วิธีเขียนจดหมายปะหน้าสำหรับการส่งบทความวารสาร

บรรณาธิการที่กำลังพิจารณากองต้นฉบับใหม่จำนวนมากแทบไม่เริ่มจากต้นฉบับเอง ระบบบรรณาธิการส่วนใหญ่แสดงจดหมายปะหน้าเป็นอันดับแรก และบรรณาธิการที่มีบทความอีกสี่สิบเรื่องรออยู่จะตัดสินภายในไม่กี่นาทีว่าบทความนี้คุ้มค่าที่จะส่งออกไปให้ประเมินหรือไม่ จดหมายปะหน้าสำหรับการส่งบทความวารสารคือเอกสารที่ทำหน้าที่เสนอเหตุผลภายในสองนาทีนั้น, ว่าบทความอ้างว่าอะไร, เหตุใดจึงสำคัญต่อผู้อ่านของวารสารนี้โดยเฉพาะ, และว่างานชิ้นนี้พร้อมอย่างแท้จริงที่จะถูกพิจารณาแล้ว

การทดสอบภายในสองนาทีนั้นอยู่ในกระบวนการที่ยาวกว่าซึ่งผู้เขียนส่วนใหญ่จะพบก็ต่อเมื่อต้นฉบับพร้อมอย่างแท้จริงแล้ว คู่มือของ TextPulse เรื่อง กระบวนการส่งบทความวารสาร ครอบคลุมการคัดกรอง การประเมินโดยผู้ทรงคุณวุฒิ และคำตัดสินที่บรรณาธิการอาจส่งกลับมา ส่วนข้อความนี้มุ่งเฉพาะเอกสารหนึ่งฉบับที่คุณเขียนก่อนที่สิ่งเหล่านั้นจะเริ่มต้น

จดหมายปะหน้าสำหรับการส่งบทความวารสารมีไว้เพื่ออะไรจริงๆ

วารสารปฏิเสธสัดส่วนที่มากของบทความที่ส่งเข้ามาก่อนที่ผู้ประเมินคนใดจะได้เห็นด้วยซ้ำ หน้าให้ความช่วยเหลือผู้เขียนของ Elsevier ระบุว่า บรรณาธิการ "ปฏิเสธระหว่าง 30 และ 50 เปอร์เซ็นต์ของบทความที่ส่งไปยังวารสารของ Elsevier ก่อนที่บทความเหล่านั้นจะเข้าสู่ขั้นตอนการประเมินโดยผู้ทรงคุณวุฒิ" หน้า Elsevier อีกหน้าหนึ่งระบุว่าสัดส่วนที่ถูกปฏิเสธตลอดกระบวนการทั้งหมด, ทั้งการปฏิเสธโดยบรรณาธิการและหลังการประเมิน, สูงถึง 70 เปอร์เซ็นต์ บรรณาธิการบริหารของ PLOS ONE ในขณะนั้นให้ตัวเลขที่เฉพาะเจาะจงกว่าสำหรับวารสารของตนเองว่า "เราปฏิเสธประมาณ 20% ของบทความที่ส่งมาโดยไม่ประเมิน" ไม่ว่าตัวเลขใดจะใช้กับวารสารใดก็ตาม รูปแบบก็ยังคงเหมือนเดิม, กล่าวคือ สัดส่วนที่มีนัยสำคัญของการตัดสินเกิดขึ้นก่อนที่วิทยาศาสตร์จะถูกประเมิน โดยอาศัยสิ่งที่บรรณาธิการเห็นในช่วงไม่กี่นาทีแรก

วารสารส่วนใหญ่กำหนดให้มีจดหมายปะหน้า และถือว่าเอกสารนี้มีความสำคัญมากกว่างานธุรการ บรรณาธิการที่อ่านจดหมายเหล่านี้หลายสิบฉบับต่อสัปดาห์จะพัฒนาตัวกรองอย่างรวดเร็วสำหรับการส่งบทความที่สมควรได้รับการพิจารณาอย่างใกล้ชิด และจดหมายที่ทำหน้าที่ของตนอย่างมีประสิทธิภาพคือวิธีที่เร็วที่สุดในการผ่านตัวกรองนั้น ต้นฉบับยังคงต้องพิสูจน์ว่าควรได้รับการยอมรับ จดหมายมีหน้าที่เพียงทำให้ต้นฉบับได้รับการอ่านอย่างเป็นธรรม

บทความอ้างว่าอะไร และเหตุใดผู้อ่านของวารสารนี้จึงต้องการมัน

หน้าที่แรกของจดหมายคือการระบุอย่างตรงไปตรงมาว่างานวิจัยพบอะไรและเหตุใดจึงสำคัญ สิ่งที่บรรณาธิการต้องการคือประโยคเดียวที่สามารถพูดซ้ำให้เพื่อนร่วมงานฟังได้, บทความนี้แสดงให้เห็น X และมีความสำคัญเพราะ Y การกล่าวซ้ำวิธีการและผลลัพธ์จากบทคัดย่อด้วยถ้อยคำต่างออกไปไม่ช่วยอะไรในส่วนนี้ เพราะบรรณาธิการมีบทคัดย่ออยู่แล้ว การวางกรอบที่คลุมเครือในที่นี้เป็นจุดอ่อนที่พบบ่อยที่สุด เพราะอ่านแล้วราวกับว่าย่อหน้าเดียวกันนี้สามารถส่งไปยังวารสารใดก็ได้ในสาขานั้น

ความเฉพาะเจาะจงต่อวารสารมีความสำคัญพอ ๆ กับความเฉพาะเจาะจงต่อข้อกล่าวอ้าง คำแนะนำของ Elsevier สำหรับผู้เขียนระบุว่า, "Be sure to emphasize the research's novelty and broader implications to demonstrate its potential impact on the field." ซึ่งหมายถึงสาขาที่วารสารนั้นให้บริการ ไม่ใช่สาขาวิชาโดยทั่วไป หากจดหมายฉบับหนึ่งสามารถส่งไปยังวารสารห้าแห่งที่ต่างกันได้โดยไม่ต้องแก้ไข แสดงว่าส่วนนี้ของงานยังทำไม่เสร็จ ไม่ว่าสุดท้ายจะไปถึงวารสารใดก็ตาม

การจับคู่ข้อกล่าวอ้างกับผู้อ่านของวารสารนี้ตั้งอยู่บนสมมติฐานว่าวารสารได้ถูกเลือกไว้แล้ว หากยังไม่ได้เลือก, journal finder tool จะช่วยจำกัดรายชื่อด้วยสาขา ขอบเขต และกลุ่มผู้อ่านก่อนที่จะเริ่มเขียนจดหมาย

คำชี้แจงเรื่องความเป็นต้นฉบับและการรับรองที่วารสารคาดหวัง

ทุกวารสารต้องการการยืนยันอย่างชัดเจนว่างานนั้นเป็นต้นฉบับ และยังไม่เคยตีพิมพ์หรืออยู่ระหว่างการพิจารณาในที่อื่น Springer Nature's own submission guidance ให้ประโยคที่ผู้เขียนควรใช้ไว้โดยตรงว่า, "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." การปรับประโยคที่ตรงไปตรงมาขนาดนี้ให้เหมาะสมย่อมปลอดภัยกว่าการเขียนขึ้นมาเองแล้วหวังว่ามันจะครอบคลุมสิ่งที่วารสารต้องการทราบจริง ๆ

สิ่งที่นับเป็นคำประกาศที่จำเป็นนั้นไม่เหมือนกันในทุกที่ แนวทางของ Elsevier เองระบุชัดเจนว่า จดหมายปะหน้าไม่ควรมีข้อมูลทุนสนับสนุน คำประกาศของผู้เขียน หรือรายชื่อผู้ประเมินที่เสนอและคัดค้าน เนื่องจากระบบส่งบทความของตนเก็บทั้งสามส่วนแยกกัน Springer Nature กลับผนวกรายการที่เกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดไว้ในตัวจดหมายเอง โดยปิดท้ายด้วยการระบุผู้เขียนที่รับผิดชอบในการติดต่อและกล่าวถึงข้อกำหนดเฉพาะของวารสารใดก็ตามที่คู่มือสำหรับผู้เขียนระบุไว้ มากขึ้นเรื่อย ๆ ข้อกำหนดหนึ่งในนั้นคือบรรทัดที่ระบุว่ามีการใช้เครื่องมือ generative AI ในส่วนใดของการเขียนหรือไม่ และการนำร่างบทความผ่าน AI humanizer ก่อนก็ไม่ได้ทำให้พ้นจากพันธะนั้น หากวารสารร้องขอ

	Elsevier	Springer Nature	Wiley
Paper's claim and fit	ความใหม่และผลกระทบต่อสาขา, การรับทราบคำเชิญหากได้รับเชิญ	ชื่อเรื่อง, ประเภทบทความ, ภูมิหลัง, ผลการค้นพบ, ความสอดคล้องกับขอบเขตของวารสาร	แรงจูงใจ, ความใหม่, ความก้าวหน้าจากงานก่อนหน้า
Originality statement	รายละเอียดของการส่งบทความก่อนหน้าหรือการส่งพร้อมกัน	ประโยคยืนยันที่แน่นอนซึ่ง Springer Nature จัดให้เอง	ไม่พบหน้าแบบสากลเพียงหน้าเดียว
Suggested or excluded reviewers	ละไว้, เก็บในช่องแยกต่างหากของระบบ	รวมไว้, พร้อมเหตุผลที่ระบุสำหรับการคัดออกใด ๆ	รวมไว้ตามวารสาร, พร้อมเหตุผล
Funding and other declarations	ละไว้, เก็บแยกต่างหาก	ผนวกรวมไว้ในย่อหน้าปิดท้าย	ไม่พบหน้าแบบสากลเพียงหน้าเดียว

Wiley ไม่ได้เผยแพร่นโยบายจดหมายปะหน้าฉบับเดียวที่ใช้ได้กับทุกกรณีเหมือนที่ Elsevier และ Springer Nature ทำ แนวทางของ Wiley อยู่ในหน้า Notice to Authors ของวารสารแต่ละฉบับแทน และรูปแบบที่ปรากฏซ้ำในหน้าดังกล่าวคือจดหมายที่ระบุแรงจูงใจและความใหม่ของงาน อธิบายผลลัพธ์สำคัญและวิธีที่ผลลัพธ์เหล่านั้นต่อยอดจากงานก่อนหน้า และระบุผู้ประเมินที่เสนอและผู้ประเมินที่ขอให้ตัดออกพร้อมเหตุผลของแต่ละราย ให้ถือว่านี่เป็นโครงร่างทั่วไป ไม่ใช่แบบฟอร์มตายตัว และตรวจสอบหน้าเฉพาะของวารสารนั้นก่อนส่งบทความ

ผู้ประเมินที่เสนอและผู้ประเมินที่ตัดออก ในกรณีที่วารสารเปิดให้ระบุ

ในกรณีที่วารสารเปิดให้เสนอหรือระบุผู้ประเมินที่ตัดออก จดหมายคือที่สำหรับระบุชื่อเหล่านั้นอย่างสั้น ๆ พร้อมเหตุผล ผู้ประเมินที่เสนอควรไม่มีความเป็นผู้ร่วมเขียน ผู้กำกับดูแล หรือความเกี่ยวข้องในระดับสถาบันกับผู้เขียนคนใดในช่วงที่ผ่านมา เพราะบรรณาธิการที่พบความขัดแย้งในภายหลังย่อมมีเหตุให้ไม่ไว้วางใจส่วนอื่นของจดหมายด้วย ผู้ประเมินที่ตัดออกต้องมีเหตุผลที่ระบุไว้ เช่น โครงการที่แข่งขันกัน หรือข้อขัดแย้งที่ยังไม่ได้ข้อยุติในสาขานั้น ไม่ใช่เพียงชื่อที่ผู้เขียนอยากหลีกเลี่ยง

คำสั่งของ Elsevier เองเป็นข้อยกเว้นที่ควรจดจำ, ให้ละเว้นผู้ประเมินออกจากจดหมายทั้งหมด และใช้ช่องเฉพาะในระบบส่งบทความแทน การส่งย่อหน้าข้อเสนอชื่อผู้ประเมินให้ Elsevier อยู่ในตัวจดหมายจะไม่ทำให้การส่งบทความหยุดลง สิ่งที่มันทำคือแสดงให้บรรณาธิการเห็นว่าผู้เขียนคัดลอกแบบฟอร์มที่สร้างมาสำหรับสำนักพิมพ์อื่น

ตัวอย่างจดหมายปะหน้าสำหรับการส่งบทความไปยังวารสารที่คุณสามารถปรับใช้ได้

ต่อไปนี้เป็นจดหมายฉบับสมบูรณ์ที่สร้างจากองค์ประกอบข้างต้น จ่าหน้าถึงบรรณาธิการที่ระบุชื่อ และพร้อมสำหรับการปรับใช้กับบทความและวารสารเฉพาะ โปรดแทนที่ทุกส่วนที่อยู่ในวงเล็บด้วยรายละเอียดของบทความนั้นเอง

เรียน Dr. [Editor's Surname], ข้าพเจ้าขอส่งต้นฉบับที่แนบมานี้, [Manuscript Title], เพื่อพิจารณาเป็น [research article / review / case study] ใน [Journal Name].

การศึกษานี้แสดงให้เห็นว่า [the core finding, stated as a single sentence], ซึ่งมีความสำคัญต่อผู้อ่านของ [Journal Name] เพราะ [the specific relevance to this journal's scope and audience, not the field in general].

ขอยืนยันว่าต้นฉบับนี้ไม่เคยได้รับการตีพิมพ์ที่อื่น และไม่ได้อยู่ระหว่างการพิจารณาโดยวารสารอื่น ผู้เขียนทุกคนได้อนุมัติต้นฉบับและเห็นชอบให้ส่งไปยัง [Journal Name] [เพิ่มข้อความรับรองเฉพาะของวารสารตามที่คู่มือสำหรับผู้เขียนกำหนด, เช่น หมายเลขการอนุมัติจริยธรรม แหล่งทุน คำแถลงผลประโยชน์ทับซ้อน คำแถลงการเข้าถึงข้อมูล หรือหมายเหตุเกี่ยวกับการใช้ generative AI.]

[Manuscript Title] อยู่ในขอบเขตของ [Journal Name] เพราะ [หนึ่งหรือสองประโยคที่เชื่อมโยงวิธีการหรือหัวข้อของบทความกับวัตถุประสงค์ที่ระบุของวารสาร โดยควรระบุบทความล่าสุดที่วารสารได้ตีพิมพ์เกี่ยวกับประเด็นที่เกี่ยวข้องด้วย].

[เฉพาะในกรณีที่วารสารเชิญชวนให้เสนอชื่อผู้ประเมิน:] ขอเสนอ Dr. [Name], [Institution], เป็นผู้ประเมินที่มีความเชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องใน [subfield] โดยไม่มีการเป็นผู้ร่วมเขียนบทความหรือความเชื่อมโยงในระดับสถาบันกับผู้เขียนคนใดในช่วงที่ผ่านมา และขอไม่ให้เชิญ Dr. [Name], [Institution], ให้เป็นผู้ประเมิน เนื่องจาก [เหตุผลเฉพาะที่ระบุ].

ขอขอบคุณที่พิจารณาต้นฉบับนี้ ผู้เขียนที่รับผิดชอบในการติดต่อคือ [Name, email address] และผู้เขียนทุกคนได้อนุมัติการส่งนี้แล้ว พวกเราหวังว่าจะได้รับการตอบกลับจากท่าน ขอแสดงความนับถือ [Corresponding Author's Name].

สิ่งที่ไม่ควรใส่ในจดหมายปะหน้า

ย่อหน้าที่กล่าวซ้ำวิธีการและผลลัพธ์จากบทคัดย่อด้วยถ้อยคำที่ต่างออกไปเพียงเล็กน้อย เป็นการทำให้ส่วนหนึ่งของการส่งบทความที่บรรณาธิการรับรองว่าจะอ่านอย่างละเอียดต้องสูญเปล่า หน้าที่ของจดหมายคืออธิบายว่าทำไมบทความจึงสำคัญ และทำไมต้องเป็นวารสารนี้โดยเฉพาะ ไม่ใช่การทวนสิ่งที่บทคัดย่อได้กล่าวไว้แล้ว

คำชื่นชมต่อชื่อเสียงหรือค่า impact factor ของวารสารอ่านแล้วเหมือนถ้อยคำเติมเต็มมากกว่าสาระสำคัญ บรรณาธิการพบประโยคยกย่องแบบเดิมสามหรือสี่ประโยคนี้บ่อยพอที่จะจำได้ทันที หากความสอดคล้องระหว่างบทความกับวารสารมีอยู่จริง ประโยคที่เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับขอบเขตจะสื่อได้ดีกว่าคำชมมาก

จดหมายที่ขอให้พิจารณาเป็นพิเศษ การตัดสินใจอย่างรวดเร็ว หรือความผ่อนปรนเพราะกำหนดเวลา ทำให้บรรณาธิการอยู่ในสถานการณ์ที่ลำบาก และแทบไม่เปลี่ยนผลลัพธ์ จดหมายมีหน้าที่เพียงอย่างเดียว คือเสนอเหตุผลสนับสนุนบทความตามคุณค่าของมัน การขอความกรุณากลับบั่นทอนเหตุผลนั้น มากกว่าจะเสริมให้แข็งแรงขึ้น

รายการตรวจสอบการส่งบทความวารสารฉบับเต็ม ครอบคลุมทุกสิ่งที่พอร์ทัลจะขอเพิ่มเติมไปพร้อมกัน และ การหลีกเลี่ยงการปฏิเสธตั้งแต่โต๊ะบรรณาธิการ คือผลลัพธ์ที่การดำเนินการทั้งหมดมุ่งไปสู่

ทั้งหมดนี้ไม่จำเป็นต้องเริ่มจากหน้ากระดาษเปล่า journal cover letter generator สามารถสร้างร่างแรกที่จัดวางตามองค์ประกอบเดียวกันเหล่านี้ได้ แต่ร่างนั้นยังต้องมีข้อเรียกร้องเฉพาะ ความเหมาะสมกับวารสารเฉพาะ และการอ่านทบทวนอย่างรอบคอบเทียบกับคู่มือสำหรับผู้เขียนของวารสารเป้าหมาย ก่อนที่จะเข้าใกล้ระบบส่งบทความ