Cách định dạng lại danh mục tài liệu tham khảo cho một tạp chí khác

Một tạp chí gửi trả lại một bản thảo kèm theo một ghi chú một dòng, mời nộp lại cho tạp chí chị em của nó thay vào đó. Lời mời nghe có vẻ là tin tốt cho đến khi các yêu cầu định dạng xuất hiện: tạp chí chị em dùng kiểu tài liệu tham khảo đánh số, còn bản thảo bị từ chối thì được viết hoàn toàn theo APA.

Cách định dạng lại danh mục tài liệu tham khảo cho một tạp chí khác là một câu hỏi lớn hơn vẻ ngoài của nó, vì danh mục tài liệu tham khảo không phải là thứ duy nhất thay đổi. Chuyển từ kiểu tác giả năm sang kiểu đánh số, hoặc ngược lại, làm thay đổi chính các ký hiệu trích dẫn, sắp xếp lại danh mục từ thứ tự chữ cái sang thứ tự nguồn xuất hiện lần đầu, và tác động đến mọi tham chiếu chéo nằm trong phần thân văn bản. Chỉ tìm và thay thế trong thư mục tài liệu tham khảo thôi sẽ để lại một bản thảo chuyển đổi dở dang.

Hướng dẫn về các kiểu trích dẫn tài liệu tham khảo của TextPulse trình bày ba hệ thống nền tảng, tác giả năm, đánh số và chú thích, mà mọi kiểu được đặt tên đều thuộc về. Định dạng lại cho một tạp chí mới là phiên bản thực hành của việc chuyển giữa các hệ thống đó, và đáng để biết chính xác hai hệ thống nào thực sự liên quan trước khi mở bất kỳ tài liệu tham khảo nào.

Cách Định Dạng Lại Danh Mục Tài Liệu Tham Khảo Cho Một Tạp Chí Khác: Nhiệm Vụ Thực Sự

Một thư từ chối hoặc hướng dẫn cho tác giả của một tạp chí mới nêu ra một kiểu cần dùng, và tên đó xác định họ mà bản thảo cần chuyển sang. Chuyển từ một bản thảo kiểu tác giả năm sang một tạp chí dùng kiểu đánh số, hoặc ngược lại, có nghĩa là thực hiện ba việc riêng biệt: thay đổi tất cả các ký hiệu trích dẫn trong văn bản, sắp xếp lại chính danh mục tài liệu tham khảo, và điều chỉnh tất cả các tham chiếu chéo trong phần văn bản đang dẫn tới một nguồn cụ thể. Làm chỉ một trong ba việc đó sẽ để lại một bản thảo chỉ trông như đã được định dạng lại.

• Thay đổi hình thức của mọi ký hiệu trích dẫn trong văn bản, không chỉ những ký hiệu ở trang đầu.
• Sắp xếp lại chính danh mục tài liệu tham khảo, từ thứ tự chữ cái sang thứ tự trích dẫn, hoặc ngược lại.
• Cập nhật mọi tham chiếu chéo trong phần thân văn bản đang dẫn tới một nguồn được đánh số hoặc được nêu tên cụ thể.

Tại Sao Các Trích Dẫn Trong Văn Bản Cũng Thay Đổi Hình Thức

Một trích dẫn tác giả-năm nằm ngay trong câu dưới dạng tên và năm, thực hiện một chức năng thực sự: người đọc có thể đánh giá một phát hiện mới đến mức nào mà không cần rời khỏi trang. Một trích dẫn đánh số thay thế toàn bộ điều đó bằng một chữ số dẫn tới nơi khác, giữ cho câu ngắn gọn bất kể có bao nhiêu nguồn ủng hộ nó. Chuyển một bản thảo từ một hệ sang hệ kia có nghĩa là từng dấu hiệu trong số đó đều được dựng lại, chứ không phải chỉnh sửa tại chỗ, vì hai loại dấu hiệu này mang thông tin khác nhau và nằm trong câu theo những cách khác nhau.

Một câu viết 'Chen (2023) found a similar effect in a smaller cohort' theo kiểu tác giả-năm phải trở thành một dạng như 'a similar effect was found in a smaller cohort [7]' theo kiểu đánh số, hoặc tên phải được đưa ra khỏi câu hoàn toàn để con số có thể thay chỗ của nó. Đó là một bản viết lại, không phải một bước định dạng, và chính khoảng cách đó là điều mà in-text citation fixer được tạo ra để thu hẹp khi danh mục tài liệu tham khảo đã được sắp xếp xong.

Sắp xếp lại danh mục, từ thứ tự chữ cái sang thứ tự trích dẫn và ngược lại

Danh mục tài liệu tham khảo theo kiểu tác giả-năm được sắp xếp theo thứ tự chữ cái của họ, vì vậy người đọc có thể nhìn thẳng đến một tên mà họ đã có sẵn trong đầu. Danh mục tài liệu tham khảo đánh số thì được sắp xếp theo thứ tự trích dẫn, nguồn thứ nhất là nguồn nào được văn bản trích dẫn trước, nguồn thứ hai là nguồn nào được trích dẫn sau, bất kể họ của tác giả là gì. Chuyển một bản thảo giữa hai hệ này có nghĩa là chính danh mục đó được dựng lại theo một thứ tự khác, chứ không chỉ được đánh lại số tại chỗ.

Chèn hoặc xóa một nguồn duy nhất ở giữa một danh mục đánh số sẽ làm dịch chuyển mọi số trích dẫn phía sau nó, cả trong danh mục lẫn trong phần thân văn bản, và một bản thảo có bốn mươi hoặc năm mươi tài liệu tham khảo cho sai sót đó rất nhiều chỗ để ẩn đi. Đây là lúc một bản thảo rất dễ trở nên sai một cách âm thầm.

	Kiểu tác giả-năm	Kiểu đánh số
Dấu hiệu trong văn bản	Một tên và năm, chẳng hạn (Chen, 2023)	Một chữ số hoặc số trong ngoặc vuông, chẳng hạn [7]
Thứ tự danh mục tài liệu tham khảo	Theo thứ tự chữ cái của họ	Theo thứ tự xuất hiện lần đầu trong văn bản
Tác động của việc thêm một nguồn	Không cần đánh lại số ở chỗ khác	Mọi số xuất hiện sau đó tăng lên một đơn vị
Trích dẫn lặp lại cùng một nguồn	Cùng tên và năm mỗi lần	Cùng một số được dùng lại mỗi lần

Trình quản lý tài liệu tham khảo hay làm thủ công: Mỗi cách thực sự tốn gì

Phần mềm quản lý tài liệu tham khảo được xây dựng quanh định dạng Citation Style Language, một tiêu chuẩn mở được các công cụ như Zotero và Mendeley sử dụng, có thể định dạng lại cả các dấu hiệu trong văn bản lẫn danh mục tài liệu tham khảo trong một lần xử lý, với điều kiện các trích dẫn đã được chèn dưới dạng trường động thông qua plugin riêng của phần mềm thay vì được gõ như văn bản tĩnh. Việc chuyển kiểu đã chọn từ tùy chọn tác giả-năm sang kiểu đánh số, hoặc ngược lại, sẽ kích hoạt việc xây dựng lại tự động toàn bộ trích dẫn của tài liệu cùng lúc, dựa trên một kho dùng chung gồm hơn mười nghìn tệp kiểu riêng cho từng tạp chí.

Nhưng sự tiện lợi cũng có giới hạn. Công cụ quản lý tài liệu tham khảo EndNote lưu các kiểu trích dẫn của riêng nó trong một định dạng độc quyền không thể tương thích với các tệp Citation Style Language mở được Zotero và Mendeley sử dụng. Có thể dễ dàng lấy một tệp kiểu mà bạn đã tạo cho Zotero hoặc Mendeley và dùng lại nó trong bài viết của bạn trên các hệ thống đó. Nhưng nếu bạn đang tiếp nhận một bản thảo dưới dạng văn bản tĩnh đã gõ sẵn, không phải dưới dạng các trường trích dẫn động, thì bạn không nhận được bất kỳ tự động hóa nào trong số này, bất kể bạn đang dùng hệ thống nào, vì phần mềm không có gì trong tài liệu mà nó nhận ra là một trích dẫn.

Đối với một bản thảo không có các trường trích dẫn động để xây dựng lại, xử lý từng mục trong danh mục tài liệu tham khảo bằng một bộ chuyển đổi định dạng tài liệu tham khảo sẽ nhanh hơn và nhất quán hơn so với việc gõ lại từng mục từ trí nhớ theo một hướng dẫn kiểu mới.

Làm toàn bộ công việc bằng tay vẫn còn phổ biến, đặc biệt đối với một bản thảo ngắn hoặc một tạp chí có quy cách nội bộ không khớp với bất kỳ tùy chọn tích hợp sẵn nào mà một trình quản lý tài liệu tham khảo cung cấp. Việc định dạng lại bằng tay hiếm khi thất bại hoàn toàn. Nó thành công ở mọi nơi mà người viết nhớ kiểm tra và thất bại đúng ở những chỗ họ không kiểm tra, đây là một lỗi khó phát hiện hơn một lỗi hiển nhiên.

Những điều cụ thể bị hỏng một cách âm thầm

Một số lỗi xuất hiện ngay lập tức, một trích dẫn không có tài liệu tham khảo tương ứng, một tài liệu tham khảo không ai trích dẫn. Những lỗi khác thì không, và đó là những lỗi đáng kiểm tra có chủ đích trước khi bản thảo được gửi đi lần nữa.

• Một tham chiếu chéo trong văn bản, chẳng hạn như việc nhắc đến một nguồn được đánh số cụ thể trong chú thích bảng hoặc chú thích cuối trang, nhưng chưa bao giờ được cập nhật khi danh sách xung quanh nó được đánh lại số.
• Một trích dẫn được lặp lại ở phần sau trong cùng một đoạn văn nhưng vẫn giữ dạng tác giả năm cũ sau khi phần còn lại của đoạn văn đã được chuyển sang dạng số.
• Một tài liệu tham khảo vẫn mang định dạng của kiểu cũ, chữ nghiêng, dấu ngoặc kép hoặc tên tạp chí được viết đầy đủ, mà kiểu mới không dùng.
• Một nguồn chỉ được trích dẫn trong bảng hoặc chú thích hình, dễ bị bỏ sót vì cả công cụ tự động lẫn danh sách kiểm tra thủ công đều có xu hướng tập trung trước hết vào phần văn bản chính.

Trước khi nộp lại: một lần kiểm tra cuối cùng

Đọc bản thảo đã định dạng lại một lần từ trích dẫn đầu tiên đến trích dẫn cuối cùng, theo đúng thứ tự, sẽ phát hiện phần lớn những gì cả tự động hóa lẫn một lượt rà soát đầu tiên cẩn thận đều bỏ sót, vì đây là cách kiểm tra duy nhất đi theo các con số hoặc tên theo đúng trình tự mà một người phản biện sẽ theo.

Một annotated bibliography là một tài liệu khác với một literature review, và sự phân biệt này được xác định riêng. Các kiểu trích dẫn mà các trường đại học ở UK thực sự áp dụng là một khảo sát riêng.

Danh sách tài liệu tham khảo là một vấn đề mang tính cơ học với một cách khắc phục mang tính cơ học, bất kể quá trình chuyển đổi diễn ra theo hướng nào. Một trình tạo trích dẫn lấy từng mục từ một bản ghi nhà xuất bản thực loại bỏ phần lớn nguy cơ một chi tiết kiểu cũ sót lại trong bản mới, trước khi người đọc đi đủ xa để nhận ra dấu câu.