Wie man ein Antwortschreiben an Gutachter verfasst

Ein Editor öffnet eine Wiedereinreichung und liest den Antwortbrief, bevor er auch nur eine Seite des überarbeiteten Manuskripts erneut liest. Wenn dieser Brief aus drei Absätzen allgemeiner Beruhigung ohne Bezug auf einen konkreten Kommentar besteht, hat sich der Editor bereits eine Meinung über die Überarbeitung gebildet, bevor er prüft, ob sie Bestand hat. Eine Vorlage für ein Antwortschreiben an Gutachter existiert genau, um das zu verhindern, ein Dokument, das so strukturiert ist, dass ein Editor Kommentar für Kommentar überprüfen kann, dass jede Anmerkung eine echte Antwort erhalten hat.

Es geht hier um den Brief selbst, nicht um die umfassendere Aufgabe zu entscheiden, wie auf einen inhaltlichen Einwand eines Gutachters zu reagieren ist. Diese Entscheidungsfindung liegt außerhalb dieses Beitrags, ebenso wie der weitere Prozess der Einreichung bei einer Zeitschrift, zu dem der Brief gehört. Nehmen Sie an, Sie wissen bereits, was Sie ändern werden. Im Folgenden geht es darum, diese Entscheidung in die Form zu bringen, die ein Editor zu lesen gewohnt ist, die Struktur, das Tabellenformat, das die meisten Zeitschriften inzwischen erwarten, und die konkrete Formulierung, die einen Widerspruch professionell statt defensiv hält.

Was ein Antwortschreiben an Gutachter enthalten muss

Drei Teile, jedes Mal in derselben Reihenfolge. Eine kurze Einleitung, die den Gutachtern und dem Editor dankt und in einem Satz festhält, was sich insgesamt geändert hat. Ein Abschnitt mit Punkt für Punkt Antworten, der jeden Kommentar jedes Gutachters in der Reihenfolge durchgeht, in der der jeweilige Gutachter sie vorgebracht hat. Eine abschließende Zeile, die bestätigt, dass nichts unbeantwortet geblieben ist. Editoren lesen sehr viele solcher Schreiben, und ein Brief, der der erwarteten Form folgt, wird schneller und wohlwollender gelesen als einer, der die Kommentare in die vom Autor bevorzugte Reihenfolge umordnet.

Der einleitende Absatz ist nicht der Ort für Ihr Argument. Heben Sie es sich für den Abschnitt mit Punkt für Punkt Antworten auf, wo ein bestimmter Kommentar eine bestimmte Antwort tragen kann. Ein oder zwei Sätze, in denen Sie dem Editor und den Gutachtern nach ihrer Funktion und nicht nach ihrem Namen danken, falls das Review blind war, und eine klare Aussage, dass eine ausführliche Antwort folgt, genügen.

Die Vorlage für ein Antwortschreiben an Gutachter, die Editoren erwarten

Drei Spalten decken fast jeden Fall ab: den Kommentar des Gutachters, wörtlich zitiert oder eng paraphrasiert, die Antwort der Autorin oder des Autors, in der dargelegt wird, was getan wurde oder warum nichts geändert wurde, und die Stelle, eine Seite, ein Abschnitt oder eine Zeilennummer im überarbeiteten Manuskript, an der die Änderung sichtbar ist. Eine Tabelle erzwingt diese Disziplin auf eine Weise, die fortlaufende Absätze nicht leisten, weil eine leere Zelle offensichtlich ist und ein Absatz, der vom eigentlichen Kommentar abschweift, es nicht ist.

Kommentar des Gutachters	Antwort der Autorin oder des Autors	Wo dies behandelt wird
Gutachter 2: "Die Stichprobengröße ist nicht begründet."	Eine Power-Berechnung wurde hinzugefügt und die Annahmen, auf denen sie beruht, wurden zitiert.	Methoden, Absatz 2
Gutachter 1: "Abbildung 3 ist schwer zu lesen."	Neu gezeichnet mit höherer Auflösung und einer größeren Legende.	Abbildung 3
Gutachter 1: "Die Diskussion stellt die Befunde zu stark dar."	Die Behauptung wurde abgeschwächt und die vom Gutachter genannte Einschränkung wurde ergänzt.	Diskussion, letzter Absatz

Die Tabelle lohnt sich, wenn es zehn oder mehr Kommentare von zwei oder drei Gutachtern gibt. Einige Zeitschriften akzeptieren eine nummerierte Liste mit denselben drei Informationen, die unter jedem Kommentar in einen kurzen Absatz zusammengezogen werden, aber die Tabellenversion ist nie falsch, also ist sie die sichere Standardwahl, wenn die eigenen Richtlinien einer Zeitschrift kein Format vorgeben. Im Zweifel sollte man unabhängig von der Anzahl der Kommentare die Tabelle verwenden: Eine Redakteurin oder ein Redakteur, der eine Wiedereinreichung unter Zeitdruck überfliegt, liest eine Tabelle schneller als einen Absatz, ganz gleich, wie lang die zugrunde liegende Überarbeitung ist.

Wie man einen Widerspruch mit einem Gutachter formuliert

Widerspruch gehört im Antwortschreiben ebenso oft dazu wie Zustimmung, ein Schreiben, das jedem Kommentar nachgibt, bedeutet meist Änderungen, die sich bis zur dritten Seite gegenseitig widersprechen. Entscheidend ist nicht, ob man sich widersetzt, sondern wie man es tut. Beginnen Sie mit dem Punkt des Gutachters, fair und in eigenen Worten dargestellt, bevor Sie erklären, warum Sie die Änderung nicht vornehmen. Ein Gutachter, der den eigenen Kommentar in Ihrer Zusammenfassung nicht wiedererkennt, wird den Rest der Antwort nicht wohlwollend lesen.

Die eigene Anleitung von APA für Autoren, die auf Gutachter antworten, empfiehlt, die Antwort visuell vom Kommentar des Gutachters zu trennen, etwa mit einer Kennzeichnung wie "author response" oder mit einer anderen Schriftfarbe oder Einrückung, und die genaue Seite, den Absatz oder die Zeile anzugeben, an der eine Änderung erscheint, statt sie nur allgemein zu beschreiben. Dieselbe Quelle ist beim Widerspruch eindeutig, nennen Sie eine Begründung für die Entscheidung, nicht nur die Entscheidung selbst. "We have not made this change because..." gefolgt von einem tatsächlichen Grund ist eine vollständige Antwort. "We disagree" allein ist es nicht.

Ein Antwortschreiben, das sich bei jeder Einwendung auf dieselben wenigen Standardformulierungen stützt, "we respectfully disagree" und "we believe the original wording is clearer" wiederholt durch das Dokument, wirkt wie eine Vorlage, selbst wenn jeder einzelne Widerspruch gut begründet ist. Dieselbe Vielfalt, die verhindert, dass ein Kapitel einer Dissertation wie maschinell geschrieben wirkt, gilt auch hier. TextPulse's section-by-section guide to an AI humanizer for academic writing behandelt diese Vielfalt in den Kapiteln selbst, das Antwortschreiben braucht dieselbe Disziplin, Satz für Satz, nicht nur Abschnitt für Abschnitt.

Was zu tun ist, wenn zwei Gutachter einander widersprechen

Gutachter 1 möchte den theoretischen Rahmen erweitert sehen. Gutachter 2 möchte ihn aus Gründen der Länge gekürzt haben. Beide Kommentare sind für sich genommen berechtigt, und ein Antwortschreiben, das versucht, beide wörtlich zu erfüllen, erfüllt meist keinen von beiden. Benennen Sie den Widerspruch in Ihrer Antwort an jeden Gutachter direkt, statt einen Kommentar stillschweigend zu ignorieren.

Erläutern Sie die Entscheidung, die Sie getroffen haben, und warum, an beide Gutachter mit ihrer Nummer adressiert, damit jeder sehen kann, dass Sie auch den Kommentar des anderen gelesen haben. "Gutachter 2 hat die entgegengesetzte Sorge hinsichtlich der Länge geäußert, wir haben den Rahmen in seiner derzeitigen Länge beibehalten, als Mittelweg, und nur den Absatz erweitert, den Gutachter 1 als unklar markiert hat, statt den gesamten Abschnitt." Dieser Satz erkennt beide Gutachter an, nennt die Entscheidung und gibt einen Grund, und genau das sollte jeder Eintrag in der Tabelle tun, unabhängig davon, ob die Kommentare im Widerspruch stehen.

Wenn der Widerspruch so schwerwiegend ist, dass die Erfüllung der einen Begutachtung bedeutet, den Hauptpunkt der anderen sichtbar zurückzuweisen, sagen Sie das dem Herausgeber direkt im einleitenden Abschnitt und vergraben Sie es nicht in der Tabelle. Herausgeber lösen Konflikte zwischen Gutachtern routinemäßig, sie können keinen lösen, von dem sie nicht wissen, dass er existiert.

Entscheiden, was man zugesteht und was man verteidigt

Wann man einen Punkt zugesteht

Wenn der Gutachter recht hat, gestehen Sie es zu, das ist der offensichtliche Fall. Wenn der Gutachter in etwas falsch liegt, worüber auch ein gewöhnlicher Leser falsch liegen würde, dann gestehen Sie es zu. Wenn das Papier drei Sätze privater Erklärung braucht, um den Punkt im Antwortschreiben zu erläutern, dann hat das Papier ihn nicht so gut erklärt, wie es hätte sein sollen. Überarbeiten Sie die Passage, danken Sie dem Gutachter dafür, dass er es bemerkt hat, und halten Sie die Antwort auf einen kurzen Absatz.

Ein zweiter, weniger angenehmer Fall ist das Zugestehen eines Punktes, der zwar korrekt, aber geringfügig ist, wenn das Argumentieren darüber mehr Glaubwürdigkeit kosten würde, als die Korrektur Aufwand kostet. Das Umschreiben eines Satzes dauert zehn Minuten. Eine Änderung anzufechten, die nicht angefochten werden musste, sagt dem Herausgeber, dass der Autor Punkte sammelt, statt das Papier zu verbessern.

Passagen, die umgeschrieben werden, um einen Gutachter zufriedenzustellen, lesen sich oft steifer als der Rest des Manuskripts, da sie schnell und unter Termindruck entworfen und nicht in Ruhe überarbeitet wurden. Wenn der neue Absatz vor der Rückgabe an den Herausgeber durch an AI humanizer läuft, schließt das diese Lücke, sodass das Zugeständnis wie der Rest des Papiers klingt und nicht wie ein nachträglich eingenähter Flickstoff.

Wann man an seiner Position festhält

Halten Sie daran fest, wenn ein Vorschlag ändern würde, was das Papier tatsächlich behauptet, nicht nur, wie es formuliert ist, und die ursprüngliche Behauptung diejenige ist, die die Daten stützen. Eine methodische Kritik, die in Wirklichkeit eine Bitte um ein anderes Studiendesign ist, wird nicht mit einem Absatz voller Vorbehalte abgefedert. Sie erhält eine direkte, belegte Antwort darauf, warum das verwendete Design für die gestellte Frage das richtige ist.

Eine klare Antwort und eine defensive Antwort können fast dasselbe sagen und für eine Herausgeberin oder einen Herausgeber dennoch völlig unterschiedlich klingen. Formulieren Sie den Punkt der Gutachterin oder des Gutachters vor dem Widerspruch präzise, nennen Sie die konkrete Zeile, Tabelle oder Analyse, die die Position der Arbeit stützt, und belassen Sie es dabei. Eine Antwort, die nach einmaliger Nennung desselben Arguments noch drei Absätze lang dasselbe wiederholt, wirkt, als wolle sie gewinnen statt eine Frage zu klären. Einen entschiedenen Absatz vor dem Absenden durch einen academic tone converter laufen zu lassen, ist die zwei Minuten wert: Er erkennt Formulierungen, die im Kopf der Autorin oder des Autors selbstbewusst klingen, auf dem Bildschirm einer Herausgeberin oder eines Herausgebers jedoch konfrontativ wirken.

Wenn eine Gutachterin oder ein Gutachter die Arbeit missverstanden hat

Jede Autorin und jeder Autor erhält irgendwann einen Kommentar, der nur dann Sinn ergibt, wenn die Gutachterin oder der Gutachter einen Abschnitt übergangen, sich an eine Zahl falsch erinnert oder einen früheren Entwurf gelesen hat, den eine Mitautorin oder ein Mitautor ihr oder ihm versehentlich geschickt hat. Der Instinkt ist, dies offen zu sagen. Widerstehen Sie der direkten Form dieses Instinkts.

Verweisen Sie auf die genaue Stelle, an der die Arbeit den Kommentar bereits beantwortet. Zitieren Sie den einschlägigen Satz. Fügen Sie eine klärende Zeile hinzu, wenn die Passage präziser sein könnte. Erledigen Sie dieselbe Aufgabe wie 'the reviewer missed this', ohne zugleich eine sachliche Korrektur wie einen sachlichen Fehler klingen zu lassen. 'Abschnitt 3.2 berichtet diesen Vergleich direkt, dort wurde ein Satz ergänzt, um das Ergebnis deutlicher zu machen.' Meistens hätte die Passage ohnehin klarer sein können, weshalb es oft überhaupt erst zu dem Missverständnis kam.

Ein Kommentar, dreifach beantwortet

Ein einzelner Entscheidungsbrief enthält oft alle drei Situationen in Miniaturform. Nehmen Sie einen Gutachterkommentar, der lautet: Die Stichprobengröße scheint für die vorgebrachten Behauptungen klein zu sein, und die Diskussion geht auf diese Einschränkung nicht ein. Eine Antwort, die nur einräumt, fügt einen Absatz zu den Limitationen hinzu und streicht stillschweigend die stärkste Behauptung aus dem Abstract, was die Kapitulationsversion ist, und sie schwächt eine Arbeit, die möglicherweise keine Schwächung gebraucht hätte.

Eine Antwort, die nur verteidigt, argumentiert, dass die Kritik das Studiendesign missversteht, verweist auf eine Power-Analyse und bleibt dabei stehen, das ist die Kampfversion, und sie lässt die eigentliche Lücke, dass im gesamten Paper kein Absatz zu Einschränkungen vorhanden war, unbeantwortet. Die Antwort, die beides tut, fügt den Absatz zu Einschränkungen hinzu, den der Gutachter zu Recht erwartet, hält an der Behauptung fest, die die Power-Analyse tatsächlich stützt, und sagt dies dem Editor in einem Satz. Derselbe Kommentar, drei verschiedene Briefe, und nur einer davon liest sich für einen Editor so, als würde das Paper sich tatsächlich verbessern.

Wovon der Entscheidungsbrief tatsächlich verlangt, hängt davon ab, ob die Überarbeitungen umfangreich oder geringfügig sind, was separat dargelegt wird. Wenn die Antwort nein war, hat die erneute Einreichung eines abgelehnten Papers bei einer anderen Zeitschrift eine eigene Seite.

Nichts davon erscheint in den meisten Hinweisen zum Antwortbrief selbst, die sich meist auf die Formatierung konzentrieren: eine nummerierte Liste, eine Struktur aus Zitat und Antwort, eine höfliche Eröffnungszeile. Diese Entscheidungen sind weit weniger wichtig als die oben genannten Abwägungen, und ein response to reviewers generator, der von den tatsächlichen Kommentaren ausgeht, ist ein schnellerer Weg zur Formatierung als eine leere Seite, sobald die schwierigeren Entscheidungen bereits getroffen sind.

Grundlagen der Formatierung: Länge, Nummerierung und Dateityp

Nummerieren Sie jeden Kommentar, einschließlich der Unterpunkte eines einzelnen Gutachterkommentars, der mehr als ein Problem aufwirft, damit auf einen Kommentar an anderer Stelle im Brief oder in den eigenen Notizen des Editors mit seiner Nummer verwiesen werden kann. Fügen Sie den neuen Absatz nicht zweimal ein, sondern verweisen Sie stattdessen darauf, wo die Änderung steht. Da ein Gutachter, der die Antwort mit einem markierten Manuskript vergleicht, ohnehin zwei Dokumente vergleicht, sollten Sie die ursprüngliche Formulierung des Manuskripts aus dem Antwortdokument selbst heraushalten.

Der Umfang ergibt sich aus der Zahl der Kommentare, nicht aus einer angestrebten Seitenzahl. Eine Antwort auf zwölf Kommentare von zwei Gutachtern kann vier Seiten umfassen, eine Antwort auf vierzig Kommentare von drei Gutachtern kann zwölf Seiten umfassen, und das ist kein Zeichen dafür, dass etwas schiefgelaufen ist. Reichen Sie sie als eigene Datei ein, getrennt vom Anschreiben und vom Manuskript, in dem Format, das das Einreichungssystem der Zeitschrift akzeptiert, fast immer ein Word-Dokument oder ein PDF. Benennen Sie die Datei so, dass eine Redaktion sie identifizieren kann, ohne sie zuerst zu öffnen, also mit einer Bezeichnung, die aus der Manuskript-ID plus "response to reviewers" gebildet ist, statt mit einem allgemeinen "revision.docx", das für den Upload jedes anderen Autors in dieser Woche identisch aussieht.

Ist ein Antwortschreiben an die Gutachter dasselbe wie ein Anschreiben?

Nein, und Zeitschriften, die beides verlangen, wollen von jedem etwas anderes. Ein Anschreiben richtet sich an die Redaktion, ist kurz und begründet die Passung und Bedeutung des Beitrags, weitgehend unverändert gegenüber der Version, die bei der ersten Einreichung eingereicht wurde. Ein Antwortschreiben an die Gutachter richtet sich ebenso an die Gutachter wie an die Redaktion, ist ausführlich statt kurz und entsteht nur in der Überarbeitungsphase, nachdem es Kommentare gibt, auf die geantwortet werden muss.

Beides von einer leeren Seite aus zu entwerfen, ist langsamer als nötig. Der response to reviewers generator von TextPulse erstellt aus Ihren Kommentaren und Entscheidungen einen strukturierten ersten Entwurf, den Sie dann für die oben behandelte konkrete Formulierung überarbeiten, statt die gesamte Gliederung des Dokuments von Hand zu schreiben. Behandeln Sie die Ausgabe so, wie Sie einen Entwurf eines Kollegen behandeln würden, als Ausgangspunkt, bei dem Sie dennoch jede Meinungsverschiedenheit selbst beurteilen müssen.

Die Überarbeitung selbst ist die größere Aufgabe. Das Humanisieren eines Forschungsartikels wird gesondert behandelt, ebenso wie die Literaturübersicht, die Gutachter häufiger in überarbeiteter Form sehen wollen als jeden anderen Abschnitt.

Das ist etwas anderes als die eigene Prosa des Manuskripts zu überarbeiten, wofür ein AI humanizer tool gedacht ist. Das Antwortschreiben und das Manuskript sind zwei verschiedene Dokumente, die zwei verschiedene Aufgaben erfüllen, und es ist sinnvoll, sie auch so zu behandeln, selbst wenn sie am selben Nachmittag fällig sind.