpflichtend, und die nützliche Liste umfasst Forschende, die zum selben Thema veröffentlicht haben und keine Verbindung zu Ihnen haben. Kürzlich beteiligte Mitautorinnen und Mitautoren, Kolleginnen und Kollegen an Ihrer eigenen Einrichtung und alle, die das Manuskript bereits gelesen haben, sind normalerweise ausgeschlossen. Die Namen werden in das eigene Feld des Formulars eingetragen: Die Hinweise von Elsevier sind eindeutig, dass ein Anschreiben keine "funding information, author declarations, or suggested or opposed reviewers" enthalten sollte.

Das Anschreiben ist ein Punkt auf der Liste

Es ist das letzte Feld auf den meisten Einreichungsformularen und zugleich das einzige, das Schreiben umfasst, im Gegensatz zur Dateneingabe. Das Anschreiben stellt den Beitrag einer benannten Herausgeberin oder einem benannten Herausgeber vor, erklärt, was daran neu ist, und erklärt, warum gerade diese Zeitschrift. Hier gibt es zwei mögliche Fehler, beide mechanischer Art.

Der erste ist, dass der Name der vorherigen Zeitschrift in der Datei stehen bleibt. Die Hinweise von Springer Nature zum Anschreiben verlangen einen Bestätigungssatz, der das Ziel direkt nennt: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." Der Platzhalter ist vorhanden, weil der Satz wiederverwendet wird, und er trägt den Namen der letzten Zeitschrift, bis jemand ihn ändert.

Der zweite Punkt besteht darin, den Brief mit dem zu füllen, was das Formular bereits erfasst hat. Was dort stattdessen hingehört, liegt nahe an Elseviers eigener Liste: die Kategorie des Manuskripts, eine kurze Darstellung seines zentralen Themas sowie seiner Neuheit und seiner weiterreichenden Bedeutung für das Fachgebiet. Ein Generator für ein Begleitschreiben an eine Fachzeitschrift, der vom Titel des Papers, dem Abstract und der Zielzeitschrift ausgeht, beseitigt den Teil der leeren Seite, also den Abschnitt, der bis zuletzt liegen bleibt.

Die Vermeidung einer Ablehnung am Schreibtisch ist der Zweck der Checkliste, und die Antwort auf die Kommentare der Gutachter ist der nächste Schritt, wenn das Paper sie besteht.

Gehen Sie die gesamte Liste einmal durch, während das Portal geöffnet ist und nichts eingetragen wurde, damit Sie herausfinden, was fehlt, solange noch Zeit ist, jemanden darum zu bitten. Der Punkt, der eine Einreichung stoppt, ist fast nie das Manuskript. Es ist die Nummer der Ethikgenehmigung in der Ablage eines Betreuers, und der Betreuer ist im Urlaub.