Wie man eine Literaturliste für eine andere Zeitschrift neu formatiert

Eine Zeitschrift sendet ein Manuskript mit einer einzeiligen Notiz zurück, die stattdessen zu einer erneuten Einreichung bei ihrer Schwesterzeitschrift einlädt. Die Einladung klingt nach guten Nachrichten, bis die Formatierungsanforderungen eintreffen: Die Schwesterzeitschrift verwendet einen nummerierten Referenzstil, und das abgelehnte Manuskript war vollständig in APA verfasst.

Wie man ein Literaturverzeichnis für eine andere Zeitschrift neu formatiert, ist eine größere Frage, als es zunächst scheint, denn das Literaturverzeichnis ist nicht das Einzige, was sich ändert. Der Wechsel von einem Autor-Datum-Stil zu einem nummerierten Stil oder umgekehrt verschiebt die Zitationsmarker selbst, ordnet die Liste von der alphabetischen Reihenfolge in die Reihenfolge um, in der die Quellen zuerst erscheinen, und betrifft jede Querverweisung im Fließtext. Ein bloßer Suchen-und-Ersetzen-Durchgang in der Bibliografie lässt ein Manuskript nur halb konvertiert zurück.

TextPulse's Leitfaden zu Zitierstilen legt die drei zugrunde liegenden Systeme dar, Autor-Datum, nummeriert und Notizen, zu denen jeder benannte Stil gehört. Die Neuformatierung für eine neue Zeitschrift ist die praktische Version des Wechsels zwischen diesen Systemen, und es lohnt sich zu wissen, welche zwei tatsächlich beteiligt sind, bevor auch nur eine einzige Referenz geöffnet wird.

Wie man ein Literaturverzeichnis für eine andere Zeitschrift neu formatiert: Die eigentliche Aufgabe

Ein Ablehnungsschreiben oder die Autorenhinweise einer neuen Zeitschrift nennen einen erforderlichen Stil, und dieser Name legt fest, in welche Familie das Manuskript wechseln muss. Der Wechsel von einem Autor-Datum-Manuskript zu einer nummerierten Zeitschrift oder umgekehrt bedeutet, drei unterschiedliche Dinge zu tun: alle Zitationsmarker im Text zu ändern, das Literaturverzeichnis selbst zu sortieren und alle Querverweise im laufenden Text zu ändern, die auf eine bestimmte Quelle verweisen. Wenn man nur eines dieser drei Dinge erledigt, bleibt ein Manuskript zurück, das nur neu formatiert aussieht.

• Ändern Sie die Form jedes Zitationsmarkers im Text, nicht nur die auf der ersten Seite.
• Ordnen Sie das Literaturverzeichnis selbst neu, von der alphabetischen Reihenfolge in die Zitierreihenfolge oder umgekehrt.
• Aktualisieren Sie jede Querverweisung im Fließtext, die auf eine bestimmte nummerierte oder benannte Quelle verweist.

Warum sich auch die Zitate im Text in ihrer Form ändern

Eine Autor-Jahr-Zitation steht innerhalb des Satzes als Name und Jahr und leistet dabei echte Arbeit: Eine Leserin oder ein Leser kann beurteilen, wie aktuell ein Befund ist, ohne die Seite zu verlassen. Eine nummerierte Zitation ersetzt all dies durch eine Ziffer, die auf eine andere Stelle verweist, und hält den Satz knapp, ganz gleich, wie viele Quellen ihn stützen. Ein Manuskript von einer Familie in die andere zu überführen bedeutet, dass jeder einzelne dieser Marker neu aufgebaut wird, nicht an Ort und Stelle bearbeitet, weil die beiden Marker unterschiedliche Informationen tragen und im Satz unterschiedlich stehen.

Ein Satz, der unter einem Autor-Jahr-Stil lautet 'Chen (2023) found a similar effect in a smaller cohort', muss unter einem nummerierten Stil zu etwas wie 'a similar effect was found in a smaller cohort [7]' werden, oder der Name muss ganz aus dem Satz herausgenommen werden, damit die Zahl seinen Platz einnehmen kann. Das ist eine Umformulierung, kein Formatierungsschritt, und genau diese Lücke soll ein in-text citation fixer schließen, sobald das Literaturverzeichnis selbst bereits geordnet ist.

Die Liste neu ordnen: von alphabetisch zu Zitierfolge und zurück

Autor-Jahr-Literaturverzeichnisse ordnen alphabetisch nach dem Nachnamen, sodass eine Leserin oder ein Leser direkt zu einem Namen springen kann, den sie oder er bereits im Kopf hat. Nummerierte Literaturverzeichnisse ordnen stattdessen nach Zitierfolge: Quelle eins ist die Quelle, die der Text zuerst zitiert, Quelle zwei ist die Quelle, die er zweitens zitiert, unabhängig vom Nachnamen eines Autors. Ein Manuskript zwischen den beiden Familien zu verschieben bedeutet, dass die Liste selbst in einer anderen Reihenfolge neu aufgebaut wird, nicht nur an Ort und Stelle neu nummeriert.

Das Einfügen oder Löschen einer einzelnen Quelle mitten in einer nummerierten Liste verschiebt jede nachfolgende Zitiernummer, sowohl in der Liste als auch im Fließtext, und ein Manuskript mit vierzig oder fünfzig Verweisen bietet diesem Fehler viele Stellen, an denen er sich verbergen kann. Hier ist die Wahrscheinlichkeit am größten, dass ein Manuskript unbemerkt falsch wird.

	Autor-Datum-Stil	Nummerierter Stil
In-Text-Markierung	Ein Name und ein Jahr, etwa (Chen, 2023)	Eine Ziffer oder eine Zahl in Klammern, etwa [7]
Reihenfolge der Literaturliste	Alphabetisch nach Nachnamen	Reihenfolge des ersten Auftretens im Text
Auswirkung des Hinzufügens einer Quelle	Keine Umnummerierung anderswo erforderlich	Jede spätere Nummer verschiebt sich um eins
Wiederholte Zitierung derselben Quelle	Jedes Mal derselbe Name und dasselbe Jahr	Jedes Mal dieselbe Nummer erneut verwendet

Referenzmanager oder von Hand: Was jeder Ansatz tatsächlich kostet

Referenzverwaltungssoftware, die auf dem Format Citation Style Language basiert, einem offenen Standard, der von Werkzeugen wie Zotero und Mendeley verwendet wird, kann sowohl die In-Text-Markierungen als auch die Literaturliste in einem Durchgang neu formatieren, vorausgesetzt, die Zitate wurden als Live-Felder über das eigene Plugin der Software eingefügt und nicht als Fließtext eingegeben. Das Umschalten des ausgewählten Stils von einer Autor-Datum-Option zu einer nummerierten oder umgekehrt löst einen automatischen Neuaufbau der Zitate des gesamten Dokuments auf einmal aus, gestützt auf ein gemeinsames Repository mit mehr als zehntausend journalspezifischen Stildateien.

Doch es gibt Grenzen des Komforts. Das Referenzverwaltungstool EndNote speichert seine eigenen Zitierstile in einem proprietären Format, das nicht mit den offenen Citation Style Language-Dateien austauschbar ist, die von Zotero und Mendeley verwendet werden. Es mag einfach sein, eine Stildatei, die Sie für Zotero oder Mendeley erstellt haben, zu übernehmen und in Ihrem Text in diesen Systemen erneut zu verwenden. Wenn Sie jedoch ein Manuskript als Fließtext, also getippten Text, übernehmen, nicht als Live-Zitationsfelder, erhalten Sie keine dieser Automatisierungen, unabhängig davon, welches System Sie verwenden, weil die Software im Dokument nichts hat, was sie als Zitat erkennt.

Für ein Manuskript ohne Live-Zitationsfelder, die neu aufgebaut werden müssen, ist das Durchgehen der Literaturliste Eintrag für Eintrag mit einem Referenzformat-Konverter schneller und konsistenter, als jeden Eintrag aus dem Gedächtnis nach einem neuen Stilhandbuch neu zu tippen.

Die gesamte Arbeit von Hand zu erledigen ist weiterhin üblich, insbesondere bei einem kurzen Manuskript oder bei einer Zeitschrift, deren Hausstil mit keiner der integrierten Optionen eines Literaturverwaltungsprogramms übereinstimmt. Eine manuelle Neuformatierung scheitert selten vollständig. Sie gelingt überall dort, wo eine Autorin oder ein Autor daran gedacht hat, zu prüfen, und scheitert genau dort, wo dies nicht geschehen ist, was ein schwerer zu erkennender Fehler ist als ein offensichtlicher.

Die konkreten Dinge, die stillschweigend fehlschlagen

Einige Fehler zeigen sich sofort, ein Zitat ohne passenden Eintrag im Literaturverzeichnis, ein Eintrag, den niemand zitiert. Andere tun dies nicht, und gerade nach ihnen sollte man vor einer erneuten Einreichung gezielt suchen.

• Ein Querverweis im Text, etwa die Erwähnung einer bestimmten nummerierten Quelle in einer Tabellenbeschriftung oder einer Fußnote, der nie aktualisiert wurde, als die Liste um ihn herum neu nummeriert wurde.
• Ein Zitat, das später im selben Absatz wiederholt wird und seine alte Autor-Jahr-Form beibehält, nachdem der Rest des Absatzes in Zahlen umgewandelt wurde.
• Ein Eintrag, der noch Formatierungen aus dem alten Stil trägt, Kursivschrift, Anführungszeichen oder ein vollständig ausgeschriebener Zeitschriftenname, die der neue Stil nicht verwendet.
• Eine Quelle, die nur in einer Tabelle oder einer Bildunterschrift zitiert wird, leicht zu übersehen, weil sowohl automatisierte Werkzeuge als auch manuelle Prüflisten dazu neigen, sich zunächst auf den Fließtext zu konzentrieren.

Vor der erneuten Einreichung: Eine letzte Prüfung

Das reformattierte Manuskript einmal von der ersten bis zur letzten Zitation der Reihe nach zu lesen, erfasst den Großteil dessen, was sowohl Automatisierung als auch ein sorgfältiger erster Durchgang übersehen, weil dies die einzige Prüfung ist, die den Zahlen oder Namen genau in der Reihenfolge folgt, die eine Gutachterin oder ein Gutachter sehen wird.

Eine annotierte Bibliographie ist ein anderes Dokument als ein Literaturüberblick, und die Unterscheidung wird gesondert getroffen. Welche Stile britische Universitäten tatsächlich vorgeben ist eine eigene Untersuchung.

Das Literaturverzeichnis ist ein mechanisches Problem mit einer mechanischen Lösung, unabhängig davon, in welche Richtung die Umwandlung läuft. Ein Zitationsgenerator, der jeden Eintrag aus einem echten Verlagsdatensatz zieht, beseitigt den größten Teil des Risikos, dass ein einzelnes Detail im alten Stil in der neuen Version erhalten bleibt, bevor ein Leser überhaupt weit genug kommt, um die Zeichensetzung zu bemerken.