Folyóirat-benyújtási ellenőrzőlista, mielőtt elküldi

A kézirat egy hete elkészült, a benyújtási űrlap azonban még mindig nem. A fennmaradó idő nagy része olyan dokumentumokra megy el, amelyeket senki sem készít el, miközben egy tanulmányt ír: adat-hozzáférhetőségi nyilatkozatra, finanszírozási nyilatkozatra, összeférhetetlenségi nyilatkozatra és annak felsorolására, hogy ki mit csinált.

Egy folyóirat-benyújtási ellenőrzőlista akkor a leghasznosabb, ha követi annak a sorrendjét, ahogyan a benyújtási rendszer kéri az elemeket, mert ez az a sorrend, amelyben egy hiányzó tétel megállítja a folyamatot. Ami ezután következik, az ez a sorrend, a kéziratfájltól a megerősítő képernyőig, azzal a dologgal együtt, amely az egyes lépéseknél a legnagyobb valószínűséggel okoz hibát.

Az itt elkövetett formázási hiba költséges: Elsevier saját szerzői útmutatója a formátumkövetés hiányát és a "sloppy copy" kifejezést is megnevezi azok között az okok között, amelyek miatt egy kéziratot a bírálat előtt elutasítanak, és Springer Nature a saját tájékoztatásában a rossz szerkezetet és a gyenge prezentációt sorolja fel. Az, hogy mi történik egy benyújtással, miután átjut ezen a képernyőn, külön téma.

A folyóirat-benyújtási ellenőrzőlista, abban a sorrendben, ahogyan a portál kéri

A benyújtási rendszer rögzített sorrendben gyűjti az elemeket: először a kéziratfájlt, aztán a nyilatkozatokat, utána a feltöltött fájlokat, végül a kísérőlevelet. A titok itt az, hogy minden válasz készen álljon, amikor megjelenik a hozzá tartozó mező. Ami a dobozon belül kitalálva születik, azt időnyomás alatt írják meg, és ritkán térnek vissza rá.

Tétel	Mit vár el az űrlap	A gyakori hiba
Kéziratfájl	A megadott fájltípus, szükség esetén sorszámokkal és oldalszámokkal	A szerzők nevei benne maradnak a fájlban egy kettős anonimizálású folyóirat számára
Cím és rövid cím	Mindkettő, a folyóirat saját karakterkorlátain belül	Egy rövid cím, amelyet egy másik folyóirat korlátjához igazítottak
Összefoglaló	A folyóirat szószáma, és alcímek csak akkor, ha ezt kéri	Egy tagolt összefoglaló beillesztve egy olyan folyóiratba, amely egy bekezdést kér
Kulcsszavak	A folyóirat által kért szám, a saját mezőjében	A címben ismételt szavak, amelyek nem adnak új belépési pontot a cikkhez
Szerzők és intézményi hovatartozások	Teljes nevek, sorrend, intézményi hovatartozások, egy levelező szerző	Egy beszélgetésben egyeztetett szerzői sorrend, amelyet soha nem erősítettek meg írásban
ORCID	Egy regisztrált iD a levelező szerző számára, gyakran minden szerző esetében	Egy társszerző először regisztrál, miközben az űrlap nyitva van
Finanszírozás	Minden finanszírozó, a támogatási számokkal pontosan úgy, ahogyan azokat odaítélték	Egy támogatási szám, amelyet emlékezetből írtak át
Összeférhetetlenségi nyilatkozat	Egy nyilatkozat akkor is, ha nincsenek ilyenek, a folyóirat megfogalmazásában	Egy üres mező ahelyett, hogy nyilatkoznának arról, hogy nincsenek ilyenek
Adatelérhetőség	Hol vannak az adatok, vagy egy megadott ok arra, hogy miért nem érhetők el	Adatok kérésre, megnevezett kapcsolattartó és tárhely nélkül
Szerzői hozzájárulások	Ki mit tett, gyakran egy rögzített szerepkategória-rendszer szerint	A benyújtáskor kiosztott szerepek, miközben az egyik társszerző elérhetetlen
Etika és beleegyezés	Jóváhagyó szerv, hivatkozási szám, és a beleegyezés szövege, ahol releváns	A jóváhagyási szám egy témavezető iratai között van
Ábrák és táblázatok	Külön ábrafájlok a megadott felbontásban, számozva és képaláírással ellátva	Az ábrák a kéziratba vannak beágyazva, amikor a folyóirat külön fájlban kéri őket
Kiegészítő fájlok	Címkézve, és a kéziratszövegben név szerint hivatkozva rájuk	Egy kiegészítő fájl, amelyet a cikk soha nem említ
Javasolt bírálók	Nevek, intézményi hovatartozások és intézményi e-mail címek, összeférhetetlenségek kizárva	Egy nemrégiben volt társszerző, akit ezután kizárnak
Kísérőlevél	Egy megnevezett szerkesztőnek címezve, és megnevezve ezt a folyóiratot	Az előző folyóirat neve még mindig szerepel a fájlban

Kézirat, ábrák, táblázatok és kiegészítő fájlok

Ez az az egy dolog, amelyet a rendszer nagyobb valószínűséggel utasít el, mint egy ember. Fájlformátum: a folyóiratok megadják, milyen fájltípust fogadnak el. Sokan kedvelik a folyamatos sorszámozást és az oldalszámokat, hogy a bíráló egy konkrét sorra tudjon mutatni. A kettős anonimizálást alkalmazó folyóiratok azt kívánják, hogy azonosításra alkalmas részletek legyenek eltávolítva a fájlból és a dokumentumtulajdonságokból is, ahol a szerzők nevei tárolódnak.

A kéziraton belül két dolgot érdemes a célfolyóirat saját oldalán ellenőrizni, nem pedig az utolsó folyóiratnál, ahová benyújtotta: az absztrakt szószámkorlátját, valamint azt, hogy az absztrakt tartalmazhat-e alcímeket. Az IEEE folyóiratok egyetlen, 150 és 250 szó közötti bekezdést követelnek, számozott egyenletek, hivatkozások vagy lábjegyzetek nélkül; a PLOS ONE 300 szót engedélyez, és nem kér alcímeket. Egy kutatási cikkhez írt absztrakt, amely eleve megfelel a célfolyóirat szabályainak, gyorsabb, mint egy olyat újraépíteni, amely nem felel meg.

Az ábrákat általában külön fájlként töltik fel, meghatározott minimális felbontással, nem pedig a kéziratba ágyazott képként, a szöveg pedig ezután minden egyes ábrához feliratot és hivatkozást tartalmaz. A táblázatoknak szerkeszthető formában kell szerepelniük a kéziratban, nem képernyőképként. A kiegészítő fájloknak olyan nevet kell kapniuk, amely megfelel annak, ahogyan a cikk hivatkozik rájuk, mivel egy appendix_final nevű fájl az olvasónak semmit sem mond.

A szószámkorlátok nemcsak a kéziratra vonatkoznak: az absztraktra, a rövid címre, és egyes folyóiratoknál egy jelentőségnyilatkozatra vagy közérthető összefoglalóra is, mindegyiknek saját felső határa van. Mindegyiket a folyóirat megadott számával összevetni jobb, mint egy portálmezőben felfedezni a túllépést, amely csendben levágja a szöveget. Egy ingyenes íróeszközökből álló készlet, amely lefedi a szószámlálást, a cím nagybetűs írásmódját és a hivatkozások formázását, ezt a lépést néhány percre rövidíti.

Azok a nyilatkozatok, amelyeket senki sem fogalmaz meg, amíg az űrlap nem kéri

Négy nyilatkozat standard a nagy folyóiratokban, és egyik sem akkor készül el, amikor a cikket írják: az összeférhetetlenségi nyilatkozat, a finanszírozási nyilatkozat, az adatelérhetőségi nyilatkozat és a szerzői hozzájárulások. Mindegyik megfogalmazása perceket vesz igénybe, de az adatok összegyűjtése órákig tart, mert az információ más embereknél van.

Összeférhetetlenségi nyilatkozatot akkor is meg kell adni, ha nincs ilyen, és az üres mező inkább mulasztásnak hat, mint annak a kijelentésnek, hogy nincs összeférhetetlenség. A finanszírozási nyilatkozatban minden finanszírozót név szerint fel kell tüntetni, a támogatási számokkal együtt, pontosan úgy, ahogyan azokat odaítélték, ezért ezt inkább az odaítélési levélből érdemes kimásolni, nem pedig egy társszerző emlékezetéből. Mindkettő általában megjelenik a kéziratban és az űrlapon is, ezért a fájlnak és a mezőknek egyezniük kell.

Az adatelérhetőségi nyilatkozat megmondja, hol vannak az adatok, és hogyan fér hozzájuk az olvasó: egy repozitórium neve és egy hozzáférési szám, egy megadott korlátozás és annak indoka, vagy egy világos kijelentés arról, hogy nem keletkeztek új adatok. Egyes folyóiratok elfogadják, ha az adatok a levelező szerzőtől kérésre elérhetők, mások letétbe helyezést írnak elő, ezért az adott folyóirat követelményeit kell ellenőrizni, mielőtt ezt a mondatot megírjuk.

A szerzői hozzájárulásokat sok folyóiratban egy rögzített taxonómia szerint rögzítik, és minden megnevezett szerzőt olyan szerepekhez rendelnek, mint a koncepcióalkotás, a módszertan, az elemzés vagy az írás. E mögött húzódik a nehezebb kérdés, hogy ki minősül egyáltalán szerzőnek. COPE szerzőségi útmutatása két minimumkövetelményre épül, a munkához való érdemi hozzájárulásra és az azzal kapcsolatos felelősségvállalásra, és összhangban áll az ICMJE négy részből álló tesztjével: érdemi hozzájárulás a koncepcióhoz, a tervezéshez, az adatgyűjtéshez, az elemzéshez vagy az értelmezéshez, a munka megírása vagy kritikai átdolgozása, a végleges változat jóváhagyása, valamint annak elfogadása, hogy az egészért felelősséget vállal. Azokat a közreműködőket, akik ezek közül kevesebb mint mind a négy feltételnek megfelelnek, ehelyett a köszönetnyilvánításban tüntetik fel, és a finanszírozás megszerzése, az általános felügyelet vagy önmagában a nyelvi szerkesztés senkit sem tesz szerzővé.

ORCID, a bírálók és azok az elemek, amelyek más emberektől függenek

Sok folyóirat ma már megköveteli az ORCID iD-t legalább a levelező szerző számára, és némelyik minden szerzőtől kéri. Mielőtt megnyitná a beküldési űrlapot, regisztrálja és kapcsolja össze. A mező korán megjelenik, és egy olyan társszerző, aki soha nem regisztrált, a legrosszabb pillanatban akadállyá válik.

A javasolt bírálók egyes folyóiratoknál opcionálisak, másoknál kötelezőek, és a hasznos lista olyan kutatókból áll, akik ugyanarról a kérdésről publikáltak, és nincs Önnel kapcsolatuk. A közelmúltbeli társszerzők, az Ön saját intézményének kollégái, valamint bárki, aki már elolvasta a kéziratot, rendszerint kizárásra kerül. A neveket a formanyomtatvány saját mezőjébe kell beírni: az Elsevier útmutatása egyértelműen kimondja, hogy a kísérőlevél nem tartalmazhat "funding information, author declarations, or suggested or opposed reviewers" elemeket.

A kísérőlevél a lista egyik eleme

A legtöbb beküldési űrlapon ez az utolsó mező, és egyben az egyetlen, amely írást igényel, szemben az adatbevitellel. A kísérőlevél bemutatja a kéziratot egy megnevezett szerkesztőnek, elmagyarázza, mi az újdonság benne, és azt is, miért ezt a folyóiratot választották. Itt két lehetséges hiba van, mindkettő mechanikus.

Az első az, hogy az előző folyóirat neve benne marad a fájlban. A Springer Nature kísérőlevélre vonatkozó útmutatása egy megerősítő mondatot kér, amely közvetlenül megnevezi a célfolyóiratot: "We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal]." A helykitöltő azért létezik, mert a mondat újra felhasználásra kerül, és addig az utolsó folyóirat neve marad benne, amíg valaki át nem írja.

A második az, hogy a levelet olyan információkkal töltjük ki, amelyeket az űrlap már összegyűjtött. Ehelyett inkább valami olyasminek kellene szerepelnie, ami közel áll az Elsevier saját listájához, a kézirat kategóriájához, egy rövid állításhoz a központi témájáról, valamint az újdonságához és a szakterületre gyakorolt tágabb következményeihez. A journal cover letter generator, amely a cikk címéből, absztraktjából és célfolyóiratából indul ki, megszünteti az üres oldal részét, azt a részt, amelyet az ember a legvégére hagy.

A desk rejection elkerülése az, amire az ellenőrzőlista való, és a bírálói megjegyzésekre adott válasz az a lépés, amely ezt követi, ha a cikk átmegy rajta.

Futtassa végig az egész listát egyszer úgy, hogy a portál nyitva van, és semmi sincs kitöltve, így kiderül, mi hiányzik, amíg még van idő valakitől elkérni. Az az elem, amely megállít egy beküldést, szinte soha nem a kézirat. Hanem a témavezető irattartójában lévő etikai jóváhagyási szám, miközben a témavezető szabadságon van.