รายการตรวจสอบการส่งบทความวารสารก่อนกดส่ง

ต้นฉบับได้เสร็จสิ้นมาเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์แล้ว แต่แบบฟอร์มการส่งยังไม่เสร็จ ส่วนใหญ่ของเวลาที่เหลือหมดไปกับเอกสารที่ไม่มีใครร่างไว้ระหว่างการเขียนบทความ, คำชี้แจงการเข้าถึงข้อมูล, คำชี้แจงแหล่งทุน, คำประกาศผลประโยชน์ทับซ้อน, และรายการว่าใครทำอะไร

รายการตรวจสอบการส่งบทความไปยังวารสารจะมีประโยชน์มากที่สุดเมื่อเรียงตามลำดับที่ระบบการส่งขอข้อมูล เพราะนั่นคือ ลำดับที่รายการที่ขาดหายไปจะหยุดคุณ สิ่งต่อไปนี้คือลำดับนั้น, ตั้งแต่ไฟล์ต้นฉบับไปจนถึงหน้ายืนยัน, พร้อมกับสิ่งที่มีแนวโน้มจะผิดพลาดมากที่สุดในแต่ละขั้นตอน

ความผิดพลาดด้านรูปแบบมีต้นทุนสูงในที่นี้, คำแนะนำสำหรับผู้เขียนของ Elsevier เองระบุว่า การไม่ปฏิบัติตามรูปแบบและ "sloppy copy" เป็นหนึ่งในเหตุผลที่ต้นฉบับถูกปฏิเสธก่อนการพิจารณา, และ Springer Nature ระบุว่าโครงสร้างที่ไม่ดีและการนำเสนอที่ไม่ดีไว้ในบัญชีของตนเอง สิ่งที่เกิดขึ้นกับการส่งบทความหลังจากผ่านหน้าจอนี้ เป็นเรื่องแยกต่างหาก

รายการตรวจสอบการส่งบทความไปยังวารสาร, ตามลำดับที่พอร์ทัลร้องขอ

ระบบการส่งรวบรวมสิ่งต่าง ๆ ตามลำดับคงที่, คือไฟล์ต้นฉบับ, จากนั้นคำประกาศ, จากนั้นการอัปโหลดไฟล์, แล้วจึงจดหมายปะหน้า เคล็ดลับอยู่ที่การมีคำตอบแต่ละข้อพร้อมเมื่อช่องนั้นปรากฏขึ้น สิ่งใดก็ตามที่แต่งขึ้นภายในกรอบจะถูกเขียนภายใต้แรงกดดันด้านเวลา และแทบไม่ถูกกลับมาแก้ไขอีก

Item	สิ่งที่แบบฟอร์มคาดหวัง	ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
Manuscript file	ประเภทไฟล์ตามที่ระบุไว้ พร้อมเลขบรรทัดและเลขหน้า หากกำหนดให้มี	มีชื่อผู้เขียนค้างอยู่ในไฟล์สำหรับวารสารที่ใช้การปกปิดตัวตนสองชั้น
Title and short title	ทั้งสองอย่าง ภายในขีดจำกัดจำนวนอักขระของวารสารนั้น	เขียน short title ให้พอดีกับเพดานของวารสารอื่น
Abstract	ขีดจำกัดจำนวนคำของวารสาร และมีหัวข้อย่อยเฉพาะเมื่อวารสารร้องขอ	นำ structured abstract ไปวางในวารสารที่ต้องการเพียงหนึ่งย่อหน้า
Keywords	จำนวนที่วารสารกำหนด ในช่องของตนเอง	ใช้คำซ้ำจากชื่อเรื่อง ซึ่งไม่เพิ่มเส้นทางใหม่ให้กับบทความ
Authors and affiliations	ชื่อเต็ม ลำดับ สังกัด และผู้เขียนที่รับผิดชอบหนึ่งคน	ลำดับผู้เขียนที่ตกลงกันด้วยวาจา และไม่เคยยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร
ORCID	iD ที่ลงทะเบียนแล้วสำหรับผู้เขียนที่รับผิดชอบ มักรวมถึงผู้เขียนทุกคน	ผู้เขียนร่วมลงทะเบียนเป็นครั้งแรกขณะที่แบบฟอร์มยังเปิดอยู่
Funding	ผู้ให้ทุนทุกแหล่ง พร้อมเลขทุนตามที่ได้รับอนุมัติอย่างถูกต้อง	เลขทุนที่ถอดจากความจำ
Competing interests	ถ้อยแถลงแม้ในกรณีที่ไม่มี โดยใช้ถ้อยคำตามที่วารสารกำหนด	ปล่อยช่องว่างแทนการระบุว่าไม่มี
Data availability	ข้อมูลอยู่ที่ใด หรือเหตุผลที่ระบุว่าทำไมจึงไม่สามารถเข้าถึงได้	ระบุว่าให้ข้อมูลเมื่อร้องขอ โดยไม่มีชื่อผู้ติดต่อและไม่มีคลังเก็บข้อมูล
Author contributions	ใครทำอะไร มักอิงตามอนุกรมวิธานของบทบาทที่กำหนดไว้	กำหนดบทบาทตอนยื่นบทความ โดยมีผู้เขียนร่วมหนึ่งคนที่ติดต่อไม่ได้
Ethics and consent	หน่วยงานที่อนุมัติ เลขอ้างอิง และถ้อยคำเกี่ยวกับความยินยอมเมื่อเกี่ยวข้อง	เลขอนุมัติอยู่ในแฟ้มของอาจารย์ที่ปรึกษา
Figures and tables	ไฟล์รูปแยกต่างหากตามความละเอียดที่ระบุ หมายเลขกำกับและมีคำบรรยาย	ฝังรูปไว้ในต้นฉบับในขณะที่วารสารต้องการให้แยกออกมา
Supplementary files	ติดป้ายกำกับ และอ้างถึงด้วยชื่อในข้อความต้นฉบับ	ไฟล์ supplementary ที่บทความไม่เคยกล่าวถึง
Suggested reviewers	ชื่อ สังกัด และอีเมลของสถาบัน โดยตัดผู้ที่มีผลประโยชน์ทับซ้อนออก	ผู้เขียนร่วมล่าสุด ซึ่งต่อมาถูกตัดสิทธิ์
Cover letter	จ่าหน้าถึงบรรณาธิการที่ระบุชื่อ และระบุวารสารนี้	ยังมีชื่อวารสารก่อนหน้านี้ค้างอยู่ในไฟล์

ต้นฉบับ, รูปภาพ, ตาราง และไฟล์เสริม

นี่คือสิ่งหนึ่งที่ระบบมีแนวโน้มจะปฏิเสธมากกว่าที่คนจะปฏิเสธ ไฟล์ฟอร์แมต, วารสารระบุชนิดไฟล์ที่ยอมรับ หลายแห่งต้องการเลขบรรทัดและเลขหน้าแบบต่อเนื่อง เพื่อให้ผู้ประเมินสามารถชี้ไปยังบรรทัดที่เฉพาะเจาะจงได้ วารสารแบบปกปิดตัวตนสองชั้นต้องการให้ลบรายละเอียดที่ระบุตัวตนออกจากไฟล์และคุณสมบัติของเอกสาร, ซึ่งเป็นที่เก็บชื่อผู้เขียน

มีสองสิ่งภายในต้นฉบับที่ควรตรวจสอบเทียบกับหน้าของวารสารเป้าหมายเอง มากกว่าหน้าวารสารล่าสุดที่คุณส่งไป, คือขีดจำกัดจำนวนคำของบทคัดย่อ และบทคัดย่อใช้หัวข้อหรือไม่ วารสาร IEEE กำหนดให้เป็นหนึ่งย่อหน้า ความยาว 150 ถึง 250 คำ โดยไม่มีสมการที่มีเลขกำกับ การอ้างอิง หรือเชิงอรรถ, ส่วน PLOS ONE อนุญาต 300 คำ และขอไม่ให้มีหัวข้อ การเขียนบทคัดย่อสำหรับบทความวิจัย ที่สอดคล้องกับกฎของเป้าหมายอยู่แล้ว ย่อมเร็วกว่าการสร้างใหม่จากฉบับที่ไม่สอดคล้อง

โดยทั่วไป รูปภาพจะอัปโหลดเป็นไฟล์แยกต่างหากที่มีความละเอียดขั้นต่ำตามที่กำหนด มากกว่าจะฝังเป็นภาพไว้ในต้นฉบับ และข้อความจะมีคำบรรยายภาพและการอ้างถึงภาพแต่ละภาพ ตารางควรอยู่ในต้นฉบับในรูปแบบที่แก้ไขได้ ไม่ใช่เป็นภาพหน้าจอ ไฟล์เสริมต้องมีชื่อที่สอดคล้องกับวิธีที่บทความอ้างถึงไฟล์เหล่านั้น เพราะไฟล์ที่ชื่อ appendix_final ไม่ได้บอกอะไรแก่ผู้อ่าน

ขีดจำกัดจำนวนคำ ใช้กับมากกว่าต้นฉบับ, ได้แก่บทคัดย่อ ชื่อเรื่องสั้น และในบางวารสาร คำแถลงความสำคัญหรือบทสรุปภาษาง่าย แต่ละส่วนมีเพดานของตนเอง การตรวจสอบแต่ละส่วนเทียบกับจำนวนที่วารสารระบุไว้ ย่อมดีกว่าการพบว่ามีข้อความเกินในช่องพอร์ทัลที่ตัดข้อความโดยไม่แจ้งเตือน ชุดเครื่องมือเขียนฟรี ที่ครอบคลุมการนับจำนวนคำ การใช้ตัวพิมพ์แบบ title case และการจัดรูปแบบเอกสารอ้างอิง ทำให้ขั้นตอนนั้นใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที

ข้อความที่ไม่มีใครร่างจนกว่าฟอร์มจะถามหา

ถ้อยแถลงสี่ประการเป็นมาตรฐานในวารสารชั้นนำส่วนใหญ่ และไม่มีข้อใดถูกเขียนขึ้นในขณะที่กำลังเขียนบทความอยู่, ได้แก่ ผลประโยชน์ทับซ้อน, แหล่งทุน, ความพร้อมใช้ของข้อมูล, และการมีส่วนร่วมของผู้เขียน แต่ละข้อใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการร่าง แต่ใช้เวลาหลายชั่วโมงในการตามข้อมูล เพราะข้อมูลนั้นอยู่กับคนอื่น

ถ้อยแถลงผลประโยชน์ทับซ้อนเป็นสิ่งที่ต้องมีไม่ว่าจะมีผลประโยชน์ทับซ้อนจริงหรือไม่ก็ตาม และช่องว่างเปล่าจะถูกอ่านว่าเป็นการละเว้น มากกว่าจะเป็นการประกาศว่าไม่มี แถลงการณ์แหล่งทุนต้องระบุผู้ให้ทุนทุกแหล่งพร้อมหมายเลขทุนตามที่ได้รับอนุมัติอย่างถูกต้องทุกประการ ซึ่งควรคัดลอกจากหนังสือแจ้งทุนมากกว่าจากความทรงจำของผู้เขียนร่วม ทั้งสองอย่างมักปรากฏทั้งในต้นฉบับและในแบบฟอร์ม ดังนั้นไฟล์และข้อมูลในช่องต่าง ๆ ต้องตรงกัน

ถ้อยแถลงความพร้อมใช้ของข้อมูลระบุว่าข้อมูลอยู่ที่ใดและผู้อ่านเข้าถึงได้อย่างไร, เช่น ชื่อคลังข้อมูลพร้อมหมายเลข accession, ข้อจำกัดที่ระบุพร้อมเหตุผล, หรือถ้อยแถลงชัดเจนว่าไม่มีการสร้างข้อมูลใหม่ วารสารบางฉบับยอมรับข้อมูลที่สามารถขอได้จากผู้เขียนที่รับผิดชอบ และบางฉบับกำหนดให้ฝากข้อมูลไว้ ดังนั้นก่อนเขียนประโยคนั้นควรตรวจสอบก่อนว่าวารสารเป้าหมายต้องการแบบใด

การมีส่วนร่วมของผู้เขียนถูกบันทึกตามอนุกรมวิธานที่กำหนดไว้ในวารสารหลายฉบับ โดยผู้เขียนแต่ละคนที่ระบุชื่อจะถูกจับคู่กับบทบาท เช่น conceptualization, methodology, analysis หรือ writing เบื้องหลังเรื่องนี้คือคำถามที่ยากกว่า, คือใครกันแน่ที่นับเป็นผู้เขียน COPE's คำแนะนำเรื่องการเป็นผู้เขียนตั้งอยู่บนข้อกำหนดขั้นต่ำสองประการ, คือการมีส่วนร่วมอย่างมีนัยสำคัญต่อผลงาน และความรับผิดชอบต่อผลงานนั้น, และสอดคล้องกับการทดสอบสี่ส่วนของ ICMJE: มีส่วนร่วมอย่างมีนัยสำคัญต่อแนวคิด, การออกแบบ, การเก็บรวบรวม, การวิเคราะห์ หรือการตีความ; ร่างหรือปรับแก้ผลงานอย่างมีวิจารณญาณ; อนุมัติฉบับสุดท้าย; และตกลงที่จะรับผิดชอบต่อทั้งหมดของผลงานนั้น ผู้มีส่วนร่วมที่ไม่ครบทั้งสี่ข้อจะถูกระบุในส่วนกิตติกรรมประกาศแทน และการได้มาซึ่งแหล่งทุน, การกำกับดูแลทั่วไป หรือการแก้ไขภาษาเพียงอย่างเดียว ไม่ทำให้ใครมีคุณสมบัติเป็นผู้เขียน

ORCID, ผู้ประเมิน และรายการที่ขึ้นอยู่กับคนอื่น

วารสารจำนวนมากในปัจจุบันต้องการ ORCID iD สำหรับอย่างน้อยผู้เขียนที่รับผิดชอบการติดต่อ และบางแห่งต้องการสำหรับผู้เขียนทุกคนในบทความ ก่อนเปิดแบบฟอร์มส่งบทความ ให้ลงทะเบียนและเชื่อมโยงไว้ ช่องนี้มักปรากฏตั้งแต่ช่วงต้น และผู้ร่วมเขียนที่ไม่เคยลงทะเบียนมาก่อนอาจกลายเป็นอุปสรรคในจังหวะที่แย่ที่สุด

ผู้ประเมินที่เสนอเป็นตัวเลือกในบางวารสาร และเป็นข้อบังคับในบางวารสารอื่น รายชื่อที่มีประโยชน์คือรายชื่อนักวิจัยที่เคยตีพิมพ์ในประเด็นเดียวกันและไม่มีความเกี่ยวข้องกับคุณ ผู้ร่วมเขียนล่าสุด เพื่อนร่วมงานในสถาบันของคุณเอง และผู้ใดก็ตามที่ได้อ่านต้นฉบับแล้วโดยปกติจะถูกตัดออก ชื่อต้องใส่ในช่องของแบบฟอร์มเอง แนวทางของ Elsevier ระบุชัดเจนว่าจดหมายปะหน้าไม่ควรมี "funding information, author declarations, or suggested or opposed reviewers"

จดหมายปะหน้าเป็นหนึ่งในรายการในรายการตรวจสอบ

โดยมากเป็นช่องสุดท้ายในแบบฟอร์มส่งบทความ และยังเป็นช่องเดียวที่เกี่ยวข้องกับการเขียน, แทนที่จะเป็นการกรอกข้อมูล จดหมายปะหน้าใช้แนะนำบทความต่อบรรณาธิการที่ระบุชื่อ อธิบายว่าสิ่งใดใหม่เกี่ยวกับบทความ และอธิบายว่าเหตุใดจึงเลือกวารสารนี้ มีความล้มเหลวที่เป็นไปได้สองประการในส่วนนี้ และทั้งสองเป็นเรื่องเชิงกลไก

ประการแรกคือชื่อวารสารก่อนหน้ายังคงอยู่ในไฟล์ แนวทางจดหมายปะหน้าของ Springer Nature ขอประโยคยืนยันที่ระบุชื่อวารสารเป้าหมายโดยตรง: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." ช่องว่างนี้มีอยู่เพราะประโยคดังกล่าวถูกนำกลับมาใช้ซ้ำ และมันจะคงชื่อวารสารฉบับสุดท้ายไว้จนกว่าจะมีใครเปลี่ยนมัน

ประการที่สองคือการเติมจดหมายด้วยข้อมูลที่แบบฟอร์มได้รวบรวมไว้แล้ว สิ่งที่ควรอยู่ตรงนั้นแทนคือสิ่งที่ใกล้เคียงกับรายการของ Elsevier เอง, ได้แก่ ประเภทของต้นฉบับ, ข้อความสั้น ๆ เกี่ยวกับประเด็นหลักของต้นฉบับ, และความใหม่กับนัยที่กว้างขึ้นต่อสาขา A journal cover letter generator ที่เริ่มจากชื่อเรื่อง บทคัดย่อ และวารสารเป้าหมายของบทความ จะช่วยตัดส่วนของหน้าว่างออกไป, ซึ่งเป็นส่วนที่มักถูกทิ้งไว้จนถึงท้ายสุด

การหลีกเลี่ยง desk rejection คือสิ่งที่รายการตรวจสอบมีไว้เพื่อ, และ การตอบความคิดเห็นของผู้ประเมิน คือขั้นตอนถัดไปหากบทความผ่านขั้นนั้น

ให้ไล่รายการทั้งหมดหนึ่งรอบโดยเปิดพอร์ทัลไว้และยังไม่ได้กรอกอะไรเลย, เพื่อให้ทราบว่าสิ่งใดขาดหายไปในขณะที่ยังมีเวลาขอจากใครสักคนได้ รายการที่ทำให้การส่งต้นฉบับหยุดชะงักแทบไม่เคยเป็นตัวต้นฉบับเอง แต่เป็นหมายเลขการอนุมัติด้านจริยธรรมที่อยู่ในแฟ้มของอาจารย์ที่ปรึกษา, และอาจารย์ที่ปรึกษากำลังลาพัก