Comment rédiger une lettre d'accompagnement pour une soumission à une revue

Un éditeur qui examine une pile de nouvelles soumissions ne commence que rarement par le manuscrit lui-même. La plupart des systèmes éditoriaux affichent d’abord la lettre d’accompagnement, et un éditeur qui a quarante autres articles en attente décide en quelques minutes si celui-ci mérite seulement d’être envoyé en évaluation. Une lettre d’accompagnement pour une soumission à une revue est le document qui formule cet argument en deux minutes, ce que l’article affirme, pourquoi cela compte précisément pour les lecteurs de cette revue, et en quoi le travail est réellement prêt à être jugé.

Ce test de deux minutes s’inscrit dans un processus plus long que la plupart des auteurs ne rencontrent qu’une fois le manuscrit enfin prêt. Le guide de TextPulse sur le processus de soumission à une revue couvre le tri initial, l’évaluation par les pairs et les décisions qu’un éditeur peut rendre, tandis que ce texte se concentre sur le seul document que vous rédigez avant que tout cela ne commence.

À quoi sert réellement une lettre d’accompagnement pour une soumission à une revue

Les revues rejettent une grande part des soumissions avant même qu’un seul évaluateur ne les voie. La page d’aide aux auteurs d'Elsevier indique elle-même que les éditeurs « rejettent entre 30 et 50 percent des articles soumis aux revues Elsevier avant même qu’ils n’atteignent l’étape d’évaluation par les pairs. » Une autre page d'Elsevier situe la part rejetée sur l’ensemble du processus, rejet au bureau éditorial plus rejet après évaluation, jusqu’à 70 percent. L’ancienne rédactrice en chef de PLOS ONE était plus précise au sujet de sa propre revue, « nous rejetons environ 20% des soumissions sans évaluation. » Quel que soit le chiffre applicable à une revue donnée, le schéma reste le même, une part importante des décisions intervient avant que la science ne soit évaluée, à partir de ce que l’éditeur peut voir dans les deux premières minutes.

La plupart des revues exigent une lettre d’accompagnement et la considèrent comme plus qu’une simple formalité administrative. Un éditeur qui en lit des dizaines par semaine développe rapidement un filtre pour déterminer quelles soumissions méritent un examen plus attentif, et une lettre qui remplit efficacement sa fonction est le moyen le plus rapide de franchir ce filtre. Le manuscrit doit toujours mériter son acceptation. La lettre doit seulement mériter au manuscrit une lecture équitable.

Ce que l’article affirme, et pourquoi les lecteurs de cette revue en ont besoin

La première tâche de la lettre consiste à énoncer, en termes simples, ce que l’article a montré et pourquoi cela compte. Ce dont un éditeur a besoin, c’est d’une seule phrase qu’il pourrait répéter à un collègue, cet article montre X, et cela compte parce que Y. Reformuler les méthodes et les résultats du résumé avec d’autres mots n’apporte rien à cela, car l’éditeur a déjà le résumé. Un cadrage vague est ici la faiblesse la plus fréquente, car il donne l’impression que le même paragraphe pourrait être envoyé à n’importe quelle revue du domaine.

La spécificité à la revue est tout aussi importante que la spécificité de l’affirmation. Les propres conseils de Elsevier aux auteurs disent, "Be sure to emphasize the research's novelty and broader implications to demonstrate its potential impact on the field." Cela signifie le domaine que la revue dessert, et non la discipline en général. Si une lettre peut être envoyée sans modification à cinq revues différentes, cette partie du travail n’est pas accomplie, quelle que soit la revue qu’elle atteint.

Faire correspondre l’affirmation aux lecteurs de cette revue suppose que la revue a déjà été choisie. Si ce n’est pas le cas, un journal finder tool réduit la liste par domaine, portée et public avant que la lettre ne soit rédigée.

La déclaration d’originalité et les déclarations qu’une revue attend

Toute revue veut une confirmation sans ambiguïté que le travail est original et qu’il n’a pas déjà été publié ni soumis à l’examen ailleurs. Les propres consignes de soumission de Springer Nature donnent aux auteurs la phrase exacte à utiliser : "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." Adapter une phrase aussi directe est plus sûr que de rédiger sa propre version en espérant qu’elle couvre ce que la revue a réellement besoin d’entendre.

Ce qui compte comme une déclaration requise n’est pas identique partout. Les propres consignes d’Elsevier indiquent explicitement qu’une lettre d’accompagnement ne doit pas inclure les informations sur le financement, les déclarations des auteurs, ni les évaluateurs suggérés ou opposés, puisque son système de soumission recueille ces trois éléments séparément. Springer Nature intègre au contraire les éléments de conformité dans la lettre elle-même, en concluant par la désignation de l’auteur correspondant et en répondant à toute exigence propre à la revue que le guide pour les auteurs énumère. De plus en plus, l’une de ces exigences est une mention indiquant si des outils d’IA générative ont été utilisés à un quelconque stade de la rédaction, et faire passer d’abord un brouillon par un AI humanizer ne supprime pas cette obligation si la revue la demande.

	Elsevier	Springer Nature	Wiley
Affirmation et adéquation de l’article	Caractère novateur et impact dans le domaine, accusé de réception de l’invitation si l’article est invité	Titre, type d’article, contexte, résultats, adéquation avec le champ de la revue	Motivation, caractère novateur, avancée par rapport aux travaux antérieurs
Déclaration d’originalité	Détails des soumissions antérieures ou simultanées	Phrase de confirmation exacte fournie par Springer Nature elle-même	Aucune page universelle unique trouvée
Évaluateurs suggérés ou exclus	Omis, recueillis dans un champ distinct du système	Inclus, avec une raison indiquée pour toute exclusion	Inclus selon la revue, avec des raisons
Financement et autres déclarations	Omis, recueillis séparément	Intégrés dans le paragraphe de clôture	Aucune page universelle unique trouvée

Wiley ne publie pas une politique unique et universelle de lettre d’accompagnement, comme le font Elsevier et Springer Nature. Ses consignes figurent plutôt sur la page Notice to Authors de chaque revue, et le schéma qui revient sur ces pages est une lettre qui énonce la motivation et la nouveauté du travail, décrit les principaux résultats et la manière dont ils prolongent les travaux antérieurs, et nomme les évaluateurs suggérés et exclus avec les raisons de chaque choix. Il faut considérer cela comme la forme générale plutôt que comme un modèle fixe, et vérifier la page propre à la revue concernée avant de soumettre.

Évaluateurs suggérés et exclus, lorsque la revue les invite

Lorsqu’une revue invite à proposer ou à exclure des évaluateurs, la lettre est l’endroit où les nommer, brièvement et avec des raisons. Un évaluateur suggéré ne doit avoir aucun lien récent de coauthorship, de supervision ou institutionnel avec un auteur, car un éditeur qui repère plus tard le conflit a aussi des raisons de se méfier du reste de la lettre. Un évaluateur exclu doit faire l’objet d’une raison indiquée, comme un projet concurrent ou un désaccord non résolu dans le domaine, et non simplement d’un nom que l’auteur préférerait éviter.

La consigne propre à Elsevier est l’exception qu’il vaut la peine de retenir, ne pas inclure les évaluateurs dans la lettre du tout et utiliser à la place le champ dédié du système de soumission. Envoyer à Elsevier un paragraphe de suggestions d’évaluateurs dans la lettre elle-même n’empêchera pas la soumission de passer. Cela montre seulement à l’éditeur que l’auteur a copié un modèle conçu pour un autre éditeur.

Exemple de lettre d’accompagnement pour une soumission à une revue que vous pouvez adapter

Voici une lettre complète construite à partir des éléments ci-dessus, adressée à un éditeur nommé et prête à être adaptée à un article et à une revue précis. Remplacez chaque section entre crochets par les informations propres à l’article.

Cher Dr. [Editor's Surname], je soumets le manuscrit ci-joint, [Manuscript Title], pour examen en vue d’une [research article / review / case study] dans [Journal Name].

Cette étude montre [the core finding, stated as a single sentence], ce qui importe pour les lecteurs de [Journal Name] parce que [the specific relevance to this journal's scope and audience, not the field in general].

Nous confirmons que ce manuscrit n’a pas été publié ailleurs et n’est pas en cours d’examen par une autre revue. Tous les auteurs ont approuvé le manuscrit et acceptent sa soumission à [Journal Name]. [Ajoutez toute autre déclaration propre à la revue exigée par le guide aux auteurs, référence d’approbation éthique, source de financement, déclaration de conflit d’intérêts, déclaration de disponibilité des données, ou une note sur l’utilisation de l’IA générative.]

[Manuscript Title] correspond au champ de [Journal Name] parce que [une ou deux phrases reliant la méthode ou le sujet de l’article aux objectifs déclarés de la revue, en nommant idéalement un article récent publié par la revue sur une question connexe].

[Uniquement si la revue invite à proposer des évaluateurs,] Nous suggérons le Dr [Name], [Institution], comme évaluateur disposant d’une expertise pertinente en [subfield], sans co-publication récente ni lien institutionnel avec l’un des auteurs. Nous demandons que le Dr [Name], [Institution], ne soit pas invité à évaluer, en raison de [une raison précise et explicitée].

Nous vous remercions d’examiner ce manuscrit. L’auteur correspondant est [Name, email address], et tous les auteurs ont approuvé cette soumission. Nous attendons votre réponse avec intérêt. Cordialement, [Corresponding Author's Name].

Ce qui n’a pas sa place dans une lettre d’accompagnement

Un paragraphe qui reformule les méthodes et les résultats du résumé avec des mots légèrement différents gaspille la seule partie de la soumission qu’un éditeur est assuré de lire attentivement. Le rôle de la lettre est d’expliquer pourquoi l’article compte et pourquoi cette revue en particulier, et non de répéter ce que le résumé couvre déjà.

Les éloges sur la réputation de la revue ou son facteur d’impact ressemblent à du remplissage plutôt qu’à un contenu substantiel. Les éditeurs voient souvent ces mêmes trois ou quatre phrases de flatterie au point de les reconnaître immédiatement. Si l’adéquation entre l’article et la revue est réelle, une phrase précise sur le champ de la revue le montre bien mieux qu’un compliment.

Une lettre qui demande une considération particulière, une décision rapide ou de la clémence en raison d’une échéance place le rédacteur en chef dans une position délicate et modifie rarement l’issue. Le seul rôle de la lettre est de défendre l’article sur le fond, une demande de faveur affaiblit cet argument au lieu de le renforcer.

La liste de contrôle complète pour la soumission à une revue couvre tout ce que le portail demandera en plus, et éviter le rejet sans examen est le résultat visé par l’ensemble de la démarche.

Rien de tout cela ne doit commencer à partir d’une page blanche. Un générateur de lettre d’accompagnement pour revue peut produire un premier brouillon construit autour de ces mêmes éléments, mais il faut encore y intégrer l’argument précis, l’adéquation précise avec la revue, et une lecture attentive du guide aux auteurs propre à la revue cible avant qu’il n’approche un système de soumission.