Cách viết thư xin đăng bài cho tạp chí

Một biên tập viên đang xử lý một chồng bản thảo mới hiếm khi bắt đầu từ chính bản thảo. Phần lớn hệ thống biên tập hiển thị thư xin đăng bài trước, và một biên tập viên đang có bốn mươi bài khác chờ sẽ quyết định trong vòng vài phút liệu bài này có đáng gửi đi phản biện hay không. Thư xin đăng bài cho nộp bài báo là tài liệu tạo ra lập luận trong hai phút đó, bài báo khẳng định điều gì, vì sao điều đó quan trọng đối với độc giả của tạp chí này một cách cụ thể, và rằng công trình thực sự đã sẵn sàng để được đánh giá.

Bài kiểm tra hai phút đó nằm trong một quy trình dài hơn mà hầu hết tác giả chỉ gặp khi bản thảo cuối cùng đã sẵn sàng. Hướng dẫn của TextPulse về quy trình nộp bài báo bao quát khâu sàng lọc, phản biện đồng cấp và các quyết định mà biên tập viên có thể trả lại, còn phần này chỉ tập trung vào một tài liệu mà bạn viết trước khi bất kỳ điều nào trong số đó bắt đầu.

Thư xin đăng bài cho nộp bài báo thực sự dùng để làm gì

Các tạp chí từ chối một phần lớn số bài nộp trước khi bất kỳ phản biện nào nhìn thấy chúng. Trang hỗ trợ tác giả của Elsevier nêu rõ rằng các biên tập viên "từ chối từ 30 đến 50 phần trăm các bài báo được nộp cho các tạp chí Elsevier trước cả khi chúng đến giai đoạn phản biện đồng cấp." Một trang khác của Elsevier đưa tỷ lệ bị từ chối trong toàn bộ quy trình, từ từ chối tại bàn biên tập đến sau phản biện, lên tới 70 phần trăm. Khi đó, tổng biên tập của PLOS ONE còn nói cụ thể hơn về chính tạp chí của bà: "chúng tôi từ chối khoảng 20% số bài nộp mà không phản biện." Dù con số nào áp dụng cho một tạp chí cụ thể, mô hình vẫn như vậy, một phần đáng kể các quyết định diễn ra trước khi khoa học được đánh giá, dựa trên những gì biên tập viên có thể thấy trong vài phút đầu tiên.

Phần lớn các tạp chí yêu cầu thư xin đăng bài và xem nó không chỉ là thủ tục giấy tờ. Một biên tập viên đọc hàng chục thư mỗi tuần sẽ hình thành một bộ lọc nhanh để nhận ra bài nộp nào đáng được xem kỹ hơn, và một lá thư hoàn thành tốt nhiệm vụ của nó là con đường nhanh nhất đi qua bộ lọc đó. Bản thảo vẫn phải tự giành lấy việc được chấp nhận. Lá thư chỉ cần giúp bản thảo có được một lần đọc công bằng.

Bài báo khẳng định điều gì, và vì sao độc giả của tạp chí này cần điều đó

Chức năng đầu tiên của thư là nêu, bằng lời lẽ rõ ràng, bài báo đã phát hiện ra điều gì và vì sao điều đó quan trọng. Điều biên tập viên cần là một câu duy nhất mà họ có thể lặp lại với đồng nghiệp: bài báo này cho thấy X, và điều đó quan trọng vì Y. Việc diễn đạt lại phương pháp và kết quả của tóm tắt bằng những từ khác không giúp ích gì cho mục đích đó, vì biên tập viên đã có tóm tắt rồi. Cách trình bày mơ hồ ở đây là điểm yếu phổ biến nhất, vì nó khiến đoạn văn có vẻ như có thể gửi cho bất kỳ tạp chí nào trong lĩnh vực.

Tính cụ thể đối với tạp chí quan trọng không kém tính cụ thể đối với luận điểm. Lời khuyên của chính Elsevier dành cho tác giả nói rằng, "Be sure to emphasize the research's novelty and broader implications to demonstrate its potential impact on the field." Điều này có nghĩa là lĩnh vực mà tạp chí phục vụ, chứ không phải ngành học nói chung. Nếu một lá thư có thể được gửi nguyên văn đến năm tạp chí khác nhau, thì nó chưa hoàn thành phần việc này, bất kể nó đến với tạp chí nào.

Việc đối chiếu luận điểm với độc giả của tạp chí này giả định rằng tạp chí đã được chọn sẵn. Nếu chưa, một journal finder tool sẽ thu hẹp danh sách theo lĩnh vực, phạm vi và đối tượng độc giả trước khi thư được viết.

Tuyên bố về tính nguyên gốc và các bản khai mà một tạp chí mong đợi

Mọi tạp chí đều muốn có xác nhận rõ ràng rằng công trình là nguyên gốc và chưa được công bố hoặc đang được xem xét ở bất kỳ nơi nào khác. Hướng dẫn nộp bài của chính Springer Nature cung cấp cho tác giả câu chính xác cần dùng: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." Việc điều chỉnh một câu trực tiếp như vậy an toàn hơn là tự viết phiên bản của riêng mình rồi hy vọng nó bao quát được những gì tạp chí thực sự cần nghe.

Điều được xem là một tuyên bố bắt buộc không giống nhau ở mọi nơi. Hướng dẫn riêng của Elsevier nêu rõ rằng thư xin đăng bài không nên bao gồm thông tin tài trợ, các tuyên bố của tác giả, hoặc các phản biện viên được đề xuất và bị loại trừ, vì hệ thống nộp bài của họ thu thập cả ba mục này riêng biệt. Trong khi đó, Springer Nature lại lồng các mục tuân thủ vào chính bức thư, và kết thúc bằng cách nêu tên tác giả liên hệ cùng với bất kỳ yêu cầu cụ thể nào của tạp chí mà hướng dẫn dành cho tác giả liệt kê. Ngày càng thường gặp hơn là một trong những yêu cầu đó là một dòng nêu rõ liệu các công cụ AI tạo sinh có được sử dụng ở bất kỳ đâu trong quá trình viết hay không, và việc trước tiên chạy một bản thảo qua một AI humanizer không làm mất đi nghĩa vụ đó nếu tạp chí yêu cầu.

	Elsevier	Springer Nature	Wiley
Khẳng định và mức độ phù hợp của bài báo	Tính mới và tác động đối với lĩnh vực, xác nhận lời mời nếu được mời	Tiêu đề, loại bài viết, bối cảnh, phát hiện, mức độ phù hợp với phạm vi tạp chí	Động lực, tính mới, bước tiến so với công trình trước đó
Tuyên bố về tính nguyên gốc	Chi tiết về các bản nộp trước đó hoặc đồng thời	Câu xác nhận chính xác do chính Springer Nature cung cấp	Không tìm thấy một trang chuẩn duy nhất áp dụng cho mọi trường hợp
Phản biện viên được đề xuất hoặc bị loại trừ	Được bỏ ra ngoài, được thu thập trong một trường hệ thống riêng	Được đưa vào, kèm lý do nêu cho bất kỳ trường hợp loại trừ nào	Được đưa vào theo từng tạp chí, kèm lý do
Tài trợ và các tuyên bố khác	Được bỏ ra ngoài, được thu thập riêng	Được lồng vào đoạn kết	Không tìm thấy một trang chuẩn duy nhất áp dụng cho mọi trường hợp

Wiley không công bố một chính sách thư xin đăng bài mang tính phổ quát như Elsevier và Springer Nature. Thay vào đó, hướng dẫn của Wiley nằm trên trang Notice to Authors riêng của từng tạp chí, và mô thức lặp lại trên các trang đó là một bức thư nêu động cơ và tính mới của công trình, mô tả các kết quả chính và cách chúng phát triển từ các nghiên cứu trước, đồng thời nêu các phản biện được đề xuất và bị loại trừ cùng lý do cho từng người. Hãy xem đó là hình thức chung hơn là một mẫu cố định, và kiểm tra trang riêng của tạp chí cụ thể trước khi nộp bài.

Phản biện được đề xuất và bị loại trừ, khi tạp chí yêu cầu

Khi một tạp chí có yêu cầu nêu phản biện được đề xuất hoặc bị loại trừ, bức thư là nơi để nêu họ, ngắn gọn và kèm lý do. Một phản biện được đề xuất không nên có quan hệ đồng tác giả, hướng dẫn hoặc liên kết cơ sở gần đây với bất kỳ tác giả nào, vì một biên tập viên phát hiện xung đột sau đó sẽ có lý do để nghi ngờ cả phần còn lại của bức thư. Một phản biện bị loại trừ cần có lý do được nêu rõ, chẳng hạn như một dự án cạnh tranh hoặc một bất đồng chưa được giải quyết trong lĩnh vực, chứ không chỉ đơn thuần là một cái tên mà tác giả muốn tránh.

Chỉ dẫn riêng của Elsevier là ngoại lệ đáng ghi nhớ: hãy bỏ hoàn toàn phần phản biện ra khỏi bức thư và dùng trường dành riêng trong hệ thống nộp bài thay thế. Gửi cho Elsevier một đoạn nêu các phản biện được đề xuất ngay trong bức thư sẽ không ngăn việc nộp bài được tiếp nhận. Điều đó chỉ cho biên tập viên thấy rằng tác giả đã sao chép một mẫu được xây dựng cho một nhà xuất bản khác.

Ví dụ thư xin đăng bài cho tạp chí mà bạn có thể điều chỉnh

Dưới đây là một bức thư hoàn chỉnh được xây dựng từ các thành phần ở trên, gửi tới một biên tập viên được nêu tên và sẵn sàng để điều chỉnh cho một bài báo và tạp chí cụ thể. Hãy thay mọi phần trong ngoặc vuông bằng thông tin riêng của bài báo.

Kính gửi Dr. [Editor's Surname], tôi xin nộp bản thảo đính kèm, [Manuscript Title], để được xem xét như một [research article / review / case study] trên [Journal Name].

Nghiên cứu này cho thấy [the core finding, stated as a single sentence], điều này có ý nghĩa đối với độc giả của [Journal Name] vì [the specific relevance to this journal's scope and audience, not the field in general].

Chúng tôi xác nhận rằng bản thảo này chưa từng được công bố ở nơi khác và hiện không đang được một tạp chí khác xem xét. Tất cả các tác giả đã phê duyệt bản thảo và đồng ý với việc nộp bản thảo này cho [Journal Name]. [Thêm bất kỳ tuyên bố cụ thể nào khác theo yêu cầu của tạp chí mà hướng dẫn dành cho tác giả yêu cầu: tham chiếu phê duyệt đạo đức, nguồn tài trợ, tuyên bố xung đột lợi ích, tuyên bố về khả năng truy cập dữ liệu, hoặc ghi chú về việc sử dụng AI tạo sinh.]

[Manuscript Title] phù hợp với phạm vi của [Journal Name] vì [một hoặc hai câu liên kết phương pháp hoặc chủ đề của bài báo với các mục tiêu đã nêu của tạp chí, lý tưởng là nêu tên một bài báo gần đây mà tạp chí đã công bố về một vấn đề liên quan].

[Chỉ khi tạp chí mời đề xuất người phản biện:] Chúng tôi đề xuất Dr. [Name], [Institution], làm người phản biện với chuyên môn liên quan trong [subfield], và không có đồng tác giả gần đây hoặc liên hệ về mặt tổ chức với bất kỳ tác giả nào. Chúng tôi đề nghị Dr. [Name], [Institution], không được mời phản biện, do [một lý do cụ thể đã nêu].

Cảm ơn quý vị đã xem xét bản thảo này. Tác giả liên hệ là [Name, email address], và tất cả các tác giả đã phê duyệt việc nộp bản thảo này. Chúng tôi mong nhận được phản hồi từ quý vị. Trân trọng, [Corresponding Author's Name].

Những Điều Không Nên Có Trong Thư Gửi Tạp Chí

Một đoạn văn chỉ lặp lại phương pháp và kết quả của tóm tắt bằng những từ ngữ hơi khác đi sẽ làm lãng phí phần duy nhất của hồ sơ mà biên tập viên chắc chắn sẽ đọc kỹ. Mục đích của thư là nêu vì sao bài báo quan trọng và vì sao là tạp chí này cụ thể, chứ không phải lặp lại những gì tóm tắt đã trình bày.

Lời khen về uy tín hoặc chỉ số tác động của tạp chí nghe giống phần đệm hơn là nội dung thực chất. Biên tập viên thường xuyên thấy ba hoặc bốn câu tâng bốc như vậy đến mức có thể nhận ra ngay lập tức. Nếu sự phù hợp giữa bài báo và tạp chí là có thật, một câu cụ thể về phạm vi sẽ thể hiện điều đó tốt hơn nhiều so với một lời khen.

Một lá thư yêu cầu sự cân nhắc đặc biệt, một quyết định nhanh, hoặc sự khoan dung vì một hạn chót đặt biên tập viên vào một vị thế khó xử và hiếm khi làm thay đổi kết quả. Nhiệm vụ duy nhất của lá thư là trình bày lý do thuyết phục cho bài báo dựa trên giá trị nội tại của nó, một yêu cầu xin ưu ái làm suy yếu lập luận đó thay vì củng cố nó.

Danh sách kiểm tra đầy đủ khi nộp bài cho tạp chí bao quát mọi thứ mà cổng nộp bài sẽ yêu cầu kèm theo, và tránh bị từ chối ngay từ bàn biên tập là kết quả mà toàn bộ quá trình này hướng tới.

Không điều gì trong số này phải bắt đầu từ một trang giấy trắng. Một trình tạo thư xin đăng bài cho tạp chí có thể tạo ra bản nháp đầu tiên dựa trên chính những yếu tố này, nhưng bản nháp đó vẫn cần luận điểm cụ thể, mức độ phù hợp cụ thể với tạp chí, và một lần đọc đối chiếu cẩn thận với hướng dẫn dành cho tác giả của chính tạp chí mục tiêu trước khi nó được đưa vào bất kỳ hệ thống nộp bài nào.