Hogyan írjunk választ a bírálóknak

Egy szerkesztő megnyit egy újrabenyújtást, és elolvassa a válaszlevelet, mielőtt újra elolvasna a módosított kézirat egyetlen oldalát is. Ha ez a levél három bekezdésnyi általános megnyugtatás, konkrét megjegyzésre való hivatkozás nélkül, a szerkesztő már kialakított egy véleményt a módosításról, mielőtt ellenőrizné, hogy az megállja-e a helyét. A válasz a bírálóknak levél sablonja éppen ezt hivatott megelőzni, egy olyan dokumentum, amely úgy van felépítve, hogy a szerkesztő meg tudja vizsgálni, megjegyzésről megjegyzésre, hogy minden aggály valódi választ kapott.

Ez magáról a levélről szól, nem arról a tágabb munkáról, amely annak eldöntését jelenti, hogyan kell válaszolni egy bíráló érdemi kifogására. Ez a döntéshozatal ezen íráson kívül esik, akárcsak az a szélesebb folyóirat-benyújtási folyamat, amelyhez a levél tartozik. Tegyük fel, hogy már tudja, mit fog megváltoztatni. Ami ezután következik, az annak módja, hogyan lehet ezt a döntést papírra vetni olyan formában, amelyet a szerkesztő megszokott olvasni, a szerkezet, az a táblázatformátum, amelyet ma a legtöbb folyóirat elvár, és az a konkrét megfogalmazás, amely a nézeteltérést szakmai szinten tartja, nem védekező hangnemben.

Mit kell tartalmaznia a válasz a bírálóknak levélnek

Három részt, minden alkalommal ugyanabban a sorrendben. Egy rövid bevezetést, amely megköszöni a bírálóknak és a szerkesztőnek a munkát, és egy mondatban összefoglalja, mi változott összességében. Egy pontról pontra haladó részt, amely minden bíráló minden megjegyzését végigveszi, abban a sorrendben, ahogyan a bíráló felvetette őket. Egy záró mondatot, amely megerősíti, hogy semmi sem maradt megválaszolatlanul. A szerkesztők nagyon sok ilyet olvasnak, és az a levél, amely követi az elvárt formát, gyorsabban és jóindulatúbban kerül elolvasásra, mint az, amely a megjegyzéseket a szerző saját preferált sorrendjébe rendezi át.

A bevezető bekezdés nem az érvelés helye. Tartsa meg a pontról pontra haladó részre, ahol egy konkrét megjegyzéshez konkrét válasz tartozhat. Egy vagy két mondat, amelyben a szerkesztőnek és a bírálóknak a szerepük szerint, nem név szerint mond köszönetet, ha a bírálat vak volt, valamint egy egyszerű kijelentés arról, hogy részletes válasz következik, elegendő.

A válasz a bírálóknak levél sablonja, amelyet a szerkesztők elvárnak

Három oszlop szinte minden esetet lefed: a bíráló megjegyzését, idézve vagy szorosan parafrazálva; a szerző válaszát, amely megadja, mi történt, vagy miért nem változott semmi; valamint a helyet, egy oldalszámot, szakaszt vagy sorszámot a javított kéziratban, ahol a változás látható. Egy táblázat ezt a fegyelmet olyan módon kényszeríti ki, ahogyan a folyó szövegű bekezdések nem, mert egy üres cella feltűnő, és egy olyan bekezdés, amely eltávolodik a tényleges megjegyzéstől, nem az.

Bírálói megjegyzés	Szerzői válasz	Hol van kezelve
Reviewer 2: "The sample size is not justified."	Hozzáadtunk egy statisztikai erő számítást, és idéztük azokat a feltételezéseket, amelyekre épül.	Methods, paragraph 2
Reviewer 1: "Figure 3 is hard to read."	Újrarajzolva nagyobb felbontásban, nagyobb jelmagyarázattal.	Figure 3
Reviewer 1: "The discussion overstates the finding."	Enyhítettük az állítást, és hozzáadtuk a bíráló által megnevezett korlátot.	Discussion, final paragraph

A táblázat akkor éri meg igazán, ha két vagy három bírálótól tíz vagy több megjegyzés érkezik. Egyes folyóiratok elfogadnak egy számozott listát is, amelyben ugyanez a három információ rövid bekezdésbe van sűrítve minden megjegyzés alatt, de a táblázatos változat soha nem hibás, ezért ez a biztonságos alapértelmezés, amikor a folyóirat saját útmutatója nem ad meg formátumot. Kétség esetén a táblázatot kell használni, függetlenül a megjegyzések számától: egy szerkesztő, aki szoros határidő mellett fut át egy újrabenyújtást, gyorsabban olvas el egy táblázatot, mint egy bekezdést, függetlenül az alapul szolgáló átdolgozás hosszától.

Hogyan fogalmazzunk meg egy bírálóval szembeni egyet nem értést

Az egyet nem értés ugyanúgy a válaszlevélbe tartozik, mint az egyetértés, egy olyan levél, amely minden megjegyzésnek enged, általában azt jelenti, hogy a változtatások a harmadik oldalig egymásnak ellentmondanak. Nem az változik, hogy visszautasítjuk-e az észrevételt, hanem az, hogy hogyan tesszük ezt. A bíráló álláspontját először méltányosan, a saját szavainkkal kell összefoglalni, mielőtt megmagyarázzuk, miért nem hajtjuk végre a változtatást. Az a bíráló, aki nem ismeri fel a saját megjegyzését az összefoglalásunkban, nem fogja jóindulatúan olvasni a válasz további részét.

Az APA saját útmutatása a bírálókra válaszoló szerzők számára azt ajánlja, hogy a válaszát vizuálisan különítse el a bíráló megjegyzésétől, például az „author response” címke használatával, vagy eltérő betűszínnel vagy behúzással, továbbá a változás pontos helyét, azaz az oldalt, bekezdést vagy sort idézze, ne pedig általános kifejezésekkel írja le. Ugyanez a forrás a nézeteltérésről is pontosan fogalmaz: a döntés indoklását közölje, ne csupán magát a döntést. A „We have not made this change because...” kifejezés, amelyet egy tényleges indok követ, teljes válasznak számít. A puszta „We disagree” önmagában nem az.

Az a válaszlevél, amely minden ellenvetésre ugyanarra a néhány sablonos fordulatra támaszkodik, és a dokumentum egészén át ismétli a „we respectfully disagree” és a „we believe the original wording is clearer” típusú mondatokat, sablonosnak hat akkor is, ha minden egyes nézeteltérés jól megindokolt. Ugyanaz a változatosság, amely megakadályozza, hogy egy disszertációs fejezet gépi írásúnak tűnjön, itt is érvényes. TextPulse szakaszonkénti útmutatója az akadémiai íráshoz használt AI humanizerhez magukban a fejezetekben tárgyalja ezt a változatosságot, a válaszlevélnek azonban ugyanezt a fegyelmet kell követnie, mondatról mondatra, nem csupán szakaszról szakaszra.

Mit tegyen, ha két bíráló ellentmond egymásnak

Az 1. bíráló a теоретikus keret bővítését kéri. A 2. bíráló a terjedelem miatt annak rövidítését kéri. Mindkét megjegyzés önmagában ésszerű, és az a válaszlevél, amely szó szerint megpróbál mindkettőnek megfelelni, rendszerint egyiknek sem felel meg. A választását mindkét bírálónak adott válaszában közvetlenül nevezze meg, ne pedig úgy, hogy az egyik megjegyzést csendben figyelmen kívül hagyja.

Magyarázza el a meghozott döntést és annak okát, mindkét bírálónak sorszám szerint címezve, hogy mindegyikük lássa, a másik megjegyzését is elolvasta. „A 2. bíráló a terjedelemmel kapcsolatban az ellenkező aggályt vetette fel, ezért a keretet a jelenlegi terjedelmében tartottuk meg, köztes megoldásként, és csak azt a bekezdést bővítettük ki, amelyet az 1. bíráló nem elég világosnak jelölt meg, nem pedig az egész szakaszt.” Ez a mondat mindkét bírálót megszólítja, közli a döntést, és indokot is ad, márpedig a táblázat minden bejegyzésének ezt kellene tennie, függetlenül attól, hogy a megjegyzések ellentmondanak-e egymásnak.

Ha az ellentmondás elég súlyos ahhoz, hogy az egyik bíráló kielégítése a másik fő álláspontjának nyílt elutasítását jelentse, ezt az első szakaszban közvetlenül jelezze a szerkesztőnek, ne rejtse el a táblázatban. A szerkesztők rutinszerűen oldják fel a bírálók közötti konfliktusokat, de nem tudnak megoldani olyasmit, amiről nem tudnak.

Annak eldöntése, mit érdemes elfogadni és mit megvédeni

Mikor érdemes elfogadni egy álláspontot

Ha a bírálónak igaza van, fogadja el, ez az egyértelmű eset. Ha a bíráló valamiben téved, amiben egy átlagos olvasó is tévedne, akkor fogadja el. Ha a cikknek három mondatnyi magánjellegű magyarázatra van szüksége ahhoz, hogy a választ levélben megmagyarázza a pontot, akkor a cikk ezt nem magyarázta el olyan jól, ahogyan kellett volna. Javítsa ki a részt, köszönje meg a bírálónak, hogy észrevette, és tartsa a választ egy rövid bekezdésben.

Egy második, kevésbé kényelmes eset az, amikor olyan pontot fogad el, amely helyes, de jelentéktelen, és amelynek vitatása több hitelességvesztéssel járna, mint amennyi erőfeszítést a javítás igényel. Egy mondat átírása tíz percet vesz igénybe. Egy olyan változtatás vitatása, amelyet nem kellett volna vitatni, azt üzeni a szerkesztőnek, hogy a szerző pontokat számol, ahelyett hogy a cikket javítaná.

A bíráló kielégítésére átírt részek gyakran merevebben hangzanak, mint a kézirat többi része, mivel gyorsan és határidőnyomás alatt készültek, nem pedig nyugodt körülmények között lettek átdolgozva. Az új bekezdésnek egy an AI humanizer segítségével történő átfuttatása még azelőtt, hogy visszakerülne a szerkesztőhöz, megszünteti ezt a különbséget, így az engedmény a cikk többi részéhez hasonlóan olvasható, nem pedig utólag bevarrt foltként.

Mikor tartsa fenn az álláspontját

Tartsa fenn, amikor egy javaslat megváltoztatná azt, amit a cikk ténylegesen állít, nem csupán a megfogalmazását, és az eredeti állítást támasztják alá az adatok. Egy módszertani kritika, amely valójában egy másik kutatási terv iránti kérés, nem oldható meg egy óvatosító bekezdéssel. Ehelyett közvetlen, bizonyítékokon alapuló választ kell adni arra, hogy a használt terv miért a megfelelő az adott kérdéshez.

Egy határozott válasz és egy védekező válasz szinte ugyanazt mondhatja, mégis teljesen másként hat egy szerkesztőre. Pontosan ismertesse a bíráló észrevételét, mielőtt vitatkozna vele, idézze azt a konkrét sort, táblázatot vagy elemzést, amely a cikk álláspontját alátámasztja, és álljon meg itt. Az a válasz, amely ugyanazt az érvet három bekezdésen át ismétli, miután egyszer már kifejtette, úgy hat, mintha nyerni próbálna, nem pedig egy kérdést rendezne. Egy határozott bekezdést elküldés előtt átvezetni egy academic tone converter eszközön megéri azt a két percet, mert kiszűri azokat a megfogalmazásokat, amelyek a szerző fejében magabiztosnak, egy szerkesztő képernyőjén viszont konfrontatívnak hatnak.

Amikor egy bíráló félreolvasta a cikket

Minden szerző kap végül olyan megjegyzést, amely csak akkor lenne értelmes, ha a bíráló kihagyott volna egy szakaszt, rosszul emlékezett volna egy számra, vagy egy korábbi változatot olvasott volna, amelyet egy társszerző véletlenül elküldött neki. Az ösztön az, hogy ezt nyíltan kimondja. Ennek a közvetlen változatát azonban kerülni kell.

Mutasson rá arra a pontos helyre, ahol a cikk már megválaszolja a megjegyzést. Idézze az idevágó mondatot. Adjon hozzá egy rövid pontosító sort, ha a részlet lehetne világosabb. Végezze el ugyanazt a feladatot, mint a 'the reviewer missed this', miközben elkerüli, hogy egy tényszerű helyesbítés tényszerű hibának hangozzék. 'A 3.2. szakasz közvetlenül közli ezt az összehasonlítást, ott egy mondatot hozzáadtunk az eredmény pontosabb kifejtésére.' Általában a részletnek amúgy is volt még tere a világosabb megfogalmazásra, és ez gyakran az oka annak, hogy a félreolvasás egyáltalán megtörtént.

Egy megjegyzés, háromféleképpen megválaszolva

Egyetlen döntési levél gyakran mindhárom helyzetet kicsiben tartalmazza. Vegyünk egy bírálói megjegyzést, amely így szól: a mintanagyság a tett állításokhoz képest kicsinek tűnik, és a vita nem foglalkozik ezzel a korláttal. Egy kizárólag engedékeny válasz hozzáad egy korlátokról szóló bekezdést, és csendben elhagyja a legerősebb állítást az absztraktból, ami a megadás változata, és gyengít egy cikket, amelynek talán nem is lett volna szüksége gyengítésre.

Egy csak-védelmi válasz azt állítja, hogy a kritika félreérti a vizsgálati tervet, hivatkozik egy statisztikai erőelemzésre, és itt meg is áll, ez a harcias változat, és közben nem foglalkozik a tényleges hiánnyal, azzal, hogy a kéziratban sehol sem szerepelt korlátokat tárgyaló bekezdés. Az a válasz, amely mindkettőt megteszi, hozzáadja azt a korlátokat tárgyaló bekezdést, amelyet a bíráló joggal vár el, megtartja azt az állítást, amelyet a statisztikai erőelemzés valóban alátámaszt, és ezt egy mondatban közli a szerkesztővel. Ugyanaz a megjegyzés, három különböző levél, és csak az egyik olvasható úgy a szerkesztő számára, mint amelyben a kézirat valóban javul.

Az, hogy a döntési levél valójában mit kér, attól függ, hogy a módosítások jelentősek vagy kisebbek, ezt külön ismertetik. Ha a válasz nem volt, egy elutasított kézirat másik folyóirathoz való újbóli benyújtásának is megvan a maga oldala.

Mindez a válaszlevélről szóló legtöbb útmutatásban nem jelenik meg, mert azok inkább a formázásra összpontosítanak: számozott lista, idézetre adott válasz szerkezet, udvarias nyitómondat. Ezek a választások jóval kevésbé fontosak, mint a fenti mérlegelési döntések, és egy response to reviewers generator, amely a tényleges megjegyzésekből indul ki, gyorsabb belépési pont a formázáshoz, mint egy üres oldal, ha a nehezebb döntések már megszülettek.

Formázási alapok: terjedelem, számozás és fájltípus

Számozzon meg minden megjegyzést, beleértve egyetlen bírálói megjegyzés azon alcsoportjait is, amelyek egynél több problémát vetnek fel, hogy egy megjegyzésre a levél más részében vagy a szerkesztő saját jegyzeteiben szám alapján lehessen hivatkozni. Ne illessze be kétszer az új bekezdést, hanem inkább utaljon arra, hol található a módosítás. Mivel a bíráló, aki a választ egy javított kézirattal hasonlítja össze, amúgy is két dokumentumot vet össze, tartsa a kézirat eredeti megfogalmazását magában a válaszdokumentumban kívül.

A hossz a megjegyzések számából következik, nem egy célzott oldalszámból. Egy tizenkét megjegyzésre adott válasz két bíráló esetében négy oldalas lehet, egy negyven megjegyzésre adott válasz három bíráló esetében tizenkét oldalas lehet, és ez nem annak a jele, hogy valami rosszul ment. Külön fájlként nyújtsa be, a kísérőlevéltől és a kézirattól elkülönítve, abban a formátumban, amelyet a folyóirat benyújtási rendszere elfogad, ez szinte mindig Word dokumentum vagy PDF. Nevezze el a fájlt úgy, hogy a szerkesztő meg tudja azonosítani anélkül, hogy előbb megnyitná, például a kézirat azonosítójából és a "response to reviewers" kifejezésből összeállítva, ne pedig egy általános "revision.docx" névvel, amely azon a héten minden más szerző feltöltésével azonosnak látszik.

Ugyanaz-e a Response to Reviewers levél, mint a kísérőlevél?

Nem, és azok a folyóiratok, amelyek mindkettőt kérik, különböző dolgokat várnak el tőlük. A kísérőlevél a szerkesztőnek szól, rövid, és a cikk illeszkedését és jelentőségét érveli meg, nagyrészt változatlanul az első benyújtáskor beküldött változathoz képest. A Response to Reviewers levél a bírálóknak legalább annyira szól, mint a szerkesztőnek, kimerítő, nem pedig rövid, és csak a revíziós szakaszban létezik, miután már vannak megválaszolandó megjegyzések.

Mindkettőnek üres lapról való megírása lassabb, mint amennyire szükséges lenne. A TextPulse response to reviewers generator eszköze a megjegyzéseiből és döntéseiből strukturált első vázlatot készít, amelyet ezután a fenti, konkrét megfogalmazás szerint szerkeszt, ahelyett hogy a teljes dokumentum vázát kézzel írná meg. Az eredményt úgy kezelje, mint egy kollégától kapott vázlatot, vagyis kiindulópontként, amelyen minden egyes nézeteltérésre még saját mérlegelését kell alkalmaznia.

Maga a revízió a nagyobb feladat. A kutatási cikk humanizálása külön tárgyalásra kerül, akárcsak a irodalmi áttekintés, amelyet a bírálók minden más szakasznál gyakrabban kérnek átírva látni.

Ez eltér a kézirat saját prózájának csiszolásától, amelyre egy AI humanizer tool szolgál. A válaszlevél és a kézirat két különböző dokumentum, amelyek két különböző feladatot látnak el, ezért érdemes így kezelni őket akkor is, ha ugyanazon a délutánon esedékesek.