Bài báo của bạn bị từ chối: Cách định dạng lại cho tạp chí tiếp theo

Thư từ chối đến sau khi nộp bài mười một tuần và chỉ dài bốn dòng. Hai phản biện đã đọc bài báo, biên tập viên cảm ơn bạn vì đã nộp bài, và quyết định là không. Kèm theo là sáu trang nhận xét của phản biện mà tạp chí tiếp theo sẽ không bao giờ thấy.

Phần lớn tác giả làm hai việc này theo sai thứ tự. Cách nộp lại một bài báo bị từ chối sang một tạp chí khác là hai việc mà phần lớn tác giả chỉ cần một buổi chiều. Một công việc định dạng lại mất một buổi chiều, và một quyết định về việc tạp chí nào sẽ là nơi tiếp theo thì đáng để dành nhiều thời gian hơn. Định dạng lại trước, trước khi đã chốt mục tiêu, là cách để buổi chiều biến thành hai tuần.

Quy trình nộp bài cho tạp chí rộng hơn, từ sàng lọc biên tập đến bốn quyết định mà một biên tập viên có thể đưa ra, đã được trình bày ở nơi khác. Bài viết này bắt đầu tại thời điểm một trong những quyết định đó đã trở lại là không và bài báo cần một nơi khác để gửi đến.

Cách nộp lại một bài báo bị từ chối sang một tạp chí khác: điều gì thay đổi và điều gì giữ nguyên

Phần lớn bản thảo giữ nguyên đúng như hiện tại. Các phát hiện, phương pháp, hình, và lập luận chính là bài báo. Một lần bị từ chối ở một tạp chí thường là một nhận định về mức độ phù hợp hoặc về một phản đối cụ thể hơn là một phán quyết đối với toàn bộ bài. Điều thay đổi là cách trình bày: kiểu trích dẫn, cấu trúc các phần, giới hạn số từ, cách định khung phần mở đầu và phần thảo luận cho một nhóm độc giả khác, và thư xin đăng.

Việc định khung lại là phần mà tác giả thường đánh giá thấp. Một phần mở đầu được viết để thuyết phục một biên tập viên khoa học tổng quát rằng một kết quả có ý nghĩa rộng cần phải được viết lại để thuyết phục một biên tập viên chuyên ngành rằng nó có ý nghĩa một cách chính xác. An AI humanizer làm việc trên những câu bạn đã soạn sẵn thay vì tự tạo ra các khẳng định cho bạn, nhờ đó giữ cho lập luận vẫn là của bạn trong khi cách diễn đạt được thay đổi xung quanh nó.

Phần của bản nộp	Cần làm gì với nó	Tại sao
Kết quả, phương pháp, hình, dữ liệu	Giữ nguyên	Một quyết định từ chối vì không phù hợp không nói gì về phần công việc vốn đã đúng
Kiểu tài liệu tham khảo và trích dẫn trong văn bản	Chuyển đổi	Mỗi tạp chí quy định một kiểu, và kiểu sai sẽ thấy ngay ở trang đầu
Cấu trúc các phần và giới hạn số từ	Tái cấu trúc	Tiêu đề, cấu trúc tóm tắt và giới hạn độ dài được quy định riêng theo từng tạp chí
Cách đặt vấn đề ở phần mở đầu và thảo luận	Viết lại	Một nhóm độc giả khác cần một cách trình bày khác về lý do vì sao kết quả có ý nghĩa
Thư xin đăng bài	Viết thư mới	Thư này nêu tên tạp chí, biên tập viên và mức độ phù hợp, và cả ba yếu tố đó đều đã thay đổi
Một sai sót về phương pháp mà người phản biện đã chỉ ra	Sửa nó	Các người phản biện tiếp theo đến từ cùng lĩnh vực và đọc để tìm những điểm tương tự

Bạn có nên hành động theo nhận xét của người phản biện ở tạp chí đầu tiên không?

Có, đối với những nhận xét mang tính nội dung, dù tạp chí tiếp theo sẽ không bao giờ đọc chúng và không có gì buộc bạn phải làm vậy. Người phản biện ở tạp chí thứ hai đến từ cùng một lĩnh vực nhỏ như người ở tạp chí đầu tiên, đọc để tìm những điểm yếu tương tự, và một phản đối đã được nêu ra một lần thì thường sẽ lại được người khác nêu ra lần nữa.

Việc phân loại các nhận xét mới là công việc thực sự, và quy tắc phân loại xuất phát từ chính quyết định từ chối. Một hướng dẫn dành cho người phản biện của Elsevier, được viết cho American Journal of Preventive Medicine, nói với người phản biện rằng một quyết định từ chối "có thể phù hợp nếu một bài báo không bổ sung gì cho tài liệu hiện có, nếu có những sai sót nghiêm trọng trong phương pháp, hoặc nếu nó không phù hợp với độc giả của tạp chí." Ba lý do đó đòi hỏi ba cách phản ứng khác nhau, và chỉ một lý do được giải quyết bằng cách chọn một tạp chí khác.

Sự không khớp về đối tượng độc giả là điều mà lựa chọn tạp chí tiếp theo của bạn tự nó sẽ giải quyết. Một sai sót phương pháp luận nghiêm trọng được đáp lại bằng việc làm thêm hoặc bằng một tuyên bố hẹp hơn, và không có tạp chí nào ở bất kỳ cấp nào sẽ nhìn nhận nó khác đi. Việc không bổ sung gì vào tài liệu hiện có nằm giữa hai trường hợp đó, đôi khi cách trình bày đã che khuất đóng góp, khi đó cần viết lại, và đôi khi đóng góp quá ít, khi đó cần trao đổi với các đồng tác giả của bạn.

Không gửi các báo cáo phản biện của tạp chí trước đó cùng với bản nộp mới, trừ khi tạp chí mới yêu cầu. Một bộ thư từ của tạp chí khác được gửi mà không được yêu cầu sẽ cho biên tập viên mới biết rằng bài báo đã bị từ chối trước đó và không cung cấp cho họ điều gì để cân nhắc đối lại điều đó.

Công việc định dạng lại, Tài liệu tham khảo, Cấu trúc và Giới hạn từ

Kiểu tài liệu tham khảo là phần lớn nhất của việc định dạng lại và cũng là phần thường bị để đến nửa đêm nhất. Chuyển một danh mục Vancouver đánh số sang APA tác giả năm làm thay đổi mọi trích dẫn trong văn bản cũng như chính danh mục, và các trích dẫn chỉ được chuyển đổi một nửa sẽ tạo cảm giác cẩu thả theo cách không liên quan gì đến khoa học. Chuyển đổi danh mục tài liệu tham khảo cho một tạp chí khác có cơ chế riêng của nó, và những mục bị lỗi một cách âm thầm là điều đáng biết trước.

Một công cụ chuyển đổi định dạng tài liệu tham khảo xử lý phần lớn việc chuyển đổi và để lại cho bạn các trường hợp ngoại lệ, nơi các lỗi thường xuất hiện, đó là các bản tiền in, bài báo hội nghị, chương trong tuyển tập biên tập, các tác phẩm dịch và bất cứ thứ gì có tác giả tổ chức. Hãy kiểm tra thủ công những mục đó theo đúng kiểu định dạng mục tiêu mỗi lần.

Các yêu cầu về cấu trúc là nửa còn lại, và chúng được đặt theo từng tạp chí chứ không phải theo từng nhà xuất bản. Độ dài tóm tắt, giới hạn ký tự của tiêu đề và tiêu đề ngắn, và việc có cần một tóm tắt có cấu trúc hay không có thể khác nhau giữa hai tạp chí trong cùng một lĩnh vực. Các con số dưới đây cho thấy các yêu cầu đó cách nhau bao xa. Mỗi yêu cầu đều nằm trong hướng dẫn dành cho tác giả riêng của tạp chí mục tiêu.

Yêu cầu	Một ví dụ cụ thể	Nơi con số được quy định
Độ dài và định dạng của tóm tắt	IEEE: một đoạn văn gồm 150 đến 250 từ, không có phương trình đánh số, trích dẫn tài liệu tham khảo hoặc chú thích cuối trang	IEEE Editorial Style Manual for Authors
Độ dài tóm tắt, không có cấu trúc	PLOS ONE: 300 từ, không có tiêu đề bắt buộc	PLOS ONE submission guidelines
Một giới hạn tóm tắt áp dụng trên toàn bộ nhà xuất bản	Elsevier không công bố giới hạn nào, mỗi đầu mục tự đặt ra con số riêng	The journal's own Guide for Authors
Độ dài của tiêu đề và tiêu đề ngắn	PLOS ONE: 250 ký tự cho tiêu đề, 100 cho tiêu đề ngắn	PLOS ONE submission guidelines
Quy ước về tiêu đề ngắn	ICMJE: một số tạp chí giới hạn tiêu đề ngắn ở 40 ký tự, bao gồm cả chữ cái và khoảng trắng	ICMJE recommendations
Kiểu tài liệu tham khảo	Được thiết lập theo từng tạp chí, và việc thay đổi nó cũng làm thay đổi cả trích dẫn trong văn bản	The target journal's author guidelines

Một mối lo thường hóa ra là không có cơ sở là preprint. Elsevier xem một preprint điện tử là khác với công bố trước đó, và trang hỗ trợ của Springer Nature cũng nêu rằng "Posting of preprints is not considered to be a prior publication and will not jeopardize being considered for publication in Springer Nature journals." PLOS và Wiley công bố các quan điểm tương tự, các nhà xuất bản khác tự đặt ra quy định của mình, vì vậy hãy đọc quy định của tạp chí mục tiêu.

Chuyển tiếp và chuyển dây chuyền, khi nhà xuất bản đề nghị chuyển bài cho bạn

Các nhà xuất bản lớn vận hành những tuyến chuyển nội bộ, chuyển một bản thảo bị từ chối sang một tạp chí khác trong danh mục của họ mà không cần nộp lại từ đầu. PLOS coi đây là một hạng mục quyết định chính thức, Reject and Transfer, mà các tài nguyên dành cho biên tập viên của họ định nghĩa là một bản thảo "phù hợp hơn với một tạp chí PLOS khác." Springer Nature vận hành một Transfer Desk cho cùng mục đích trên các đầu mục của mình. Nhà xuất bản khởi xướng việc chuyển, và đó là điều khiến quá trình này nhanh.

Điều mà một lần chuyển bài mang lại là thời gian. Bài nộp đi vào hệ thống riêng của nhà xuất bản thay vì bắt đầu lại từ một biểu mẫu trống, và điều này được thiết kế để loại bỏ phần lớn công việc định dạng lại khỏi bàn làm việc của bạn. Điều mà nó đánh đổi là quyền lựa chọn. Nơi đến nằm trong danh mục của cùng nhà xuất bản, được đặt trước bạn vì nó còn chỗ chứ không phải vì bạn đã so sánh nó với bất cứ thứ gì.

Chuyển bài là một việc khác với reject and resubmit, một cụm từ được dùng khá lỏng lẻo trong lĩnh vực này. Không có gì trong các tài liệu công bố chính thức của Elsevier, Springer Nature, Wiley, PLOS hay Taylor and Francis định nghĩa reject and resubmit như một hạng mục quyết định riêng biệt. Bình luận học thuật mô tả nó là việc từ chối một bài nộp nhưng đồng thời mời nộp một bài mới đáng kể, sử dụng lại một phần của bài cũ, và được xử lý như một bài nộp mới. Chính biên tập viên của Journal of Finance đã viết rằng tạp chí này ngừng dùng hạng mục đó vào năm 2016, một phần vì nó không có định nghĩa chính thức và khiến tác giả không rõ nên tiếp tục như thế nào.

Nếu tạp chí được đề nghị là một nơi phù hợp hợp lý cho bài viết, số tuần tiết kiệm được là có thật và phần lớn công việc định dạng lại sẽ biến mất. Nếu đó là một nhan đề bao quát rộng, ở vài bậc thấp hơn nơi công trình thực sự thuộc về, thì đề nghị ấy thuận tiện nhưng không đúng, và sự thuận tiện đang làm phần lớn việc thuyết phục. Nhưng chấp nhận chuyển bài vẫn là một quyết định về mức độ phù hợp.

Bạn Nên Đi Xuống Thang Bao Xa?

Mức độ của bước đi phụ thuộc vào lý do bị từ chối hơn là vào mức độ nản lòng của bạn. Một sự không khớp về phạm vi hoặc đối tượng độc giả đòi hỏi một bước đi ngang, thường là sang một tạp chí chuyên ngành trong đúng phân ngành ở cùng một bậc. Một sự từ chối vì độ bao phủ hoặc mức độ quan tâm là một bước đi xuống thực sự, nhìn chung là một bậc, sang một nhan đề mà độc giả của nó quan tâm đến một câu hỏi hẹp hơn. Một phản đối về phương pháp không phải là vấn đề về bậc thang, và việc đi xuống để tránh nó có nghĩa là cùng một phản đối ấy sẽ xuất hiện từ các phản biện khác sau vài tháng nữa.

Bước đi mà tác giả hối tiếc là sự tụt dốc dài, từ một tạp chí chọn lọc thẳng xuống bất kỳ nơi nào sẽ nhận bài nhanh chóng. Tốc độ là thứ mà một predatory journal bán, và một lần bị từ chối là khoảnh khắc lời hứa phản biện trong vòng vài ngày của nó trông hợp lý nhất. Think. Check. Submit., một sáng kiến liên ngành do mười tổ chức học thuật dẫn dắt, bao gồm COPE, DOAJ và ISSN, khuyên tác giả kiểm tra xem một tạp chí nêu rằng nó sử dụng bao nhiêu phản biện viên cho mỗi bài và liệu nó có phải là thành viên COPE hiện tại hay được liệt kê trong DOAJ hay không, rồi chỉ nộp bài khi các câu trả lời trong danh sách kiểm tra đều là có. Tìm hiểu một predatory journal trông như thế nào dễ hơn nhiều trước khi bị từ chối so với trong tuần sau đó.

Chọn tạp chí tiếp theo là một quyết định riêng, và danh sách kiểm tra nộp bài bao quát những gì cổng nộp bài mới sẽ yêu cầu.

Hãy chọn tạp chí tiếp theo trước khi bắt đầu định dạng lại. Mục tiêu quyết định kiểu trích dẫn, giới hạn số từ và cách trình bày, vì vậy làm xong công việc trước rồi mới chọn nghĩa là phải làm lại phần lớn, và đó là cách khoảng cách hai tuần giữa việc bị từ chối và nộp lại biến thành khoảng cách hai tháng.