Comment reformater une liste de références pour une autre revue

Une revue renvoie un manuscrit avec une brève note invitant plutôt à une nouvelle soumission à sa revue sœur. L’invitation semble être une bonne nouvelle jusqu’à l’arrivée des consignes de mise en forme, la revue sœur utilise un style de références numéroté, et le manuscrit rejeté était rédigé entièrement en APA.

La manière de reformater une liste de références pour une revue différente est une question plus vaste qu’il n’y paraît, car la liste de références n’est pas la seule chose qui change. Passer d’un style auteur date à un style numéroté, ou l’inverse, déplace les marqueurs de citation eux mêmes, réordonne la liste de l’ordre alphabétique à l’ordre d’apparition des sources, et touche à chaque renvoi croisé présent dans le texte courant. Un passage de recherche et remplacement sur la bibliographie seule laisse un manuscrit à moitié converti.

Le guide de TextPulse sur les styles de référencement expose les trois systèmes sous jacents, auteur date, numéroté et notes, auxquels appartient tout style nommé. Le reformattage pour une nouvelle revue est la version pratique du passage entre ces systèmes, et il vaut la peine de savoir lesquels des deux sont réellement en jeu avant d’ouvrir une seule référence.

Comment reformater une liste de références pour une revue différente, la véritable tâche

Une lettre de rejet ou les instructions aux auteurs d’une nouvelle revue nomment un style requis, et ce nom détermine à quelle famille le manuscrit doit être transféré. Passer d’un manuscrit en auteur date à une revue numérotée, ou inversement, signifie accomplir trois opérations distinctes, modifier tous les marqueurs de citation dans le texte, réorganiser la liste de références elle même, et modifier tous les renvois croisés dans le texte courant qui renvoient à une source précise. N’en faire qu’une sur ces trois laisse un manuscrit qui n’a que l’apparence d’avoir été reformatté.

• Modifier la forme de chaque marqueur de citation dans le texte, pas seulement ceux de la première page.
• Réorganiser la liste de références elle même, de l’ordre alphabétique à l’ordre des citations, ou l’inverse.
• Mettre à jour chaque renvoi croisé dans le corps du texte qui renvoie à une source numérotée ou nommée précise.

Pourquoi les citations dans le texte changent elles aussi de forme

Une citation auteur-date se place à l’intérieur de la phrase sous la forme d’un nom et d’une année, et remplit une véritable fonction, le lecteur peut juger de la récence d’un résultat sans quitter la page. Une citation numérotée remplace tout cela par un chiffre qui renvoie ailleurs, en gardant la phrase compacte quel que soit le nombre de sources qui l’étayent. Faire passer un manuscrit d’une famille à l’autre signifie que chacun de ces marqueurs est reconstruit, et non modifié sur place, parce que les deux marqueurs portent des informations différentes et occupent une place différente dans la phrase.

Une phrase qui se lit « Chen (2023) found a similar effect in a smaller cohort » dans un style auteur-date doit devenir quelque chose comme « a similar effect was found in a smaller cohort [7] » dans un style numéroté, ou bien le nom doit sortir entièrement de la phrase pour que le numéro puisse prendre sa place. Il s’agit d’une réécriture, et non d’une simple mise en forme, et c’est précisément l’écart qu’un in-text citation fixer est conçu pour combler une fois que la liste de références elle-même est déjà mise en ordre.

Réordonner la liste, de l’ordre alphabétique à l’ordre des citations, et inversement

Les listes de références en style auteur-date sont classées par ordre alphabétique de nom de famille, afin qu’un lecteur puisse aller directement au nom qu’il a déjà en tête. Les listes de références numérotées sont classées selon l’ordre des citations, au contraire, la source un est celle que le texte cite en premier, la source deux est celle qu’il cite en second, quel que soit le nom de famille de l’auteur. Faire passer un manuscrit d’une famille à l’autre signifie que la liste elle-même est reconstruite dans un ordre différent, et non simplement renumérotée sur place.

Insérer ou supprimer une seule source au milieu d’une liste numérotée décale tous les numéros de citation qui suivent, dans la liste comme dans le corps du texte, et un manuscrit qui comporte quarante ou cinquante références offre à cette erreur de nombreux endroits où se cacher. C’est là qu’un manuscrit a le plus de chances de se retrouver silencieusement erroné.

	Style auteur-date	Style numéroté
Marqueur dans le texte	Un nom et une année, comme (Chen, 2023)	Un chiffre ou un numéro entre crochets, comme [7]
Ordre de la liste de références	Ordre alphabétique selon le nom de famille	Ordre de la première apparition dans le texte
Effet de l’ajout d’une source	Aucun renumérotage n’est nécessaire ailleurs	Chaque numéro ultérieur augmente de un
Citation répétée de la même source	Le même nom et la même année à chaque fois	Le même numéro réutilisé à chaque fois

Gestionnaire de références ou à la main, ce que coûte réellement chaque approche

Les logiciels de gestion des références fondés sur le format Citation Style Language, un standard ouvert utilisé par des outils tels que Zotero et Mendeley, peuvent reformater à la fois les marqueurs dans le texte et la liste de références en une seule passe, à condition que les citations aient été insérées comme champs actifs par le propre plugin du logiciel plutôt que saisies comme texte brut. Le passage du style sélectionné d’une option auteur-date à une option numérotée, ou l’inverse, déclenche une reconstruction automatique de l’ensemble des citations du document en une seule fois, en s’appuyant sur un dépôt partagé de plus de dix mille fichiers de style propres à des revues.

Mais la commodité a ses limites. L’outil de gestion des références EndNote enregistre ses propres styles de citation dans un format propriétaire qui n’est pas interchangeable avec les fichiers ouverts Citation Style Language utilisés par Zotero et Mendeley. Il peut être facile de prendre un fichier de style que vous avez construit pour Zotero ou Mendeley et de le réutiliser dans votre article dans ces systèmes. Mais si vous héritez d’un manuscrit sous forme de texte brut saisi, et non de champs de citation actifs, vous ne bénéficiez d’aucune de cette automatisation, quel que soit le système utilisé, parce que le logiciel ne trouve dans le document rien qu’il reconnaisse comme une citation.

Pour un manuscrit sans champs de citation actifs à reconstruire, travailler entrée par entrée dans la liste de références avec un convertisseur de format de références est plus rapide et plus cohérent que de retaper chacune d’elles de mémoire en se référant à un nouveau guide de style.

Faire tout le travail à la main reste courant, en particulier pour un court manuscrit ou pour une revue dont le style maison ne correspond à aucune des options intégrées proposées par un gestionnaire de références. La remise en forme manuelle échoue rarement de manière franche. Elle réussit partout où l’auteur a pensé à vérifier et échoue exactement là où il ne l’a pas fait, ce qui est une erreur plus difficile à repérer qu’une erreur évidente.

Les éléments précis qui se rompent sans signal

Certains échecs apparaissent immédiatement, une citation sans référence correspondante, une référence que personne ne cite. D’autres non, et ce sont précisément ceux qu’il vaut la peine de vérifier délibérément avant qu’un manuscrit ne soit renvoyé.

• Une renvoi interne dans le texte, comme la mention d’une source numérotée précise dans une légende de tableau ou une note de bas de page, qui n’a jamais été mise à jour lorsque la liste autour d’elle a été renumérotée.
• Une citation répétée plus loin dans le même paragraphe qui conserve son ancienne forme auteur-date après que le reste du paragraphe a été converti en chiffres.
• Une référence qui conserve encore la mise en forme de l’ancien style, italiques, guillemets ou nom de revue écrit en toutes lettres, que le nouveau style n’utilise pas.
• Une source citée uniquement dans un tableau ou dans une légende de figure, facile à manquer parce que les outils automatisés comme les listes de vérification manuelles ont tendance à se concentrer d’abord sur le texte courant.

Avant de soumettre à nouveau, une dernière vérification

Relire une fois le manuscrit remis en forme, de la première citation à la dernière, dans l’ordre, permet de repérer la plupart de ce que l’automatisation et un premier passage attentif manquent tous deux, parce que c’est la seule vérification qui suit les chiffres ou les noms dans la séquence exacte qu’un évaluateur suivra.

Une bibliographie annotée est un document différent d’une revue de littérature, et la distinction est établie séparément. Les styles que les universités du Royaume-Uni imposent réellement font l’objet de leur propre enquête.

La liste de références est un problème mécanique avec une solution mécanique, quel que soit le sens de la conversion. Un générateur de citations qui extrait chaque entrée d’un véritable enregistrement d’éditeur élimine la majeure partie du risque qu’un détail ancien subsiste dans le nouveau, avant même qu’un lecteur n’aille assez loin pour remarquer la ponctuation.