Các quy tắc danh mục tài liệu tham khảo APA mà nhiều người thường sai

Một danh mục tài liệu tham khảo có thể được sắp xếp theo thứ tự chữ cái một cách đúng, đầy đủ, và vẫn mất điểm vì những chi tiết nhỏ: một tiêu đề viết hoa sai cách, một DOI vẫn mang tiền tố mà APA đã bỏ từ nhiều năm trước, một thụt lề thực ra chưa từng được áp dụng. Không điều nào trong số đó làm thay đổi nguồn là gì. Đó chính xác là điều mà người chấm kiểm tra đầu tiên, và đó là điều mà phần lớn các quy tắc của danh mục tài liệu tham khảo apa thực ra quy về: những quyết định chính xác, mang tính cơ học, hơn là những quyết định lớn.

APA quy định cụ thể cả ba vì có một danh mục tài liệu tham khảo cần được kiểm tra một cách cơ học, từng mục một, thay vì đọc để thưởng thức như phần còn lại của bài viết. Publication Manual, ở ấn bản thứ 7 kể từ năm 2020, nêu phần lớn các quy định đó trong từng câu chính xác riêng biệt. Tuy vậy, hầu như mọi người viết vẫn sai một vài quy định trong số đó, thường là đúng những quy định giống nhau.

Phần sau đây là sáu quy tắc của danh mục tài liệu tham khảo apa mà người hiệu đính thường đánh dấu nhiều nhất, mỗi quy tắc đi kèm với phiên bản trông gần như đúng đặt cạnh phiên bản mà APA thực sự công bố.

Phần lớn trong sáu quy tắc này có cùng một nguyên nhân gốc. Tài liệu tham khảo được tạo từ một mẫu cũ hơn, từ một trình tạo mà không ai cập nhật, hoặc từ ký ức về ấn bản thứ 6 được mang sang công việc vốn phải theo ấn bản thứ 7. Không quy tắc nào trong sáu quy tắc này là khó khi đã được gọi tên. Cả sáu đều dễ lặp lại theo thói quen, mục này sang mục khác, cho đến khi người chấm hoặc người phản biện nhận ra.

Các Quy Tắc Danh Mục Tài Liệu Tham Khảo APA Mà Phần Lớn Bản Thảo Viết Sai, Nhìn Qua

Sáu quy tắc này bao quát phần lớn những gì phân biệt một danh mục tài liệu tham khảo mà người chấm lướt qua với một danh mục nhận được nhận xét ở lề.

Rule	Sai	Đúng
Article or chapter title	The Impact Of Climate Change On Coastal Cities	The impact of climate change on coastal cities
Journal or periodical name	journal of applied psychology	Journal of Applied Psychology
DOI format	doi:10.1037/xyz123, or Retrieved from doi.org/10.1037/xyz123	doi.org/10.1037/xyz123, với tiền tố https an toàn
Second and later lines of an entry	Flush left, same as the first line	Thụt vào 0.5 inch, thụt treo
Two authors, inside parentheses	(Chen and Patel, 2023)	(Chen & Patel, 2023)
Two authors, inside a sentence	Results from (Chen & Patel, 2023) showed	Chen and Patel (2023) showed

Mỗi mục sẽ có phần giải thích riêng bên dưới, theo đúng thứ tự đó, cùng với quy tắc cụ thể mà APA nêu và phiên bản của lỗi mà người hiệu đính thường thấy nhất.

Viết hoa kiểu câu cho tiêu đề, viết hoa kiểu tiêu đề cho tên tạp chí

Các trang phong cách của APA tự định nghĩa chính xác hai hệ thống viết hoa này: trong kiểu viết hoa tiêu đề, các từ chính được viết hoa và hầu hết các từ phụ được giữ chữ thường, còn trong kiểu viết hoa câu, hầu hết các từ chính và phụ đều được giữ chữ thường, trừ danh từ riêng. Một tiêu đề bài viết hoặc chương dùng kiểu viết hoa câu. Tên tạp chí hoặc ấn phẩm định kỳ chứa nó dùng kiểu viết hoa tiêu đề, được in nghiêng, và tuân theo một quy tắc khác trong cùng một mục.

Sự phân tách đó chính là điều khiến người viết dễ mắc lỗi. Bản năng tự nhiên là chọn một kiểu viết hoa và áp dụng cho toàn bộ mục, vì tiêu đề và tên tạp chí nằm ngay cạnh nhau trên trang. APA cố ý không vận hành theo cách đó: một tài liệu tham khảo cho bài viết có tên Climate anxiety in young adults, được công bố trong Journal of Environmental Psychology, viết hoa tiêu đề bài viết theo một cách và tên tạp chí theo một cách khác ngay trong cùng một dòng. Sự phân tách tương tự cũng áp dụng cho một chương trong một cuốn sách biên tập: tiêu đề chương dùng sentence case, còn tiêu đề cuốn sách chứa nó dùng title case, đúng như một bài viết nằm trong một tạp chí.

Một trình tạo trích dẫn APA được xây dựng theo ấn bản thứ 7 áp dụng cả hai quy tắc này tự động cho bất kỳ tiêu đề và tên tạp chí nào được dán vào, điều này quan trọng nhất trong một danh mục tài liệu tham khảo dài, nơi việc chuyển đổi giữa hai hệ thống viết hoa bằng tay, mục này nối tiếp mục khác, chính là chỗ tính nhất quán dễ bị sai lệch.

Định dạng DOI mà APA 7 thực sự yêu cầu

Một DOI là một mã định danh vĩnh viễn chứ không phải một liên kết thông thường, một chuỗi duy nhất ở dạng tiền tố và hậu tố vẫn còn hiệu lực ngay cả khi trang web của nhà xuất bản được tổ chức lại hoàn toàn. APA 7 có một định dạng chính xác để viết nó trong tài liệu tham khảo: địa chỉ doi.org an toàn, https ở phía trước, ngay sau đó là mã định danh, không thêm gì trước nó và không có gì sau nó.

Cả hai thói quen cũ đều sai theo quy tắc mới. Cách thứ nhất là không gõ toàn bộ liên kết và thay nó bằng chỉ doi:10.1037/xyz123. Đây là một phần của phiên bản trước đó. Cách thứ hai là thêm Retrieved from trực tiếp trước DOI, đây là một phần của một phiên bản còn sớm hơn. Chính APA nêu rõ rằng cũng không có dấu chấm sau DOI, vì một dấu chấm ở cuối có thể cản trở việc liên kết thực sự hoạt động. APA không tự tạo ra các quy tắc định dạng của riêng mình mà liên kết các quy tắc đó với một tiêu chuẩn bên ngoài. Trong trường hợp này, APA nói rằng hãy dùng khuyến nghị hiện hành của International DOI Foundation để viết DOI dưới dạng liên kết. Đây là dạng doi.org theo sổ tay hiện hành. Điều này cũng có nghĩa là định dạng chính xác có thể lại thay đổi nếu khuyến nghị của chính Foundation thay đổi, độc lập với bất kỳ ấn bản APA nào trong tương lai.

Khi nào 'Retrieved From' thuộc về, và khi nào thì không

Phần lớn tài liệu tham khảo không cần cụm từ truy xuất nào cả. Một DOI hoặc một URL ổn định đứng ở cuối mục, không có gì đứng trước nó, và đây là dấu vết còn sót lại phổ biến nhất từ một ấn bản APA cũ vẫn còn xuất hiện trong các danh mục tài liệu tham khảo hiện nay.

Ngoại lệ là nội dung thay đổi theo thời gian và không được lưu trữ, chẳng hạn một trang thống kê trực tuyến đang hoạt động, một mục từ điển trực tuyến, một hồ sơ mạng xã hội. Nói thẳng về điểm này, khi nội dung của một trang được thiết kế để thay đổi theo thời gian nhưng không được lưu trữ, tài liệu tham khảo bao gồm ngày truy xuất. Không cần ngày truy xuất hoặc cụm từ Retrieved from với một bài báo tạp chí thông thường, báo cáo hoặc sách ở một địa chỉ ổn định. Khi thêm ngày truy xuất vào một bài báo tạp chí thông thường, nó giống như một tín hiệu nhỏ, cụ thể rằng bạn đã xây dựng tài liệu tham khảo của mình dựa trên một phiên bản sớm hơn, ít ổn định hơn của quy tắc.

Thụt lề treo, và vì sao các trình xử lý văn bản bỏ sót nó

Mỗi mục trong danh mục tài liệu tham khảo APA đều dùng thụt lề treo: dòng đầu tiên sát lề trái, và mọi dòng sau đó trong cùng mục ấy được thụt vào nửa inch. Đây là một quy tắc định dạng cho toàn bộ danh mục tài liệu tham khảo, không phải là một lựa chọn phong cách để người viết tự quyết. Thụt lề này có một chức năng thực sự: nó giúp mắt người đọc nhận ra chính xác nơi một mục kết thúc và mục tiếp theo bắt đầu khi quét xuống trang, vì họ của tác giả mở đầu một mục mới là phần văn bản duy nhất nằm ở lề trái thực sự.

Phần lớn trình xử lý văn bản mặc định theo mẫu ngược lại, một đoạn văn bình thường với dòng đầu tiên được thụt vào và các dòng còn lại sát lề trái, điều này hoàn toàn ngược với yêu cầu của danh mục tài liệu tham khảo. Cách sửa là một thiết lập định dạng đoạn văn thực hiện một lần, thay vì nhấn phím cách hoặc phím tab ở đầu một dòng bị xuống hàng, một thói quen sẽ lệch khỏi căn chỉnh ngay khi chỉ một từ trong mục thay đổi.

Dấu & hay 'And': Mỗi dấu thuộc về đâu

Quy tắc này hoàn toàn phụ thuộc vào vị trí của trích dẫn, không phụ thuộc vào số lượng tác giả mà nó nêu. Trong ngoặc đơn, hai tác giả được nối bằng dấu &: (Chen & Patel, 2023). Trong một câu, khi trích dẫn được viết vào văn xuôi đang diễn tiến thay vì đặt trong ngoặc đơn, hai tác giả ấy được nối bằng từ and: Chen and Patel (2023) found. Đổi chỗ hai cách này là một trong những dấu hiệu nhanh nhất cho thấy danh mục tài liệu tham khảo đã được biên soạn mà không kiểm tra quy tắc hiện hành. Mẫu dấu & trước họ cuối cùng cũng áp dụng trong ngoặc đơn bất cứ khi nào tên của mọi tác giả phải xuất hiện đầy đủ, không chỉ với một cặp.

Không có quy tắc nào trong sáu quy tắc này đòi hỏi phải ghi nhớ toàn bộ một cẩm nang, và không có quy tắc nào trong số đó làm thay đổi bản chất thực sự của nguồn gốc bên dưới. Điều chúng đòi hỏi là kiểm tra từng mục đối chiếu với quy tắc hiện hành thay vì phiên bản mà một mẫu, một bài viết cũ, hoặc một kết quả tìm kiếm tình cờ hiển thị, vì cả ba nguồn đó đều chính là nơi một định dạng lỗi thời tiếp tục lưu hành nhiều năm sau khi APA đã thay thế nó. Một citation generator được xây dựng từ một bản ghi nhà xuất bản thực áp dụng sentence case, định dạng DOI và hanging indent theo cùng một cách ở mục thứ một trăm như ở mục đầu tiên, và đó thường là lúc một danh mục tài liệu tham khảo được tạo thủ công bắt đầu lệch đi.

Hai trong số các quy tắc này được hỏi đến nhiều hơn hẳn những quy tắc còn lại. Sentence case so với title case là một, và khi nào dùng et al trong APA 7 là quy tắc còn lại.

Làm đúng một tài liệu tham khảo đơn lẻ là một vấn đề hẹp, mang tính cơ học. Xác định trong bảy kiểu trích dẫn chính, khóa học hoặc tạp chí thực sự muốn kiểu nào ngay từ đầu mới là câu hỏi rộng hơn, và hướng dẫn về referencing styles của TextPulse là nơi quyết định đó được đưa ra trước khi bất kỳ mục nào được định dạng.