जर्नल में जमा करने से पहले की जाँच-सूची

पांडुलिपि एक सप्ताह से तैयार है और सबमिशन फॉर्म अभी भी नहीं है। शेष समय का अधिकांश भाग उन दस्तावेज़ों में चला जाता है जिन्हें पेपर लिखते समय कोई तैयार नहीं करता: डेटा उपलब्धता कथन, फंडिंग कथन, प्रतिस्पर्धी हितों की घोषणा, और किसने क्या किया इसकी सूची।

जर्नल सबमिशन चेकलिस्ट तब सबसे उपयोगी होती है जब वह उस क्रम का पालन करती है जिसमें सबमिशन सिस्टम चीज़ें मांगता है, क्योंकि वही वह क्रम है जिसमें कोई अनुपस्थित वस्तु आपको रोक देती है। आगे यही क्रम दिया गया है, पांडुलिपि फ़ाइल से लेकर पुष्टि स्क्रीन तक, और प्रत्येक चरण में सबसे अधिक संभावना वाली समस्या भी बताई गई है।

यहाँ फ़ॉर्मेटिंग की चूक महंगी पड़ती है: Elsevier की अपनी लेखक मार्गदर्शिका समीक्षा से पहले पांडुलिपि को अस्वीकार किए जाने के कारणों में फ़ॉर्मेट अनुपालन न होना और "sloppy copy" का उल्लेख करती है, और Springer Nature अपने खाते में खराब संरचना और खराब प्रस्तुति को सूचीबद्ध करता है। एक सबमिशन इस स्क्रीन को पार करने के बाद उसके साथ क्या होता है एक अलग विषय है।

जर्नल सबमिशन चेकलिस्ट, उस क्रम में जिसमें पोर्टल पूछता है

सबमिशन सिस्टम चीज़ों को एक निश्चित क्रम में एकत्र करता है, पहले पांडुलिपि फ़ाइल, फिर घोषणाएँ, फिर फ़ाइल अपलोड, फिर कवर लेटर। यहाँ रहस्य यह है कि जब उसका फ़ील्ड दिखाई दे, तब हर उत्तर तैयार हो। बॉक्स के भीतर गढ़ी गई कोई भी बात समय के दबाव में लिखी जाती है और शायद ही कभी फिर से देखी जाती है।

आइटम	फॉर्म क्या अपेक्षा करता है	सामान्य चूक
Manuscript file	निर्दिष्ट फ़ाइल प्रकार, तथा यदि आवश्यक हो तो पंक्ति और पृष्ठ संख्याएँ	Double anonymized journal के लिए फ़ाइल में लेखक के नाम छोड़े जाना
Title and short title	दोनों, journal की अपनी वर्ण-सीमाओं के भीतर	ऐसा short title जो किसी अन्य journal की सीमा में फिट होने के लिए लिखा गया हो
Abstract	journal की शब्द-सीमा, और केवल तब headings जब वह उन्हें माँगे	एक structured abstract को ऐसे journal में चिपकाना जो एक ही अनुच्छेद चाहता हो
Keywords	journal जितने शब्द माँगे, अपने ही क्षेत्र में	Title से दोहराए गए शब्द, जो paper तक पहुँचने का कोई नया मार्ग नहीं जोड़ते
Authors and affiliations	पूर्ण नाम, क्रम, affiliations, एक corresponding author	Conversation में तय किया गया author order, जो कभी लिखित रूप में पुष्टि नहीं हुआ
ORCID	corresponding author के लिए एक पंजीकृत iD, अक्सर सभी authors के लिए	फॉर्म खुला होने के दौरान किसी coauthor का पहली बार पंजीकरण करना
Funding	हर funder, grant numbers के साथ ठीक वैसे ही जैसे वे प्रदान किए गए थे	स्मृति से लिखा गया grant number
Competing interests	एक कथन, तब भी जब कोई न हों, journal की अपनी शब्दावली में	यह घोषित करने के बजाय एक खाली field कि कोई मौजूद नहीं है
Data availability	डेटा कहाँ हैं, या यह बताया गया कारण कि वे उपलब्ध नहीं हैं	अनुरोध पर data, बिना किसी नामित संपर्क और बिना repository के
Author contributions	किसने क्या किया, अक्सर भूमिकाओं की एक निश्चित taxonomy के विरुद्ध	Submission के समय भूमिकाएँ तय करना, जबकि एक coauthor से संपर्क नहीं हो पा रहा हो
Ethics and consent	जहाँ प्रासंगिक हो, अनुमोदन निकाय, संदर्भ संख्या, और consent की शब्दावली	एक supervisor की files में पड़ी अनुमोदन संख्या
Figures and tables	निर्दिष्ट resolution पर अलग figure files, क्रमांकित और caption सहित	Manuscript में embedded figures, जबकि journal उन्हें अलग चाहता हो
Supplementary files	लेबल किए गए, और manuscript text में नाम लेकर संदर्भित	एक supplementary file जिसका paper में कभी उल्लेख ही नहीं किया गया
Suggested reviewers	नाम, affiliations और institutional emails, conflicts को बाहर रखते हुए	एक हाल का coauthor, जिसे फिर अयोग्य घोषित कर दिया जाता है
Cover letter	एक नामित editor को संबोधित, और इस journal का नाम लेते हुए	पिछले journal का नाम अभी भी file में मौजूद है

पांडुलिपि, चित्र, तालिकाएँ और पूरक फ़ाइलें

यह वह एक बात है जिसे प्रणाली किसी व्यक्ति की तुलना में अधिक संभावना से अस्वीकार कर सकती है। फ़ाइल प्रारूप, जर्नल बताते हैं कि वे किस प्रकार की फ़ाइल स्वीकार करते हैं। कई जर्नल सतत पंक्ति और पृष्ठ संख्याएँ पसंद करते हैं ताकि समीक्षक किसी विशिष्ट पंक्ति की ओर संकेत कर सके। दोहरे अनामित जर्नल फ़ाइल और दस्तावेज़ गुणों, जहाँ लेखक के नाम संग्रहीत होते हैं, से पहचान संबंधी विवरण हटाने की अपेक्षा करते हैं।

पांडुलिपि के भीतर दो बातें लक्ष्य जर्नल के अपने पृष्ठ के साथ जाँचने योग्य हैं, न कि उस अंतिम जर्नल के साथ जिसमें आपने प्रस्तुत किया था, सार का शब्द-सीमा, और क्या सार में शीर्षक होते हैं। IEEE जर्नल 150 से 250 शब्दों का एक अनुच्छेद, बिना क्रमांकित समीकरणों, संदर्भ उद्धरणों या पादटिप्पणियों के, आवश्यक करते हैं, PLOS ONE 300 शब्दों की अनुमति देता है और शीर्षक नहीं माँगता। अनुसंधान पत्र के लिए सार लिखना जो पहले से ही लक्ष्य के नियमों के अनुरूप हो, ऐसे सार को फिर से बनाने से तेज़ है जो अनुरूप नहीं है।

चित्र सामान्यतः पांडुलिपि के भीतर छवियों के रूप में नहीं, बल्कि एक निर्दिष्ट न्यूनतम रिज़ॉल्यूशन पर अलग फ़ाइलों के रूप में अपलोड किए जाते हैं, और तब पाठ में प्रत्येक के लिए एक कैप्शन और एक संकेत-उल्लेख होता है। तालिकाएँ पांडुलिपि में संपादन योग्य रूप में होनी चाहिए, स्क्रीनशॉट के रूप में नहीं। पूरक फ़ाइलों के नाम ऐसे होने चाहिए जो यह दर्शाएँ कि लेख उनमें कैसे संदर्भित करता है, क्योंकि appendix_final नाम की फ़ाइल पाठक को कुछ नहीं बताती।

शब्द-सीमाएँ केवल पांडुलिपि पर ही लागू नहीं होतीं, सार, संक्षिप्त शीर्षक, और कुछ जर्नलों में एक महत्व कथन या एक सरल भाषा सारांश, प्रत्येक की अपनी सीमा होती है। प्रत्येक को जर्नल द्वारा बताई गई संख्या के साथ जाँचना, उस अतिरिक्त भाग को एक पोर्टल फ़ील्ड के भीतर खोजने से बेहतर है जो चुपचाप काट देता है। मुफ़्त लेखन उपकरणों का एक सेट जो शब्द गणना, शीर्षक-रूप और संदर्भ स्वरूपण को कवर करता है, उस जाँच को कुछ मिनटों में बदल देता है।

वे कथन जिन्हें कोई भी प्रपत्र पूछने तक प्रारूपित नहीं करता

चार कथन प्रमुख जर्नलों में मानक हैं, और इनमें से कोई भी तब नहीं लिखा जाता जब पेपर लिखा जा रहा होता है: competing interests, funding, data availability, और author contributions. इनमें से प्रत्येक को तैयार करने में कुछ मिनट लगते हैं और उनका पीछा करने में घंटे, क्योंकि जानकारी अन्य लोगों के पास होती है।

एक competing interests statement आवश्यक है, चाहे कोई हित-संघर्ष हो या न हो, और खाली फ़ील्ड यह संकेत देता है कि कुछ छोड़ा गया है, न कि यह घोषणा कि ऐसा कुछ नहीं है। Funding statements में प्रत्येक funder का नाम और grant numbers ठीक उसी रूप में चाहिए, जिस रूप में वे प्रदान किए गए थे, इसलिए इन्हें coauthor की स्मृति से नहीं, बल्कि award letter से कॉपी करना उचित है। दोनों सामान्यतः manuscript के साथ-साथ form में भी होते हैं, इसलिए file और fields का आपस में मेल होना चाहिए।

एक data availability statement बताता है कि data कहाँ हैं और पाठक उन तक कैसे पहुँचता है: repository का नाम और accession number, किसी प्रतिबंध का उल्लेख और उसका कारण, या यह स्पष्ट कथन कि कोई नया data उत्पन्न नहीं किया गया। कुछ journals corresponding author से request पर data उपलब्ध होने को स्वीकार करते हैं और अन्य deposit की मांग करते हैं, इसलिए वह वाक्य लिखने से पहले जाँच लें कि target इनमें से कौन-सा है।

कई journals में author contributions को एक निश्चित taxonomy के अनुसार दर्ज किया जाता है, जिसमें प्रत्येक नामित author को conceptualization, methodology, analysis या writing जैसी भूमिकाओं से जोड़ा जाता है। इसके नीचे यह अधिक कठिन प्रश्न है कि author के रूप में वास्तव में कौन योग्य है। COPE की authorship guidance दो न्यूनतम आवश्यकताओं पर आधारित है, कार्य में एक substantial contribution और उसके लिए accountability, और यह ICMJE के चार-भागीय परीक्षण के अनुरूप है: conception, design, acquisition, analysis या interpretation में substantial contribution; work का drafting या critical revision; final version को approve करना; और उसके सभी भागों के लिए accountable होने पर सहमत होना। जो contributors इन चारों में से कम शर्तें पूरी करते हैं, उन्हें इसके बजाय acknowledged किया जाता है, और funding acquisition, general supervision या केवल language editing किसी को भी author नहीं बनाती।

ORCID, Reviewers और वे Items जो अन्य लोगों पर निर्भर हैं

कई जर्नल्स को अब कम से कम संबंधित लेखक के लिए ORCID iD की आवश्यकता होती है, और कुछ को पेपर के हर लेखक के लिए इसकी आवश्यकता होती है। सबमिशन फॉर्म खोलने से पहले, इसे पंजीकृत करें और लिंक करें। यह फ़ील्ड जल्दी दिखाई देती है, और ऐसा सहलेखक जिसने कभी पंजीकरण नहीं किया हो, सबसे खराब समय पर बाधा बन जाता है।

कुछ जर्नल्स में सुझाए गए समीक्षक वैकल्पिक होते हैं और कुछ में अनिवार्य, और उपयोगी सूची उन शोधकर्ताओं की होती है जिन्होंने उसी प्रश्न पर आपके साथ किसी संबंध के बिना प्रकाशन किया हो। हाल के सहलेखक, आपके अपने संस्थान के सहकर्मी, और कोई भी जिसने पहले ही पांडुलिपि पढ़ ली हो, सामान्यतः बाहर रखे जाते हैं। नाम फॉर्म के अपने फ़ील्ड में डाले जाते हैं: Elsevier का मार्गदर्शन स्पष्ट है कि कवर लेटर में "funding information, author declarations, or suggested or opposed reviewers" शामिल नहीं होना चाहिए।

कवर लेटर सूची की एक वस्तु है

यह अधिकांश सबमिशन फॉर्म्स में अंतिम फ़ील्ड होता है, और साथ ही एकमात्र ऐसा फ़ील्ड भी, जिसमें लेखन शामिल होता है, डेटा प्रविष्टि के विपरीत। कवर लेटर पांडुलिपि को एक पहचाने गए संपादक के सामने प्रस्तुत करता है, बताता है कि इसमें नया क्या है, और बताता है कि यह जर्नल क्यों। यहाँ दो संभावित विफलताएँ हैं, दोनों यांत्रिक।

पहली यह है कि पिछले जर्नल का नाम फ़ाइल में बना रह जाता है। Springer Nature का कवर लेटर मार्गदर्शन एक पुष्टि वाक्य मांगता है जो लक्ष्य को सीधे नामित करता है: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." यह स्थानापन्न इसलिए मौजूद है क्योंकि यह वाक्य पुनः उपयोग किया जाता है, और यह तब तक पिछले जर्नल का नाम लिए रहता है जब तक कोई उसे बदल न दे।

दूसरा, पत्र को उन बातों से भरना है जो फॉर्म पहले ही एकत्र कर चुका है। वहाँ इसके बजाय जो होना चाहिए, वह Elsevier की अपनी सूची के करीब है, पांडुलिपि की श्रेणी, उसके केंद्रीय विषय का एक संक्षिप्त कथन, और उस क्षेत्र के लिए उसकी नवीनता तथा व्यापक निहितार्थ। एक जर्नल कवर लेटर जनरेटर जो पेपर के शीर्षक, सार और लक्षित जर्नल से शुरू होता है, खाली पृष्ठ वाले हिस्से को हटा देता है, वह हिस्सा जिसे अंत तक छोड़ दिया जाता है।

डेस्क अस्वीकृति से बचना इसी के लिए चेकलिस्ट है, और समीक्षक टिप्पणियों का उत्तर देना वह चरण है जो तब आता है जब पेपर इसे पार कर लेता है।

पूरी सूची को एक बार पोर्टल खुला रखकर और कुछ भी भरे बिना चलाइए, ताकि आपको पता चल जाए कि क्या गायब है, जबकि किसी से उसे माँगने के लिए अभी भी समय है। जो वस्तु किसी सबमिशन को रोकती है, वह लगभग कभी पांडुलिपि नहीं होती। वह पर्यवेक्षक की फाइलिंग कैबिनेट में रखा नैतिक स्वीकृति नंबर होता है, और पर्यवेक्षक छुट्टी पर होता है।