জার্নাল জমার জন্য কভার লেটার কীভাবে লিখবেন

নতুন জমা পড়া পাণ্ডুলিপির স্তূপ নিয়ে কাজ করা একজন সম্পাদক খুব কমই সরাসরি পাণ্ডুলিপি দিয়ে শুরু করেন। অধিকাংশ সম্পাদকীয় ব্যবস্থা আগে কভার লেটার দেখায়, এবং অপেক্ষায় থাকা আরও চল্লিশটি প্রবন্ধের মধ্যে একজন সম্পাদক কয়েক মিনিটের মধ্যেই সিদ্ধান্ত নেন, এটি আদৌ পর্যালোচনার জন্য পাঠানোর মতো কি না। জার্নাল জমার জন্য কভার লেটার হলো সেই নথি যা এই দুই মিনিটের যুক্তি উপস্থাপন করে, প্রবন্ধটি কী দাবি করছে, কেন এটি বিশেষভাবে এই জার্নালের পাঠকদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ, এবং কাজটি সত্যিই বিচার করার জন্য প্রস্তুত কি না।

এই দুই মিনিটের পরীক্ষা একটি দীর্ঘ প্রক্রিয়ার অংশ, যা অধিকাংশ লেখক কেবল তখনই দেখেন যখন পাণ্ডুলিপি শেষ পর্যন্ত প্রস্তুত হয়। TextPulse-এর জার্নাল জমা দেওয়ার প্রক্রিয়ার নির্দেশিকা স্ক্রিনিং, পিয়ার রিভিউ এবং একজন সম্পাদক যে সিদ্ধান্তগুলো দিতে পারেন, সেগুলো আলোচনা করে, আর এই অংশটি সেই একটিমাত্র নথির ওপর কেন্দ্রীভূত, যা আপনি এসব শুরু হওয়ার আগে লেখেন।

জার্নাল জমার জন্য কভার লেটার আসলে কী উদ্দেশ্যে ব্যবহৃত হয়

জার্নালগুলো বিপুল সংখ্যক জমা পড়া লেখা একক কোনো রিভিউয়ার দেখার আগেই প্রত্যাখ্যান করে। Elsevier-এর নিজস্ব লেখক-সহায়তা পৃষ্ঠায় বলা হয়েছে যে সম্পাদকরা "Elsevier journals-এ জমা দেওয়া প্রবন্ধের 30 থেকে 50 শতাংশ পর্যন্ত পিয়ার-রিভিউ পর্যায়ে পৌঁছানোর আগেই প্রত্যাখ্যান করেন।" Elsevier-এর আরেকটি পৃষ্ঠায় পুরো প্রক্রিয়াজুড়ে, desk rejection এবং পরবর্তী রিভিউ-পরবর্তী প্রত্যাখ্যান মিলিয়ে, এই হার 70 শতাংশ পর্যন্ত বলা হয়েছে। PLOS ONE-এর তৎকালীন প্রধান সম্পাদক তাঁর নিজের জার্নাল সম্পর্কে আরও নির্দিষ্টভাবে বলেছিলেন: "আমরা প্রায় 20% জমা পড়া লেখা রিভিউ ছাড়াই প্রত্যাখ্যান করি।" নির্দিষ্ট কোনো জার্নালের ক্ষেত্রে যে সংখ্যাই প্রযোজ্য হোক, ধারা একই থাকে: সিদ্ধান্তের একটি উল্লেখযোগ্য অংশ বিজ্ঞানের মূল্যায়নের আগেই ঘটে, যা সম্পাদক প্রথম কয়েক মিনিটে যা দেখতে পান তার ভিত্তিতে নির্ধারিত হয়।

অধিকাংশ জার্নাল কভার লেটার চায় এবং এটিকে কেবল আনুষ্ঠানিক কাগজপত্রের চেয়ে বেশি গুরুত্ব দেয়। যে সম্পাদক সপ্তাহে ডজন ডজন কভার লেটার পড়েন, তিনি দ্রুত বুঝে নেওয়ার একটি ছাঁকনি তৈরি করেন, কোন জমা পড়া লেখা আরও গভীরভাবে দেখার যোগ্য, এবং যে চিঠি দক্ষতার সঙ্গে তার কাজ করে, সেটিই সেই ছাঁকনি পেরোনোর সবচেয়ে দ্রুত উপায়। পাণ্ডুলিপিকে তবু গ্রহণযোগ্যতা অর্জন করতে হবে। চিঠির কাজ কেবল পাণ্ডুলিপির জন্য ন্যায্য পাঠ নিশ্চিত করা।

প্রবন্ধটি কী দাবি করছে, এবং কেন এই জার্নালের পাঠকদের এটি প্রয়োজন

চিঠির প্রথম কাজ হলো সহজ ভাষায় বলা, প্রবন্ধটি কী পেয়েছে এবং কেন তা গুরুত্বপূর্ণ। সম্পাদক যা চান, তা হলো এমন একটি একক বাক্য, যা তিনি কোনো সহকর্মীকে বলতে পারেন: এই প্রবন্ধটি X দেখায়, এবং এটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ Y। সারসংক্ষেপের পদ্ধতি ও ফলাফলকে ভিন্ন শব্দে আবার বলা এতে কোনো উপকার করে না, কারণ সম্পাদকের কাছে ইতিমধ্যেই সারসংক্ষেপ আছে। এখানে অস্পষ্ট উপস্থাপনাই সবচেয়ে সাধারণ দুর্বলতা, কারণ এতে মনে হয় একই অনুচ্ছেদ ক্ষেত্রের যেকোনো জার্নালে পাঠানো যেতে পারে।

জার্নাল-নির্দিষ্টতা দাবির নির্দিষ্টতার মতোই গুরুত্বপূর্ণ। Elsevier-এর নিজস্ব লেখক-পরামর্শে বলা হয়েছে, "Be sure to emphasize the research's novelty and broader implications to demonstrate its potential impact on the field." এর অর্থ হলো সেই ক্ষেত্র, যেটির জন্য জার্নালটি কাজ করে, সাধারণভাবে পুরো শাস্ত্র নয়। যদি একটি চিঠি অপরিবর্তিত অবস্থায় পাঁচটি ভিন্ন জার্নালে পাঠানো যায়, তবে এই অংশের কাজটি করা হয়নি, তা যে জার্নালেই পৌঁছাক না কেন।

দাবিটিকে এই জার্নালের পাঠকদের সঙ্গে মিলিয়ে দেখা ধরে নেয় যে জার্নালটি ইতিমধ্যেই বেছে নেওয়া হয়েছে। যদি তা না হয়, একটি journal finder tool চিঠি লেখা শুরু হওয়ার আগে ক্ষেত্র, পরিসর এবং পাঠকগোষ্ঠী অনুযায়ী তালিকাটি সংকুচিত করে।

Originality Statement এবং একটি জার্নাল যে ঘোষণাগুলি প্রত্যাশা করে

প্রতিটি জার্নালই স্পষ্ট নিশ্চয়তা চায় যে কাজটি মৌলিক এবং অন্য কোথাও ইতিমধ্যে প্রকাশিত নয় বা পর্যালোচনাধীন নয়। Springer Nature-এর নিজস্ব জমাদানের নির্দেশনায় লেখকদের ব্যবহারের জন্য সঠিক বাক্যটি দেওয়া আছে: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." এত সরাসরি একটি বাক্যকে মানিয়ে নেওয়া নিজের মতো করে নতুন সংস্করণ লেখার চেয়ে নিরাপদ, এবং আশা করার চেয়ে ভালো যে তা জার্নালটি আসলে যা শুনতে চায়, তা কভার করবে।

আবশ্যিক ঘোষণার অন্তর্ভুক্ত কী, তা সর্বত্র এক নয়। Elsevier-এর নিজস্ব নির্দেশনা স্পষ্টভাবে বলে যে একটি cover letter-এ funding information, author declarations, অথবা suggested and opposed reviewers অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয়, কারণ এর submission system এই তিনটিকে আলাদাভাবে সংগ্রহ করে। অন্যদিকে Springer Nature compliance items-কে চিঠির মধ্যেই অন্তর্ভুক্ত করে, এবং corresponding author-এর নাম উল্লেখ করে ও authors-এর জন্য নির্দেশিকায় তালিকাভুক্ত যেকোনো journal-specific requirement সম্বোধন করে চিঠি শেষ করে। ক্রমশ, এমন একটি requirement হলো, লেখার কোনো অংশে generative AI tools ব্যবহার করা হয়েছিল কি না, সে বিষয়ে একটি line, এবং একটি draft-কে আগে AI humanizer দিয়ে চালিয়ে নিলেও, journal যদি তা চায়, এই বাধ্যবাধকতা দূর হয় না।

	Elsevier	Springer Nature	Wiley
Paper's claim and fit	নতুনত্ব এবং ক্ষেত্রগত প্রভাব, আমন্ত্রণ পেলে আমন্ত্রণের স্বীকৃতি	শিরোনাম, article type, পটভূমি, ফলাফল, journal scope-এর সঙ্গে সামঞ্জস্য	প্রেরণা, নতুনত্ব, পূর্ববর্তী কাজের তুলনায় অগ্রগতি
Originality statement	পূর্ববর্তী বা সমকালীন submission-এর বিবরণ	Springer Nature নিজে সরবরাহ করা সুনির্দিষ্ট confirmation sentence	একক সর্বজনীন page পাওয়া যায়নি
Suggested or excluded reviewers	বাদ দেওয়া হয়, পৃথক system field-এ সংগ্রহ করা হয়	অন্তর্ভুক্ত করা হয়, এবং কোনো exclusion-এর জন্য উল্লিখিত কারণ থাকে	journal অনুযায়ী অন্তর্ভুক্ত করা হয়, কারণসহ
Funding and other declarations	বাদ দেওয়া হয়, পৃথকভাবে সংগ্রহ করা হয়	সমাপনী অনুচ্ছেদে অন্তর্ভুক্ত করা হয়	একক সর্বজনীন page পাওয়া যায়নি

Wiley Elsevier এবং Springer Nature-এর মতো একক, সর্বজনীন কভার-লেটার নীতি প্রকাশ করে না। এর নির্দেশনা প্রতিটি জার্নালের নিজস্ব Notice to Authors পাতায় থাকে, এবং সেই পাতাগুলিতে যে ধরনটি বারবার দেখা যায় তা হলো এমন একটি চিঠি, যা কাজটির প্রেরণা ও নতুনত্ব জানায়, মূল ফলাফলগুলো এবং সেগুলো কীভাবে পূর্ববর্তী কাজের অগ্রগতি ঘটায় তা বর্ণনা করে, এবং প্রস্তাবিত ও বর্জিত রিভিউয়ারদের নাম ও প্রতিটির কারণ উল্লেখ করে। এটিকে নির্দিষ্ট টেমপ্লেটের বদলে সাধারণ কাঠামো হিসেবে ধরুন, এবং জমা দেওয়ার আগে নির্দিষ্ট জার্নালের নিজস্ব পৃষ্ঠা দেখে নিন।

প্রস্তাবিত এবং বর্জিত রিভিউয়ার, যেখানে জার্নাল তাদের আমন্ত্রণ জানায়

যেখানে কোনো জার্নাল প্রস্তাবিত বা বর্জিত রিভিউয়ার চায়, সেখানে চিঠিতেই তাদের নাম সংক্ষেপে এবং কারণসহ উল্লেখ করতে হবে। প্রস্তাবিত রিভিউয়ারের কোনো লেখকের সঙ্গে সাম্প্রতিক সহলেখকত্ব, তত্ত্বাবধান বা প্রাতিষ্ঠানিক সম্পর্ক থাকা উচিত নয়, কারণ পরে কোনো সম্পাদক যদি এই স্বার্থসংঘাত লক্ষ করেন, তবে তিনি চিঠির বাকি অংশ সম্পর্কেও সন্দেহ করার কারণ পাবেন। বর্জিত রিভিউয়ারের জন্য একটি উল্লেখিত কারণ থাকতে হবে, যেমন প্রতিদ্বন্দ্বী প্রকল্প বা ক্ষেত্রের কোনো অমীমাংসিত মতভেদ, কেবল এমন একটি নাম নয় যাকে লেখক এড়িয়ে যেতে চান।

Elsevier-এর নিজস্ব নির্দেশনা মনে রাখার মতো ব্যতিক্রম: রিভিউয়ারদের চিঠি থেকে পুরোপুরি বাদ দিন এবং তার বদলে জমা দেওয়ার সিস্টেমের নির্দিষ্ট ক্ষেত্রটি ব্যবহার করুন। চিঠির ভেতরে রিভিউয়ার প্রস্তাবের একটি অনুচ্ছেদ Elsevier-এ পাঠালেও জমা দেওয়ার প্রক্রিয়া থামবে না। তবে এতে সম্পাদক বুঝতে পারেন যে লেখক অন্য প্রকাশকের জন্য তৈরি একটি টেমপ্লেট কপি করেছেন।

জার্নালে জমা দেওয়ার জন্য একটি কভার লেটারের উদাহরণ, যা আপনি মানিয়ে নিতে পারেন

নিচে উপরের উপাদানগুলো থেকে তৈরি একটি পূর্ণাঙ্গ চিঠি দেওয়া হলো, যা একজন নির্দিষ্ট সম্পাদককে সম্বোধন করে লেখা এবং নির্দিষ্ট পাণ্ডুলিপি ও জার্নালের জন্য মানিয়ে নেওয়ার উপযোগী। প্রতিটি বন্ধনীর অংশ পাণ্ডুলিপির নিজস্ব বিবরণ দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন।

প্রিয় Dr. [Editor's Surname], আমি সংযুক্ত পাণ্ডুলিপি, [Manuscript Title], [research article / review / case study] হিসেবে [Journal Name]-এ বিবেচনার জন্য জমা দিচ্ছি।

এই গবেষণায় [মূল ফলাফল, একক বাক্যে বলা], যা [Journal Name]-এর পাঠকদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ, কারণ [এই জার্নালের পরিসর ও পাঠকসমাজের সঙ্গে নির্দিষ্ট প্রাসঙ্গিকতা, সাধারণ ক্ষেত্রের সঙ্গে নয়]।

আমরা নিশ্চিত করছি যে এই পাণ্ডুলিপিটি অন্য কোথাও প্রকাশিত হয়নি এবং অন্য কোনো জার্নালের বিবেচনাধীন নয়। সব লেখক পাণ্ডুলিপিটি অনুমোদন করেছেন এবং [Journal Name]-এ এর জমাদানের সঙ্গে একমত। [লেখকদের নির্দেশিকায় যে অতিরিক্ত জার্নাল-নির্দিষ্ট ঘোষণা প্রয়োজন, তা এখানে যোগ করুন: নৈতিক অনুমোদনের রেফারেন্স, অর্থায়নের উৎস, স্বার্থের সংঘাতের বিবৃতি, তথ্য প্রাপ্যতার বিবৃতি, অথবা জেনারেটিভ AI ব্যবহারের একটি নোট।]

[Manuscript Title] [Journal Name]-এর পরিসরের সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ, কারণ [এক বা দুইটি বাক্যে পত্রটির পদ্ধতি বা বিষয়বস্তুকে জার্নালের ঘোষিত উদ্দেশ্যের সঙ্গে যুক্ত করুন, আদর্শভাবে জার্নালটি সংশ্লিষ্ট কোনো প্রশ্ন নিয়ে সম্প্রতি প্রকাশিত একটি প্রবন্ধের নাম উল্লেখ করে].

[শুধুমাত্র যদি জার্নাল পর্যালোচকের পরামর্শ আহ্বান করে:] আমরা ড. [Name], [Institution]-কে পর্যালোচক হিসেবে প্রস্তাব করছি, কারণ [subfield]-এ তাঁর প্রাসঙ্গিক বিশেষজ্ঞতা রয়েছে, এবং কোনো লেখকের সঙ্গে সাম্প্রতিক সহলেখকত্ব বা প্রাতিষ্ঠানিক সংযোগ নেই। আমরা অনুরোধ করছি যে ড. [Name], [Institution]-কে পর্যালোচনার জন্য আমন্ত্রণ জানানো না হোক, কারণ [একটি উল্লিখিত, নির্দিষ্ট কারণ].

এই পাণ্ডুলিপিটি বিবেচনার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। সংশ্লিষ্ট লেখক হলেন [Name, email address], এবং সব লেখক এই জমাদান অনুমোদন করেছেন। আমরা আপনার উত্তরের অপেক্ষায় রইলাম। বিনীত, [Corresponding Author's Name].

কভার লেটারে কী থাকা উচিত নয়

একটি অনুচ্ছেদ, যা সামান্য ভিন্ন শব্দে সারসংক্ষেপের পদ্ধতি ও ফলাফল পুনরাবৃত্তি করে, জমাদানের সেই একমাত্র অংশটিকেই নষ্ট করে, যেটি সম্পাদক নিশ্চিতভাবে মনোযোগ দিয়ে পড়বেন। চিঠির কাজ হলো কেন প্রবন্ধটি গুরুত্বপূর্ণ এবং কেন বিশেষভাবে এই জার্নাল, তা বলা, সারসংক্ষেপে যা ইতিমধ্যে আছে তা পুনরাবৃত্তি করা নয়।

জার্নালের সুনাম বা impact factor-এর প্রশংসা বিষয়বস্তুর বদলে কেবল ভরাট কথা হিসেবে পড়ে। সম্পাদকরা এই একই তিন বা চারটি প্রশংসাসূচক বাক্য এতবার দেখেন যে সঙ্গে সঙ্গেই সেগুলো চিনে ফেলেন। যদি প্রবন্ধ এবং জার্নালের মধ্যে সামঞ্জস্য সত্যিই থাকে, তবে পরিসর সম্পর্কে একটি নির্দিষ্ট বাক্য প্রশংসার চেয়ে তা অনেক ভালোভাবে দেখায়।

বিশেষ বিবেচনা, দ্রুত সিদ্ধান্ত, বা সময়সীমার কারণে শিথিলতা চেয়ে লেখা একটি চিঠি সম্পাদককে অস্বস্তিকর অবস্থায় ফেলে এবং খুব কমই ফলাফল বদলায়। চিঠিটির একমাত্র কাজ হলো প্রবন্ধের গুণগত ভিত্তিতে তার পক্ষে যুক্তি উপস্থাপন করা, অনুরোধ করে সুবিধা চাওয়া সেই যুক্তিকে শক্তিশালী করার বদলে দুর্বল করে।

সম্পূর্ণ journal submission checklist এর সঙ্গে portal যে সবকিছু চাইবে তা সবই অন্তর্ভুক্ত করে, এবং desk rejection এড়ানো হলো সেই ফলাফল, যার দিকে পুরো প্রচেষ্টা লক্ষ্য করে।

এর কোনোটিই খালি পৃষ্ঠা থেকে শুরু করতে হয় না। একটি journal cover letter generator এই একই উপাদানগুলির ভিত্তিতে একটি প্রথম খসড়া তৈরি করতে পারে, তবে submission system এর কাছে যাওয়ার আগে তাতেও নির্দিষ্ট দাবি, নির্দিষ্ট journal fit, এবং target journal এর own guide for authors এর সঙ্গে সতর্কভাবে মিলিয়ে পড়া প্রয়োজন।