参考文献一覧を別のジャーナル向けに再整形する方法

ある学術誌が、1行の注記を添えて原稿を差し戻し、代わりに姉妹誌へ再投稿するよう勧めることがある。この招待は、書式要件が届くまでは良い知らせのように聞こえる。姉妹誌は番号順の参考文献スタイルを採用している一方、却下された原稿はすべてAPAで書かれていたからである。

異なる学術誌向けに参考文献一覧をどのように再整形するかは、見た目以上に大きな問題である。なぜなら、変わるのは参考文献一覧だけではないからである。著者年方式から番号方式へ、あるいはその逆へ切り替えると、引用記号そのものが移動し、一覧はアルファベット順から、資料が最初に現れる順へ並び替えられ、本文中にあるすべての相互参照にも影響が及ぶ。参考文献表だけを find-and-replace しても、原稿は半分しか変換されないままである。

TextPulseの参考文献スタイルに関するガイドは、あらゆる名称付きスタイルが属する3つの基礎的な体系、著者年方式、番号方式、注方式を整理している。新しい学術誌向けの再整形とは、実際にはこれらの体系の間を移る作業であり、1件の参考文献を開く前に、実際に関わる2つがどれなのかを知っておく価値がある。

異なる学術誌向けに参考文献一覧を再整形する方法, 実際の作業

却下通知や新しい学術誌の投稿規定には、必要なスタイルが示されており、その名称によって原稿が移るべき系統が定まる。著者年方式の原稿を番号方式の学術誌へ移す場合も、その逆の場合も、3つの異なる作業を行うことを意味する。すなわち、本文中の引用記号をすべて切り替え、参考文献一覧そのものを並べ替え、さらに本文中で特定の資料を指しているすべての相互参照を変更することである。この3つのうち1つだけを行っても、見た目だけ再整形された原稿が残るだけである。

• 1ページ目のものだけでなく、すべての本文中引用記号の形を変更する。
• 参考文献一覧そのものを、アルファベット順から引用順へ、またはその逆へ並べ替える。
• 本文中で特定の番号付き、または名称付きの資料を指しているすべての相互参照を更新する。

本文中引用も形を変える理由

著者年方式の引用は、文中に名前と年として入り込み、実際の役割を果たす。読者はページを離れずに、その知見がどれほど新しいかを判断できる。番号方式の引用は、これらすべてを、別の場所を指す数字に置き換え、どれだけ多くの出典がそれを支えていても、文を簡潔に保つ。原稿を一方の方式から他方へ移すということは、これらのマーカーを一つ残らず作り直すことであり、単にその場で編集することではない。二つのマーカーは異なる情報を担い、文中での位置も異なるからである。

著者年方式では、'Chen (2023) found a similar effect in a smaller cohort' と読める文は、番号方式では 'a similar effect was found in a smaller cohort [7]' のような形に変えなければならない。あるいは、番号がその位置を占められるように、名前を文の外へ完全に移さなければならない。これは書式の変更ではなく、書き換えである。そして、参考文献一覧そのものがすでに整っているときに、その差を埋めるために作られているのが in-text citation fixer である。

一覧の並べ替え, アルファベット順から引用順へ、そして逆へ

著者年方式の参考文献一覧は、姓のアルファベット順に並ぶ。そのため、読者はすでに頭にある名前へ直接たどり着ける。これに対して、番号方式の参考文献一覧は引用順に並ぶ。つまり、出典1は本文で最初に引用された出典であり、出典2は2番目に引用された出典である。著者の姓が何であるかは関係ない。原稿をこの二つの方式の間で移すということは、一覧そのものを別の順序で作り直すことであり、単にその場で番号を振り直すことではない。

番号方式の一覧の途中に出典を1つ挿入したり削除したりすると、その後ろにあるすべての引用番号が、一覧でも本文でもずれていく。40件や50件の参考文献がある原稿では、その誤りが隠れる場所はいくらでもある。こうした場合、原稿は気づかれないまま誤った状態になりやすい。

	著者年方式	番号方式
本文中の標識	名前と年, たとえば (Chen, 2023)	数字または角括弧付きの番号, たとえば [7]
参考文献一覧の順序	姓のアルファベット順	本文中で最初に現れた順
1つの出典を追加した場合の影響	他の箇所での番号の付け直しは不要	それ以降のすべての番号が1つずつずれる
同じ出典の再引用	毎回同じ名前と年を用いる	毎回同じ番号を再利用する

Reference Managerか手作業か, 各方法の実際のコスト

ZoteroやMendeleyのようなツールで用いられるオープン標準である Citation Style Language 形式を基盤とする参考文献管理ソフトウェアは, 引用がソフトウェア自身のプラグインを通じてライブフィールドとして挿入されており, 単なる平文として入力されていない場合, 本文中の標識と参考文献一覧の両方を一度に再整形できる。選択したスタイルを著者年方式から番号方式へ, またはその逆へ切り替えると, 1万を超えるジャーナル固有のスタイルファイルを共有リポジトリから参照しながら, 文書全体の引用が一括で自動再構築される。

しかし, 便利さには限界がある。参考文献管理ツール EndNote は, 独自形式で自分自身の引用スタイルを保存しており, ZoteroやMendeleyで使われるオープンな Citation Style Language ファイルとは互換性がない。ZoteroやMendeley向けに作成したスタイルファイルを取り出して, それらのシステム内で論文に再利用することは容易かもしれない。しかし, もし原稿を平文の入力済みテキストとして引き継いでいる場合, ライブの引用フィールドとしてではないため, どのシステムを使っていてもこの自動化は一切得られない。ソフトウェアが文書内に引用として認識できるものを何も見つけられないからである。

再構築すべきライブの引用フィールドを持たない原稿であれば, reference format converter を使って参考文献一覧を1件ずつ処理するほうが, 新しいスタイルガイドに照らして各項目を記憶から書き直すよりも速く, 一貫している。

作業全体を手作業で行うことは、今でも一般的である。特に、短い原稿や、文献管理ソフトが備える組み込みオプションのいずれとも一致しない投稿規定を持つ学術誌ではそうである。手作業での再整形が完全に失敗することはまれである。著者が確認したことを覚えている箇所では成功し、確認しなかった箇所で正確に失敗する。そのため、明白な誤りよりも見つけにくい誤りである。

静かに破綻する具体的な箇所

失敗の中にはすぐに分かるものもある。対応する文献がない引用、誰も引用していない文献である。そうでないものもあり、原稿を再提出する前に意図的に確認する価値があるのは、まさにそれらである。

• 本文中の相互参照, たとえば表題や脚注における特定の番号付き資料への言及のようなものが, 周囲の一覧が番号変更されたときに更新されていなかった場合。
• 同じ段落内で後に再度現れる引用が, 段落の他の部分が番号形式に変換された後も, 旧来の著者年形式のまま残っている場合。
• 旧スタイルの書式, すなわち斜体, 引用符, あるいは完全表記の雑誌名をなお保持している文献で, 新しいスタイルではそれらを用いない場合。
• 表または図のキャプションにのみ引用された資料で, 自動ツールも手作業のチェックリストもまず本文に注目しがちなため, 見落としやすい場合。

再提出の前に, 最後の確認

再整形した原稿を最初の引用から最後の引用まで順に一度通読すると, 自動化と注意深い最初の確認の両方が見落とすものの大半を捉えられる。なぜなら, それは査読者がたどるのとまったく同じ順序で番号や名称を追う唯一の確認だからである。

注釈付き参考文献一覧は文献レビューとは異なる文書である, そしてその区別は別個に示される。UKの大学が実際に採用しているスタイルは, それ自体が独立した調査である。

参考文献リストは、変換の方向がどちらであっても、機械的な問題であり、機械的な修正で対応できる。各項目を実在する出版社の記録から取得する引用生成ツールは、読者が句読点に気づくところまで読み進める前に、古い形式の細部が新しいものに残ってしまうリスクの大半を取り除く。