জার্নাল জমা দেওয়ার চেকলিস্ট, Submit করার আগে
একটি submission system নির্দিষ্ট ক্রমে জিনিস সংগ্রহ করে, এবং যে item আপনাকে থামায় তা প্রায় কখনও manuscript নয়। এই checklist পোর্টালের নিজস্ব sequence অনুসরণ করে, manuscript file থেকে figures, competing interests, funding, data availability, author contributions, ORCID এবং suggested reviewers হয়ে cover letter পর্যন্ত, যা তালিকার শেষ item।
পাণ্ডুলিপিটি এক সপ্তাহ আগে শেষ হয়েছে, আর জমা দেওয়ার ফর্মটি এখনও শেষ হয়নি। অবশিষ্ট সময়ের বেশির ভাগই এমন নথিতে চলে যায়, যা প্রবন্ধ লেখার সময় কেউ খসড়া করে না: একটি data availability statement, একটি funding statement, একটি competing interests declaration, এবং কে কী করেছে তার একটি তালিকা।
একটি journal submission checklist তখনই সবচেয়ে উপযোগী, যখন এটি submission system যে ক্রমে জিনিস চায় সেই ক্রম অনুসরণ করে, কারণ সেটিই সেই ক্রম, যেখানে কোনো অনুপস্থিত উপাদান আপনাকে থামিয়ে দেয়। নিচে সেই ক্রমই দেওয়া হলো, manuscript file থেকে confirmation screen পর্যন্ত, এবং প্রতিটি ধাপে সবচেয়ে সম্ভাব্য যে সমস্যা হতে পারে তা উল্লেখ করা হয়েছে।
এখানে formatting miss ব্যয়বহুল: Elsevier-এর নিজস্ব author guidance format non-compliance এবং "sloppy copy" কে review-এর আগে একটি manuscript প্রত্যাখ্যাত হওয়ার কারণগুলোর মধ্যে উল্লেখ করে, এবং Springer Nature নিজের হিসাবে poor structure এবং poor presentation তালিকাভুক্ত করে। একটি submission এই screen অতিক্রম করার পর কী ঘটে তা একটি পৃথক বিষয়।
Journal Submission Checklist, Portal যে ক্রমে চায় সেই ক্রমে
submission system জিনিসগুলো একটি নির্দিষ্ট ক্রমে সংগ্রহ করে: manuscript file, তারপর declarations, তারপর file uploads, তারপর cover letter। এখানে মূল কৌশল হলো, প্রতিটি field আসার সময় তার উত্তর প্রস্তুত রাখা। box-এর ভিতরে যা কিছু বানানো হয়, তা সময়ের চাপে লেখা হয় এবং খুব কমই পরে আবার দেখা হয়।
| Item | ফর্মটি যা প্রত্যাশা করে | সাধারণ ভুল |
|---|---|---|
| Manuscript file | উল্লিখিত ফাইলের ধরন, এবং প্রয়োজন হলে লাইন ও পৃষ্ঠা নম্বর | Double anonymized journal-এর জন্য ফাইলে লেখকের নাম রেখে দেওয়া |
| Title and short title | দুটিই, journal-এর নিজস্ব অক্ষরসীমার মধ্যে | অন্য journal-এর সীমার সঙ্গে মানিয়ে short title লেখা |
| Abstract | journal-এর শব্দসীমা, এবং কেবল তখনই heading, যদি তা চায় | একটি structured abstract এমন journal-এ পেস্ট করা, যা এক অনুচ্ছেদ চায় |
| Keywords | journal যতটি চায়, তার নিজস্ব ক্ষেত্রে | title থেকে পুনরাবৃত্ত শব্দ, যা paper-এ নতুন কোনো পথ যোগ করে না |
| Authors and affiliations | পূর্ণ নাম, ক্রম, affiliation, একজন corresponding author | আলোচনায় নির্ধারিত author order, কিন্তু লিখিতভাবে কখনও নিশ্চিত নয় |
| ORCID | corresponding author-এর জন্য একটি নিবন্ধিত iD, অনেক সময় সব author-এর জন্যও | ফর্ম খোলা থাকা অবস্থায় একজন coauthor-এর প্রথমবার নিবন্ধন করা |
| Funding | প্রতিটি funder, awarded হওয়ার সময় যেমন grant number ছিল ঠিক তেমনই | স্মৃতি থেকে লেখা একটি grant number |
| Competing interests | কিছু না থাকলেও একটি বিবৃতি, journal-এর ভাষায় | কোনো ঘোষণা না দিয়ে খালি field রাখা, যেখানে বলা উচিত যে কিছুই নেই |
| Data availability | data কোথায় আছে, অথবা কেন তা উপলব্ধ নয় তার উল্লিখিত কারণ | request-এ data, কিন্তু কোনো named contact বা repository নেই |
| Author contributions | কে কী করেছে, অনেক সময় roles-এর নির্দিষ্ট taxonomy অনুসারে | submission-এর সময় roles নির্ধারণ, কিন্তু একজন coauthor-এর সঙ্গে যোগাযোগ করা যাচ্ছে না |
| Ethics and consent | প্রাসঙ্গিক হলে approval body, reference number, এবং consent-এর wording | supervisor-এর ফাইলে পড়ে থাকা approval number |
| Figures and tables | উল্লিখিত resolution-এ পৃথক figure file, নম্বরযুক্ত এবং caption-সহ | journal যখন এগুলো আলাদা চায়, তখন manuscript-এর মধ্যে figure বসানো |
| Supplementary files | লেবেলযুক্ত, এবং manuscript text-এ নাম ধরে উল্লেখিত | একটি supplementary file, যার কথা paper-এ কখনও বলা হয়নি |
| Suggested reviewers | নাম, affiliation এবং institutional email, conflict বাদ দিয়ে | সাম্প্রতিক একজন coauthor, যিনি তখন অযোগ্য হয়ে যান |
| Cover letter | নামোল্লেখিত editor-কে সম্বোধন করে, এবং এই journal-এর নাম উল্লেখ করে | পূর্ববর্তী journal-এর নাম এখনও file-এ রয়ে গেছে |
পাণ্ডুলিপি, চিত্র, সারণি এবং পরিপূরক ফাইল
এটি এমন একটি বিষয়, যা সিস্টেম একজন মানুষের তুলনায় বেশি সম্ভাবনায় প্রত্যাখ্যান করে। ফাইল ফরম্যাট, জার্নালগুলো বলে দেয় তারা কোন ধরনের ফাইল গ্রহণ করে। অনেকেই ধারাবাহিক লাইন এবং পৃষ্ঠা নম্বর পছন্দ করে, যাতে একজন পর্যালোচক নির্দিষ্ট লাইনের দিকে ইঙ্গিত করতে পারেন। দ্বৈতভাবে অজ্ঞাত জার্নালগুলো ফাইল এবং ডকুমেন্ট প্রপার্টিজ, যেখানে লেখকের নাম সংরক্ষিত থাকে, সেখান থেকে শনাক্তকারী বিবরণ সরিয়ে দিতে বলে।
পাণ্ডুলিপির ভেতরে দুটি বিষয় লক্ষ্য জার্নালের নিজস্ব পৃষ্ঠার সঙ্গে মিলিয়ে দেখা উচিত, শেষ যে জার্নালে জমা দিয়েছিলেন তার সঙ্গে নয়, সেগুলো হলো, সারসংক্ষেপের শব্দসীমা, এবং সারসংক্ষেপে শিরোনাম থাকে কি না। IEEE জার্নালগুলো 150 থেকে 250 শব্দের একটি অনুচ্ছেদ চায়, যেখানে নম্বরযুক্ত সমীকরণ, রেফারেন্স উদ্ধৃতি বা পাদটীকা থাকবে না; PLOS ONE 300 শব্দ অনুমোদন করে এবং কোনো শিরোনাম না রাখতে বলে। গবেষণা প্রবন্ধের জন্য একটি সারসংক্ষেপ লেখা, যা আগেই লক্ষ্য জার্নালের নিয়মের সঙ্গে মিলে যায়, এমন একটি সারসংক্ষেপ পুনর্গঠনের চেয়ে দ্রুত, যা মেলে না।
চিত্রগুলো সাধারণত পাণ্ডুলিপির ভেতরে ছবি হিসেবে নয়, বরং নির্দিষ্ট ন্যূনতম রেজোলিউশনে পৃথক ফাইল হিসেবে আপলোড করা হয়, এবং তখন লেখায় প্রতিটির জন্য একটি ক্যাপশন এবং একটি উল্লেখ থাকে। সারণিগুলো পাণ্ডুলিপির ভেতর সম্পাদনাযোগ্য রূপে থাকা উচিত, স্ক্রিনশট হিসেবে নয়। পরিপূরক ফাইলগুলোর নাম এমন হতে হবে, যা প্রবন্ধে সেগুলোর উল্লেখের সঙ্গে মেলে, কারণ appendix_final নামের একটি ফাইল পাঠককে কিছুই জানায় না।
শব্দসীমা শুধু পাণ্ডুলিপির ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য নয়, সারসংক্ষেপ, সংক্ষিপ্ত শিরোনাম, এবং কিছু জার্নালে একটি গুরুত্ববক্তব্য বা সহজ ভাষার সারসংক্ষেপের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য, প্রতিটির নিজস্ব সর্বোচ্চ সীমা আছে। প্রতিটিকে জার্নালে নির্ধারিত সংখ্যার সঙ্গে মিলিয়ে দেখা, পোর্টাল ফিল্ডের ভেতরে নীরবে কেটে যাওয়ার বিষয়টি পরে আবিষ্কার করার চেয়ে ভালো। বিনামূল্যের লেখনী সরঞ্জামের একটি সেট, যা শব্দসংখ্যা, শিরোনাম কেস এবং রেফারেন্স বিন্যাস কভার করে, সেই কাজটিকে কয়েক মিনিটের মধ্যে শেষ করতে সাহায্য করে।
আপনার নিজস্ব পেপারকে মানবসদৃশ করুন
আপনার AI-সহায়তাপ্রাপ্ত লেখাকে রূপান্তর করুন এবং গুরুত্বপূর্ণ শব্দ বা উদ্ধৃতি স্পর্শ না করে সেটিকে মানবসদৃশ শোনান।
যে বিবৃতিগুলো ফর্ম চাওয়ার আগে কেউ খসড়া করে না
চারটি বিবৃতি প্রধান জার্নালগুলোর মধ্যে মানক, এবং এগুলোর কোনোটিই পেপার লেখা চলাকালীন লেখা হয় না: competing interests, funding, data availability, এবং author contributions। প্রতিটি খসড়া করতে কয়েক মিনিট লাগে এবং অনুসরণ করতে কয়েক ঘণ্টা লাগে, কারণ তথ্যটি অন্য মানুষের কাছে থাকে।
একটি competing interests statement থাকা আবশ্যক, সেগুলো থাকুক বা না থাকুক, এবং একটি ফাঁকা ক্ষেত্রকে ঘোষণা নয়, বরং অনুপস্থিতি হিসেবে পড়া হয়। Funding statements-এ প্রতিটি funder-এর নাম এবং grant numbers ঠিক যেভাবে প্রদান করা হয়েছে সেভাবেই চাই, যা coauthor-এর স্মৃতি থেকে নয়, award letter থেকে কপি করা উচিত। উভয়ই সাধারণত manuscript-এর পাশাপাশি form-এও থাকে, তাই file এবং fields-কে মিলতে হবে।
একটি data availability statement বলে data কোথায় আছে এবং একজন পাঠক কীভাবে সেগুলোতে পৌঁছায়: একটি repository name-এর সঙ্গে accession number, কারণসহ উল্লেখিত একটি restriction, অথবা একটি স্পষ্ট বিবৃতি যে কোনো নতুন data তৈরি করা হয়নি। কিছু journal অনুরোধের ভিত্তিতে corresponding author-এর কাছ থেকে data available থাকা মেনে নেয়, এবং অন্যগুলো deposit বাধ্যতামূলক করে, তাই সেই sentence লেখার আগে target কোনটি তা যাচাই করুন।
অনেক journal-এ author contributions একটি নির্দিষ্ট taxonomy অনুযায়ী নথিভুক্ত করা হয়, যেখানে প্রতিটি named author-কে conceptualization, methodology, analysis বা writing-এর মতো role-এর সঙ্গে মানচিত্রিত করা হয়। এর নিচে আরও কঠিন প্রশ্নটি থাকে, কে আদৌ author হিসেবে যোগ্য। COPE-এর authorship guidance দুটি ন্যূনতম শর্তের ওপর নির্ভর করে, কাজটিতে একটি substantial contribution এবং এর জন্য accountability, এবং এটি ICMJE-এর চার-অংশের test-এর সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ: conception, design, acquisition, analysis বা interpretation-এ substantial contribution; কাজটি drafting করা বা critically revising করা; final version অনুমোদন করা; এবং এর সবকিছুর জন্য accountable হতে সম্মত হওয়া। যারা এই চারটির সবকটির কম পূরণ করেন, তাদের instead-এ acknowledged করা হয়, এবং funding acquisition, general supervision বা language editing একা কাউকেই যোগ্য করে না।
ORCID, Reviewers এবং যেসব বিষয় অন্য মানুষের ওপর নির্ভর করে
অনেক জার্নালে এখন অন্তত সংশ্লিষ্ট লেখকের জন্য একটি ORCID iD প্রয়োজন হয়, এবং কিছু জার্নালে প্রবন্ধের প্রতিটি লেখকের জন্য একটি করে প্রয়োজন হয়। জমা দেওয়ার ফর্ম খোলার আগে, এটি নিবন্ধন করুন এবং সংযুক্ত করুন। ক্ষেত্রটি শুরুতেই আসে, এবং যে সহলেখক কখনও নিবন্ধন করেননি, তিনি সবচেয়ে খারাপ মুহূর্তে বাধা হয়ে দাঁড়ান।
কিছু জার্নালে প্রস্তাবিত পর্যালোচকরা ঐচ্ছিক, আর অন্যগুলিতে বাধ্যতামূলক, এবং উপযোগী তালিকাটি হলো সেই গবেষকেরা, যারা একই প্রশ্ন নিয়ে প্রকাশনা করেছেন কিন্তু আপনার সঙ্গে যাদের কোনো সম্পর্ক নেই। সাম্প্রতিক সহলেখক, আপনার নিজ প্রতিষ্ঠানের সহকর্মী, এবং যিনি ইতিমধ্যে পাণ্ডুলিপিটি পড়ে ফেলেছেন, সাধারণত বাদ পড়েন। নামগুলো ফর্মের নিজস্ব ক্ষেত্রে দিতে হয়: Elsevier-এর নির্দেশনা স্পষ্ট যে একটি কভার লেটারে "funding information, author declarations, or suggested or opposed reviewers" অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয়।
কভার লেটারটি তালিকার একটি উপাদান
এটি অধিকাংশ জমা দেওয়ার ফর্মে শেষ ক্ষেত্র, এবং এটিই একমাত্র ক্ষেত্র যেখানে লেখা লাগে, তথ্য প্রবেশের বিপরীতে। কভার লেটারটি নির্দিষ্ট একজন সম্পাদককে প্রবন্ধটি পরিচয় করিয়ে দেয়, এতে কী নতুন তা ব্যাখ্যা করে, এবং কেন এই জার্নাল তা ব্যাখ্যা করে। এখানে দুটি সম্ভাব্য ব্যর্থতা আছে, দুটিই যান্ত্রিক।
প্রথমটি হলো আগের জার্নালের নাম ফাইলে থেকে যাওয়া। Springer Nature-এর কভার লেটার নির্দেশনায় একটি নিশ্চিতকরণ বাক্য চাওয়া হয়েছে, যেখানে লক্ষ্য জার্নালের নাম সরাসরি উল্লেখ থাকে: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." স্থানধারকটি আছে কারণ বাক্যটি পুনর্ব্যবহার করা হয়, এবং কেউ এটি পরিবর্তন না করা পর্যন্ত এতে শেষ জার্নালের নামই থেকে যায়।
দ্বিতীয়টি হলো ফর্ম ইতিমধ্যে যা সংগ্রহ করেছে, তা দিয়ে চিঠিটি পূরণ করা। এর বদলে সেখানে যা থাকা উচিত, তা Elsevier-এর নিজস্ব তালিকার কাছাকাছি, অর্থাৎ পাণ্ডুলিপির শ্রেণি, এর কেন্দ্রীয় বিষয়ের একটি সংক্ষিপ্ত বিবৃতি, এবং ক্ষেত্রটির জন্য এর নতুনত্ব ও বৃহত্তর তাৎপর্য। একটি journal cover letter generator যা প্রবন্ধের শিরোনাম, সারসংক্ষেপ এবং লক্ষ্য জার্নাল থেকে শুরু করে, তা ফাঁকা পাতার অংশটি সরিয়ে দেয়, যে অংশটি শেষ পর্যন্ত ফেলে রাখা হয়।
ডেস্ক প্রত্যাখ্যান এড়ানো হলো চেকলিস্টের উদ্দেশ্য, এবং reviewer মন্তব্যের জবাব দেওয়া হলো পরবর্তী ধাপ, যদি প্রবন্ধটি তা অতিক্রম করে।
পোর্টাল খোলা রেখে এবং কিছুই পূরণ না করে পুরো তালিকাটি একবার চালান, যাতে আপনি বুঝতে পারেন কী অনুপস্থিত, যখন এখনও কাউকে তা চাওয়ার সময় আছে। যে উপাদানটি একটি submission থামিয়ে দেয়, তা প্রায় কখনওই পাণ্ডুলিপি নয়। এটি হলো supervisor-এর ফাইলিং ক্যাবিনেটে থাকা ethics approval number, এবং supervisor ছুটিতে আছেন।
সচরাচর জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
একটি journal submission checklist-এ manuscript file, journal-এর সীমার মধ্যে title এবং abstract, keywords, authors এবং affiliations, ORCID iDs, funding, competing interests, data availability, author contributions, ethics approval, figures এবং tables আলাদা file হিসেবে, supplementary files, suggested reviewers, এবং cover letter অন্তর্ভুক্ত থাকে। পোর্টাল যেভাবে চায় সেই ক্রমে এগোলে প্রতিটি field আসার সময় উত্তর প্রস্তুত থাকে।
Content planner and copywriter at TextPulse. Sara runs the blog day to day, from planning and drafting through to publishing. She writes the practical guides: clear explanations of academic writing problems, aimed at the person who actually has to hand something in.
