Danh sách kiểm tra nộp bài báo trước khi nhấn gửi

Bản thảo đã hoàn thành được một tuần và biểu mẫu nộp bài thì vẫn chưa xong. Phần lớn thời gian còn lại dành cho những tài liệu mà không ai soạn khi viết bài báo: tuyên bố về khả năng truy cập dữ liệu, tuyên bố về tài trợ, khai báo xung đột lợi ích, và danh sách ai đã làm gì.

Danh sách kiểm tra nộp bài cho tạp chí hữu ích nhất khi nó đi theo đúng thứ tự mà hệ thống nộp bài yêu cầu, vì đó là thứ tự mà một mục bị thiếu sẽ chặn bạn. Phần sau đây là thứ tự đó, từ tệp bản thảo đến màn hình xác nhận, cùng với điều có khả năng xảy ra sai sót nhất ở mỗi bước.

Một lỗi định dạng ở đây rất tốn kém: hướng dẫn dành cho tác giả của Elsevier nêu không tuân thủ định dạng và "sloppy copy" là một trong những lý do khiến bản thảo bị từ chối trước khi phản biện, và Springer Nature cũng liệt kê cấu trúc kém và trình bày kém trong tài liệu của mình. Điều gì xảy ra với một bài nộp sau khi nó vượt qua màn hình này là một chủ đề riêng.

Danh sách kiểm tra nộp bài cho tạp chí, theo thứ tự mà cổng nộp bài yêu cầu

Hệ thống nộp bài thu thập các mục theo một thứ tự cố định, tệp bản thảo, rồi đến các khai báo, rồi đến các tệp tải lên, rồi đến thư xin đăng bài. Bí quyết ở đây là có sẵn mỗi câu trả lời khi trường tương ứng xuất hiện. Bất cứ điều gì được bịa ra trong ô đều được viết dưới áp lực thời gian và hiếm khi được xem lại.

Mục	Biểu mẫu yêu cầu gì	Lỗi thường gặp
Tệp bản thảo	Đúng loại tệp đã nêu, kèm số dòng và số trang nếu được yêu cầu	Tên tác giả còn để trong tệp đối với một tạp chí ẩn danh kép
Tiêu đề và tiêu đề ngắn	Cả hai, trong giới hạn ký tự riêng của tạp chí	Một tiêu đề ngắn được viết để vừa với giới hạn của một tạp chí khác
Tóm tắt	Giới hạn từ của tạp chí, và chỉ có các đề mục nếu tạp chí yêu cầu	Một tóm tắt có cấu trúc được dán vào một tạp chí chỉ muốn một đoạn văn
Từ khóa	Số lượng mà tạp chí yêu cầu, trong trường riêng của họ	Các từ lặp lại từ tiêu đề, không tạo thêm lối tiếp cận nào mới cho bài báo
Tác giả và cơ quan công tác	Họ tên đầy đủ, thứ tự, cơ quan công tác, một tác giả liên hệ	Thứ tự tác giả được thống nhất trong trao đổi nhưng không bao giờ được xác nhận bằng văn bản
ORCID	Một iD đã đăng ký cho tác giả liên hệ, thường là cho tất cả tác giả	Một đồng tác giả đăng ký lần đầu trong khi biểu mẫu đang mở
Tài trợ	Tất cả nhà tài trợ, với số hiệu tài trợ chính xác như đã được cấp	Một số hiệu tài trợ được chép lại từ trí nhớ
Lợi ích cạnh tranh	Một tuyên bố ngay cả khi không có, theo cách diễn đạt của tạp chí	Một trường trống thay vì một tuyên bố rằng không có lợi ích nào tồn tại
Khả năng truy cập dữ liệu	Dữ liệu ở đâu, hoặc lý do được nêu rõ rằng chúng không khả dụng	Dữ liệu theo yêu cầu, không có liên hệ được nêu tên và không có kho lưu trữ
Đóng góp của tác giả	Ai đã làm gì, thường theo một phân loại vai trò cố định	Các vai trò được phân công khi nộp bài, với một đồng tác giả không thể liên lạc
Đạo đức và đồng ý	Cơ quan phê duyệt, số tham chiếu, và cách diễn đạt về đồng ý khi phù hợp	Số phê duyệt nằm trong hồ sơ của một người hướng dẫn
Hình và bảng	Các tệp hình riêng biệt ở độ phân giải đã nêu, được đánh số và có chú thích	Hình được nhúng trong bản thảo khi tạp chí muốn chúng tách riêng
Tệp bổ sung	Được gắn nhãn, và được nhắc đến theo tên trong văn bản bản thảo	Một tệp bổ sung mà bài báo không bao giờ nhắc đến
Người phản biện được đề xuất	Tên, cơ quan công tác và email cơ quan, loại trừ xung đột lợi ích	Một đồng tác giả gần đây, người sau đó bị loại
Thư xin đăng	Gửi tới một biên tập viên được nêu tên, và nêu rõ tạp chí này	Tên của tạp chí trước đó vẫn còn trong tệp

Bản thảo, hình, bảng và tệp bổ sung

Đây là điều duy nhất mà hệ thống có khả năng từ chối hơn so với một người. Định dạng tệp, các tạp chí nêu rõ loại tệp mà họ chấp nhận. Nhiều tạp chí thích số dòng liên tục và số trang để người phản biện có thể chỉ vào một dòng cụ thể. Các tạp chí được ẩn danh kép muốn mọi chi tiết nhận dạng được loại bỏ khỏi tệp và khỏi thuộc tính tài liệu, nơi tên tác giả được lưu trữ.

Có hai điểm trong bản thảo đáng kiểm tra đối chiếu với trang riêng của tạp chí đích hơn là tạp chí cuối cùng bạn đã nộp, đó là giới hạn số từ của tóm tắt, và việc tóm tắt có dùng tiêu đề hay không. Các tạp chí IEEE yêu cầu một đoạn duy nhất gồm 150 đến 250 từ, không có phương trình đánh số, trích dẫn tài liệu tham khảo hoặc chú thích cuối trang, PLOS ONE cho phép 300 từ và yêu cầu không có tiêu đề. Viết một tóm tắt cho bài báo nghiên cứu vốn đã phù hợp với quy định của tạp chí đích sẽ nhanh hơn là xây dựng lại một bản không phù hợp.

Hình thường được tải lên dưới dạng các tệp riêng biệt với độ phân giải tối thiểu được nêu rõ, thay vì là hình ảnh nằm trong bản thảo, và phần văn bản sau đó mang theo chú thích và phần dẫn chiếu cho từng hình. Bảng thuộc về bản thảo ở dạng có thể chỉnh sửa, không phải dưới dạng ảnh chụp màn hình. Các tệp bổ sung cần có tên khớp với cách bài báo nhắc đến chúng, vì một tệp có tên appendix_final không cho người đọc biết điều gì.

Giới hạn số từ áp dụng cho nhiều phần hơn bản thảo, đó là tóm tắt, tiêu đề ngắn, và ở một số tạp chí là tuyên bố về ý nghĩa hoặc bản tóm tắt bằng ngôn ngữ phổ thông, mỗi phần đều có mức trần riêng. Kiểm tra từng phần theo con số mà tạp chí nêu ra sẽ tốt hơn là phát hiện phần vượt quá ngay trong một trường nhập liệu của cổng nộp bài, nơi nội dung bị cắt ngầm. Một bộ công cụ viết miễn phí bao gồm đếm số từ, viết hoa tiêu đề và định dạng tài liệu tham khảo sẽ biến bước kiểm tra đó thành vài phút.

Các tuyên bố mà không ai soạn thảo cho đến khi biểu mẫu yêu cầu

Bốn tuyên bố là tiêu chuẩn ở các tạp chí lớn, và không tuyên bố nào trong số đó được viết trong lúc bài báo đang được viết: xung đột lợi ích, tài trợ, khả năng truy cập dữ liệu, và đóng góp của tác giả. Mỗi tuyên bố chỉ mất vài phút để soạn nhưng mất hàng giờ để xác minh, vì thông tin nằm ở những người khác.

Tuyên bố xung đột lợi ích là bắt buộc dù có hay không có xung đột nào, và một ô trống được hiểu là thiếu sót hơn là một tuyên bố rằng không có xung đột. Tuyên bố tài trợ cần nêu tên mọi nhà tài trợ cùng với số grant chính xác như khi được cấp, nên sao chép từ thư cấp kinh phí hơn là từ trí nhớ của một đồng tác giả. Cả hai thường xuất hiện trong bản thảo cũng như trong biểu mẫu, vì vậy tệp và các trường phải khớp nhau.

Tuyên bố về khả năng truy cập dữ liệu cho biết dữ liệu ở đâu và người đọc tiếp cận chúng như thế nào: tên kho lưu trữ kèm theo số truy cập, một hạn chế được nêu rõ cùng lý do của nó, hoặc một tuyên bố rõ ràng rằng không có dữ liệu mới nào được tạo ra. Một số tạp chí chấp nhận dữ liệu có thể được cung cấp theo yêu cầu từ tác giả liên hệ, còn những tạp chí khác yêu cầu nộp lưu trữ, vì vậy hãy kiểm tra xem bên nhận mục tiêu là bên nào trước khi viết câu đó.

Đóng góp của tác giả được ghi nhận theo một phân loại cố định ở nhiều tạp chí, với mỗi tác giả được nêu tên được gắn với các vai trò như hình thành ý tưởng, phương pháp, phân tích hoặc viết. Bên dưới là câu hỏi khó hơn về việc ai thực sự đủ điều kiện để là tác giả. Hướng dẫn về quyền tác giả của COPE dựa trên hai yêu cầu tối thiểu, một đóng góp đáng kể cho công trình và trách nhiệm giải trình đối với công trình đó, và phù hợp với phép thử bốn phần của ICMJE: đóng góp đáng kể vào ý tưởng, thiết kế, thu thập, phân tích hoặc diễn giải; soạn thảo hoặc sửa đổi một cách phê bình công trình; phê duyệt phiên bản cuối cùng; và đồng ý chịu trách nhiệm giải trình cho toàn bộ công trình. Những người đóng góp đáp ứng ít hơn cả bốn điều này thì thay vào đó được ghi nhận trong phần cảm ơn, và việc chỉ xin kinh phí, giám sát chung hoặc chỉnh sửa ngôn ngữ không đủ để ai đó trở thành tác giả.

ORCID, Người phản biện và Những Mục Phụ Thuộc vào Người Khác

Nhiều tạp chí hiện nay cần một ORCID iD cho ít nhất tác giả liên hệ, và một số tạp chí cần cho mọi tác giả trong bài báo. Trước khi mở biểu mẫu nộp bài, hãy đăng ký và liên kết nó. Trường này xuất hiện sớm, và một đồng tác giả chưa từng đăng ký sẽ trở thành trở ngại vào thời điểm tệ nhất.

Người phản biện được đề xuất là tùy chọn ở một số tạp chí và bắt buộc ở những tạp chí khác, và danh sách hữu ích là các nhà nghiên cứu đã công bố về cùng một câu hỏi mà không có liên hệ với bạn. Các đồng tác giả gần đây, đồng nghiệp tại chính cơ sở của bạn và bất kỳ ai đã đọc bản thảo thường bị loại trừ. Tên được điền vào trường riêng của biểu mẫu: hướng dẫn của Elsevier nêu rõ rằng thư xin đăng bài không nên bao gồm "funding information, author declarations, or suggested or opposed reviewers".

Thư xin đăng bài là một mục trong danh sách

Đây là trường cuối cùng trên hầu hết các biểu mẫu nộp bài, và cũng là trường duy nhất liên quan đến việc viết, trái với nhập dữ liệu. Thư xin đăng bài giới thiệu bài báo với một biên tập viên đã được xác định, giải thích điểm mới của bài báo, và giải thích vì sao chọn tạp chí này. Ở đây có hai khả năng thất bại, cả hai đều mang tính cơ học.

Khả năng thứ nhất là tên tạp chí trước đó vẫn còn trong tệp. Hướng dẫn thư xin đăng bài của Springer Nature yêu cầu một câu xác nhận nêu trực tiếp tạp chí đích: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." Chỗ giữ chỗ này tồn tại vì câu đó được dùng lại, và nó mang theo tên tạp chí cuối cùng cho đến khi có người thay đổi nó.

Điều thứ hai là lấp đầy thư bằng những gì biểu mẫu đã thu thập. Thay vào đó, nội dung phù hợp gần với danh sách riêng của Elsevier: loại bản thảo, một tuyên bố ngắn về chủ đề trung tâm của nó, cùng tính mới và những hàm ý rộng hơn đối với lĩnh vực. Trình tạo thư xin đăng bài cho tạp chí bắt đầu từ tiêu đề bài báo, tóm tắt và tạp chí mục tiêu sẽ loại bỏ phần trang trắng, tức phần thường bị để lại đến cuối cùng.

Tránh bị từ chối ngay từ vòng biên tập là mục đích của danh sách kiểm tra, và phản hồi ý kiến của người phản biện là bước tiếp theo nếu bài báo vượt qua được vòng đó.

Hãy chạy toàn bộ danh sách một lần khi cổng nộp bài đang mở và chưa điền gì vào, để bạn biết còn thiếu gì trong khi vẫn còn thời gian hỏi ai đó cung cấp. Mục làm một bài nộp bị dừng lại hầu như không bao giờ là bản thảo. Đó là số phê duyệt đạo đức trong tủ hồ sơ của người hướng dẫn, và người hướng dẫn đang nghỉ phép.