जर्नल सबमिशन के लिए कवर लेटर कैसे लिखें

एक संपादक, जो नई प्रस्तुतियों के ढेर को देख रहा होता है, शायद ही कभी स्वयं पांडुलिपि से शुरुआत करता है। अधिकांश संपादकीय प्रणालियाँ पहले कवर लेटर दिखाती हैं, और चालीस अन्य पत्रों की प्रतीक्षा कर रहा संपादक कुछ ही मिनटों में यह तय करता है कि क्या यह लेख समीक्षा के लिए भेजे जाने योग्य भी है। जर्नल प्रस्तुति के लिए कवर लेटर वह दस्तावेज़ है जो उस दो मिनट के प्रश्न का उत्तर देता है, लेख क्या दावा करता है, यह विशेष रूप से इस जर्नल के पाठकों के लिए क्यों महत्वपूर्ण है, और क्या यह कार्य वास्तव में निर्णय के लिए तैयार है।

यह दो मिनट की कसौटी एक लंबी प्रक्रिया के भीतर आती है, जिसका सामना अधिकांश लेखक तभी करते हैं जब पांडुलिपि अंततः तैयार हो जाती है। TextPulse की जर्नल प्रस्तुति प्रक्रिया के लिए मार्गदर्शिका में स्क्रीनिंग, सहकर्मी समीक्षा और वे निर्णय शामिल हैं जो एक संपादक लौटा सकता है, यह लेख उस एक दस्तावेज़ पर केंद्रित रहता है जिसे आप इनमें से किसी भी चरण के शुरू होने से पहले लिखते हैं।

जर्नल प्रस्तुति के लिए कवर लेटर वास्तव में किसलिए होता है

जर्नल्स प्रस्तुतियों का एक बड़ा हिस्सा, एक भी समीक्षक के उन्हें देखने से पहले ही, अस्वीकार कर देते हैं। Elsevier के अपने लेखक सहायता पृष्ठ में कहा गया है कि संपादक "Elsevier journals में प्रस्तुत किए गए लेखों में से 30 और 50 प्रतिशत के बीच, उनके peer-review चरण तक पहुँचने से पहले ही, अस्वीकार कर देते हैं।" Elsevier का एक अलग पृष्ठ पूरे प्रक्रिया में अस्वीकार किए गए हिस्से, desk rejection और post-review rejection दोनों को मिलाकर, 70 प्रतिशत तक बताता है। PLOS ONE की तत्कालीन editor-in-chief ने अपने जर्नल के बारे में और अधिक सटीक रूप से कहा था, "हम लगभग 20% प्रस्तुतियों को बिना समीक्षा के अस्वीकार कर देते हैं।" किसी दिए गए जर्नल पर जो भी संख्या लागू हो, पैटर्न वही रहता है, निर्णयों का एक महत्वपूर्ण हिस्सा विज्ञान के मूल्यांकन से पहले ही हो जाता है, इस आधार पर कि संपादक पहले कुछ मिनटों में क्या देख सकता है।

अधिकांश जर्नल कवर लेटर की मांग करते हैं और उसे केवल औपचारिक कागजी कार्रवाई से अधिक मानते हैं। जो संपादक सप्ताह में दर्जनों कवर लेटर पढ़ता है, वह जल्दी से यह पहचानने की क्षमता विकसित कर लेता है कि कौन-सी प्रस्तुतियाँ अधिक ध्यान देने योग्य हैं, और जो पत्र अपना काम दक्षता से करता है, वह उस छँटाई से गुजरने का सबसे तेज़ तरीका है। पांडुलिपि को फिर भी स्वीकृति अर्जित करनी होती है। पत्र को केवल पांडुलिपि के लिए निष्पक्ष पठन अर्जित करना होता है।

लेख क्या दावा करता है, और इस जर्नल के पाठकों को इसकी आवश्यकता क्यों है

पत्र का पहला कार्य यह स्पष्ट शब्दों में बताना है कि शोधपत्र ने क्या पाया और यह क्यों महत्वपूर्ण है। संपादक को जिस चीज़ की आवश्यकता होती है, वह एक ऐसा एकल वाक्य है जिसे वह किसी सहकर्मी को दोहरा सके: यह शोधपत्र X दिखाता है, और यह इसलिए महत्वपूर्ण है क्योंकि Y। सार के तरीकों और परिणामों को अलग शब्दों में दोहराने से इसमें कुछ नहीं जुड़ता, क्योंकि संपादक के पास पहले से ही सार मौजूद होता है। यहाँ अस्पष्ट रूपरेखा सबसे सामान्य कमजोरी है, क्योंकि यह ऐसे पढ़ी जाती है मानो वही अनुच्छेद क्षेत्र की किसी भी पत्रिका को भेजा जा सकता हो।

पत्रिका के अनुरूप विशिष्टता, दावे के अनुरूप विशिष्टता जितनी ही महत्वपूर्ण है। Elsevier की लेखकों के लिए अपनी सलाह कहती है, "Be sure to emphasize the research's novelty and broader implications to demonstrate its potential impact on the field." इसका अर्थ उस क्षेत्र से है जिसकी सेवा पत्रिका करती है, न कि सामान्य रूप से अनुशासन से। यदि किसी पत्र को बिना बदले पाँच अलग-अलग पत्रिकाओं को भेजा जा सकता है, तो उसने कार्य का यह भाग पूरा नहीं किया है, चाहे वह किसी भी पत्रिका तक पहुँचे।

दावे को इस पत्रिका के पाठकों के अनुरूप बनाना यह मानकर चलता है कि पत्रिका पहले से चुनी जा चुकी है। यदि ऐसा नहीं है, तो एक journal finder tool पत्र लिखे जाने से पहले क्षेत्र, दायरे और पाठकवर्ग के आधार पर सूची को संकुचित करता है।

मौलिकता का कथन और वे घोषणाएँ जिनकी अपेक्षा एक पत्रिका करती है

हर पत्रिका को यह स्पष्ट पुष्टि चाहिए कि कार्य मौलिक है और पहले से कहीं और प्रकाशित नहीं हुआ है या समीक्षा के अधीन नहीं है। Springer Nature की अपनी प्रस्तुति मार्गदर्शिका लेखकों को उपयोग करने के लिए सटीक वाक्य देती है: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." इतना प्रत्यक्ष वाक्य अपनाना, अपना संस्करण लिखने और यह आशा करने से अधिक सुरक्षित है कि वह वही सब समेट लेगा जो पत्रिका वास्तव में सुनना चाहती है।

जो आवश्यक घोषणा मानी जाती है, वह हर जगह एक जैसी नहीं है। Elsevier के अपने मार्गदर्शन में स्पष्ट कहा गया है कि कवर लेटर में funding information, author declarations, या suggested and opposed reviewers शामिल नहीं होने चाहिए, क्योंकि उसकी submission system इन तीनों को अलग-अलग एकत्र करती है। इसके विपरीत, Springer Nature अनुपालन संबंधी मदों को स्वयं पत्र में शामिल करता है, और अंत में corresponding author का नाम देकर तथा authors के लिए guide में सूचीबद्ध किसी भी journal-specific requirement को संबोधित करके समाप्त करता है। बढ़ती हुई संख्या में, ऐसी ही एक requirement यह पंक्ति है कि क्या writing के किसी भी हिस्से में generative AI tools का उपयोग किया गया था, और पहले किसी draft को AI humanizer से गुज़ार देने से यह दायित्व समाप्त नहीं हो जाता, यदि journal इसकी मांग करता है।

	Elsevier	Springer Nature	Wiley
Paper's claim and fit	नवीनता और क्षेत्रीय प्रभाव, यदि आमंत्रित किया गया हो तो invitation acknowledgement	शीर्षक, article type, पृष्ठभूमि, निष्कर्ष, journal scope के साथ fit	प्रेरणा, नवीनता, पूर्व कार्य पर प्रगति
Originality statement	पूर्व या समकालीन submissions का विवरण	Springer Nature द्वारा स्वयं दी गई exact confirmation sentence	कोई एकल सार्वभौमिक page नहीं मिला
Suggested or excluded reviewers	छोड़ा जाता है, एक अलग system field में एकत्र किया जाता है	शामिल किया जाता है, किसी भी exclusion के लिए stated reason के साथ	journal के अनुसार शामिल किया जाता है, कारणों के साथ
Funding and other declarations	छोड़ा जाता है, अलग से एकत्र किया जाता है	closing paragraph में शामिल किया जाता है	कोई एकल सार्वभौमिक page नहीं मिला

Wiley Elsevier और Springer Nature की तरह एक सार्वभौमिक कवर-लेटर नीति प्रकाशित नहीं करता। उसका मार्गदर्शन इसके बजाय प्रत्येक journal के अपने Notice to Authors पृष्ठ पर मिलता है, और उन पृष्ठों में जो पैटर्न बार-बार दिखाई देता है, वह एक ऐसा पत्र है जो कार्य की प्रेरणा और नवीनता बताता है, मुख्य परिणामों और उनके पूर्ववर्ती कार्य पर आगे बढ़ने के तरीके का वर्णन करता है, और सुझाए गए तथा बहिष्कृत समीक्षकों के नाम उनके-अपने कारणों सहित देता है। इसे एक निश्चित टेम्पलेट के बजाय सामान्य संरचना के रूप में लें, और जमा करने से पहले विशिष्ट journal के अपने पृष्ठ की जाँच करें।

सुझाए गए और बहिष्कृत समीक्षक, जहाँ journal उन्हें आमंत्रित करता है

जहाँ कोई journal सुझाए गए या बहिष्कृत समीक्षकों को आमंत्रित करता है, वहाँ पत्र में उन्हें संक्षेप में और कारणों सहित नामित करने का स्थान होता है। सुझाए गए समीक्षक का किसी भी लेखक के साथ हाल का सह-लेखन, पर्यवेक्षण या संस्थागत संबंध नहीं होना चाहिए, क्योंकि यदि कोई editor बाद में इस हित-संघर्ष को देख लेता है, तो उसे पत्र के बाकी हिस्से पर भी संदेह करने का कारण मिलता है। बहिष्कृत समीक्षक के लिए एक stated reason होना चाहिए, जैसे कोई प्रतिस्पर्धी परियोजना या क्षेत्र में कोई अनसुलझा मतभेद, न कि केवल ऐसा नाम जिसे लेखक टालना चाहता हो।

Elsevier का अपना निर्देश याद रखने योग्य अपवाद है, पत्र से समीक्षकों को पूरी तरह बाहर रखें और इसके बजाय submission system के समर्पित field का उपयोग करें। पत्र के भीतर Elsevier को समीक्षकों के सुझावों का एक अनुच्छेद भेजने से submission के आगे बढ़ने में कोई बाधा नहीं आएगी। इससे केवल editor को यह दिखता है कि लेखक ने किसी अन्य publisher के लिए बनाया गया template कॉपी किया है।

journal submission के लिए एक कवर लेटर का उदाहरण जिसे आप अनुकूलित कर सकते हैं

नीचे एक पूर्ण पत्र दिया गया है, जिसे ऊपर के तत्वों से बनाया गया है, एक नामित editor को संबोधित किया गया है, और किसी विशिष्ट paper तथा journal के लिए अनुकूलित करने हेतु तैयार है। प्रत्येक कोष्ठकबद्ध भाग को paper के अपने विवरण से बदलें।

प्रिय Dr. [Editor's Surname], मैं संलग्न manuscript, [Manuscript Title], को [research article / review / case study] के रूप में [Journal Name] में विचारार्थ प्रस्तुत कर रहा हूँ।

यह अध्ययन [मुख्य निष्कर्ष, एक ही वाक्य के रूप में प्रस्तुत] दिखाता है, जो [Journal Name] के पाठकों के लिए महत्वपूर्ण है क्योंकि [इस journal के scope और audience के लिए विशिष्ट प्रासंगिकता, सामान्य क्षेत्र के लिए नहीं]।

हम पुष्टि करते हैं कि यह पांडुलिपि कहीं और प्रकाशित नहीं हुई है और न ही किसी अन्य पत्रिका द्वारा विचाराधीन है। सभी लेखकों ने पांडुलिपि को अनुमोदित किया है और [Journal Name] को इसके प्रस्तुतिकरण से सहमत हैं। [लेखकों के लिए मार्गदर्शिका द्वारा अपेक्षित कोई भी अतिरिक्त पत्रिका-विशिष्ट घोषणा जोड़ें, नैतिकता अनुमोदन संदर्भ, वित्तपोषण स्रोत, हितों के टकराव का कथन, डेटा उपलब्धता कथन, या जनरेटिव AI के उपयोग पर एक नोट।]

[Manuscript Title] [Journal Name] के दायरे में आता है क्योंकि [एक या दो वाक्य जो लेख की विधि या विषय को पत्रिका के घोषित उद्देश्यों से जोड़ते हैं, आदर्श रूप से पत्रिका द्वारा संबंधित प्रश्न पर प्रकाशित किसी हालिया लेख का नाम लेते हुए].

[केवल यदि पत्रिका समीक्षक सुझाव आमंत्रित करती है:] हम डॉ. [Name], [Institution], को [subfield] में प्रासंगिक विशेषज्ञता वाले समीक्षक के रूप में सुझाते हैं, जिनकी किसी भी लेखक के साथ हाल की सह-लेखन या संस्थागत संबद्धता नहीं है। हम अनुरोध करते हैं कि डॉ. [Name], [Institution], को समीक्षा के लिए आमंत्रित न किया जाए, क्योंकि [एक उल्लिखित, विशिष्ट कारण].

इस पांडुलिपि पर विचार करने के लिए धन्यवाद। संबंधित लेखक [Name, email address] हैं, और सभी लेखकों ने इस प्रस्तुतिकरण को अनुमोदित किया है। हम आपकी प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करते हैं। सादर, [Corresponding Author's Name].

कवर लेटर में क्या शामिल नहीं होना चाहिए

एक ऐसा अनुच्छेद जो सार के तरीकों और परिणामों को थोड़े भिन्न शब्दों में दोहराता है, उस प्रस्तुतिकरण के एकमात्र हिस्से को व्यर्थ करता है जिसे संपादक निश्चित रूप से ध्यान से पढ़ेगा। पत्र का उद्देश्य यह बताना है कि यह शोधपत्र क्यों महत्वपूर्ण है और विशेष रूप से यह पत्रिका क्यों, न कि वह दोहराना जो सार पहले ही कवर कर चुका है।

पत्रिका की प्रतिष्ठा या impact factor की प्रशंसा भराव की तरह लगती है, न कि सार्थक सामग्री की तरह। संपादक प्रशंसा के इन वही तीन या चार वाक्यों को इतनी बार देखते हैं कि वे उन्हें तुरंत पहचान लेते हैं। यदि शोधपत्र और पत्रिका के बीच उपयुक्तता वास्तविक है, तो दायरे पर एक विशिष्ट वाक्य इसे प्रशंसा से कहीं बेहतर दिखाता है।

विशेष विचार, त्वरित निर्णय, या किसी समय-सीमा के कारण रियायत मांगने वाला पत्र संपादक को एक असहज स्थिति में डाल देता है और शायद ही परिणाम बदलता है। पत्र का एकमात्र काम अपने गुणों के आधार पर शोधपत्र के पक्ष में तर्क प्रस्तुत करना है, किसी कृपा का अनुरोध उस तर्क को मजबूत करने के बजाय कमजोर करता है।

पूर्ण जर्नल सबमिशन चेकलिस्ट उन सभी बातों को कवर करती है जो पोर्टल इसके साथ मांगेगा, और desk rejection से बचना वही परिणाम है जिसकी ओर पूरी प्रक्रिया का लक्ष्य है।

इनमें से किसी भी काम की शुरुआत खाली पन्ने से होना आवश्यक नहीं है। एक journal cover letter generator इन्हीं तत्वों के आधार पर एक प्रारंभिक मसौदा तैयार कर सकता है, लेकिन उसे अभी भी विशिष्ट दावा, विशिष्ट जर्नल-उपयुक्तता, और लक्ष्य जर्नल की अपनी लेखक-निर्देशिका के विरुद्ध सावधानीपूर्वक पढ़ने की आवश्यकता होती है, इससे पहले कि वह किसी submission system के पास भी जाए।