投稿前のジャーナル提出チェックリスト

原稿は1週間前に完成しているのに、投稿フォームはまだ完成していない。残っている時間の大半は、論文を書いている間には誰も下書きしない文書に費やされる。すなわち、データ利用可能性声明、資金提供声明、利益相反申告、そして誰が何をしたかの一覧である。

ジャーナル投稿チェックリストは、投稿システムが求める順序に従うときに最も有用である。なぜなら、その順序こそが、欠けている項目によって先へ進めなくなる順序だからである。以下では、原稿ファイルから確認画面まで、その順序に沿って、各段階で最も起こりやすい問題を示す。

ここでは書式の不備が高くつく。Elsevierの著者向け案内は、査読前に原稿が却下される理由として、書式不適合と「sloppy copy」を挙げており、Springer Natureも自社の説明で、構成の不備と提示の不備を挙げている。この画面を通過した後に投稿に何が起こるかは別の विषयである。

ジャーナル投稿チェックリスト, ポータルが求める順序に従って

投稿システムは、原稿ファイル、次に申告事項、次にファイルのアップロード、最後にカバーレターという固定された順序で項目を集める。ここでの秘訣は、各欄が表示されたときに各回答をすぐ出せるようにしておくことである。箱の中でその場しのぎに作ったものは、時間に追われて書かれ、ほとんど見直されない。

項目	フォームが求めるもの	よくある不備
原稿ファイル	指定されたファイル形式, 必要であれば行番号とページ番号付き	二重匿名査読誌向けなのに, ファイル内に著者名が残っている
タイトルと短縮タイトル	両方, かつその雑誌独自の文字数制限内	別の雑誌の上限に合わせて書かれた短縮タイトル
要旨	雑誌の語数制限, そして求められる場合のみ見出し	構造化要旨を, 1段落を求める雑誌に貼り付けている
キーワード	雑誌が求める数, その雑誌の指定欄に	タイトルから繰り返した語で, 論文への新たな導線がない
著者と所属	氏名の完全表記, 順序, 所属, 連絡著者1名	会話の中で合意しただけで, 文書で確認されていない著者順
ORCID	連絡著者の登録済み iD, 多くの場合は全著者分	フォームを開いたまま, 共著者が初めて登録している
資金提供	すべての資金提供者, 授与されたとおりの助成番号	記憶だけを頼りに書き写した助成番号
利益相反	存在しない場合でも, 雑誌の表現に従った記載	存在しないことの宣言の代わりに空欄のまま
データの利用可能性	データの所在, または利用できない明確な理由	要請があれば提供するとだけあり, 連絡先もリポジトリもない
著者の貢献	誰が何をしたか, 多くの場合は役割の固定分類に従って	投稿時に役割を割り当てたが, 1人の共著者に連絡が取れない
倫理と同意	該当する場合, 承認機関, 参照番号, そして同意文言	承認番号が指導教員のファイルの中にある
図表	指定解像度の個別図ファイル, 番号付きでキャプション付き	雑誌が別ファイルを求めているのに, 原稿に図が埋め込まれている
補足ファイル	ラベル付きで, 原稿本文中で名称により参照されている	論文本文で一度も言及されない補足ファイル
推奨査読者	氏名, 所属, 機関メールアドレス, 利害関係は除外	最近の共著者を挙げてしまい, その結果不適格になる
カバーレター	氏名を挙げた編集者宛てで, この雑誌名を明記している	前の雑誌名がまだファイルに残っている

原稿、図、表、および補足ファイル

これは、システムが人間よりも拒否しやすい唯一の点である。ファイル形式については、各ジャーナルが受け入れるファイル種別を示している。多くは、査読者が特定の行を指摘できるよう、連続した行番号とページ番号を求める。二重匿名化のジャーナルでは、ファイル内および文書プロパティ, すなわち著者名が保存される場所, から識別情報を除去する必要がある。

原稿内の二つの事項は、最後に投稿したジャーナルではなく、投稿先ジャーナル自身のページで確認する価値がある。すなわち、要旨の語数上限と、要旨に見出しを付けるかどうかである。IEEEのジャーナルでは、番号付き方程式、参考文献の引用、脚注を含まない150語から250語の1段落が求められる。PLOS ONEでは300語まで認められ、見出しは不要とされる。研究論文の要旨の書き方がすでに投稿先の規則に適合していれば、適合しないものを作り直すよりも速い。

図は通常、原稿内の画像としてではなく、所定の最小解像度を満たす別ファイルとしてアップロードされ、その後、本文には各図のキャプションと参照箇所が記される。表は、スクリーンショットではなく、編集可能な形式で原稿に含めるべきである。補足ファイルは、本文中での参照のされ方と一致する名前にする必要がある。appendix_final という名前では、読者には何も伝わらないからである。

語数制限は原稿だけに適用されるわけではない。要旨、短いタイトル、そして一部のジャーナルでは、意義声明または平易な言語による要約にも、それぞれ独自の上限がある。各項目をジャーナルが示す語数と照合することは、ポータルの入力欄内で静かに切り詰められた超過分を後から発見するよりも確実である。語数、タイトルの大文字小文字表記、参考文献の書式設定を扱う無料の執筆ツール一式があれば、その確認は数分で済む。

フォームが求めるまで誰も下書きしない声明

主要な学術誌では、次の4つの記載は標準であり、そのどれも論文を書いている最中には書かれない。すなわち、利益相反、資金提供、データの利用可能性、著者の貢献である。これらはいずれも下書きには数分しかかからないが、情報が他者の手元にあるため、集めるには何時間もかかる。

利益相反の記載は、実際に利益相反があるかどうかにかかわらず必要であり、空欄は、存在しないという宣言ではなく、記載漏れとして読まれる。資金提供の記載では、すべての資金提供者を、付与されたとおりの助成番号とともに正確に記す必要があり、共同著者の記憶ではなく、採択通知書から写すのが適切である。これらは通常、フォームだけでなく原稿にも記載されるため、ファイルと各欄の内容は一致していなければならない。

データの利用可能性に関する記載は、データがどこにあり、読者がどのようにアクセスできるかを示す。すなわち、リポジトリ名とアクセッション番号、理由を伴う明示的な制限、または新たなデータは生成されなかったという明確な記載である。学術誌によっては、対応著者に依頼すればデータを入手できるという記載を認めるところもあれば、預託を求めるところもあるため、その文を作成する前に、対象誌がどちらを求めているか確認する必要がある。

著者の貢献は、多くの学術誌で固定された分類体系に従って記録され、各著者は概念化、方法論、分析、執筆などの役割に対応づけられる。その下には、そもそも誰が著者に該当するのかという、より難しい問題がある。COPEの著者資格に関する指針は、研究への実質的な貢献と、その責任を負うことという2つの最低要件に基づいており、ICMJEの4要件、すなわち、着想、設計、データ取得、分析、または解釈への実質的貢献、原稿の執筆または重要な改訂、最終版の承認、そして全体について責任を負うことへの同意と整合している。4要件のすべてを満たさない貢献者は、代わりに謝辞に記載される。資金獲得、一般的監督、または言語編集だけでは、誰も著者資格を満たさない。

ORCID、査読者、そして他者に依存する項目

多くのジャーナルでは、少なくとも責任著者について ORCID iD が必要であり、論文の全著者について必要とするものもある。投稿フォームを開く前に、登録して連携しておくこと。入力欄は早い段階で現れ、登録したことのない共著者がいると、最も都合の悪い時点で障害になる。

推薦査読者は、ジャーナルによって任意の場合もあれば必須の場合もあり、有用な候補は、あなたと関係のない同じ問題について論文を発表した研究者である。最近の共著者、自分の所属機関の同僚、すでに原稿を読んだことのある者は、通常除外される。名前はフォーム固有の欄に記入する。Elsevier のガイダンスでは、カバーレターに「資金情報、著者の宣言、または推薦もしくは反対する査読者」を含めるべきではないと明確に述べている。

カバーレターは一覧の中の1項目である

これはほとんどの投稿フォームでは最後の欄であり、また、記入を伴う唯一の欄でもある, データ入力ではなく。カバーレターは、特定された編集者に論文を紹介し、その新規性を説明し、なぜこのジャーナルなのかを説明する。ここには、機械的な2つの失敗の可能性がある。

1つ目は、前のジャーナル名がファイル内に残っていることである。Springer Nature のカバーレターのガイダンスでは、対象を直接名指しする確認文を求めている。「本原稿は他所で公表されておらず、他のジャーナルで審査中でもありません。全著者は原稿を承認しており、[対象ジャーナル名を挿入] への投稿に同意しています。」このプレースホルダーが存在するのは、この文が再利用されるためであり、誰かが変更するまで前のジャーナル名が入ったままになるからである。

第二は、フォームがすでに収集した情報でレターを埋めることです。そこに本来入るべきなのは、Elsevier自身の一覧に近いものです。すなわち、原稿の分類、中心的主題の簡潔な説明、そしてその新規性と当該分野へのより広い含意です。ジャーナル用カバーレター生成ツールが、論文のタイトル、要旨、投稿先ジャーナルから始めるなら、空白ページの部分、つまり最後まで残されがちな部分を取り除けます。

デスクリジェクションを避けることがこのチェックリストの目的であり、査読者コメントへの対応は、論文がそれを通過した場合に続く段階です。

ポータルを開いたまま、何も入力せずに一覧全体を一度実行してください。そうすれば、まだ誰かに依頼する時間があるうちに、何が不足しているかが分かります。投稿を止める項目は、原稿そのものであることはほとんどありません。指導教員の書類棚にある倫理承認番号であり、その指導教員は休暇中です。