다른 학술지에 맞게 참고문헌 목록을 재서식하는 방법

저널은 원고를 반려하면서, 대신 자매 저널에 재투고하라는 한 줄짜리 메모를 보냅니다. 초대는 좋은 소식처럼 들리지만, 형식 요건이 도착하면 상황은 달라집니다. 자매 저널은 번호 매기기 참고문헌 양식을 사용하고, 반려된 원고는 전부 APA로 작성되어 있었기 때문입니다.

서로 다른 저널에 맞게 참고문헌 목록을 다시 형식화하는 방법은 겉보기보다 더 큰 문제입니다. 참고문헌 목록만 바뀌는 것이 아니기 때문입니다. 저자-연도 방식에서 번호 방식으로, 또는 그 반대로 바꾸면 인용 표지 자체가 이동하고, 목록은 알파벳순에서 출처가 처음 등장하는 순서로 재정렬되며, 본문에 있는 모든 상호참조에도 영향을 미칩니다. 참고문헌 목록에만 find-and-replace를 적용하면 원고는 절반만 변환된 상태로 남습니다.

TextPulse의 참고문헌 표기 방식 안내는 모든 명명된 양식이 속하는 세 가지 기본 체계, 즉 저자-연도, 번호, 주석을 정리합니다. 새 저널에 맞게 다시 형식화하는 일은 이 체계들 사이를 실제로 이동하는 작업이며, 참고문헌 하나를 열기 전에 실제로 어떤 두 체계가 관련되는지 아는 것이 중요합니다.

서로 다른 저널에 맞게 참고문헌 목록을 다시 형식화하는 방법, 실제 작업은 무엇인가

반려 편지나 새 저널의 저자 안내문은 필요한 양식을 명시하며, 그 이름이 원고가 어느 계열로 옮겨가야 하는지를 결정합니다. 저자-연도 원고를 번호 매기기 저널 형식으로 옮기거나 그 반대로 옮기는 것은 세 가지를 따로 수행하는 것을 뜻합니다. 모든 본문 내 인용 표지를 바꾸고, 참고문헌 목록 자체를 정렬하며, 본문에서 특정 출처를 가리키는 모든 상호참조를 수정하는 일입니다. 이 셋 중 하나만 하면, 겉보기에는 다시 형식화된 것처럼 보이는 원고만 남습니다.

• 첫 페이지의 것만이 아니라, 모든 본문 내 인용 표지의 형식을 바꾸십시오.
• 참고문헌 목록 자체를 알파벳순에서 인용 순서로, 또는 그 반대로 재정렬하십시오.
• 특정 번호 매기기 또는 명명된 출처를 가리키는 본문 텍스트의 모든 상호참조를 업데이트하십시오.

본문 내 인용도 왜 함께 형태가 바뀌는가

저자 연도 인용은 문장 안에 이름과 연도로 들어가 실제 기능을 수행합니다. 독자는 페이지를 벗어나지 않고도 어떤 연구 결과가 얼마나 최근의 것인지 판단할 수 있습니다. 번호 인용은 이 모든 것을 다른 곳을 가리키는 숫자로 대체하여, 그 문장을 간결하게 유지합니다, 이를 뒷받침하는 출처가 몇 개이든 상관없이 말입니다. 원고를 한 체계에서 다른 체계로 옮긴다는 것은 이러한 표지 하나하나를 모두 다시 만드는 것을 뜻하며, 제자리에 편집하는 것이 아닙니다. 두 표지는 서로 다른 정보를 담고 있고 문장 안에서 놓이는 방식도 다르기 때문입니다.

'Chen (2023) found a similar effect in a smaller cohort'라는 문장은 저자 연도 방식에서는 그대로 성립하지만, 번호 방식에서는 'a similar effect was found in a smaller cohort [7]'와 비슷한 형태가 되어야 하며, 아니면 이름이 문장 밖으로 완전히 이동해야 숫자가 그 자리를 차지할 수 있습니다. 이는 서식만 바꾸는 작업이 아니라 다시 쓰는 작업이며, 참고문헌 목록 자체가 이미 정리된 뒤에 in-text citation fixer가 바로 그 간극을 메우도록 만들어진 이유가 여기에 있습니다.

목록의 재배열, 알파벳순에서 인용 순서로, 그리고 다시

저자 연도 참고문헌 목록은 성씨의 알파벳순으로 정렬되므로, 독자는 이미 염두에 둔 이름으로 곧바로 찾아갈 수 있습니다. 번호 참고문헌 목록은 그 대신 인용 순서로 정렬됩니다. 즉, 첫 번째 출처는 본문에서 가장 먼저 인용된 출처이고, 두 번째 출처는 그다음으로 인용된 출처이며, 어느 저자의 성씨인지와는 무관합니다. 두 체계 사이에서 원고를 옮기면 목록 자체가 다른 순서로 다시 구성되며, 단순히 번호만 다시 매기는 것이 아닙니다.

번호 목록의 중간에 출처 하나를 삽입하거나 삭제하면 그 뒤의 모든 인용 번호가 목록과 본문 모두에서 바뀌며, 참고문헌이 마흔 개나 쉰 개인 원고에서는 그런 오류가 숨을 곳이 매우 많습니다. 이때 원고는 가장 쉽게 조용히 잘못된 상태로 남게 됩니다.

	저자-연도 방식	번호 방식
본문 내 표지	(Chen, 2023)와 같은 이름과 연도	[7]과 같은 숫자 또는 대괄호로 묶인 숫자
참고문헌 목록 순서	성씨의 알파벳순	본문에 처음 나타난 순서
한 출처를 하나 더 추가했을 때의 영향	다른 곳에서 다시 번호를 매길 필요가 없음	그 뒤의 모든 번호가 하나씩 밀림
같은 출처의 반복 인용	매번 같은 이름과 연도	매번 같은 번호를 재사용

Reference Manager를 쓸 것인가, 직접 할 것인가: 각 접근법의 실제 비용

Zotero와 Mendeley 같은 도구에서 사용되는 개방형 표준인 Citation Style Language 형식을 기반으로 한 참고문헌 관리 소프트웨어는, 인용이 단순한 평문으로 입력된 것이 아니라 소프트웨어 자체의 플러그인을 통해 살아 있는 필드로 삽입된 경우, 본문 내 표지와 참고문헌 목록을 한 번에 다시 형식화할 수 있다. 저자-연도 옵션에서 번호 방식으로, 또는 그 반대로 선택한 스타일을 바꾸면, 1만 개가 넘는 저널별 스타일 파일의 공유 저장소를 바탕으로 문서 전체의 인용이 한꺼번에 자동으로 다시 구성된다.

그러나 편의성에는 한계가 있다. 참고문헌 관리 도구 EndNote는 자체 인용 스타일을 독점 형식으로 저장하며, 이는 Zotero와 Mendeley에서 사용하는 개방형 Citation Style Language 파일과 서로 호환되지 않는다. Zotero나 Mendeley용으로 만든 스타일 파일을 가져와서 그 시스템 안에서 논문에 다시 사용하는 것은 쉬울 수 있다. 그러나 만약 살아 있는 인용 필드가 아니라 평문으로 입력된 원고를 넘겨받는다면, 어떤 시스템을 사용하든 이러한 자동화는 전혀 적용되지 않는다. 소프트웨어가 문서 안에서 인용으로 인식할 수 있는 것이 아무것도 없기 때문이다.

다시 구성할 살아 있는 인용 필드가 없는 원고라면, reference format converter를 사용하여 참고문헌 목록을 항목별로 처리하는 것이, 새로운 스타일 가이드를 보며 각 항목을 기억에 의존해 다시 입력하는 것보다 더 빠르고 더 일관적이다.

전체 작업을 손으로 하는 일은 여전히 흔하며, 특히 짧은 원고이거나 저널의 하우스 스타일이 참고문헌 관리 도구가 제공하는 기본 옵션과 맞지 않을 때 그렇다. 손으로 다시 서식을 맞추는 작업이 완전히 실패하는 경우는 드물다. 작성자가 확인해야 한다는 것을 기억한 곳에서는 성공하고, 그렇지 못한 곳에서 정확히 실패하는데, 이는 명백한 오류보다 더 잡아내기 어려운 실수이다.

조용히 오류를 일으키는 구체적인 항목들

일부 오류는 즉시 드러난다. 대응하는 참고문헌이 없는 인용, 아무도 인용하지 않는 참고문헌이 그것이다. 그러나 그렇지 않은 경우도 있으며, 원고를 다시 제출하기 전에 의도적으로 확인할 가치가 있는 것은 바로 그런 항목들이다.

• 표 캡션이나 각주에서 특정 번호가 매겨진 출처를 언급하는 것처럼, 본문 안의 상호 참조가 주변 목록의 번호가 다시 매겨졌을 때도 갱신되지 않은 경우.
• 같은 문단 안에서 나중에 다시 나온 인용이, 문단의 나머지 부분이 숫자 형식으로 바뀐 뒤에도 예전의 저자-연도 형식을 그대로 유지하는 경우.
• 이탤릭체, 따옴표, 또는 저널명을 전체 표기로 적는 방식처럼 이전 스타일의 서식을 여전히 유지하고 있으나, 새 스타일에서는 사용하지 않는 참고문헌인 경우.
• 표나 그림 캡션에만 인용된 출처로, 자동화 도구와 수동 점검표 모두가 우선적으로 본문에 집중하는 경향이 있어 놓치기 쉽다.

다시 제출하기 전에, 마지막 점검

재서식된 원고를 첫 번째 인용부터 마지막 인용까지 순서대로 한 번 읽으면, 자동화와 주의 깊은 첫 검토가 모두 놓친 대부분의 항목을 찾아낼 수 있다. 이는 검토자가 보게 될 정확한 순서대로 번호나 이름을 따라가는 유일한 점검이기 때문이다.

주석 달린 참고문헌 목록은 문헌 검토와는 다른 문서이다, 그리고 그 구분은 별도로 다루어진다. 영국 대학들이 실제로 채택하는 스타일은 무엇인지는 별도의 조사이다.

참고문헌 목록은 변환이 어느 방향으로 진행되든 기계적인 문제이며, 기계적인 해결책이 있다. 각 항목을 실제 출판사 기록에서 가져오는 인용 생성기는 독자가 구두점에 주목할 만큼 멀리 읽기도 전에, 낡은 형식의 세부 사항이 새 형식에 남아 있을 위험의 대부분을 제거한다.