如何为不同期刊重新格式化参考文献列表

期刊会退回一篇稿件，并附上一行说明，邀请作者改投其姊妹期刊。这样的邀请听起来像是好消息，直到格式要求到来, 姊妹期刊采用编号参考文献格式，而被拒稿件完全按照 APA 写成。

如何为不同期刊重新格式化参考文献表，是一个比表面看起来更大的问题，因为变化的不只是参考文献表本身。从作者日期制切换到编号制，或反过来，不仅会移动引文标记本身，还会把文献表从按字母顺序改为按来源首次出现的顺序，并影响正文中所有交叉引用。只对参考文献表做一次查找和替换，会让稿件只完成了一半转换。

TextPulse 的参考文献格式指南梳理了每一种命名格式都归属其中的三种底层系统, 作者日期制、编号制和注释制。为新期刊重新格式化，实际上就是在这些系统之间转换，在打开任何一条参考文献之前，先弄清楚究竟涉及哪两种系统，是值得的。

如何为不同期刊重新格式化参考文献表, 真实任务是什么

拒稿信或新期刊的作者须知会指定一种所需格式，这个名称就决定了稿件需要转入哪一类格式。将一篇作者日期制稿件改为编号制期刊格式，或反过来，意味着要做三件不同的事, 更改所有文内引文标记，重新排序参考文献表本身，以及修改正文中所有指向特定来源的交叉引用。只完成这三件事中的一件，稿件看起来只是被重新格式化了。

• 更改每一个文内引文标记的形式，不只是第一页上的那些。
• 重新排序参考文献表本身, 从按字母顺序改为按引文顺序，或反过来。
• 更新正文中每一处指向特定编号或命名来源的交叉引用。

为什么文内引文的形式也会改变

作者-日期引文位于句子内部，以姓名和年份的形式出现，承担着实际作用：读者无需离开页面，就能判断一项发现有多新。编号引文则用一个数字取代这一切，该数字指向别处，使句子保持简洁，不论有多少来源支撑它。将手稿从一种体系转换到另一种体系，意味着这些标记中的每一个都要重建，而不是在原处编辑，因为这两种标记承载的信息不同，并且在句子中的位置也不同。

在作者-日期格式下，像“Chen (2023) found a similar effect in a smaller cohort”这样的句子，必须改写成编号格式下类似“a similar effect was found in a smaller cohort [7]”的形式，或者必须把姓名完全移出句子，这样数字才能占据它的位置。这是重写，而不是格式调整，这正是in-text citation fixer在参考文献表本身已经整理妥当之后所要弥补的差距。

重排列表, 从字母顺序到引文顺序，再返回

作者-日期参考文献表按姓氏字母顺序排列，因此读者可以直接查找自己已经想到的姓名。编号参考文献表则按引文顺序排列, 也就是说，来源一是正文最先引用的来源，来源二是正文第二个引用的来源，不论作者姓氏为何。将手稿在这两种体系之间转换，意味着列表本身要按不同顺序重建，而不仅仅是在原处重新编号。

在编号列表中途插入或删除单一来源，会使其后的每一个引文编号都发生位移，无论是在列表中还是在正文中都是如此，而一篇有四十或五十条参考文献的手稿，给这种错误提供了大量隐藏空间。正是在这里，手稿最容易在不知不觉中出错。

	作者-年份格式	编号格式
文内标记	姓名和年份，例如 (Chen, 2023)	数字或方括号编号，例如 [7]
参考文献列表顺序	按姓氏字母顺序	按正文中首次出现的顺序
增加一条来源的影响	其他位置无需重新编号	后面的每个编号都向后顺延 1
对同一来源的重复引用	每次都使用相同的姓名和年份	每次都重复使用相同的编号

参考文献管理器还是手工处理, 每种方法实际成本是多少

基于 Citation Style Language 格式的参考文献管理软件, 这是一种被 Zotero 和 Mendeley 等工具使用的开放标准, 可以一次性重新格式化文内标记和参考文献列表, 前提是这些引文是通过软件自身的插件作为活动字段插入的, 而不是作为纯文本键入的。将所选样式从作者-年份选项切换为编号样式, 或反之, 会触发整个文档引文的自动重建, 这一过程依托于一个共享库, 其中包含一万多个期刊特定的样式文件。

但便利性也有其限制。参考文献管理工具 EndNote 以专有格式保存其引文样式, 这种格式与 Zotero 和 Mendeley 使用的开放 Citation Style Language 文件并不兼容。你可能很容易把为 Zotero 或 Mendeley 制作的样式文件拿来, 并在这些系统中的论文里重复使用。但如果你接手的是一份以纯文本键入的手稿, 而不是以活动引文字段形式存在的手稿, 那么无论你使用哪种系统, 你都得不到这种自动化, 因为软件在文档中找不到任何可识别为引文的内容。

对于没有可重建的活动引文字段的手稿, 逐条通过 reference format converter 处理参考文献列表, 比起按照新的样式指南凭记忆逐条重写, 更快也更一致。

完全手工完成整项工作仍然很常见，尤其是在稿件较短，或者期刊的版式要求与参考文献管理工具提供的任何内置选项都不一致时。手工重新排版很少会彻底失败。它会在作者记得检查的地方都成功，而只在他们没有检查的地方出错，这类错误比明显错误更难发现。

那些会悄然出错的具体问题

有些失败会立即显现, 例如, 一条没有对应参考文献的引文, 或一条没有被任何正文引用的参考文献。另一些则不会, 而这些正是值得在稿件再次提交前有意检查的内容。

• 正文中的交叉引用, 例如表题或脚注中提到的某个特定编号来源, 在其周围的列表重新编号时从未更新。
• 同一段落后文再次出现的引文, 在段落其余部分已转换为数字后, 仍保留旧的作者, 日期格式。
• 仍然带有旧格式的参考文献, 例如斜体、引号, 或完整拼写的期刊名, 而新格式并不使用这些元素。
• 只在表格或图注中被引用的来源, 很容易被遗漏, 因为自动工具和人工检查清单往往首先关注正文。

在重新提交之前, 最后检查

按顺序从第一条引文读到最后一条, 通读一遍重新排版后的稿件, 可以发现自动化处理和认真进行的第一次检查都遗漏的大多数问题, 因为这也是唯一一种会按照审稿人将看到的精确顺序, 依次跟随这些数字或名称进行检查的方法。

带注释书目与文献综述是不同的文档, 这一区别是单独界定的。英国大学实际采用哪些格式是另一项独立调查。

参考文献列表是一个机械性问题，也有一个机械性解决办法，无论转换是朝哪个方向进行。从真实出版商记录中提取每条条目的引文生成器，在读者有机会注意到标点之前，就能消除旧式细节残留到新版本中的大部分风险。