جرنل جمع کرانے کی چیک لسٹ، Submit کرنے سے پہلے

مخطوطہ ایک ہفتے سے مکمل ہو چکا ہے اور جمع کرانے کا فارم ابھی تک نہیں ہوا۔ باقی ماندہ وقت کا زیادہ حصہ ان دستاویزات پر صرف ہوتا ہے جنہیں مقالہ لکھتے وقت کوئی تیار نہیں کرتا: ڈیٹا دستیابی کا بیان، فنڈنگ کا بیان، متضاد مفادات کا اعلان، اور اس فہرست پر کہ کس نے کیا کیا۔

جرنل جمع کرانے کی چیک لسٹ اس وقت سب سے زیادہ مفید ہوتی ہے جب وہ اسی ترتیب کی پیروی کرے جس ترتیب سے جمع کرانے کا نظام چیزیں مانگتا ہے، کیونکہ یہی وہ ترتیب ہے جس میں کوئی غائب چیز آپ کو روک دیتی ہے۔ ذیل میں وہی ترتیب دی گئی ہے، مخطوطہ فائل سے لے کر تصدیقی اسکرین تک، اور ہر مرحلے پر سب سے زیادہ ممکنہ خرابی بھی بیان کی گئی ہے۔

یہاں فارمیٹنگ کی معمولی غلطی مہنگی پڑتی ہے: Elsevier کی اپنی مصنف رہنمائی فارمیٹ کی عدم مطابقت اور "sloppy copy" کو ان اسباب میں شمار کرتی ہے جن کی وجہ سے مخطوطہ نظرثانی سے پہلے ہی مسترد ہو جاتا ہے، اور Springer Nature اپنی طرف سے ناقص ساخت اور ناقص پیشکش کو درج کرتا ہے۔ جب کوئی جمع کرائی گئی چیز اس مرحلے سے گزر جاتی ہے تو اس کے ساتھ کیا ہوتا ہے ایک الگ موضوع ہے۔

جرنل جمع کرانے کی چیک لسٹ، اسی ترتیب میں جس ترتیب سے پورٹل مانگتا ہے

جمع کرانے کا نظام چیزیں ایک مقررہ ترتیب میں جمع کرتا ہے: پہلے مخطوطہ فائل، پھر اعلانات، پھر فائل اپ لوڈز، پھر کور لیٹر۔ راز یہ ہے کہ جب ہر خانہ ظاہر ہو تو اس کا جواب تیار ہو۔ جو کچھ بھی اندر ہی اندر گھڑا جاتا ہے، وہ وقت کے دباؤ میں لکھا جاتا ہے اور شاذ و نادر ہی دوبارہ دیکھا جاتا ہے۔

آئٹم	فارم کیا توقع کرتا ہے	عام غلطی
Manuscript file	مقررہ فائل قسم، اور اگر ضروری ہو تو لائن اور صفحہ نمبر	Double anonymized journal کے لیے فائل میں مصنفین کے نام چھوڑ دینا
Title and short title	دونوں، journal کی اپنی حرفی حد کے اندر	ایسا short title لکھنا جو کسی دوسرے journal کی حد کے مطابق ہو
Abstract	journal کی لفظی حد، اور headings صرف تب جب وہ ان کا مطالبہ کرے	structured abstract کو ایسے journal میں چسپاں کرنا جو ایک پیراگراف چاہتا ہو
Keywords	وہ تعداد جو journal مانگتا ہے، اپنے مخصوص خانے میں	عنوان سے دہرائے گئے الفاظ، جو مقالے تک پہنچنے کا کوئی نیا راستہ نہیں دیتے
Authors and affiliations	مکمل نام، ترتیب، affiliations، ایک corresponding author	گفتگو میں طے کی گئی مصنفین کی ترتیب، جس کی کبھی تحریری تصدیق نہ ہوئی ہو
ORCID	corresponding author کے لیے ایک registered iD، اکثر تمام authors کے لیے	ایک coauthor کا پہلی بار registration کرنا جب form کھلا ہو
Funding	ہر funder، grant numbers بالکل اسی طرح جیسے دیے گئے تھے	یادداشت سے نقل کیا گیا grant number
Competing interests	ایک statement، حتیٰ کہ جب کوئی نہ ہوں، journal کی اپنی wording میں	اعلان کے بجائے خالی خانہ کہ کوئی موجود نہیں
Data availability	data کہاں ہیں، یا یہ کہ وہ دستیاب نہیں، اس کی بیان کردہ وجہ	request پر data، مگر نہ کوئی نامزد رابطہ اور نہ repository
Author contributions	کس نے کیا کیا، اکثر roles کی ایک مقرر taxonomy کے خلاف	submission کے وقت roles کی تقسیم، اور ایک coauthor تک رسائی نہ ہو
Ethics and consent	منظوری دینے والا body، reference number، اور جہاں متعلق ہو consent کی wording	منظوری نمبر کا supervisor کی files میں پڑا ہونا
Figures and tables	مقررہ resolution پر الگ figure files، numbered اور captioned	manuscript میں figures کا embedded ہونا جب journal انہیں الگ چاہتا ہو
Supplementary files	labelled، اور manuscript text میں نام لے کر ان کا حوالہ دیا گیا ہو	ایسی supplementary file جس کا paper میں کبھی ذکر ہی نہ ہو
Suggested reviewers	نام، affiliations اور institutional emails، conflicts کو خارج کر کے	ایک حالیہ coauthor، جو پھر نااہل قرار پاتا ہے
Cover letter	ایک نامزد editor کے نام، اور اس journal کا نام لے کر	پچھلے journal کا نام اب بھی file میں موجود ہونا

مخطوطہ، شکلیں، جدولیں اور ضمنی فائلیں

یہ وہ واحد چیز ہے جسے نظام کسی شخص کے مقابلے میں زیادہ امکان کے ساتھ مسترد کرتا ہے۔ فائل فارمیٹ: جرائد بتاتے ہیں کہ وہ کس قسم کی فائل قبول کرتے ہیں۔ بہت سے جرائد مسلسل لائن اور صفحہ نمبر پسند کرتے ہیں تاکہ جائزہ لینے والا کسی مخصوص سطر کی طرف اشارہ کر سکے۔ دوہری گمنام جرائد میں فائل اور دستاویز کی خصوصیات, جہاں مصنف کے نام محفوظ ہوتے ہیں, سے شناختی تفصیلات ہٹا دی جاتی ہیں۔

مخطوطے کے اندر دو چیزیں ایسی ہیں جنہیں ہدف جریدے کے اپنے صفحے کے مقابلے میں ضرور جانچنا چاہیے, نہ کہ اس آخری جریدے کے مقابلے میں جسے آپ نے جمع کرایا تھا: خلاصے کی لفظی حد, اور یہ کہ آیا خلاصہ سرخیاں لیتا ہے۔ IEEE جرائد 150 سے 250 الفاظ کے ایک پیراگراف کا مطالبہ کرتے ہیں جس میں نمبر دار مساوات, حوالہ جاتی اقتباسات یا حواشی نہ ہوں; PLOS ONE 300 الفاظ کی اجازت دیتا ہے اور سرخیوں کا مطالبہ نہیں کرتا۔ تحقیقی مقالے کے لیے خلاصہ لکھنا جو پہلے ہی ہدف کے قواعد کے مطابق ہو, اس خلاصے کو دوبارہ بنانے سے کہیں تیز ہے جو ایسا نہیں ہے۔

شکلیں عموماً مخطوطے کے اندر تصاویر کی صورت میں نہیں بلکہ الگ فائلوں کے طور پر, ایک بیان کردہ کم از کم ریزولوشن کے ساتھ اپ لوڈ کی جاتی ہیں, اور پھر متن میں ہر ایک کے لیے ایک کیپشن اور ایک حوالہ شامل ہوتا ہے۔ جدولیں مخطوطے میں قابل تدوین صورت میں ہونی چاہئیں, نہ کہ اسکرین شاٹس کی صورت میں۔ ضمنی فائلوں کے نام ایسے ہونے چاہئیں جو اس بات سے مطابقت رکھتے ہوں کہ مقالہ ان کا حوالہ کیسے دیتا ہے, کیونکہ appendix_final نامی فائل قاری کو کچھ نہیں بتاتی۔

لفظی حدود صرف مخطوطے تک محدود نہیں ہوتیں: خلاصہ, مختصر عنوان, اور بعض جرائد میں اہمیت کا بیان یا سادہ زبان میں خلاصہ, ہر ایک کی اپنی حد ہوتی ہے۔ ہر ایک کو جریدے کے بیان کردہ عدد کے مطابق جانچنا اس سے بہتر ہے کہ کسی پورٹل فیلڈ کے اندر اضافی متن دریافت ہو جو خاموشی سے تراش دیتی ہے۔ مفت تحریری اوزاروں کا ایک مجموعہ جو لفظی گنتی, عنوانی صورت اور حوالہ جاتی فارمیٹنگ کا احاطہ کرتا ہے, اس مرحلے کو چند منٹوں میں بدل دیتا ہے۔

وہ بیانات جنہیں کوئی فارم کے پوچھنے تک تیار نہیں کرتا

چار بیانات بڑے جرائد میں معیاری ہیں اور ان میں سے کوئی بھی اس وقت نہیں لکھا جاتا جب مقالہ لکھا جا رہا ہوتا ہے: متصادم مفادات، مالی اعانت، ڈیٹا کی دستیابی، اور مصنفین کی شراکتیں۔ ہر ایک کو مسودہ تیار کرنے میں چند منٹ لگتے ہیں اور معلومات حاصل کرنے میں گھنٹے، کیونکہ معلومات دوسرے لوگوں کے پاس ہوتی ہے۔

متصادم مفادات کا بیان اس بات سے قطع نظر درکار ہوتا ہے کہ آیا کوئی موجود ہے یا نہیں، اور خالی خانہ اس بات کے اعلان کے بجائے کہ کچھ نہیں ہے، ایک کوتاہی کے طور پر پڑھا جاتا ہے۔ مالی اعانت کے بیانات میں ہر فنڈر کا نام اور گرانٹ نمبر بالکل اسی طرح درکار ہوتے ہیں جیسے وہ دیے گئے تھے، اور بہتر ہے کہ انہیں اعزازی خط سے نقل کیا جائے نہ کہ کسی شریک مصنف کی یادداشت سے۔ دونوں عموماً مسودے میں بھی آتے ہیں اور فارم میں بھی، اس لیے فائل اور خانے ایک دوسرے سے مطابقت رکھنے چاہییں۔

ڈیٹا کی دستیابی کا بیان یہ بتاتا ہے کہ ڈیٹا کہاں ہے اور قاری وہاں تک کیسے پہنچتا ہے: ایک ذخیرہ نام کے ساتھ رسائی نمبر، ایک بیان کردہ پابندی اور اس کی وجہ، یا یہ واضح بیان کہ کوئی نیا ڈیٹا پیدا نہیں کیا گیا۔ بعض جرائد درخواست پر متعلقہ مصنف سے دستیاب ڈیٹا قبول کرتے ہیں اور بعض جمع کرانا لازم قرار دیتے ہیں، اس لیے وہ جریدہ کون سا ہے جسے ہدف بنایا جا رہا ہے، یہ جملہ لکھنے سے پہلے دیکھ لیں۔

مصنفین کی شراکتیں بہت سے جرائد میں ایک مقررہ درجہ بندی کے مطابق درج کی جاتی ہیں، اور ہر نامزد مصنف کو تصور، طریقہ کار، تجزیہ یا تحریر جیسی ذمہ داریوں سے منسلک کیا جاتا ہے۔ اس کے نیچے اصل مشکل سوال یہ ہے کہ مصنف شمار کس کو کیا جائے۔ COPE کی مصنفیت سے متعلق رہنمائی دو بنیادی شرائط پر قائم ہے، یعنی کام میں ایک اہم شراکت اور اس کے لیے جواب دہی، اور یہ ICMJE کے چار حصوں پر مشتمل معیار سے ہم آہنگ ہے: تصور، ڈیزائن، حصول، تجزیہ یا تعبیر میں اہم شراکت؛ کام کا مسودہ تیار کرنا یا اس پر تنقیدی نظرثانی کرنا؛ آخری نسخے کی منظوری دینا؛ اور اس کے تمام حصوں کے لیے جواب دہ ہونے پر رضامند ہونا۔ جو معاونین ان چاروں میں سے کم شرائط پوری کرتے ہیں انہیں اس کے بجائے اعتراف میں شامل کیا جاتا ہے، اور مالی اعانت کا حصول، عمومی نگرانی یا صرف زبان کی تدوین کسی کو بھی مصنف ہونے کا حق نہیں دیتی۔

ORCID, جائزہ لینے والے اور وہ اجزا جو دوسرے لوگوں پر منحصر ہوتے ہیں

اب بہت سے جرائد کو کم از کم متعلقہ مصنف کے لیے ORCID iD درکار ہوتا ہے، اور بعض کو مقالے کے ہر مصنف کے لیے بھی۔ جمع کرانے کا فارم کھولنے سے پہلے، اسے رجسٹر کریں اور اس سے منسلک کریں۔ یہ خانہ ابتدا ہی میں آ جاتا ہے، اور ایسا شریک مصنف جس نے کبھی رجسٹریشن نہ کرائی ہو، بدترین وقت پر رکاوٹ بن جاتا ہے۔

تجویز کردہ جائزہ لینے والے بعض جرائد میں اختیاری ہوتے ہیں اور بعض میں لازمی، اور مفید فہرست ان محققین کی ہوتی ہے جنہوں نے اسی سوال پر آپ سے کسی تعلق کے بغیر کام شائع کیا ہو۔ حالیہ شریک مصنفین، آپ کے اپنے ادارے کے ساتھی، اور وہ سب جنہوں نے پہلے ہی مسودہ پڑھ لیا ہو، عموماً خارج کیے جاتے ہیں۔ نام فارم کے اپنے خانے میں درج کیے جاتے ہیں: Elsevier کی ہدایت واضح ہے کہ کور لیٹر میں "funding information, author declarations, or suggested or opposed reviewers" شامل نہیں ہونے چاہئیں۔

کور لیٹر فہرست میں ایک آئٹم ہے

یہ زیادہ تر جمع کرانے کے فارمز میں آخری خانہ ہوتا ہے، اور واحد خانہ بھی، جس میں لکھنا شامل ہوتا ہے، بجائے اس کے کہ صرف ڈیٹا درج کیا جائے۔ کور لیٹر مقالے کو ایک متعین مدیر کے سامنے پیش کرتا ہے، بتاتا ہے کہ اس میں کیا نیا ہے، اور یہ واضح کرتا ہے کہ یہی جرنل کیوں۔ یہاں دو ممکنہ ناکامیاں ہیں، اور دونوں میکانیکی ہیں۔

پہلی یہ ہے کہ پچھلے جرنل کا نام فائل میں باقی رہ جائے۔ Springer Nature کی کور لیٹر ہدایت ایک تصدیقی جملہ مانگتی ہے جو ہدف کا نام براہ راست لیتا ہے: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." یہ جگہ دار عبارت اس لیے موجود ہے کہ جملہ دوبارہ استعمال ہوتا ہے، اور جب تک کوئی اسے بدل نہ دے، اس میں آخری جرنل کا نام شامل رہتا ہے۔

دوسرا یہ ہے کہ خط کو اس معلومات سے بھر دیا جائے جو فارم پہلے ہی جمع کر چکا ہے۔ اس کے بجائے وہاں وہ چیز ہونی چاہیے جو Elsevier کی اپنی فہرست کے قریب ہو: مسودے کی قسم، اس کے مرکزی موضوع کا ایک مختصر بیان، اور اس کی جدت اور میدان کے لیے وسیع تر مضمرات۔ جرنل کور لیٹر جنریٹر جو مقالے کے عنوان، خلاصے اور ہدف جرنل سے آغاز کرتا ہے، خالی صفحے والے حصے کو ختم کر دیتا ہے، یعنی وہ حصہ جو آخر تک چھوڑ دیا جاتا ہے۔

ڈیسک ریجیکشن سے بچنا اسی کے لیے چیک لسٹ ہے، اور ریویوَر کے تبصروں کا جواب دینا اگلا مرحلہ ہے، اگر مقالہ اسے عبور کر لے۔

پورٹل کھلا رکھ کر اور کچھ بھی بھرے بغیر پوری فہرست ایک بار چلا لیں، تاکہ آپ کو معلوم ہو جائے کہ کیا چیز غائب ہے، اس سے پہلے کہ اسے کسی سے مانگنے کا وقت باقی ہو۔ جو چیز کسی جمع کرانے کو روک دیتی ہے وہ تقریباً کبھی مسودہ نہیں ہوتا۔ وہ سپروائزر کی فائلنگ الماری میں موجود ethics approval number ہوتا ہے، اور سپروائزر چھٹی پر ہوتا ہے۔