วิธีจัดรูปแบบรายการอ้างอิงใหม่สำหรับวารสารอื่น

วารสารส่งต้นฉบับกลับมาพร้อมบันทึกสั้น ๆ บรรทัดเดียว เชิญให้ส่งต้นฉบับใหม่ไปยังวารสารในเครือแทน คำเชิญนี้ฟังดูเหมือนข่าวดี จนกระทั่งข้อกำหนดด้านการจัดรูปแบบมาถึง, วารสารในเครือใช้รูปแบบเอกสารอ้างอิงแบบมีเลขกำกับ, และต้นฉบับที่ถูกปฏิเสธนั้นเขียนด้วย APA ทั้งฉบับ

วิธีจัดรูปแบบรายการอ้างอิงใหม่สำหรับวารสารอีกฉบับเป็นคำถามที่ใหญ่กว่าที่เห็น เพราะรายการอ้างอิงไม่ใช่สิ่งเดียวที่เปลี่ยนไป การเปลี่ยนจากรูปแบบผู้แต่ง-ปี ไปเป็นรูปแบบมีเลขกำกับ, หรือกลับกัน, ทำให้เครื่องหมายอ้างอิงในเนื้อความเปลี่ยนตำแหน่งไปด้วย, จัดลำดับรายการใหม่จากลำดับตัวอักษรเป็นลำดับที่แหล่งข้อมูลปรากฏครั้งแรก, และกระทบต่อการอ้างโยงข้ามทุกจุดที่อยู่ในเนื้อความ การใช้คำสั่ง find-and-replace กับบรรณานุกรมเพียงอย่างเดียวจะทำให้ต้นฉบับถูกแปลงเพียงครึ่งเดียว

คู่มือของ TextPulse เรื่อง รูปแบบการอ้างอิง อธิบายระบบพื้นฐานสามแบบ, คือ ผู้แต่ง-ปี, มีเลขกำกับ และเชิงอรรถ, ซึ่งเป็นที่มาของทุกสไตล์ที่มีชื่อเรียก การจัดรูปแบบใหม่สำหรับวารสารฉบับใหม่คือเวอร์ชันเชิงปฏิบัติของการย้ายระหว่างระบบเหล่านั้น และควรทราบก่อนเปิดเอกสารอ้างอิงแม้เพียงรายการเดียวว่าจริง ๆ แล้วเกี่ยวข้องกับระบบใดสองระบบ

วิธีจัดรูปแบบรายการอ้างอิงใหม่สำหรับวารสารอีกฉบับ, งานที่แท้จริง

จดหมายปฏิเสธหรือคำแนะนำสำหรับผู้เขียนของวารสารฉบับใหม่จะระบุรูปแบบที่ต้องใช้ และชื่อนั้นเป็นตัวกำหนดว่าต้นฉบับต้องย้ายเข้าไปอยู่ในตระกูลใด การย้ายจากต้นฉบับแบบผู้แต่ง-ปีไปยังวารสารแบบมีเลขกำกับ, หรือในทางกลับกัน, หมายถึงการทำสามสิ่งที่แตกต่างกัน, คือ เปลี่ยนเครื่องหมายอ้างอิงในเนื้อความทั้งหมด, จัดเรียงรายการอ้างอิงใหม่, และปรับการอ้างโยงข้ามทั้งหมดในข้อความต่อเนื่องที่ชี้ไปยังแหล่งข้อมูลเฉพาะ การทำเพียงหนึ่งในสามสิ่งนี้จะเหลือต้นฉบับที่ดูเหมือนถูกจัดรูปแบบใหม่เท่านั้น

• เปลี่ยนรูปแบบของเครื่องหมายอ้างอิงในเนื้อความทุกจุด, ไม่ใช่เฉพาะจุดที่อยู่ในหน้าแรก
• จัดเรียงรายการอ้างอิงใหม่, จากลำดับตัวอักษรเป็นลำดับการอ้างอิง, หรือกลับกัน
• ปรับปรุงการอ้างโยงข้ามทุกจุดในเนื้อความที่ชี้ไปยังแหล่งข้อมูลที่มีเลขกำกับหรือมีชื่อเรียกเฉพาะ

เหตุใดการอ้างอิงในเนื้อความจึงเปลี่ยนรูปแบบด้วย

การอ้างอิงแบบผู้แต่ง-ปีจะอยู่ภายในประโยคในรูปของชื่อและปี และทำหน้าที่จริง, ผู้อ่านสามารถประเมินได้ว่าข้อค้นพบนั้นใหม่เพียงใดโดยไม่ต้องออกจากหน้าเอกสาร การอ้างอิงแบบมีหมายเลขจะเข้ามาแทนที่ทั้งหมดนั้นด้วยตัวเลขที่ชี้ไปยังที่อื่น ทำให้ประโยคกระชับไม่ว่ามีแหล่งข้อมูลสนับสนุนมากเพียงใด การย้ายต้นฉบับจากตระกูลหนึ่งไปสู่อีกตระกูลหนึ่งหมายความว่าเครื่องหมายเหล่านั้นทุกตัวต้องถูกสร้างขึ้นใหม่ทั้งหมด ไม่ใช่แก้ไขตรงจุดเดิม เพราะเครื่องหมายทั้งสองชนิดบรรทุกข้อมูลต่างกันและวางอยู่ในประโยคต่างกัน

ประโยคที่อ่านว่า 'Chen (2023) found a similar effect in a smaller cohort' ในรูปแบบผู้แต่ง-ปี ต้องเปลี่ยนเป็นบางอย่างเช่น 'a similar effect was found in a smaller cohort [7]' ในรูปแบบมีหมายเลข หรือไม่ก็ต้องย้ายชื่อออกจากประโยคไปทั้งหมดเพื่อให้หมายเลขเข้ามาแทนที่ นั่นคือการเขียนใหม่ ไม่ใช่การปรับรูปแบบ และนั่นคือช่องว่างที่ in-text citation fixer ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อปิด เมื่อรายการอ้างอิงเองได้รับการจัดเรียบร้อยแล้ว

การเรียงลำดับรายการใหม่, จากลำดับตัวอักษรไปเป็นลำดับการอ้างอิง และย้อนกลับ

รายการอ้างอิงแบบผู้แต่ง-ปีจะเรียงตามลำดับตัวอักษรของนามสกุล ดังนั้นผู้อ่านจึงสามารถกวาดสายตาไปยังชื่อที่มีอยู่ในใจได้โดยตรง รายการอ้างอิงแบบมีหมายเลขจะเรียงตามลำดับการอ้างอิงแทน, แหล่งข้อมูลลำดับหนึ่งคือแหล่งใดก็ตามที่ข้อความอ้างถึงก่อน, แหล่งข้อมูลลำดับสองคือแหล่งใดก็ตามที่ข้อความอ้างถึงเป็นลำดับที่สอง โดยไม่คำนึงถึงนามสกุลของผู้แต่ง การย้ายต้นฉบับระหว่างสองตระกูลนี้หมายความว่ารายการเองต้องถูกสร้างขึ้นใหม่ในลำดับที่ต่างออกไป ไม่ใช่เพียงเปลี่ยนหมายเลขในที่เดิม

การแทรกหรือลบแหล่งข้อมูลเพียงหนึ่งรายการกลางคันในรายการแบบมีหมายเลขจะทำให้หมายเลขอ้างอิงทุกหมายเลขที่ตามมาหลังจากนั้นเปลี่ยนไป ทั้งในรายการและในเนื้อหาของข้อความ และต้นฉบับที่มีเอกสารอ้างอิงสี่สิบหรือห้าสิบรายการก็มีที่ให้ความผิดพลาดเช่นนั้นซ่อนอยู่มากมาย นี่คือจุดที่ต้นฉบับมีแนวโน้มสูงที่สุดที่จะผิดไปโดยไม่มีใครสังเกต

	รูปแบบผู้แต่ง-ปี	รูปแบบมีเลขกำกับ
เครื่องหมายในเนื้อหา	ชื่อและปี เช่น (Chen, 2023)	ตัวเลขหรือตัวเลขในวงเล็บเหลี่ยม เช่น [7]
ลำดับรายการอ้างอิง	เรียงตามตัวอักษรของนามสกุล	เรียงตามลำดับการปรากฏครั้งแรกในข้อความ
ผลของการเพิ่มแหล่งข้อมูลหนึ่งรายการ	ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนเลขลำดับที่อื่น	เลขทุกตัวที่ตามมาจะเลื่อนขึ้นทีละหนึ่ง
การอ้างอิงแหล่งข้อมูลเดิมซ้ำ	ใช้ชื่อและปีเดิมทุกครั้ง	ใช้เลขเดิมซ้ำทุกครั้ง

ตัวจัดการรายการอ้างอิงหรือทำด้วยมือ, แนวทางใดมีต้นทุนจริงเท่าใด

ซอฟต์แวร์จัดการรายการอ้างอิงที่สร้างขึ้นบนรูปแบบ Citation Style Language ซึ่งเป็นมาตรฐานเปิดที่ใช้โดยเครื่องมืออย่าง Zotero และ Mendeley สามารถจัดรูปแบบทั้งเครื่องหมายในเนื้อหาและรายการอ้างอิงได้ในครั้งเดียว โดยมีเงื่อนไขว่ารายการอ้างอิงต้องถูกแทรกเป็นฟิลด์ที่ใช้งานได้ผ่านปลั๊กอินของซอฟต์แวร์เอง ไม่ใช่พิมพ์เป็นข้อความธรรมดา การสลับรูปแบบที่เลือกจากตัวเลือกผู้แต่ง-ปีไปเป็นแบบมีเลขกำกับ หรือในทางกลับกัน จะกระตุ้นให้มีการสร้างรายการอ้างอิงทั้งเอกสารใหม่โดยอัตโนมัติในคราวเดียว โดยอาศัยคลังร่วมที่มีไฟล์รูปแบบเฉพาะวารสารมากกว่าหมื่นไฟล์

แต่ความสะดวกก็มีขีดจำกัด เครื่องมือจัดการรายการอ้างอิง EndNote บันทึกรูปแบบการอ้างอิงของตนเองในรูปแบบกรรมสิทธิ์ซึ่งไม่สามารถใช้แทนกันได้กับไฟล์ Citation Style Language แบบเปิดที่ใช้โดย Zotero และ Mendeley อาจเป็นเรื่องง่ายที่จะนำไฟล์รูปแบบที่คุณสร้างไว้สำหรับ Zotero หรือ Mendeley มาใช้ซ้ำภายในบทความของคุณในระบบเหล่านั้น แต่ถ้าคุณได้รับต้นฉบับมาในรูปของข้อความธรรมดาที่พิมพ์ไว้แล้ว, ไม่ใช่ในรูปของฟิลด์การอ้างอิงที่ใช้งานได้, คุณจะไม่ได้รับการทำงานอัตโนมัติเหล่านี้เลย ไม่ว่าคุณจะใช้ระบบใดก็ตาม เพราะซอฟต์แวร์ไม่มีสิ่งใดในเอกสารที่มันรู้จักว่าเป็นการอ้างอิง

สำหรับต้นฉบับที่ไม่มีฟิลด์การอ้างอิงที่ใช้งานได้ให้สร้างใหม่ การไล่ตรวจรายการอ้างอิงทีละรายการด้วย ตัวแปลงรูปแบบรายการอ้างอิง จะรวดเร็วและสอดคล้องกันมากกว่าการพิมพ์ใหม่แต่ละรายการจากความจำเทียบกับคู่มือรูปแบบใหม่

การทำงานทั้งหมดด้วยมือยังคงเป็นเรื่องปกติ โดยเฉพาะสำหรับต้นฉบับที่สั้น หรือวารสารที่รูปแบบของสำนักพิมพ์ไม่ตรงกับตัวเลือกในตัวที่โปรแกรมจัดการเอกสารอ้างอิงมีให้ การจัดรูปแบบใหม่ด้วยมือแทบไม่ล้มเหลวแบบสิ้นเชิง มันสำเร็จในทุกจุดที่ผู้เขียนจำได้ว่าต้องตรวจ และล้มเหลวตรงจุดที่ไม่ได้ตรวจ ซึ่งเป็นความผิดพลาดที่จับได้ยากกว่าความผิดพลาดที่เห็นชัด

สิ่งเฉพาะที่เสียหายโดยไม่แสดงอาการ

ความล้มเหลวบางอย่างปรากฏทันที, เช่น การอ้างอิงที่ไม่มีรายการอ้างอิงที่ตรงกัน หรือรายการอ้างอิงที่ไม่มีใครอ้างถึง ส่วนอื่นไม่เป็นเช่นนั้น และสิ่งเหล่านั้นคือสิ่งที่ควรตรวจอย่างตั้งใจ ก่อนที่ต้นฉบับจะถูกส่งออกไปอีกครั้ง

• การอ้างโยงภายในข้อความ, เช่น การกล่าวถึงแหล่งข้อมูลที่มีหมายเลขเฉพาะในคำบรรยายตารางหรือเชิงอรรถ, ที่ไม่เคยได้รับการปรับปรุงเมื่อรายการรอบข้างถูกเปลี่ยนเลขใหม่
• การอ้างอิงที่ถูกกล่าวซ้ำในภายหลังในย่อหน้าเดียวกัน ซึ่งยังคงรูปแบบผู้แต่ง-วันที่แบบเดิมไว้ หลังจากที่ส่วนที่เหลือของย่อหน้าถูกแปลงเป็นตัวเลขแล้ว
• รายการอ้างอิงที่ยังคงมีการจัดรูปแบบจากรูปแบบเดิม, ตัวเอียง, เครื่องหมายอัญประกาศ หรือชื่อวารสารที่เขียนเต็ม, ซึ่งรูปแบบใหม่ไม่ได้ใช้
• แหล่งข้อมูลที่ถูกอ้างถึงเฉพาะในตารางหรือคำบรรยายภาพ, ซึ่งมองข้ามได้ง่าย เพราะทั้งเครื่องมืออัตโนมัติและรายการตรวจสอบด้วยมือมักจะมุ่งไปที่ข้อความหลักก่อน

ก่อนส่งใหม่, การตรวจครั้งสุดท้าย

การอ่านต้นฉบับที่จัดรูปแบบใหม่ตั้งแต่การอ้างอิงแรกไปจนถึงครั้งสุดท้าย ตามลำดับ จะจับสิ่งที่ทั้งระบบอัตโนมัติและการอ่านรอบแรกอย่างรอบคอบพลาดไปได้ส่วนใหญ่ เพราะนี่เป็นการตรวจเพียงแบบเดียวที่ติดตามตัวเลขหรือชื่อในลำดับที่แน่นอนซึ่งผู้ประเมินจะเห็น

บรรณานุกรมเชิงอรรถประกอบเป็นเอกสารคนละประเภทกับการทบทวนวรรณกรรม, และความแตกต่างนี้ถูกกำหนดแยกต่างหาก รูปแบบใดที่มหาวิทยาลัยในสหราชอาณาจักรกำหนดใช้จริง เป็นการสำรวจของตนเอง

รายการอ้างอิงเป็นปัญหาเชิงกลที่มีวิธีแก้เชิงกล ไม่ว่าการแปลงจะดำเนินไปในทิศทางใดก็ตาม เครื่องมือสร้างการอ้างอิงที่ดึงแต่ละรายการจากระเบียนของผู้จัดพิมพ์จริงช่วยลดความเสี่ยงส่วนใหญ่ที่รายละเอียดแบบเก่าที่หลงเหลืออยู่จะรอดไปสู่รูปแบบใหม่ ก่อนที่ผู้อ่านจะไปไกลพอที่จะสังเกตเครื่องหมายวรรคตอน