如何撰写给审稿人的回复信

编辑在重新提交稿件时，往往会先阅读回复信，然后才会重新通读修订稿的任何一页。如果那封信只有三段笼统的安抚之辞，却没有提及任何具体意见，编辑在核查修订是否站得住脚之前，就已经对这次修订形成了看法。回复审稿人信模板正是为了防止这种情况而存在的, 它是一份经过结构化的文档，使编辑能够逐条核实每一项关切是否都得到了真正的回应。

这里讨论的是信件本身，而不是如何回应审稿人实质性异议的更广泛工作。那种决策过程不在本文范围内，连同这封信所属的更广泛的期刊投稿流程也不在其中。假定你已经知道自己要修改什么。接下来要说明的是，如何把这一决定写成编辑习惯阅读的形式, 即结构、如今大多数期刊所期待的表格格式，以及能让分歧保持专业而非防御性的具体措辞。

回复审稿人信需要包含什么

三部分，而且每次都按同样的顺序。先是简短的开头，感谢审稿人和编辑，并用一句话说明整体上改了什么。然后是逐点回应部分，按每位审稿人提出意见的顺序，逐条处理每一条评论。最后是一句结尾，确认没有任何问题被遗漏而未作回应。编辑会阅读大量这类信件，符合预期结构的信件，阅读速度更快，也更容易获得宽容，而不是把评论重新整理成作者自己偏好的顺序。

开头段落不是用来展开论证的地方。应把论证留到逐点回应部分，在那里，具体评论可以对应具体回答。如果是盲审，感谢编辑和审稿人时应按其角色而非姓名称呼，随后用一两句话说明会给出详细回应，这样就足够了。

编辑所期待的回复审稿人信模板

三栏几乎涵盖所有情况, 分别是审稿人的意见, 以引述或接近转述的方式呈现, 作者的回应, 说明做了什么或为什么没有更改, 以及位置, 即修订稿中可见该更改的页码, 节或行号。表格以一种连贯段落所不能做到的方式强制这种规范, 因为空单元格一目了然, 而偏离实际意见的段落则不是。

审稿人意见	作者回应	处理位置
Reviewer 2: "The sample size is not justified."	Added a power calculation and cited the assumptions it rests on.	Methods, paragraph 2
Reviewer 1: "Figure 3 is hard to read."	Redrawn at higher resolution with a larger legend.	Figure 3
Reviewer 1: "The discussion overstates the finding."	Softened the claim and added the limitation the reviewer named.	Discussion, final paragraph

如果有来自两位或三位审稿人的十条或更多意见, 这张表格就物有所值。有些期刊会接受编号列表, 其做法是在每条意见下方用一个简短段落依次写入同样三项信息, 但表格形式绝不会错, 因此当期刊自身指南未规定格式时, 它是安全的默认选择。拿不准时, 无论意见数量多少, 都使用表格, 因为编辑在紧迫截止日期下快速浏览重新提交稿件时, 读表格总比读段落更快, 不论底层修订篇幅多长。

如何措辞以回应与审稿人的分歧

分歧和认同一样, 都应写入回复信中, 一封对每条意见都让步的信通常意味着到第三页时修改彼此矛盾。变化的不是是否反驳, 而是如何反驳。先用你自己的话公正地陈述审稿人的观点, 然后再解释为什么你不做该项修改。审稿人如果在你对其意见的概述中认不出自己的原话, 就不会善意地阅读回复的其余部分。

APA 对作者回复审稿人的指导建议，将你的回复与审稿人的意见在视觉上分开，例如使用“作者回复”这样的标签，或采用不同的字体颜色或缩进，并且引用变更出现的确切页码、段落或行，而不是笼统地描述。该来源对分歧也有明确说明, 要陈述作出该决定的理由，而不只是决定本身。“我们没有做出这一修改，因为...”后面接上实际理由，就是完整的回复。“我们不同意”单独出现则不是。

如果一封回复信对每一次异议都依赖同一小组套话，反复使用“我们谨慎地不同意”和“我们认为原文表述更清晰”，整份文档读起来即使每一处分歧都经过充分论证，也仍然像模板化文本。使论文某一章不至于读起来像机器写成的那种多样性，在这里同样适用。TextPulse 的 面向学术写作的 AI humanizer 分章节指南 讨论了章节内部的这种多样性, 而回复信也需要同样的纪律, 逐句落实，而不只是逐节落实。

当两位审稿人彼此矛盾时该怎么做

审稿人 1 希望扩展理论框架。审稿人 2 希望为了篇幅将其删减。两条意见各自都合理，而试图在字面上同时满足二者的回复信，通常会让两者都不满意。在分别回复每位审稿人时，应直接指出这种矛盾，而不是选择一条意见悄悄忽略。

向两位审稿人都说明你所作的选择以及原因，并按编号分别称呼，这样每位审稿人都能看出你也读了对方的意见。“审稿人 2 提出了相反的篇幅顾虑, 我们将框架保留在当前长度，作为折中方案，只扩展了审稿人 1 指出不够清晰的那一段，而不是扩展整个部分。”这句话同时回应了两位审稿人，陈述了决定，并给出了理由, 这正是表格中的每一项都应做到的，无论意见是否冲突。

如果矛盾严重到满足一位审稿人就意味着明显否定另一位审稿人的核心观点，那么应当在开头部分直接告诉编辑，而不是把它埋在表格里。编辑经常处理审稿人之间的冲突, 他们无法解决自己并不知道存在的冲突。

决定哪些要让步，哪些要坚持

何时对一个观点让步

如果审稿人是对的，就让步, 这是最明显的情况。如果审稿人在某件事上错了，而普通读者也会在这件事上出错，那么也应当让步。如果论文需要用三句话的私下解释才能在回复信中说明这一点，那么论文本来就没有把它解释得应有的那样清楚。修改该段文字，感谢审稿人指出这一点，并把回复保持为一小段即可。

第二种, 也不那么轻松的情况，是对一个正确但次要的观点让步, 在这种情况下，继续争辩所耗费的可信度会比修改所需的努力更大。重写一句话只需要十分钟。去争辩一个本不需要争辩的修改，会让编辑觉得作者是在记分，而不是在改进论文。

为满足审稿人而重写的段落，往往比手稿其余部分读起来更生硬，因为它们是在赶工和截止期限压力下起草的，而不是在从容修改中形成的。在把新段落交回编辑之前，先用 an AI humanizer 处理一下，可以弥合这种差距，使这项让步读起来像论文其余部分，而不是事后缝补上的补丁。

何时坚持自己的立场

当某项建议会改变论文实际主张的内容，而不仅仅是措辞，并且原始主张才是数据所支持的结论时，就应当坚持。如果一条方法学批评实际上是在要求采用另一种研究设计，那么不能只用一段含糊其辞的话来应付。应当直接、以证据为基础地说明，为什么所采用的设计才是回答所提问题的正确设计。

一个坚定的回答和一个防御性的回答，可能说的是几乎同样的话，但在编辑看来却会完全不同。先准确陈述审稿人的观点，再表示不同意，引用支持论文立场的具体行、表格或分析，然后就此打住。若在提出一次之后，又用三段话重复同一个论点，这样的回复看起来像是在争胜，而不是在解决问题。在发送前，把一段坚定的文字先通过 academic tone converter 处理两分钟，是值得的, 它能捕捉那些在作者脑中显得自信、在编辑屏幕上却显得好斗的措辞。

当审稿人误读了论文时

每位作者最终都会收到一条评论，只有在审稿人跳过了某一部分、记错了一个数字，或者误读了合著者发给他们的早期稿件时，这条评论才说得通。直觉是直接把这一点说出来。要克制这种直接表达的冲动。

指出论文中已经回应该评论的确切位置。引用相关句子。如果该段还可以更清楚，再补上一句说明。完成与“审稿人漏看了这一点”相同的工作，同时避免让事实修正听起来像事实错误。'第 3.2 节直接报告了这一比较, 这里已增加一句话，使结果更加明确。' 通常，这段文字本来就还有更清楚的空间，这也往往正是误读最初发生的原因。

一条评论，三种回应方式

一封决定信通常会以缩影的形式同时包含这三种情况。设想一条审稿意见写道: 样本量对于所作主张而言似乎偏小，而且讨论部分没有处理这一局限。仅作让步的回应会增加一段局限性说明，并悄悄删去摘要中最强的主张, 这就是投降式版本，而且它削弱了一篇原本未必需要被削弱的论文。

仅进行辩护的回应会主张，批评误解了研究设计，引用一项效能分析，然后就此止步，这就是对抗式版本，而它没有处理真正的缺口，也就是论文中任何地方都不存在局限性段落。既进行辩护又作出回应的版本，会补上审稿人有理由要求的局限性段落，保留效能分析实际上所支持的主张，并且用一句话向编辑说明这一点。同样的意见，三封不同的信，只有其中一封在编辑看来像是论文确实有所改进。

决定信实际上要求什么，取决于修订是重大还是轻微，这一点会单独说明。如果答案是否定的，将被拒稿的论文重新投稿到其他期刊有其单独页面。

这些内容在关于回复信本身的大多数指导中都不会出现，这类指导往往侧重于格式, 编号列表、先引述后回复的结构、礼貌的开头语。这些选择的重要性远低于上述判断，而一个response to reviewers generator如果从实际意见出发，在更困难的决定已经做出之后，会比空白页面更快地进入格式处理。

格式基础, 长度、编号和文件类型

对每条意见都编号，包括单个审稿人意见中提出多个问题的子部分，这样在信件其他地方或编辑自己的备注中就可以通过编号引用某条意见。不要把新段落重复粘贴两次，而应指出修改所在的位置。由于审稿人在将回复与带标注的稿件进行核对时，本来就是在比较两个文档，所以应避免在回复文档本身中保留稿件的原始措辞。

长度取决于评审意见的数量，而不是目标页数。对两位审稿人共十二条意见的回复，可能写成四页, 对三位审稿人共四十条意见的回复，可能写成十二页，这并不表示出了什么问题。应将其作为单独文件提交，独立于投稿信和稿件之外，格式则以期刊投稿系统接受的为准，几乎总是 Word 文档或 PDF。文件名应当让编辑无需打开即可识别，最好由稿件编号加上 "response to reviewers" 组成，而不是像通用的 "revision.docx" 那样，与该周其他作者上传的文件看起来完全相同。

回复审稿人信与投稿信相同吗？

不相同，而且要求两者的期刊希望看到不同的内容。投稿信是写给编辑的，篇幅较短，主要论证论文的契合度和重要性，且与首次投稿时提交的版本大体相同。回复审稿人信既是写给审稿人的，也是写给编辑的，篇幅详尽而非简短，并且只存在于修订阶段，也就是在有意见需要回应之后。

从空白页开始起草这两份文件，会比实际需要的时间更长。TextPulse 的 response to reviewers generator 会根据你的意见和决定生成一份结构化初稿，然后你再对上文所述的具体措辞进行编辑，而不是手工搭建整份文件的框架。应将其输出视为你会对待同事草稿的方式, 即一个起点，但仍需要你对每一处分歧作出自己的判断。

修订本身才是更大的工作。将研究论文人性化是单独讨论的，文献综述也是如此，审稿人要求重写这一部分的频率高于任何其他部分。

这与润色稿件本身的行文不同，AI humanizer tool正是用于此。回复信和稿件是两份不同的文件，承担不同的任务，即使它们都在同一天下午截止，也应当如此对待。