Lista kontrolna zgłoszenia do czasopisma przed wysłaniem

Rękopis został ukończony tydzień temu, a formularz zgłoszeniowy nadal nie. Większość pozostałego czasu pochłaniają dokumenty, których nikt nie sporządza podczas pisania artykułu: oświadczenie o dostępności danych, oświadczenie o finansowaniu, deklaracja konfliktu interesów oraz lista tego, kto co zrobił.

Lista kontrolna zgłoszenia do czasopisma jest najbardziej użyteczna wtedy, gdy odzwierciedla kolejność, w jakiej system zgłoszeniowy prosi o poszczególne elementy, ponieważ to właśnie ta kolejność sprawia, że brakujący element zatrzymuje proces. Poniżej przedstawiono tę kolejność, od pliku rękopisu do ekranu potwierdzenia, wraz z elementem, przy którym najłatwiej o błąd na każdym etapie.

Pominięcie formatowania jest tu kosztowne: własne wytyczne dla autorów Elsevier wymieniają niezgodność z formatem i "sloppy copy" wśród powodów odrzucenia rękopisu przed recenzją, a Springer Nature we własnym materiale wskazuje na słabą strukturę i słabą prezentację. To, co dzieje się ze zgłoszeniem po przejściu przez ten ekran, jest odrębnym zagadnieniem.

Lista kontrolna zgłoszenia do czasopisma, w kolejności, w jakiej portal o to prosi

System zgłoszeniowy zbiera elementy w ustalonej kolejności: plik rękopisu, następnie oświadczenia, potem przesyłane pliki, a na końcu list przewodni. Sekret polega tutaj na tym, by mieć gotową każdą odpowiedź w chwili, gdy pojawi się odpowiednie pole. Wszystko, co zostanie wymyślone w tym okienku, jest zapisywane pod presją czasu i rzadko do tego się wraca.

Pozycja	Co formularz wymaga	Najczęstsze pominięcie
Plik manuskryptu	Podany typ pliku, z numerami linii i stron, jeśli są wymagane	Imiona i nazwiska autorów pozostawione w pliku dla czasopisma stosującego podwójnie anonimową recenzję
Tytuł i krótki tytuł	Oba, w granicach znaków określonych przez czasopismo	Krótki tytuł napisany tak, by mieścił się w limicie innego czasopisma
Streszczenie	Limit słów czasopisma oraz nagłówki tylko wtedy, gdy są wymagane	Streszczenie strukturalne wklejone do czasopisma, które wymaga jednego akapitu
Słowa kluczowe	Liczba wymagana przez czasopismo, we właściwym polu	Słowa powtórzone z tytułu, które nie dodają nowej drogi do artykułu
Autorzy i afiliacje	Pełne nazwiska, kolejność, afiliacje, jeden autor do korespondencji	Kolejność autorów uzgodniona w rozmowie i nigdy niepotwierdzona na piśmie
ORCID	Zarejestrowany iD dla autora do korespondencji, często dla wszystkich autorów	Współautor rejestrujący się po raz pierwszy, gdy formularz jest otwarty
Finansowanie	Każdy podmiot finansujący, z numerami grantów dokładnie takimi, jak przyznano	Numer grantu przepisany z pamięci
Konflikty interesów	Oświadczenie nawet wtedy, gdy ich nie ma, zgodnie z brzmieniem czasopisma	Puste pole zamiast deklaracji, że takie konflikty nie istnieją
Dostępność danych	Gdzie znajdują się dane albo podany powód, dla którego nie są dostępne	Dane na żądanie, bez wskazanego kontaktu i bez repozytorium
Wkład autorów	Kto co zrobił, często według ustalonej taksonomii ról	Role przypisane przy zgłoszeniu, gdy jeden ze współautorów jest nieosiągalny
Etyka i zgoda	Organ zatwierdzający, numer referencyjny i brzmienie zgody, gdzie ma to zastosowanie	Numer zgody znajdujący się w aktach promotora
Ryciny i tabele	Oddzielne pliki rycin w podanej rozdzielczości, ponumerowane i z podpisami	Ryciny osadzone w manuskrypcie, gdy czasopismo wymaga ich osobno
Pliki uzupełniające	Oznaczone i przywołane z nazwy w tekście manuskryptu	Plik uzupełniający, o którym artykuł nigdy nie wspomina
Sugerowani recenzenci	Imiona i nazwiska, afiliacje oraz instytucjonalne adresy e-mail, z wyłączeniem konfliktów	Niedawny współautor, który zostaje następnie zdyskwalifikowany
List przewodni	Zaadresowany do wskazanego redaktora, z nazwą tego czasopisma	Nazwa poprzedniego czasopisma nadal w pliku

Manuskrypt, ryciny, tabele i pliki uzupełniające

To jest jedyna rzecz, którą system częściej odrzuci niż zrobiłby to człowiek. Format pliku: czasopisma podają, jaki typ pliku akceptują. Wiele z nich preferuje ciągłą numerację wierszy i stron, aby recenzent mógł wskazać konkretny wiersz. Czasopisma stosujące podwójnie zanonimizowany proces chcą, aby dane identyfikujące zostały usunięte z pliku oraz z właściwości dokumentu, gdzie przechowywane są nazwiska autorów.

Dwie rzeczy w obrębie manuskryptu warto sprawdzić na stronie docelowego czasopisma, a nie w ostatnim czasopiśmie, do którego go przesłano: limit słów w abstrakcie oraz to, czy abstrakt zawiera nagłówki. Czasopisma IEEE wymagają jednego akapitu liczącego od 150 do 250 słów, bez ponumerowanych równań, cytowań bibliograficznych ani przypisów dolnych; PLOS ONE dopuszcza 300 słów i nie wymaga nagłówków. Pisanie abstraktu do pracy badawczej, który już spełnia zasady docelowego czasopisma, jest szybsze niż przebudowywanie takiego, który ich nie spełnia.

Ryciny zwykle przesyła się jako osobne pliki o określonej minimalnej rozdzielczości, a nie jako obrazy osadzone w manuskrypcie, a tekst zawiera następnie podpis i odwołanie do każdej z nich. Tabele powinny znajdować się w manuskrypcie w formie edytowalnej, a nie jako zrzuty ekranu. Pliki uzupełniające potrzebują nazw zgodnych z tym, jak artykuł się do nich odnosi, ponieważ plik o nazwie appendix_final nie mówi czytelnikowi niczego.

Limity słów dotyczą czegoś więcej niż manuskryptu: abstraktu, krótkiego tytułu, a w niektórych czasopismach także oświadczenia o znaczeniu lub streszczenia w języku prostym, z których każde ma własny limit. Sprawdzenie każdego z nich względem podanej przez czasopismo liczby jest lepsze niż odkrycie przekroczenia w polu portalu, które bez ostrzeżenia ucina tekst. Zestaw bezpłatnych narzędzi do pisania obejmujący liczenie słów, zapis tytułów i formatowanie bibliografii zamienia ten etap w kilka minut.

Oświadczenia, których nikt nie sporządza, dopóki formularz o nie nie poprosi

Cztery oświadczenia są standardem w głównych czasopismach i żadne z nich nie powstaje w trakcie pisania artykułu: konflikty interesów, finansowanie, dostępność danych oraz wkład autorów. Każde z nich zajmuje kilka minut, aby je sporządzić, i wiele godzin, aby je doprecyzować, ponieważ informacje znajdują się u innych osób.

Oświadczenie o konfliktach interesów jest wymagane niezależnie od tego, czy takie konflikty istnieją, a puste pole wygląda na pominięcie, a nie na deklarację, że ich nie ma. Oświadczenia o finansowaniu wymagają wymienienia każdego fundatora wraz z numerami grantów dokładnie tak, jak zostały przyznane, dlatego warto przepisać je z listu o przyznaniu grantu, a nie z pamięci współautora. Oba elementy zwykle pojawiają się zarówno w manuskrypcie, jak i w formularzu, więc plik i pola muszą być zgodne.

Oświadczenie o dostępności danych wskazuje, gdzie dane się znajdują i w jaki sposób czytelnik może do nich dotrzeć: nazwę repozytorium wraz z numerem dostępu, podane ograniczenie wraz z jego uzasadnieniem albo jasne stwierdzenie, że nie wygenerowano nowych danych. Niektóre czasopisma akceptują dane dostępne na żądanie od autora korespondencyjnego, a inne wymagają zdeponowania danych, więc przed napisaniem tego zdania należy sprawdzić, który wariant obowiązuje w docelowym czasopiśmie.

Wkład autorów jest w wielu czasopismach rejestrowany według ustalonej taksonomii, a każdy wymieniony autor jest przypisywany do ról takich jak konceptualizacja, metodologia, analiza lub pisanie. Pod tym kryje się trudniejsze pytanie o to, kto w ogóle kwalifikuje się jako autor. Wytyczne COPE dotyczące autorstwa opierają się na dwóch minimalnych wymaganiach, istotnym wkładzie w pracę i odpowiedzialności za nią, oraz są zgodne z czteroczęściowym testem ICMJE: istotny wkład w koncepcję, projekt, pozyskanie danych, analizę lub interpretację, sporządzenie albo krytyczne zrewidowanie pracy, zatwierdzenie ostatecznej wersji oraz zgoda na ponoszenie odpowiedzialności za całość. Osoby współtworzące, które spełniają mniej niż wszystkie cztery warunki, są zamiast tego wymieniane w podziękowaniach, a samo pozyskanie finansowania, ogólny nadzór lub wyłącznie redakcja językowa nie kwalifikują nikogo.

ORCID, recenzenci i elementy zależne od innych osób

Wiele czasopism wymaga obecnie ORCID iD przynajmniej dla autora korespondencyjnego, a niektóre wymagają go dla każdego autora artykułu. Przed otwarciem formularza zgłoszeniowego należy się zarejestrować i powiązać identyfikator. To pole pojawia się wcześnie, a współautor, który nigdy się nie zarejestrował, staje się przeszkodą w najgorszym momencie.

Sugerowani recenzenci są opcjonalni w niektórych czasopismach, a obowiązkowi w innych, a użyteczna lista obejmuje badaczy, którzy publikowali na ten sam temat i nie są z Państwem powiązani. Ostatni współautorzy, współpracownicy z własnej instytucji oraz osoby, które już czytały manuskrypt, są zwykle wykluczeni. Nazwiska wpisuje się we własnym polu formularza, wytyczne Elsevier są jednoznaczne, że list przewodni nie powinien zawierać "funding information, author declarations, or suggested or opposed reviewers".

List przewodni jest jedną z pozycji na liście

Jest to ostatnie pole w większości formularzy zgłoszeniowych, a zarazem jedyne, które wymaga pisania, a nie wprowadzania danych. List przewodni przedstawia artykuł wskazanemu redaktorowi, wyjaśnia, co jest w nim nowego, oraz wyjaśnia, dlaczego właśnie to czasopismo. W tym miejscu możliwe są dwa błędy, oba mechaniczne.

Pierwszym jest pozostawienie w pliku nazwy poprzedniego czasopisma. Wytyczne Springer Nature dotyczące listu przewodniego proszą o zdanie potwierdzające, które bezpośrednio wskazuje docelowe czasopismo: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." Miejsce zastępcze istnieje dlatego, że zdanie jest używane ponownie, i zachowuje nazwę ostatniego czasopisma, dopóki ktoś jej nie zmieni.

Drugim jest wypełnianie listu tym, co formularz już zebrał. To, co powinno się tam znaleźć zamiast tego, jest zbliżone do własnej listy Elsevier: kategoria manuskryptu, krótkie stwierdzenie jego głównego tematu oraz jego nowość i szersze implikacje dla tej dziedziny. Generator listu przewodniego do czasopisma, który zaczyna od tytułu pracy, abstraktu i docelowego czasopisma, usuwa część z pustą stroną, tę, która zostaje na sam koniec.

Unikanie odrzucenia na etapie wstępnej oceny jest celem listy kontrolnej, a odpowiadanie na uwagi recenzentów jest krokiem, który następuje, jeśli praca ją przejdzie.

Przejdź przez całą listę raz, gdy portal jest otwarty i nic nie jest wypełnione, aby dowiedzieć się, czego brakuje, gdy wciąż jest czas, by kogoś o to poprosić. Element, który zatrzymuje zgłoszenie, niemal nigdy nie jest manuskryptem. Jest nim numer zgody etycznej w segregatorze promotora, a promotor jest na urlopie.